La lettera aziendale: istruzioni per l

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La lettera aziendale istruzioni per luso

• M. Zaccarello. Ottobre 2006

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Struttura base

• INTESTAZIONE 
• DATA  (può comparire anche in basso)      
• DESTINATARIO / DISTRIBUZIONE 
• RIFERIMENTO        
• OGGETTO        
• TESTO        
• FIRMA  
• ALLEGATI        

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Intestazione

• CucinArredo Srl
• Via Luciano Bertarelli, 5/A
• 24045 FARA GERA DADDA - BG
• Tel. [phone]
• Fax. [phone]
• Email info_at_cucinarredo.it
• Web www.cucinarredo.it

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DESTINATARIO

• ragione sociale e lindirizzo della ditta, alla
  quale si spedisce la lettera (destinatario),
  preceduta da alcune formule
• Spettabile (Spett.le) per aziende
• Egregio (per uomini) e Gentile (per uomini e
  donne), per persone fisiche
• Non trascurare il titolo. Dottore, per tutte le
  persone laureate (Dott.) Avvocato (Avv.)
  Ingegnere (Ing.) Architetto (Arch.).

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DISTRIBUZIONE

• Nome, cognome e indirizzo (se diverso da quello
  del destinatario) di quelle persone, che si
  intende informare sui contenuti della lettera,
  anche se esse non sono destinatari diretti della
  stessa.
• Il nome e cognome deve essere preceduto dalla
  formula E per conoscenza (e p.c.).

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RIFERIMENTO

• Abbreviato (Rif.), deve comparire nella lettera,
  soprattutto se essa è una risposta ad una lettera
  precedente o si riferisce ad una lettera o un
  documento già esistente.
• Può bastare la data o, per corrispondenza
  commerciale, il numero di protocollo (Prot.)
  della lettera o del documento precedente
• Si può utilizzare una dicitura per esteso (In
  riferimento alla vostra del 12 agosto scorso),
  oppure unabbreviazione Rif. Vs. (vostro)
  12/08/2002 Rif. Ns. (nostro) 15/08/2002).

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OGGETTO

• Deve indicare sinteticamente il contenuto della
  lettera (non oltrepassare la riga) es. Riunione
  annuale del Comitato di rappresentanza X
• Ad esso si riferiscono espressioni quali la
  riunione in oggetto levento di cui in
  oggetto ecc.

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(CORPO DEL) TESTO. 1

• Se il destinatario è una persona fisica, nel
  testo ci si dovrà rivolgere ad essa con il Lei
• Se il destinatario è una ditta, si dovrà invece
  usare il Voi
• In entrambi i casi tutti i pronomi e gli
  aggettivi possessivi che si riferiscono al
  destinatario devono essere scritti con la lettera
  maiuscola.

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(CORPO DEL) TESTO. 2

• Brevità idealmente 2-4 paragrafi, distinti anche
  nellimpaginazione (salto rigo, rientro ecc.)
• Chiarezza frasi brevi, con struttura modulare
  (soggetto bene individuabile) ridurre al minimo
  le frasi dipendenti, specie implicite (Avendo il
  nostro Ufficio ricevuto ) il tempo verbale più
  usato deve essere il presente
• Precisione verifica delle informazioni riportate.

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(CORPO DEL) TESTO. 3

• Desideriamo innanzitutto ringraziarla per la
  sua richiesta di informazioni sulla Sistemi Gem
  S.p.A. Le inviamo in allegato una presentazione
  della nostra azienda che include una descrizione
  dettagliata della nostra organizzazione, nonché
  dei servizi e prodotti da noi offerti.
             La nostra azienda è specializzata
  nella fornitura di apparecchiature tecniche su
  misura, realizzate in base alle specifiche
  esigenze dei nostri clienti ed è questo il nostro
  punto di forza e lorigine del nostro
  successo.           Sarò lieta di contattarla
  nelle prossime settimane per un eventuale
  incontro e per fornirle ulteriori informazioni e
  dettagli ai fini di uneventuale collaborazione.
• Ringraziandola nuovamente per linteresse
  dimostrato, porgo distinti saluti.

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ALLEGATI

• In questa parte della lettera devono essere
  indicati gli eventuali documenti (ad esempio le
  fatture) che si intendono unire alla lettera e la
  cui conoscenza è essenziale per la stessa
• Gli allegati devono essere numerati (1, 2, 3) o
  contraddistinti con lettere (a, b, c)