Facilitering af m

1
.

• Facilitering af møder, der skaber værdi og
  mening
• Marts 2006
• Ib Ravn, Ph.D, lektor
• Learning Lab Denmark
• ravn.lld_at_dpu.dk

2
1. Learning Lab Denmark og møder

• Emne Facilitering af videnprocesser
• Projekter Det lærende møde og Mere Effektive
  Møder
• Projekt MEM med Elsam, BRFkredit, Jyske Bank,
  Nokia, Novozymes
• 5 x 20 ledere, 3 workshops om mødefacilitering,
  personlig sparring, før- og eftermåling over 10
  måneder Blev de bedre? Hvad virkede?

3
2. Facts om møder

• Globalt Ledere bruger 25-80 af deres tid i
  møder
• I MEM, ugentligt Ledere 12 timer, 9
  møderAndre 5 timer, 4 møder.
• Tendensen stadig mere tid bruges i møder
• Fordi projekt, tværfaglig, innovation
• 11-33 af mødetid vurderes spildt, MEM 21

4
3. Almindelige problemer med møder

• Starter 5-15 min. for sent
• Formålet og forventede resultater er uklart
• Diskussionen er ufokuseret
• Nogle få taler for meget, andre bidrager ikke
• Ej opsamling, beslutning, handlingsansvar
• Slutter for sent

5
4. Hvordan er det kommet dertil?

• Det autoritære møde fra 1950erne
• Det demokratiske møde fra 1970erne
• Møder på skala fra For stramme til For slappe
• Mødeledelse opstod for at stramme op på møder
• Det handlede om Dagsorden, referat, ordstyrer,
  talerliste, tids-styring, mødedisciplin.
  Kedeligt!

6
5. Data fra MEM

• Starter 3½ min. for sent, slutter 2½ min. for
  sent
• Det står rimeligt klart, hvad der skal tales om
  (3,8), men ikke hvad der skal opnås (3,3)
• 89 siger dagsordenen ofte eller altid nås, men
  kun for 61 står det klart, hvad beslutningen
  blev
• Det er kun sådan lidt vigtigt, at jeg er med
  (3,4)
• Folk er sekventielt åndsnærværende
• For hvis skyld holder I mødet? 95 Vores
• Kun 52 benægter at mødet er en forstyrrelse

7
6. Fra autoritær til kundeværdi

• Den autoritære mødeleders resultatfokus hedder i
  dag værdiskabelse
• Service mgt. Kunden i fokus. Skrankepaver. TQM.
  Værdikæden. Mission. Stakeholder value. New
  Public Mgt?
• I mødet - Mødets berettigelse er som led i
  værdikæden- Det er for brugerens skyld vi
  mødes- Mødet skal fremme vores mission

8
7. Fra demokratisk til personlig mening

• Den demokratiske mødeleders deltagerfokus hedder
  i dag personlig meningsfuldhed
• Fast arbejde vs. et meningsfuldt arbejde.
  Personlig udvikling. Et job hvor jeg kan gøre en
  forskel.
• I mødet- Man vil være på- Man vil bidrage og
  bruge sig selv- Ellers er det spild af tid

9
8. Både værdi og meningsfuldhed

• Begge poler er mulige det kan give stor
  per-sonlig mening at skabe værdi for ens brugere
• Mening Både-og
• Demokratisk
• Autoritær
• Værdi

10
9. Udfordringen

• Hvordan bringe både brugerværdi og mening for
  medarbjderne langt mere ind i mødet?
• MEM-virksomhederne gjorde det ikke (se data)
• Lad os se på facilitering som redskab hertil.

11
10. Facilitering som møderedskab

• Facile let, nemt (jf. facilitet bekvemmelighed)
• At guide en gruppes samtale frem mod et resultat
  ved at styre processen stramt
• Mødets indhold vs. dets form (proces)
• Moralske appeller vs. rammer for god adfærd
• Facilitator kan være leder, medarbejder eller TR

12
11. At facilitere et møde

• Lav dagsorden med indhold og form
• Identificér facilitator (ikke nødv. formand)
• Start til tiden
• Indled ordentligt emne, resultattype, tid
• Hold indlæg korte og relevante
• Bevæg mødet fremad helikopter, proces!
• Opsamling, beslutninger, handlingsansvar
• Slut til tiden - el. bliv enige om overskridelser

13
12. Hvordan skabe meningsfuldhed?

• Deltagerfleksible indkaldelser
• Facilitator inddrager de tavse
• Runden Alle kommer på
• Summe med sidemand Her tør enhver tale
• Teknik til afdelingsmødet En nylig succes
• Den anerkendende vinkel Folk føler sig set
• Hver laver personligt referat Hvad skal jeg
  gøre? Hvad inspirerede mig i dag?

14
13. Hvordan skabe brugerværdi?

• Skriv på dagsordenen- Hvem har gjort hvad siden
  sidst? - Hvad skal vi udrette? - Referat med
  handlingsansvar
• Brugerens advokat i mødet
• Runde Hvordan bliver hvilke kunder glade for X
• Diskussion vs. konstruktion - i mødediamanten
• Afbrydelsesøvelsen
• Ladebygning i stedet for Bordet rundt
• Købe et tilbud (erfaringer, råd, info)