TAXONOMIA DOCUMENTAL

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TAXONOMIA DOCUMENTAL
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Tipo de taxonomía escogida

• Para este ejemplo, se utilizaron
• Departamental. Para reflejar la estructura de la
  División de Tecnología Informática (DTI) de
  Avianca.
• Funcional. Para describir las funciones del
  departamento de Gestión de Soporte y
  Mantenimiento.
• Por tema. Para agrupar los documentos asociados a
  una aplicación de negocio.

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Estructura de DTI
Departamento Misión
Gestión de Soporte y Mantenimiento (GSM) Gestionar la correcta operación de los Sistemas de Información de acuerdo con las necesidades de la Compañía, brindando un soporte ágil, oportuno y confiable.
Gestión de Infraestructura y Telecomunicaciones (GIT) Gestionar la operación, planeación e implantación de toda la infraestructura tecnológica, brindando la mayor disponibilidad, calidad y confiabilidad a los diferentes sistemas de información de la compañía.
Gestión de Soluciones y Proyectos (GSP) Gestionar soluciones de negocio que a través de la tecnología apalanquen las estrategias, procesos y servicios de la compañía.
Gestión de Seguridad y Riesgos (GSR) Gestionar la seguridad y los riesgos de la compañía para asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información corporativa.
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Taxonomía documental DTI (1 de 2)
División de Tecnología Informática División de Tecnología Informática
1. Dirección Guarda los documentos utilizados por la Dirección de la División.
2. Indicadores de servicio Contiene información de los indicadores de servicio definidos por cada departamento de la División, soportados por datos estadísticos.
3. Políticas de Tecnología Informática Almacena las versiones de las políticas de Tecnología Informática utilizadas para consumo interno de DTI y las de la organización en general.
4. Control y Gestión Contiene documentos que soportan el cumplimiento de los objetivos de cada uno de los departamentos de la División. Además, guarda información acerca de solicitudes de vacaciones, viajes en servicio y otros asuntos internos.
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Taxonomía documental DTI (2 de 2)
División de Tecnología Informática División de Tecnología Informática
5. Gestión de Infraestructura y Telecomunicaciones Almacena documentos de las actividades propias del departamento, incluyendo tareas de dimensionamiento, planes de contingencia y administración de cambios sobre la infraestructura tecnológica.
6. Gestión de Soluciones y Proyectos Contiene los documentos resultantes de las fases de planeación y ejecución de los proyectos de construcción de soluciones informáticas.
7. Gestión de Seguridad y Riesgos Guarda los procedimientos de seguridad informática que deben ser seguidos por DTI.
8. Gestión de Soporte y Mantenimiento Este es el departamento al que se aplicará el mayor detalle en la organización de documentos, utilizando un enfoque de taxonomía funcional.
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Taxonomía documental GSM
8.1 Gestión de Calidad 8.1 Gestión de Calidad 8.1 Gestión de Calidad
8.1.1 Formatos Almacena los formatos que deben ser usados para documentar los cambios realizados sobre las aplicaciones de negocio. Almacena los formatos que deben ser usados para documentar los cambios realizados sobre las aplicaciones de negocio.
8.1.2 Registros 8.1.2 Registros 8.1.2 Registros
1 Alcance Especifica el alcance de los cambios sugeridos por los usuarios de las aplicaciones. GSM-ALC-Consecutivo-01
2 Plan de acción Detalla las actividades, responsables y tiempos necesarios para realizar el cambio. GSM-ACC-Consecutivo-02
3 Plan de pruebas Especifica los casos de prueba que deben ser realizados por GSM y por los usuarios interesados. GSM-PRU-Consecutivo-03
4 Cierre Contiene la aceptación final del cambio por parte del usuario. GSM-CIE-Consecutivo-04
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Taxonomía documental GSM
8.2 Aplicaciones 8.2 Aplicaciones 8.2 Aplicaciones
8.2.1 Entrega de aplicaciones 8.2.1 Entrega de aplicaciones 8.2.1 Entrega de aplicaciones
Aplicación Esta carpeta debe ser creada para cada nueva aplicación entregada a GSM por parte de GSP. Esta carpeta debe ser creada para cada nueva aplicación entregada a GSM por parte de GSP.
1 Actas 1 Actas 1 Actas
Capacitación Formatos de asistencia y temas tratados en la sesión de capacitación. GSM-CAP-Aplicación-XX
Entrega Formatos de entregas parciales y lista de chequeo de los requerimientos exigidos. GSM-ENT-Aplicación-XX
Reunión Actas de reunión con compromisos y actividades. GSM-REU-Aplicación-XX
2 Documentación 2 Documentación 2 Documentación
Diagramas Diagramas que contienen la especificación técnica de la aplicación. GSM-DIA-Aplicación-Diagrama
Manuales Manual técnico, de operación (usuario) y de mantenimiento. GSM-MAN-Aplicación-MTec GSM-MAN-Aplicación-MOpe GSM-MAN-Aplicación-MMto
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Taxonomía documental GSM
8.2 Aplicaciones 8.2 Aplicaciones 8.2 Aplicaciones
8.2.2 Rotación de titulares y suplentes 8.2.2 Rotación de titulares y suplentes 8.2.2 Rotación de titulares y suplentes
Fecha de la rotación Esta carpeta debe ser creada para cada rotación de titulares y suplentes realizada. Esta carpeta debe ser creada para cada rotación de titulares y suplentes realizada.
Aplicación Esta carpeta debe ser creada para cada aplicación. Esta carpeta debe ser creada para cada aplicación.
1 Actas 1 Actas 1 Actas
Capacitación Formatos de asistencia y temas tratados en la sesión de capacitación entre titulares y suplentes. GSM-ROT-CAP-Aplicación-XX
Entrega Formato de entrega y aceptación de la rotación. GSM-ROT-ENT-Aplicación-XX
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Taxonomía documental GSM
Gestión de Soporte y Mantenimiento Gestión de Soporte y Mantenimiento Gestión de Soporte y Mantenimiento
8.2.3 Contratos de Soporte y Mantenimiento 8.2.3 Contratos de Soporte y Mantenimiento 8.2.3 Contratos de Soporte y Mantenimiento
Aplicación Almacena el contrato y documentos posteriores firmados con proveedores externos para el soporte y mantenimiento de una aplicación. Esta carpeta debe ser creada por cada aplicación que tenga este tipo de contratos. Almacena el contrato y documentos posteriores firmados con proveedores externos para el soporte y mantenimiento de una aplicación. Esta carpeta debe ser creada por cada aplicación que tenga este tipo de contratos.
8.2.x Nombre de Aplicación Contiene la documentación de una aplicación de negocio generada internamente y/o entregada por proveedores externos a la organización. Esta carpeta debe ser creada para cada aplicación que sea soportada por GSM. Contiene la documentación de una aplicación de negocio generada internamente y/o entregada por proveedores externos a la organización. Esta carpeta debe ser creada para cada aplicación que sea soportada por GSM.
8.3 Comité primario Contiene las actas de reunión de los comités realizados entre los miembros del departamento. GSM-CMP-Fecha
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(No Transcript)