Tatausaha Sekolah

1
Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah
1
2
Tujuan

• Setelah mengikuti sesi ini, peserta diharapkan
  mampu menjelaskan
• pentingnya melakukan pencatatan barang milik
  daerah yang dikelola oleh sekolah/madrasah
  (selanjutnya disebut barang milik
  sekolah/madrasah atau BMS)
• pencatatan penerimaan dan penggunaan barang habis
  pakai dan
• pencatatan dan penempatan barang tidak habis
  pakai dan memberikan kode barang untuk
  inventarisasi barang milik sekolah/madrasah.

2
3
Pokok Bahasan

1. Latar Belakang dan Pengertian Pencatatan Barang
   Milik Sekolah/Madrasah.
2. Penanggungjawab dan Jenis Barang Milik
   Sekolah/Madrasah.
3. Pencatatan Penerimaan, Penyimpanan dan Penggunaan
   Barang Milik Sekolah/ Madrasah.
4. Penulisan Kode Barang.

4
Dasar Hukum Pencatatan Barang Milik
Sekolah/Madrasah?

• PP 6/2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
  Negara/Daerah dan PP 38/2008 tentang Perubahan
  atas PP 6/2006.
• Permendagri 17/2007 tentang Pedoman Teknis
  Pengelolaan Barang Milik Daerah (Pasal 3, Pasal
  6 Ayat 5, dan Lampirannya)
• Peraturan Menteri Keuangan 29/PMK.06/2010 tentang
  Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara.

5
Mengapa penting dilakukan Pencatatan Barang Milik
Sekolah/Madrasah?

• Sebagai proses inventarisasi kekayaan daerah
  dimana BMS merupakan salah satu unsurnya.
• Menjaga kondisi BMS guna memastikan pelayanan
  pendidikan dapat berjalan secara normal.
• Sebagai bentuk pengamanan barang daerah yang
  dikuasakan penggunaannya kepada sekolah.
• Dasar penyusunan Neraca daerah karena BMS adalah
  bagian dari barang daerah.

6
Apa yang dimaksud dengan Barang Milik
Sekolah/Madrasah

• merupakan barang milik daerah yang dikelola oleh
  sekolah, terdiri dari
• Barang habis pakai yaitu barang habis dipakai
  dalam pelaksanaan belajar mengajar di sekolah
  dengan masa pakai kurang dari satu tahun (contoh
  kapur tulis, ATK dll)
• Barang tidak habis pakai yaitu barang yang
  memiliki masa pakai lebih dari satu tahun dan
  dapat digunakan berulangkali (contoh meja,
  kursi, komputer, mesin tik, dll)

7
Sumber Barang Milik Sekolah/Madrasah

• Pembelian yang dilakukan sekolah/madrasah.
• Sumbangan dari
• Pemerintah
• Provinsi
• Kabupaten/Kota
• Perusahaan
• Hibah donor
• Masyarakat
• Lainnya.

8
Siapa yang Bertanggungjawab atas Barang
Milik Sekolah?

• Kepala Sekolah sebagai kuasa pengguna barang
  daerah atau yang kemudian mendelegasikannya
  kepada kepala tata usaha atau yang ditunjuk oleh
  kepala sekolah sebagai penanggung jawab pengelola
  barang milik sekolah.

9
Tanggung Jawab Kepala Sekolah sebagai Kuasa
Pengguna dalam Pengelolaan BMS

• Pencatatan administrasi barang inventaris,
  pemberian kodefikasi,
• Inventarisasi dengan cara menerbitkan dan
  memasang daftar inventaris ruangan,
• Membuat laporan mutasi barang,
• Membuat laporan pengadaan barang inventaris
  secara berkala (per triwulan),
• Mengawasi segala jenis perbaikan/pemeliharaan
  barang inventaris.

10
Alur Pencatatan Penerimaan dan Penggunaan/Penempat
an Barang Sekolah
Penerimaan, penyimpanan dan penempatan/
penggunaan barang milik sekolah merupakan satu
rangkaian kegiatan dalam rangka tertib
administrasi pengelolaan barang milik sekolah.
Penyimpanan/ Penempatan/ Penggunaan
Penerimaan
Pencatatan
11
Penerimaan Barang

• Dilakukan oleh kepala tata usaha atau penanggung
  jawab barang yang ditunjuk.
• Dasar penerimaan barang ialah surat perintah
  kerja/surat perjanjian kontrak/kontrak pengadaan
  barang yang ditandatangani oleh kepala sekolah.
• 3. Barang yang diterima harus disertai dokumen
  yang menyatakan macam/jenis, jumlah, harga, dan
  spesifikasi barang.
• 4. Barang diterima jika sesuai isi dokumen pada
  poin 3 diatas.
• 5. Jika ada kekurangan maka barang ditolak atau
  buat tanda terima sementara yang memuat
  sebab-sebab penerimaan sementara barang.
• 6. Pernyataan penerimaan barang sah apabila
  berita acara penerimaan barang telah ditanda
  tangani oleh kepala tata usaha.

12
Contoh Kartu Penerimaan Barang
Sekolah/Madrasah Sekolah/Madrasah No
Jl.. Jl.. Tanggal

KARTU PENERIMAAN BARANG KARTU PENERIMAAN BARANG KARTU PENERIMAAN BARANG KARTU PENERIMAAN BARANG KARTU PENERIMAAN BARANG KARTU PENERIMAAN BARANG KARTU PENERIMAAN BARANG KARTU PENERIMAAN BARANG KARTU PENERIMAAN BARANG KARTU PENERIMAAN BARANG KARTU PENERIMAAN BARANG

No Jenis Kuantitas/ Unit Harga Harga Harga Sumber Sumber Referensi Dibukukan Dibukukan
No Jenis Kuantitas/ Unit Harga Harga Harga Sumber Sumber Referensi Di Tanggal
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     
                     

Yang Menerima Yang Menerima Yang Menerima


(TT dan Nama Jelas) (TT dan Nama Jelas) (TT dan Nama Jelas)
13
Penyimpanan dan Pemakaian Barang Habis Pakai

• Menggunakan sistem kartu barang guna pemantauan
  persediaan dan penggunaan barang
• Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu
  barang
• Kartu barang disimpan dalam kotak atau file
  khusus, dan diurutkan secara alfabetis sesuai
  dengan nama barang.
• Setiap ada perubahan jumlah logistik, baik karena
  adanya pemasukan barang maupun pengeluaran barang
  harus secepatnya dicatat
• Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan
  persediaan barang pada saat itu.
• Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu
  tempat atau map khusus yang berisi bukti-bukti
  penerimaan logistik secara berurutan sesuai
  tanggal penerimaan.

14
Contoh Kartu Barang Habis Pakai
Nama Sekolah Alamat Nama Barang
No Tgl. Referensi Uraian Kuantitas/Unit Kuantitas/Unit Kuantitas/Unit
No Tgl. Referensi Uraian Masuk Keluar Sisa
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
15
Penyimpanan Barang Tidak Habis Pakai

• Pelaksanaan penyimpanan barang tersebut meliputi
• Menyimpan, mengatur, dan merawat.
• Mencatat secara tertib dan teratur penerimaan
  barang, pengeluaran barang, dan keadaan
  persediaan barang ke dalam buku barang menurut
  jenisnya
• a. kartu inventaris tanah
• b. kartu inventaris mesin dan peralatan
• c. Kartu inventaris gedung dan bangunan
• d. Kartu Inventaris aset tetap lainnya.
• 3. Membuat laporan berkala.

16
Contoh 1 - Kartu Inventaris Tanah
17
Contoh 2 - Kartu Inventaris Mesin/Peralatan
18

• Penting Untuk Diperhatikan
• Kartu Inventaris Mesin/Peralatan ini digunakan
  juga untuk mencatat
• Alat-alat angkutan alat angkutan darat bermotor,
  alat angkutan darat tak bermotor, dll.
• Alat-alat bengkel dan alat ukur alat bengkel
  bermotor, alat bengkel tak bermotor, dll.
• Alat-alat kantor dan rumah tangga alat kantor,
  alat rumah tangga, dll.
• Alat-alat laboratorium unit alat laboratorium,
  alat peraga/praktek sekolah, dll.

19
Contoh 3 - Kartu Inventaris Gedung
Kartu Inventaris ini digunakan untuk mencatat
setiap inventaris bangunan gedung.
20
Contoh 4 - Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya
21
Penting Untuk Diperhatikan

• Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya digunakan
  untuk mencatat
• Buku dan perpustakaan
• Buku seperti Buku Umum, Filsafat, Agama, IPS,
  Ilmu Bahasa, Matematika dan IPA, Ilmu Pengetahuan
  Praktis, Arsitektur, Kesenian, Olahraga,
  Geografi, Biografi, Sejarah, dll.
• Barang bercorak kesenian/kebudayaan
• Barang bercorak kesenian/kebudayan seperti
  pahatan, lukisan, alat-alat kesenian, alat
  olahraga, tanda penghargaan, dll.
• Hewan/ternak dan tumbuhan
• Hewan seperti binatang ternak, binatang unggas,
  binatang melata, ikan, dll sejenisnya.
  Tumbuhan-tumbuhan seperti pohon jati, pohon
  mahoni, pohon kenari, pohon asem dan lain-lain
  sejenisnya termasuk pohon ayoman/pelindung.

22
Pemakaian/Penempatan

• Pemakaian dilakukan melalui kegiatan penempatan
  atau pengiriman barang dari gudang/tata usaha ke
  unit kerja sekolah (kelas, kantor guru, ruang
  kesenian, perpustakaan, dll).
• Fungsi penempatan adalah menyelenggarakan
  pengurusan pembagian/pelayanan barang secara
  tepat, cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan
• Barang-barang yang telah ditempatkan/dikirim
  harus dicatat di dalam Kartu Inventaris Ruang.

23
Kartu Inventaris Ruang ini ditempatkan di setiap
ruang dan digunakan untuk mencatat inventaris
yang berada di masing-masing ruangan.
24
Kapan Kartu Inventaris Diperbaharui?

• Semua kartu inventaris harus diperbaharui
  (update) secara rutin minimal setiap enam bulan
  sekali atau setiap ada barang baru yang masuk ke
  sekolah.

25
Penulisan Kode Barang Tidak Habis Pakai
x
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
x
x
x
Kode golongan
Kode bidang
Kode kelompok
Kode sub kelompok
Kode Sub sub Kelompok
Nomor register
26
Contoh Penulisan Kode Barang

• Sekolah membeli 2 unit Pesonal Computer.
• Penulisan kode barang untuk PC tersebut adalah
• PC 1 02.06.03.02.01.003
• PC 2 02.06.03.02.01.004
• Kode barang mengandung arti
• 02 Kode golongan peralatan dan mesin
• 06 Kode bidang alat kantor
• 03 Kode kelompok komputer
• 01 Kode sub-kelompok personal komputer
• 01 Kode sub sub-kelompok PC unit
• 0003 dan 0004 Kode Register
• Kode golongan dapat dilihat dalam referensi bahan
  bacaan.

27
Nomor Register

• Nomor urut pencatatan dari setiap barang,
  pencatatan terhadap barang yang sejenis, tahun
  pengadaan sama, besaran harganya sama seperti
  meja dan kursi jumlahnya 150, maka pencatatannya
  dapat dilakukan dalam suatu format pencatatan
  dalam lajur register, ditulis 0001 s/d 0150.
• Nomor register juga bisa diambil dari nomor
  rangka/ nomor produksi yang melekat pada barang
  yang dibeli. Misalnya untuk komputer, bisa
  dilihat nomor unik yang tercantum di unit
  komputer tersebut dan dijadikan nomor register
  (cukup diambil 3-4 angka terakhir).
• Nomor register ini dicetak dan ditempel pada
  barang tidak habis pakai yang relevan.

28
Tanya Jawabdan Penutup