PENGENDALIAN MUTU

1
PENGENDALIAN MUTU
TUJUAN Perbaikan yang berkesinambungan pada
produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan,
memberikan keberhasilan usaha dan mengembalikan
investasi kepada para pemegang saham dan pemilik
perusahaan.
2

• Mutu
• Performane to the standard expected by the
  customer
• Meeting the customer's needs first time and every
  time
• Providing our customers with products and
  services that consistently meet their needs and
  expectations
• Doing the right thing in the right the time,
  always striving for improvement, and always
  satisfying the customer
•  A pragmatic system of continual improvement, a
  way to successfully organized man and machine
•  The meaning of excellence
• The unyielding and continuing effort by anyone
  in organization to understand, meet, and exceed
  the needs of its customers
• The best product that you can produce with
  material that you have to work with
• Continuous good product which a customer can
  trust
• Not only satisfying customers, but delighting
  them, innovating and creating (Tjiptono dan
  Diana, 1995).

3

• Intisari elemen-elemen mutu (Tjiptono dan Diana,
  1995) dapat dipahami sebagai berikut
• Mutu meliputi usaha memenuhi atau melebihi
  harapan pelanggan
• Mutu mencakup produk, jasa manusia, proses, dan
  lingkungan
• Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah
  (misalnya yang dianggap merupakan bermutu saat
  ini mungkin dianggap kurang bermutu pada masa
  mendatang).
• ?Mutu adalah Fitness for use, memiliki dua aspek
  utama
• 1. Ciri-ciri produk yang memenuhi permintaan
  pelanggan.  Mutu yang lebih tinggi memungkinkan
  perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan,
  membuat produk laku terjual, dapat bersaing
  dengan pesaing, meningkatkan pangsa pasar dan
  volume penjualan, serta dapat dijual dengan harga
  yang lebih tinggi.
• 2. Bebas dari kekurangan.  Mutu yang tinggi
  menyebabkan perusahaan dapat mengurangi tingkat
  kesalahan, mengurangi pengerjaan kembali dan
  pemborosan, mengurangi biaya garansi, mengurangi
  ketidakpuasan pelanggan, mengurangi inspeksi dan
  pengujian, memperpendek waktu pengiriman produk
  ke pasar, meningkatkan hasil dan kapasitas, dan
  memperbaiki kinerja penyampaian produk atau jasa.

4

• Menurut Hubeis (1999), konsep mutu yang berlaku
  umum maupun khusus pada bidang pangan erat
  kaitannya dengan era mutu
• Inspeksi atau pengawasan pada tahun 1920-an yang
  menekankan pada pengukuran.
• Pada tahun 1960  mengarah  ke pengendalian mutu
  dengan pendekatan teknik statistika  berupa
  grafik, histogram, tabel, diagram pencar dan
  perancangan percobaan. 
• Tahun 1980-an berorientasi pada jaminan mutu
  (quality assurance)
• Tahun 1990-an terfokus pada manajemen mutu total
  (Total Quality Management atau TQM ? Era ISO
• Mutu bukan sekedar masalah pengendalian mutu atas
  barang dan jasa atau standar mutu barang (product
  quality), tetapi sudah bergerak ke penerapan dan
  penguasaan TQM menuju world class performance
  yang dimanifestasikan dalam ISO (International
  Standars Organization).

5

• Sistem mutu menurut ISO 9000 dalam Kadarisman
  (1994) mencakup
• Mutu adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh
  produk atau jasa, yang     menunjukan
  kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan
  yang ditentukan (tersurat) maupun yang tersirat
• Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan
  tujuan organisasi (perusahaan) yang berkaitan
  dengan mutu yang secara formal dinyatakan oleh
  pimpinan puncak
• Manajemen Mutu adalah seluruh aspek fungsi
  manajemen yang menetapkan dan melaksanakan
  kebijakan mutu yang telah dinyatakan oleh
  pimpinan puncak
• Pengendalian Mutu, teknik-teknik dan
  kegiatan-kegiatan operasional yang digunakan
  untuk memenuhi persyaratan mutu. Pengendalian
  mutu meliputi monitoring suatu proses, melakukan
  tindakan koreksi bila ada ketidaksesuaian dan
  menghilangkan penyebab timbulnya hasil yang
  kurang baik pada tahapan rangkaian mutu yang
  relevan untuk mencapai efektivitas yang
  ekonomis 
• Jaminan Mutu, adalah seluruh perencanaan dan
  kegiatan sistematis yang diperlukan untuk
  memberikan suatu keyakinan (jaminan) yang memadai
  bahwa suatu produk atau jasa akan memenuhi
  persyaratan tertentu.

6

• Fungsi yang berkaitan dengan mutu dalam suatu
  perusahaan dapat dikelompokkan menjadi dua
  kategori, yaitu
• 1.   Perencanaan dan Rekayasa Mutu
• Perencanaan dan rekayasa mutu terdiri dari
  fungsi-fungsi staf spesialis dan
  kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan
  pengembangan.
• Definisi dan perencanaan mutu pada tahap sebelum
  produksi. Secara rinci adalah sebagai berikut
•  Saran terhadap manajemen mengenai kebijakan mutu
  perusahaan dan penyusunan tujuan-tujuan mutu yang
  realistis

7

• Analisis persyaratan mutu pelanggan dan
  penyusunan spesifikasi rancangan
• Tinjau ulang dan evaluasi rancangan produk untuk
  memperbaiki mutu dan mengurangi biaya mutu
• Mendefinisikan standar mutu dan menyusun
  spesifikasi produk
• Merencanakan pengendalian proses dan menyusun
  prosedur-prosedur untuk menjamin kesesuaian mutu
• Mengembangkan teknik-teknik pengendalian mutu dan
  metoda inspeksi termasuk merancang peralatan uji
  khusus
• Melaksanakan studi kemampuan proses
• Analisis biaya mutu
• Perencanaan pengendalian mutu untuk bahan yang
  diterima, termasuk evaluasi para pemasok
• Audit mutu di tingkat perusahaan
• Mengorganisasi program pelatihan dan peningkatan
  motivasi untuk perbaikan mutu

8

• 2. Pengendalian Mutu
• Mengacu Kadarisman (1994), sesuai dengan standar
  ISO 9000, maka kegiatan Pengendalian memiliki
  fungsi antara lain
• Membantu dalam membangun pengendalian mutu pada
  berbagai titik dalam proses produksi.
• Memelihara dan mengkalibrasi  peralatan
  pengendalian proses.
• Meneliti cacat yang terjadi dan membantu
  memecahkan masalah mutu  selama produksi.
• Melaksanakan pengendalian mutu terhadap bahan
  yang diterima.
• Mengoperasikan laboratorium uji untuk
  melaksanakan uji dan analisa.

9

• Mengorganisasikan inspeksi pada setiap tahap
  proses dan spot checks bilamana diperlukan.
• Melaksanakan inspeksi akhir untuk menilai mutu
  produk akhir dan efektivitas pengukuran
  pengendalian mutu.
• Memeriksa mutu kemasan untuk memastikan produk
  mampu menahan dampak transportasi dan
  penyimpanan.
• Melakukan uji untuk mengukur dan menganalisa
  produk yang diterima akibat tuntutan konsumen.
• Memberikan umpan balik data cacat dan tuntutan
  konsumen kepada bagian rekayasa mutu.

10

• Menurut Hubeis (1999), erat kaitannya dengan
  sistem pengolahan yang melibatkan bahan baku,
  proses, pengolahan, penyimpangan yang terjadi dan
  hasil akhir.
• Secara internal (citra mutu pangan) dapat dinilai
  atas ciri fisik (penampilan warna, ukuran,bentuk
  dan cacat kinestika tekstur, kekentalan dan
  konsistensi citarasa sensasi, kombinasi bau dan
  cicip) serta atribut tersembunyi (nilai gizi dan
  keamanan mikroba).
• Secara eksternal (citra perusahaan) ditunjukkan
  oleh kemampuan untuk mencapai kekonsistenan mutu
  (syarat dan standar) yang ditentukan oleh
  pembeli, baik di dalam maupun di luar negeri. 
  Pengendalian mutu pangan juga bisa memberikan
  makna upaya pengembangan mutu produk pangan yang
  dihasilkan oleh perusahaan atau produsen untuk
  memenuhi kesesuaian mutu yang dibutuhkan konsumen

11

• MANAJEMEN MUTU TOTAL
• (TOTAL QUALITY MANAGEMENT)
• Pada tahun 1980-an beberapa perusahaan besar
  Amerika Serikat memperkenalkan konsep perbaikan
  yang terus menerus (quality thinking)  yang
  dikenal Total Quality Management (TQM) atau
  Integrated Quality Control (IQT). 
• TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan
  usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing
  organisasi/perusahaan melalui perbaikan terus
  menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan
  lingkungannya, (Tjiptono dan Diana, 1995). 

12

• Karakteristik TQM (Tjiptono dan Diana, 1995),
  sebagai berikut
• Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal
  maupun eksternal.
• Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas
• Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan
  keputusan dan pemecahan masalah
• Memiliki komitmen jangka panjang
• Membutuhkan kerjasama tim
• Memperbaiki proses secara berkesinambungan
• Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan
• Memberikan kebebasan yang terkendali
• Memiliki kesatuan tujuan
• Adanya keterlibatan dan pemberdayaan

13

• proses lanjutan dari pengendalian mutu (sistem)
  yang berorientasi ke standar jaminan mutu
  (keunggulan kompetitif) untuk meningkatkan
  kualitas produksi dan efisiensi kerja di segala
  bidang (mengurangi kegagalan), terutama pada
  sektor yang menghasilkan produksi dan peningkatan
  kualitas sumber daya manusia untuk memuaskan
  konsumen secara menyeluruh.

14

• UPAYA MEMPERTAHANKAN  MUTU PRODUK PANGAN
• Kadarisman (1994) secara umum dapat ditempuh
  upaya-upaya sebagai berikut
• Pengadaan bahan baku.
• Baik bahan penolong maupun bahan tambahan
  industri harus direncanakan dan dikendalikan
  dengan baik.  Aspek-aspek penting yang perlu
  diperhatikan, yaitu 1) Persyaratan-persyaratan
  dan kontrak pembelian, 2) Pemilihan pemasok
  mampu, 3) Kesepakatan tentang jaminan mutu, 4)
  Kesepakatan tentang metoda-metoda verifikasi, 5)
  Penyelesaian perselisihan mutu, 6) Perencanaan
  dan pengendalian pemeriksaan, dan 7)
  Catatan-catatan mutu penerimaan bahan.
• Pengendalian Produksi.  
• Pengendalian produksi dilakukan secara terus
  menerus meliputi kegiatan antara lain 1)
  Pengendalian bahan dan kemampuan telusur, dengan
  inti kegiatan adalah inventory system, dengan
  tujuan  pengendalian kerusakan bahan, 2)
  Pengendalian dan pemeliharaan alat, 3) Proses
  khusus, yaitu proses produksi yang kegiatan
  pengendaliannya merupakan hal yang sangat penting
  terhadap mutu produk, dan 4) pengendalian dan
  perubahan proses.

15

• Pengemasan. 
• Pengemasan dilakukan dengan benar dan
  memenuhi persyaratan teknis untuk kepentingan
  distribusi dan promosi.  Dalam industri pangan,
  pengemasan merupakan tahap terakhir produksi
  sebelum didistribusikan. Pengemasan berfungsi
  sebagai 1)  Wadah untuk memuat produk, 2)
  Memelihara kesegaran dan kemantapan produk selama
  penyimpanan dan distribusi, 3) Melindungi pangan
  dari kontaminasi lingkungan dan manusia, 4)
  Mencegah kehilangan selama pengangkutan dan
  distribusi, dan 5) Media komunikasi atau promosi.
• Penyimpanan dan Penanganan Produk Jadi.
   Penyimpanan dan penanganan produk jadi bertujuan
  untuk mencegah kerusakan akibat vibrasi, shock,
  abrasi, korosi, pengaruh suhu, Rh, sinar dan
  sebagainya selama penanganan, pengangkutan, dan
  penyimpanan.
• Pemeriksaan dan Pengujian Selama Proses dan
  Produk Akhir. Tujuan utama adalah untuk
  mengetahui apakah item atau lot yang dihasilkan
  memenuhi persyarakatan sesuai dengan prosedur
  yang telah ditetapkan.

16

• Keamananan dan Tanggung Jawab Produk.
  Karakteristik mutu keamanan dalam industri pangan
  semakin hari semakin penting karena banyak kasus
  yang terjadi baik di dalam maupun di luar negeri.
  Oleh karena itu perlu dikembangkan metode atau
  peraturan tentang praktek pengolahan pangan yang
  baik.
• Secara teknis dalam rangka upaya mempertahankan
  kualitas produk pangan, dilakukan upaya-upaya
  sebagai berikut
• 1.   Dokumentasi Sistem Mutu
• Perusahaan harus membangun dan mempertahankan
  suatu sistem mutu tertulis (terdokumentasi),
  dengan pengertian hal ini akan menjamin
  produk-produknya sesuai dengan persyaratan
  tertentu. Sistem mutu tertulis ini membuat
  jaminan mutu bersifat lebih melembaga sebab
  dokumentasi ini dilakukan menyeluruh terhadap
  pedoman, prosedur dan instruksi kerja.

17

• Pengendalian  Rancangan
• Mutu produk sejak awal tergantung kepada
  rancangan produk tersebut. Tanpa merancang mutu
  kedalam suatu produk, akan sulit mencapai mutu
  tersebut selama produksi. Tujuan utama seorang
  perancang adalah menciptakan suatu produk yang
  dapat memuaskan kebutuhan pelanggan secara penuh
  yang dapat diproduksi pada tingkat harga yang
  bersaing. Dengan demikian, proses perancangan
  yang meliputi perencanaan, verifikasi, kaji
  ulang, perubahan dan dokumentasi menjadi sangat
  penting, terutama untuk produk-produk yang
  mempunyai rancangan rumit dan memerlukan
  ketelitian.
• Pengendalian Dokumen
•  Dalam penerapan sistem standar jaminan mutu,
  perusahaan dituntut untuk menyusun dan memelihara
  prosedur pengendalian semua dokumen dan data yang
  berkaitan dengan sistem mutu. Tujuan pengendalian
  dokumen adalah untuk memastikan bahwa para
  pelaksana tugas sadar akan adanya dokumen-dokumen
  yang mengatur tugas mereka. Perusahaan harus
  menjamin seluruh dokumen tersedia pada
  titik-titik dimana mereka dibutuhkan.

18

• Pengendalian Pembelian
• Pembelian bahan hampir seluruhnya berdampak
  kepada mutu produk akhir sehingga harus
  dikendalikan dengan baik. Perusahaan harus
  memastikan bahwa semua bahan dan jasa yang
  diperoleh dari sumber-sumber di luar perusahaan
  memenuhi persyaratan yang ditentukan.
•  
• Pengendalian Produk yang Dipasok Pembeli
• Adakalanya pembeli produk kita, mensyaratkan
  penggunaan produknya untuk diguna-kan dalam
  rangka memenuhi persyaratan kontrak. Perusahaan
  bertanggung jawab terhadap pencegahan kerusakan
  pemeliharaan, penyimpangan, penanganan dan
  penggunaannya selama barang tersebut dalam
  tanggung jawabnya.
•  

19

• ldentifikasi Produk dan Kemampuan Telusur
• Identifikasi suatu produk dan prosedur
  penelusuran produk merupakan persyaratan penting
  sistem mutu untuk keperluan identifikasi produk
  dan mencegah tercampur selama proses, menjamin
  hanya bahan yang memenuhi syarat yang digunakan,
  membantu analisis kegagalan dan melakukan
  tindakan koreksi, memungkinkan penarikan produk
  cacat/rusak dari pasar serta untuk memungkinkan
  penggunaan bahan yang tidak tahan lama digunakan
  dengan prinsip FIFO (First In First Out).
• Pengendalian Proses
• Pengendalian proses dalam sistem standar jaminan
  mutu mencakup seluruh faktor yang berdampak
  terhadap proses seperti parameter proses,
  peralatan, bahan, personil dan kondisi lingkungan
  proses.

20

• Inspeksi dan Pengujian
• Meskipun penekanan pengendalian mutu telah
  beralih pada kegiatan-kegiatan pencegahan dalam
  tahap sebelum produksi (perancangan, rekayasa
  proses dan pembelian) inspeksi dengan intensitas
  tertentu tidak dapat dihindari dalam sistem mutu.
  
•   Inspeksi, Pengukuran dan Peralatan Uji
• Pengukuran atau kegiatan pengujian bermanfaat
  jika hasil pengukuran dapat diandalkan. Untuk itu
  alat pengukur atau alat uji harus memenuhi
  kecermatan dan konsistensi jika dioperasikan pada
  kondisi yang biasa digunakan.
•  
• Inspeksi dan Status Pengujian
• Tujuan utama sistem mutu adalah untuk memastikan
  hanya produk-produk yang memenuhi spesifikasi
  sesuai kesepakatan yang dikirim ke pelanggan.
  Sering dalam suatu pabrik yang besar, produk yang
  memenuhi spesifikasi, yang belum diperiksa dan
  yang tidak memenuhi spesifikasi berada pada
  tempat yang berdekatan sehingga mungkin
  bercampur. Dengan demikian status inspeksi suatu
  produk harus jelas yaitu
• produk belum diperiksa
• produk sudah diperiksa dan diterima
• produk sudah diperiksa tetapi ditolak

21

• Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
• Dalam sistem produksi harus dapat disingkirkan
  produk-produk yang tidak sesuai. Sistem standar
  jaminan mutu mempersyaratkan perusahaan mempunyai
  prosedur tertulis untuk mencegah terkirimnya
  produk-produk yang tidak sesuai kepada konsumen.
  Jika produk yang tidak sesuai terdeteksi pada
  tahap produksi, prosedur yang ada harus tidak
  membiarkan produk tersebut diproses lebih
  lanjut. 
• Tindakan Koreksi
• Setiap kegiatan atau sistem operasi dapat saja
  menyimpang dari kondisi operasi standar
  (prosedur) karena berbagai alasan sehingga
  menghasilkan produk yang tidak sesuai. Sistem
  standar jaminan mutu mempersyaratkan perusahaan
  mempunyai sistem institusional untuk memonitor
  kegiatan produksi atau proses. Jika
  ketidaksesuaian diketahui, tindakan koreksi harus
  dilakukan segera agar sistem operasi kembali
  kepada standar.
• Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan dan
  Pengiriman
• Perusahaan manufaktur terlibat dengan berbagai
  bahan dan produk, baik dalam bentuk bahan mentah,
  produk antara untuk di proses lagi maupun produk
  jadi. Adalah sangat penting menjamin bahwa mutu
  dari semua bahan dan produk tersebut tidak
  .terpengaruh oleh penyimpanan yang kondisinya
  kurang baik, penanganan yang tidak tepat,
  pengemasan yang tidak memadai dan prosedur
  pengiriman yang salah.
•  

22

• Catatan-Catatan Mutu
• Perusahaan harus menyusun dan memelihara prosedur
  untuk identifikasi pengumpulan. pembuatan indeks,
  pengarsipan, penyimpanan dan disposisi catatan
  mutu. Catatan mutu memberikan bukti obyektif
  bahwa mutu produk yang disyaratkan telah dicapai
  dan berbagai unsur sistem mutu telah dilaksanakan
  dengan efektif.
• Audit Mutu Internal
• Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan suatu
  perusahaan untuk melembagakan suatu audit
  sistematis terhadap semua kegiatan yang berkaitan
  dengan mutu, untuk mengetahui apakah prosedur dan
  instruksi memenuhi persyaratan standar
  .Perusahaan juga harus bisa mendemonstrasikan
  bahwa semua operasi dan kegiatan dilaksanakan
  sesuai prosedur tertulis dan semua tujuan sistem
  mutu telah dicapai.
• Pelatihan dan Motivasi
• Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan
  kebutuhan pelatihan harus diidentifikasi dengan
  cermat dan menyiapkan prosedur untuk melaksanakan
  pelatihan semua personil yang kegiatannya
  berkaitan dengan mutu.