Top redenen voor het falen van DMS-implementaties!

1
Top redenen voor het falen van DMS-implementaties!

• ...en hoe proberen die te vermijden.
• FREDERIK ROSSEEL

2
Succesfactoren voor IT-projecten
3
Van DMS naar ECM... En verder
ECM
BPM
DAM
DRM
KM
Collabor-ation
Output
Routing
DMS
WCM
Reporting
Portal
Capture
Workflow
RM
Archiving
Search
Mobility
TCM
4
Kent u dit?
... en ellenlange lijsten met technische
vereisten.
5
Top redenen waarom ECM projecten falen

• 44Underestimated process and organizational
  issues
• 32Lack of knowledge or training among our
  internal staff
• 30Project derailed by internal politics
• 29Uneven usage due to poor procedures and lack
  of enforcement
• 21Underestimated the effort to distill and
  migrate content
• 20Excessive "scope creep"
• 19Failed to address taxonomy and metadata
  concerns
• 18Low user acceptance due to poor design or
  clumsy implementation
• 16Failed to think or benefits/issues beyond our
  business unit.
• (bron AIIM)

6
Redenen voor falen Nummer 7
7
Redenen voor falen Nummer 6
8
Redenen voor falen Nummer 5
9
Redenen voor falen Nummer 4
10
Redenen voor falen Nummer 3
11
Redenen voor falen Nummer 2
12
Redenen voor falen Nummer 1
13
Redenen voor falen Plaatsen 8 tot 11
14
Perceptie bij falende DMS-implementaties

• Dure en lange implementaties
• die vaak niet voldoen aan de gebruikersbehoeften

15
Dé succesfactor bij ECM Change Management

• Doel Samen met de eindgebruikers en management
  zorgen...
• ... dat iedereen op de hoogte is en betrokken is
  bij het project
• ... voor een goede behoeftendefinitie
• ... voor de keuze van het goede product
• ... dat de oplossing voldoende getest wordt
• ... dat de uitrol en implementatie goed gepland
  wordt.
• Een paar basisprincipes
• Werken met kampioenen
• Goede en veel communicatie

16
AdLib Methodologie
17
Awareness / Besef
Doel Creëer besef en kennis over ECM en wat het
voor de organisatie kan betekenen.

• Vragen
• Wat is ECM?
• Wat zijn de belangrijkste disciplines?
• Wat kan het bieden aan onze organisatie?
• Impact van ECM?
• Willen we paperless?

• Hoe
• Workshops
• Presentaties
• Communicatie vanuit het management

18
Define / Definieer
Doel Definieer de behoeften en vereisten inzake
ECM en DMS

• Vragen
• Wat willen we bereiken?
• Wat zijn onze behoeften?
• Wat zijn de projecten met de grootste toegevoegde
  waarde?
• In welk proces inschakelen?
• Zijn we klaar voor ECM en is het wel iets voor
  ons?

• Hoe
• ECM Assessment
• Interviews
• Behoeftendefinitie
• Onderbouwen van de business case
• Opstellen van een projectinventaris

19
Learn / Leer
Doel Doe ervaring op en leer wat ECM is

• Vragen
• Kunnen we ECM integreren in onze omgeving?
• Hoe gaan onze gebruikers er mee om?
• Is het wel iets voor ons?
• Wat is de goede oplossing voor ons?
• Wat zijn de implicaties voor ons?

• Hoe
• Volgen van opleidingen
• Opzetten van een Proof-of-Concept, pilootproject,
  ...
• Productdemos
• Kies de goede oplossing

20
Implement / Implementeer
Doel Bouw een ECM oplossing die aangepast is aan
onze gebruikers-, omgevings-, en technologische
behoeften

• Vragen
• Wat is de technische omgeving?
• Hoe moeten we de oplossing aanpassen aan onze
  behoeften?
• Welk team hebben we nodig?

• Hoe
• Zorg voor een goed ontwerp van de oplossing
• Iteratief werken, verfijnen van de wensen
• Test zorgvuldig
• Migreer de informatie

21
Benchmark / Evalueer
Doel Zorg ervoor dat de oplossing en de mensen
aangepast blijven aan de vereisten.

• Vragen
• Welke opleidingen zijn nodig?
• Hoe kunnen we onze oplossing verbeteren?
• Voldoet alles nog aan de context?

• Hoe
• Uitrolplan
• Opleiding van het operationele team
• Continu evalueren van de oplossing
• Releasematig werken
• ECM Health check

22
Succesfactoren voor IT-projecten
23
Vragen?