PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM TATA NASKAH DINAS: SURAT DINAS

1
PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM TATA NASKAH
DINAS SURAT DINAS

• Drs. Mustakim, M.Hum.
• Pusat Bahasa, Departemen Pendidikan Nasional
• mustakim_at_indo.net.id

2

• BAHASA INDONESIA
• YANG BAIK DAN BENAR

3
Ragam Bahasa

• Resmi
• Lisan
• Tidak Resmi
• Ragam
• Bahasa
• Resmi
• Tulis
• Tidak Resmi

4
Bahasa Indonesiayang Baik dan Benar

• Bahasa yang baik adalah yang sesuai dengan
  situasi komunikasi
• Bahasa yang benar adalah yang sesuai dengan
  kaidah bahasa
• Bahasa yang baik dan benar adalah yang sesuai
  dengan situasi dan sekaligus sesuai pula dengan
  kaidah

5
Kaidah Bahasa

• 1. Tata Tulis (Ejaan)
• 2. Tata Bentukan Kata
• 3. Tata Kalimat
• 4. Tata Paragraf

6
EJAAN BAHASA INDONESIA

• Ejaan (EYD) adalah kaidah bahasa yang mengatur
  penulisan huruf, penulisan kata, dan penggunaan
  tanda baca.
• Misalnya, penempatan tanda baca pada kalimat
  berikut akan mempengaruhi informasi yang
  disampaikan.
• Menurut kabar burung Pak Amat mati

7
Penulisan Huruf

• Huruf Miring
• a. Untuk menuliskan judul buku, nama majalah,
  dan nama surat kabar yang dikutip di dalam
  teks
• b. Untuk menuliskan huruf, kata, atau istilah
  yang dikhususkan/ditegaskan
• c. Untuk menuliskan kata atau istilah asing,
  termasuk istilah ilmiah, dan kata atau
  istilah dari bahasa daerah.

8
2. Huruf Kapital

• Huruf kapital seluruhnya digunakan untuk
  menuliskan
• a. judul utama,
• b. judul bab,
• c. judul kata pengantar, daftar isi, dan daftar
  pustaka.

9
Huruf Kapital Awal Kata

• Huruf kapital pada setiap awal kata digunakan
  untuk menuliskan
• a. judul-judul subbab,
• b. nama Tuhan, nabi, agama, dan kitab suci,
• c. nama diri,
• d. nama tahun, bulan, dan hari,
• e. nama gelar, jabatan, dan pangkat,
• f. nama-nama geografi dan sapaan.

10
Penulisan Kata

• Penulisan Gabungan Kata
• a. Gabungan kata ditulis serangkai jika mendapat
  awalan dan akhiran sekaligus atau salah satu
  unsurnya berupa unsur terikat.
• b. Gabungan kata ditulis terpisah jika tidak
  berimbuhan atau hanya mendapat imbuhan
  awalan/akhiran.
• 2. Penulisan Bentuk di, per, dan pun
• Penulisan Bentuk Ulang
• Bentuk ulang ditulis ulang dengan menggunakan
  tanda hubung.

11
Penulisan Unsur Serapan

• Penerjemahan
• shophouse ---? ruko (rumah toko)
• industrial estate ---? kawasan industri
• balanced budget ---? anggaran berimbang
• Penyesuaian ejaan
• energy ---? energi
• standardization ---? standardisasi
• Penerjemahan dan Penyerapan
• subdivision ---? subbagian
• inflation rate ---? laju inflasi

12
Penulisan Singkatan

• Singkatan ialah kependekan yang berupa huruf
  atau gabungan huruf, baik yang dilafalkan huruf
  demi huruf maupun dilafalkan sesuai dengan bentuk
  lengkapnya.
• Misalnya
• a. LHP el-ha-pe b. sdr. saudara
• PT pe-te dst. dan seterusnya
• BPK be-pe-ka dsb.dan sebagainya
• c. a.n. atas nama, bukan a/n
• u.p. untuk perhatian, bukan u/p
• d.a. dengan alamat, bukan d/a
• s.d. sampai dengan, bukan s/d

13
Penulisan Akronim

• Akronim ialah kependekan yang berupa gabungan
  huruf awal, suku kata, atau huruf awal dan suku
  kata yang ditulis dan dilafalkan seperti kata
  biasa.
• Misalnya
• a. raker b. SIM
• rapim FISIP
• taplus IKIP
• b. Bappenas
• Depdiknas
• Kadin

14
TATA BENTUK KATA
MENSUKSESKAN
SUKSES
MENYUKSESKAN
MEMARKIR
PARKIR
MEMPARKIR
MENARGETKAN
TARGET
MENTARGETKAN
MENGKAITKAN
KAIT
MENGAITKAN
15
MENSTABILKAN
STABIL
MENYETABILKAN
MEMPROGRAM
PROGRAM
MEMROGRAM
MENTRANSFER
TRANSFER
MENRANSFER
MENGKREDIT
KREDIT
MENGERIDIT
16
MENTERAPKAN/MENGETRAPKAN/ MENERAPKAN MENGUATIRKA
N/MENGAWATIRKAN/ MENGKHAWATIRKAN MENTRAMPILKAN/ME
NERAMPILKAN/MENRAMPILKAN MENGESAMPINGKAN/MENGENYA
MPINGKAN/ MENSAMPINGKAN MENTERJEMAHKAN/MENERJEMAH
KAN MENCOLOK/MENYOLOK MENSUCIKAN
DIRI/MENYUCIKAN DIRI
17
MENGONSUMSI/MENGKONSUMSI MENGECAT/MENCAT MEMPOSK
AN/MENGEPOSKAN MENGEPEL/MEMPEL
18
Pengertian Kalimat
Penanda
Kalimat
Informasi
Struktur
19
PenandaKalimat (dalam ragam tulis) diawali
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
titik, tanda tanya, atau tanda seru.InformasiKa
limat merupakan rangkaian kata yang mengandung
informasi relatif lengkap
20
Contoh Kasus

• Surat tugas itu sudah ditandatangani.
• Surat tugas yang sudah ditandatangani itu.
• Catatan
• Rangkaian kata (1) sudah merupakan kalimat
  karena informasinya sudah lengkap, sedangkan (2)
  belum menjadi kalimat karena informasinya belum
  lengkap.

21
Struktur

• Kalimat sekurang-kurangnya mengandung dua unsur,
  yaitu subjek dan predikat.Namun, jika
  predikatnya berupa kata kerja transitif, sebuah
  kalimat--selain memerlukan unsur subjek dan
  predikat--juga memerlukan unsur lain, yaitu
  objek.MisalnyaPT Sekar Ayu memproduksi jamu
  Cap Kelinci.

22
Unsur-Unsur Kalimat
O
S
P
Pel
K
23
Contoh Kasus

• Dalam bab ini akan membahas metode pengumpulan
  data.
• Pembangunan itu untuk menyejahterakan masyarakat.
  
• Kalimat (1) tidak lengkap karena tidak ada
  subjeknya, sedangkan (2) tidak ada predikatnya.
  Perhatikan perbaikannya di bawah ini.
• 1a. Bab ini akan membahas metode pengumpulan
  data.
• 1b. Dalam bab ini akan dibahas metode
  pengumpulan data.
• 2a. Pembangunan itu bertujuan menyejahterakan
  masyarakat.

24
KRITERIA SURAT YANG BAIK

• Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang
  menarik serta disusun secara sistematis sesuai
  dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan
  surat.
• Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan
  tidak terlalu panjang karena surat yang panjang
  dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.
• Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan
  komunikatif agar dapat dipahami secara tepat
  sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh
  penulis.
• Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan
  sopan.
• Surat sebaiknya bersih dan rapi.

25
BAHASA SURAT

1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah
   dipahami, surat hendaknya ditulis dengan
   menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas,
   dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan
   secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin
   dikemukakan oleh penulis.
2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau
   informasi yang disampaikan mudah dipahami dan
   unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau
   eksplisit.
3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang
   digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan
   yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau
   berbasa-basi.
4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah
   dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang
   sama pada pikiran pembacanya.

26
BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala surat/kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal/Pokok surat
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Paragraf pembuka
9. Paragraf isi
10. Paragraf penutup
11. Salam penutup
12. Tanda tangan
13. Nama jelas
14. Nama jabatan
15. Tembusan
16. Inisial

27
Kepala Surat/Kop Surat

• Kepala surat berfungsi untuk memberikan
  informasi kepada penerima surat mengenai nama,
  alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan
  lain yang berkaitan dengan instansi pengirim
  surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus
  berfungsi pula sebagai sarana untuk
  memperkenalkan atau mempromosikan instansi
  pengirim surat.

28
Contoh Kepala Surat

• DEPARTEMEN KESEHATAN
• DIREKTORAT JENDERAL
• BINA KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATAN
• Jalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 49,
  Jakarta 12950
• Telepon [phone] (Hunting), Faksimile (021)
  52964838, Tromol Pos 203

29
Tanggal Surat

• Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat
  dinas.
• Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada
  penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.
  
• Contoh yang tidak tepat
• Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007
• Bandung, 31-04-2007
• 24 Des '06
• Jakarta, 27 Dec 2007
• Contoh yang tepat
• 25 Juni 2007
• 31 April 2007
• 24 Desember 2006
• 27 Desember 2007

30
Nomor Surat

• Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis
  kegiatan yang berhubungan dengan surat,
  mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali
  jika sewaktu-waktu diperlukan.
• Nomor surat juga berfungsi sebagai
• a. alat petunjuk bagi petugas arsip
• b. alat untuk mengetahui unit asal surat
• c. alat pengukur kegiatan instansi yang
  berkaitan dengan surat-menyurat pada periode
  tertentu
• d. alat referensi.
• 3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti
  dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda
  hubung.
• Misalnya
• Nomor 3546/F8/C.11/2007
• bukan
• Nomor 3546/F8/C.11/2007,-
• Nomor KMP/5/1457 .

31
Lampiran

• Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada
  penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan
  bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak
  ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak
  perlu dicantumkan.
• Contoh penulisan yang tidak tepat
• Lampiran 5 (lima) lembar
• Lampiran Satu (1) set
• Lampiran -
• Contoh penulisan yang tepat
• Lampiran Lima lembar
• Lampiran Satu set

32
Hal Surat

• Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk
  memberitahukan kepada penerima surat tentang
  pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar
  efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis
  terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup
  seluruh isi surat.
• Contoh penulisan yang tidak tepat
• Hal Undangan untuk menghadiri Rakernas
  tanggal 5 Juli 2007
• Contoh penulisan yang tepat
• Hal Undangan

33
Alamat yang Dituju

• Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk
  langsung mengenai pihak yang harus menerima
  surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang
  digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak
  disingkat.
• Contoh penulisan yang tidak tepat
• Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
• Jl. Daksinapati Barat IV
• Rawamangun
• JAKARTA
• Contoh penulisan yang tepat
• Yth. Kepala Pusat Bahasa
• Jalan Daksinapati Barat IV
• Rawamangun
• Jakarta 13220

34
Salam Pembuka

• Salam pembuka selain merupakan tanda hormat
  penulis surat kepada penerima surat, juga
  merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan
  beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai
  ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang
  akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman
  salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri
  sejajar dengan margin kiri.
• Misalnya
• Dengan hormat,
• Bapak ... yang terhormat,
• Salam sejahtera,
• Asalamualaikum w.w.,

35
Paragraf Pembuka

• Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang
  berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada
  permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian,
  fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk
  menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok
  masalah yang disampaikan.
• Misalnya
• (1) Sehubungan dengan surat Saudara No.
  005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami
  beri tahukan hal-hal berikut.
• (2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa
  ....
• (3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal
  25 Juni 2006, sudah kami terima dengan baik.
  Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa
  ....

36
Contoh yang Tidak Tepat

• Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di
  atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai
  berikut
• Menjawab surat Saudara Nomor .
• Pilihan yang tepat
• Sesuai dengan surat Saudara Nomor tentang ,
  dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai
  berikut.
• Sehubungan dengan surat Saudara Nomor tentang
  , kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.

37
Paragraf Isi

• Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti
  dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis
  mengemukakan pokok persoalan yang ingin
  disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan
  memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang
  positif sesuai dengan harapan penulis surat.
  Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya
  hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena
  itu, jika ada dua masalah atau lebih,
  masing-masing hendaknya diungkapkan dalam
  paragraf yang berbeda.

38
Paragraf Penutup

• Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari
  sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk
  menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh
  karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan
  harapan dan ucapan terima kasih.
• Misalnya
• (1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima
  kasih.
• (2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima
  kasih.
• (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami
  sampaikan terima kasih.
• (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi
  Saudara.

39
Contoh yang Tidak Tepat

• (1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
• (2) Demikian atas bantuan Saudara, kami
  ucapkan terima kasih.
• (3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian
  dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.
• (4) Harap maklum adanya.

40
Salam Penutup

• Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah,
  tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda
  tangan pengirim surat. Salam ini dapat
  diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan
  setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi
  dengan orang lain.
• Misalnya
• Salam kami,
• Hormat kami,
• Salam takzim,
• Wasalam,

41
Tanda Tangan

• Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas
  yang bersifat wajib karena sebuah surat belum
  dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh
  pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas
  di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya
  juga dilengkapi dengan cap atau stempel
  instansinya sebagai penanda keresmian.

42
Nama, Jabatan, dan NIP

• Nama penanda tangan surat dinyatakan secara
  jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di
  bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat
  hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis
  kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu,
  nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit
  tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk
  pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah
  nama penanda tangan surat.
• Misalnya
• (Tanda tangan)
• Drs. Hasibuan, M.Si.
• NIP 010345687
• atau
• (Tanda tangan)
• Dr. Awaluddin, M.Hum.
• Kepala

43
Tembusan

• Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada
  penerima surat bahwa surat yang sama juga
  dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu
  mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika
  tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata
  tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan
  itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari
  satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut.
  Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu,
  nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
• Misalnya
• Tembusan
• 1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
• 2. Kepala Biro Organisasi
• 3. Kepala Biro Keuangan
• Contoh yang tidak tepat
• Tembusan
• 1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan
  daerah (sebagai laporan)
• 2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
• 3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
• 4. Arsip.

44
Inisial

• Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang
  berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep
  surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat
  untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik
  surat sehinggajika terjadi kekeliruan dalam
  surat itupimpinan dengan mudah dapat mengecek
  dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan
  untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di
  pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan
  (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).
• Misalnya
• AM/ra

45
Terima kasih

• Wasalam