ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

1
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
2
PERALATAN KANTOR

• Peralatan kantor adalah barang-barang yang
  digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
  kantor yang sesuai dengan yang diharapkan secara
  efektif dan efisien.
• Perbekalan kantor adalah semua fasilitas
  /barang-barang yang ada dalam kantor baik
  langsung atau tidak langsung digunakan dalam
  pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga
  menghasilkan yang diharapkan.

3
JENIS-JENIS PERBEKALAN KANTOR

• Perabot Kantor
• Barang/benda kantor yang berfungsi penunjang
  thd pekerjaan kantor, misalnya
• meja, kursi,almari arsip, rak dll
• Peralatan /perlengkapan kantor
• barang yang dipergunakan untuk menghasilkan
  pekerjaan kantor. misalnya
• kertas, karbon, tinta printer,
  perforator,numbering machine dll

4

• 3.Mesin-mesin kantor
• segala mesin yang digunakan untuk
  menghasilkan pekerjaan kantor yang hasilnya lebih
  cepat dan baik misalnya komputer, foto copy,
  faximile,printer dll
• 4.Pesawat Kantor
• Mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan
  komunikasi Misalnya telephon, handphone,
  answering machine telephon dll
• 5.Interior Kantor
• barang/ fasilitas kantor yang berfungsi untuk
  menghias ruangan kantor agar bersih, nyaman dan
  serasi misalnya bunga, foto, gambar, akuarium
  dll.

5
KEGUNAAN PERBEKALAN KANTOR

1. Menunjang aktifitas pekerjaan kantor
2. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan
   kegiatan kantor
3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal ,bail dan
   memuaskan
4. Sebagai aset dan perlengkapan kantor

6
PENGADAAN PERBEKALAN KANTOR

• Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan
  perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas.
  Pengadaan perbekalan selalu diawali dengan
  perencaan kebutuhan perbekalan ,rencana biaya,
  keadaan inventaris pada tahun sebelumnya dan
  memperhitungkan pegawai yang ada. Rencana dibuat
  1 tahun anggaran bersamaan disusun rencana biaya
  pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,
  penginventarisan, pemeliharaan.

7
PERENCANAAN PERBEKALAN KANTOR

• a.Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
• b.Menentukan jenis, kuantitas, kualitas barang
• c.Mengadakan perbekalan sesuai dengan anggaran
  yang tersedia
• d.Menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan
  operasional
• e.Menyimpan dan memlihara perbekalan kantor
• f.Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan
  kantor
• g.Menghapus perlengkapan seseuai prosedur yang
  berlaku

8
MESIN-MESIN KANTOR

• Penggunaan mesin-mesin kantor memiliki
  keuntungan sbb
• 1.Mempercepat proses penyelesaian pekerjaan
  kantor
• 2.Menghemat tenaga dan pikiran
• 3.Meningkatkan ketelitian dan mutu hasil
  pekerjaan
• 4.Mempertinggi hasil pekerjaan
• 5.Adanya keseragaman bentuk,ukuran dan hasil
  pekerjaan
• 6.Memberikan informasi lebih cepat dan banyak

9

• Perlengkapan/ Peralatan kantor terdiri dari 2
  jenis yaitu
• 1.Perlengkapan yang habis pakai
• adalah barang-barang yang hanya dapat
• digunakan 1 kali pakai contoh kertas,
• karbon, master risograph dl
• 2.Perlengkapan yang tidak habis pakai
• adalah barang-barang yang dapat dipakai lebih
  1 kali contoh perforator,stapler dll

10
MEMILIH MESIN KANTOR

• Dalam memilih mesin kantor perlu diperhatikan
  sbb
• 1.Mesin yang dipakai harus benar-benar
  diperlukan
• 2.Mesin harus dapat mempercepat penyelesaian
  pekerjaan
• 3.Mesin harus praktis dan fleksibel
• 4.Mesin dapat menghemat biaya pelaksanaan
  pekerjaan
• 5.Kualitas mesin harus baik
• 6.Mudah dalam pemeliharaan
• 7.Mudah dalam pengoperasian
• 8.Mesin dapat meningkatkan produktifitas hasil
  kerja

11
MACAM-MACAM FUNGSI MESIN KANTOR

• 1,Mesin yang berfungsi sebagai alat komunikasi
• misal. Aiphone, telephone, HP, faximile
• 2.Mesin yang berfungsi untuk menggadakan /
  pengganda
• misal, fotocopy, mesin stensil , risograph,
  printer dll
• 3.Mesin yang berfungsi untuk merekam
• misal, tape recorder ,dictaphone dll
• 4.Mesin yang digunakan untuk alat bantu
  presentasi
• misal, OHP, LCD, LAPTOP / PC, Flash disk
• 5.Mesin yang digunakan untuk menghancurkan
  dokumen misal, shreeder

12
PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN PERBEKALAN

• A.Penyimpanan perbekalan kantor adalah kegiatan
  yang dilakukan oleh satuan kerja/petugas guang
  untuk menampung hasil pengadaan barang.
• B.Pemeliharaan perbekalan kantor adalah kegiatan
  terus menerus untuk mengusahakan agar barang
  tetap dalam keadaan baik atau siap pakai
• C.Laporan perbekalan kantor adalah kegiatan
  melaporkan keadaan barang/ perbekalan kantor

13
MANFAAT PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ALAT KANTOR

• 1.Barang-barang akan terpelihara dengan baik
• 2.Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu
  diganti dalam waktu dekat
• 3.Menghidari kehilangan
• 4.Menghindari penyimpanan yang tidak teratur
• 5.Dengan terpeliharanya alat akan menghasilkan
  pekerjaan yang baik

14
CARA PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN BARANG KANTOR

• 1.Selalu membersihkan barang secara teratur
  setelah digunakan dan pisahkan dengan barang yang
  rusak
• 2.Selalu memperbaiki barang yang rusak
• 3.Memperhatikan cara penyimpanan yang baik dan
  benar
• 4.Selalu menyimpan kembali barang-barang yang
  telah digunakan pada tempat semula
• 5.Selalu menggunakan barang sesuai petunjuk

15
TATA CARA PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN MESIN KANTOR

• 1. Pencatatan dan penomeran mesin kantor
• 2. Penyusunan jadwal perawatan
• Aktivitas perawatan dan perbaikan dilakukan oleh
  petugas sendiri
• 4. Menentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin
  kantor dan penggantian dengan mesin baru

16
PERALATAN AWET PAKAI

• 1.Pelubang kertas (perforator)
• 2.Penjepret kertas (Stapler)
• 3.Pembuka surat (letter openers)
• 4.Gunting (shears)
• 5.Cap tanggalan (band dater)
• 6.Peti uang (brankas)
• 7.Tancapan surat (spindle file)
• 8.Bantalan stempel (Stam pad)
• 9.Kotak tempat surat masuk/keluar (letter try in
  out)
• 10.Lemari arsip (filling cabinet)

17
INVENTARIS PERALATAN KANTOR

• Pengadministrasian barang inventaris dicatat
  dalam
• 1. Buku induk barang inventaris
• 2. Buku golongan inventaris
• 3. Buku catatan non inventaris
• Tujuan inventarisasi adalah
• a. Penertiban administrasi barang
• b. Penghematan uang kantor
• c. Bahan informasi untuk menghitung kekayaan
• kantor
• d. Mempermudah pengendalian/pengawasan barang

18
LAPORAN PERBEKALAN

• 1.Pertanggung jawaban
• 2.Informasi mengenai persediaan barang yang ada
  dan mutasi barang selama periode tertentu
• 3.Pengendalian persediaan
• 4.Bahan pengambilan keputusan

19
PERENCANAAN PERBEKALAN BARANG

• Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
• Menentukan jenis, kuantitas dan kwalitas
  perbekalan kantor yang diperlukan
• Mengadakan pebekalan sesuai dengan anggaran yang
  disediakan
• Menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan
  operasional
• Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor
• Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
• Menghapus perlengkapan sesuai dengan prosedur
  yang berlaku

20
LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERBEKALAN KANTOR

• Membuat DPB (Daftar Permintaan Barang) ke gudang
• Memeriksa persediaan barang digudang
• Penandatanganan kebendahara untuk pembelian
  barang
• Persetujuan pimpinan
• Diserahkan kelogistik untuk pembelian barang
• Sebelum barang diterima barang diperiksa dan
  diuji (kuantitas dan kualitas barang) kalau sudah
  cocok barang diterima dengan menggunakan buku
  serah terima barang dan penerimaan barang
• Barang disimpan digudangan di distribusikan
  kebagian yang membutuhkan
•  

21
PENDISTRIBUSIAN PERBEKALAN KANTOR

• Pengeluaran harus berdasarkan pada surat/bon
  permitaan atau surat perintah dari atasan
• Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang
  akan dikeluarkan
• Meneliti dan memeriksa barang untuk memenuhi
  permintaan
• Mecatat mutasi barang pada kaartu barang
• Mencatat pengeluaran barang pada buku pengeluaran
  dan persediaan barang
• Membuat berita acara penyerahan barang dari
  gudang kepemesan
• Menyerahkan barang berikut dokumennya
• Membuat laporan kepada atasan

22
TATA CARA PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN

• Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor
• Penyusunan jadwal perawatan
• Aktivitas perawatan dan perbaikan dilkukan oleh
  petugas sendiri atau diborongkan pada perusahaan
  lain
• Menentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin
  kantor dan penggatiannya dengan mesin yang baru

23
Bentuk-Bentuk Organisasi

• Bentuk garis atau lini
• Bentuk fungsional
• Bentuk garis dan staf
• Bentuk staf dan fungsional
• Bentuk lini dan funsional
• Bentuk lini, fungsional dan staf
• Bentuk komite

24
Apa Tujuan Perumusan Organisasi...???

• Pedoman Arah Organisasi itu bergerak
• Landsan Organisasi
• Penentu macam Aktifitas
• Penentu Program, Prosedur, Koordinasi,
  Intregrasi, Simplikasi, Sinkronasi, dan
  Mekanisasi.
• Rumusan Organisasi...???

25
Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor

• Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas
• Pembagian Kerja
• Delegasi Kekuasaan
• Rentang Kekuasaan
• Kesatuan perintah dan tanggung jawab
• Koordinasi
• Asas Fungsional
• Asas Akordion
• Asas Keluwesan

26
Organisasi dan Tata Kerja

• Organisasi dan tata kerja (Organization and
  Methods/OM) merupakan sekelompok
• teknik-teknik untuk mencapai atau
  meningkatkan efisiensi pekerjaan kantor (office
  work). OM adalah suatu fungsi spesialisasi
  (orang-orang yang di didik dan di latih secara
  khusus) untuk mengusahakan efisiensi
  prosedur-prosedur pekerjaan dan pengendalian
  operasi suatu organisasi kantor.
• Tujuan OM adalah untuk meningkatkan efisiensi
  ketatausahaan atau administrasi di
• kantor atau instansi tertentu sehingga
  anggaran operasional dapat ditekan dan hasilnya
  tetap optimal.

27

• SEKIAN
• YA . SUDAHLAH