Presentaci

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Tesorería Básica
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Índice

• Introducción
• Contenido del curso
• Gestión del extracto bancario
• Gestión de avisos
• Previsión de liquidez
• Posición de Tesorería
• Clearing bancario
• Gestión de caja

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Introducción

• En el curso de Tesorería Básica se verán las
  distintas operaciones a realizar dentro de esta
  área, desde un paso inicial como es la carga del
  extracto del banco (incluyendo su revisión y
  posterior/simultánea contabilización) hasta la
  revisión de los flujos de tesorería a través de
  la previsión y posición.
• También se verá la gestión del libro de caja a
  través del cual se realizan determinados
  cobros/pagos dentro de la sociedad, incluyendo su
  vinculación con la gestión de gastos de viaje.
• El usuario objetivo de esta formación serían
  aquellos encuadrados dentro del área de tesorería
  de la sociedad, gestionando bancos, extractos
  electrónicos y el libro de caja.

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Contenido del curso
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Gestión del extracto bancario
Menú de acceso - Finanzas / Gestión financiera
/ Bancos / Entradas / Extracto de cuentas /
Cargar en
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Códigos externos bancarios e internos de SAP

• Cuando se reciben los ficheros electrónicos con
  los movimientos bancarios diarios , cada Banco ha
  asignado un código propio a cada operación. Estos
  códigos se forman con 5 dígitos
• Concepto común 2 dígitos.
• Concepto propio 3 dígitos.
• Este ingreso ya lo habremos contabilizado con
  anterioridad con una cuenta transitoria de
  bancos, y lo que vamos a hacer con el extracto
  electrónico es conciliar esta cuenta transitoria
  con la final del banco. Para ello SAP trae
  definidas las reglas para que por cada código que
  nos llega en el extracto electrónico se realicen
  las contabilizaciones correctas.

Concepto común
Regla en SAP

Concepto propio
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Diferentes formatos de fichero bancario para
cargar
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PARÁMETROS MAS IMPORTANTES PARA CARGAR EL EXTRACTO
Campo Descripción Tratamiento
Cargar los datos Marque este campo para cargar los ficheros para el extracto de cuenta electrónico al sistema SAP. Obligatorio
Formato de extracto de cuenta electrónico Marcaríamos una C para elegir el formato del Consejo Superior Bancario (España) Obligatorio
Fichero extracto Indicar el nombre del fichero que contiene los datos del extracto a cargar Obligatorio
Upload de estación de trabajo Marcar este campo si trabaja con un PC y desea cargar el fichero desde la unidad de disco para diskettes o el disco duro. Por defecto
Contab inmediata Marcar si se desea que el programa contabilice inmediatamente Opcional
Crear batch input Marcar si se desea crear un juego de datos Opcional
No contabilizar Si se marca este campo, no se crearán contabilizaciones. En el log de contabilización podrán verse entonces las contabilizaciones que habrían sido incluidas en los juegos de datos de batch input si se hubiese lanzado una ejecución real. Opcional
Ejecutar como job de fondo Marcar si se quiere ejecutar en proceso de fondo Opcional
Imprimir extracto de cuenta Marcar si se desea imprimir el extracto de cuenta Opcional
Imprimir log de contab Marcar si se desea imprimir información adicional Opcional
Imprimir estadística Marcar si se desea imprimir estadística Opcional
Separación de listas Marcar si se desea imprimir listas separadas para el log de contabilización y estadística Opcional
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No contabiliza nada y se trata a posteriori
Crea un juego de datos
Dentro de los Parámetros de contabilización es
importante delimitar como queremos que se realice
la misma dado que en algunos casos se querrá
realizar directamente la contabilización y
en Otros se buscará poder revisar como se ha
cargado y las reglas contables que se han
asignado mediante el tratamiento posterior del
extracto (transacción FEBA) que nos permite
realizar esa tarea. Desde dicha transacción
podremos revisarlo y posteriormente
contabilizarlo. Si marcáramos el flag
Contabilización inmediata
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Una vez introducidos los parámetros pulsar
EJECUTAR y nos aparece la siguiente pantalla
En el detalle aparecen las diferentes operaciones
contenidas en el extracto, con su código de
operación externa (la que viene en el fichero) y
el asiento contable propuesto con sus
transitorias.
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Para poder identificar el extracto/s que queremos
tratar se pueden introducir diversos criterios
sociedad, banco propio, id de cuenta. Al
ejecutar veremos la lista de extractos que se
ajusten a estos parámetros de selección.
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En el cuadro izquierdo aparecen los extractos
bancarios con las distintas partidas contenidos
en el mismo. A la derecha, haciendo doble click
en cualquiera de las líneas vemos su nivel de
detalle. En los casos de partidas aún no
contabilizadas aparecerá con el color rojo y
verde en caso de haber sido contabilizados. Como
se ve en la pantalla la agrupación la realiza en
primer lugar por banco propio y después según las
diferentes cuentas bancarias. Hay otra forma de
ver la información pulsando el botón Otra
representación. El texto que aparece en la
parte derecha es el que viene como descripción en
el extracto.
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Mediante esta otra visualización podemos
modificar la regla contable que el sistema ha
asignado al código externo contenido en el
fichero que nos ha enviado el banco. Haciendo
doble click sobre la línea a tratar podremos
elegir otra alternativa. Igualmente podremos
marcar una línea del extracto y bloquearla para
que no se contabilice.
Se despliega una lista con las diferentes reglas
contables configuradas en el sistema
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Desde cualquiera de los dos modos de
visualización tenemos la posibilidad de realizar
la contabilización de la partida. Aquellas que ya
estén contabilizadas aparecerán en verde. Habrá
que marcar la a contabilizar y con el botón
derecho del ratón elegir la opción de
Contabilizar posiciones marcadas. En caso de
haberse marcado en la primera transacción la
contabilización inmediata, nos aparecerá ya en
verde.
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Hay una tercera posibilidad para realizar la
contabilización de las partidas del extracto y es
a través de la transacción FEBP. Se deberán
introducir los datos del extracto y
posteriormente en la pantalla elegir lo que
queremos contabilizar. A su vez, con la
transacción FF.6 podemos visualizar el contenido
de un extracto.
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Para terminar sólo nos quedaría realizar la
compensación automática de nuestras cuentas
transitorias. Compensar los apuntes que se nos
han hecho en el Debe y en el Haber después de
Contabilizar el Documento y de Contabilizar el
Extracto Bancario. La Compensación Automática no
nos realiza ningún asiento contable, solo es un
apunte contable.
TRANSACCIÓN F.13
En el campo de Cuentas de Mayor pondríamos el
intervalo de todas las cuentas transitorias que
queremos compensar. Es recomendable ejecutarlo
primero en modo test para ver las compensaciones
propuestas por el sistema. Los criterios que
buscará serán los definidos previamente en
parametrización.
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• Sociedad.
• Ejercicio ejercicio contable.
• Seleccionar ctas. de mayor se pincha esta opción
  dado que se van a compensar cuentas de mayor
• Cuentas de mayor cuenta del banco que debe ser
  compensada, se selecciona la cuenta transitoria.
• La ejecución podrá ser efectuada en prueba o en
  real (Programa / ejecutar en proceso fondo), y
  con Lista detallada. El sistema compensará
  automáticamente aquellas partidas que tengan el
  mismo importe. El sistema realizará una primera
  ejecución de prueba para que el usuario pueda
  comprobar que efectivamente se compensan las
  partidas correspondientes.
• Si se quita el pincho de ejecución en test y se
  ejecuta la compensación, el sistema realizará la
  compensación en real, avisando previamente de que
  la ejecución de la compensación es en real.

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Gestión de Avisos
Los avisos son aquellas partidas estadísticas que
el usuario generará, como pólizas de crédito
autorizadas, party que irá asociada a la cuenta
bancaria a través del código mnemotécnico de la
misma. Éste código se crea en la IMG (Guía de
Implementación) dentro del módulo de Tesorería.
Los Avisos se diferencian de las Partidas Plan en
que los primeros están asociadas a las cuentas de
bancos y los segundos a grupos de tesorería.
Hay una serie de campos que hay que cumplimentar
obligatoriamente. Por lo tanto se introduce la
sociedad, y la clase de tesorería que se buscará
en el matchcode el adecuado para crear un aviso.
La clase de tesorería se identifica con aquellos
niveles estadísticos creados al efecto para
permitir llevar un contador de los avisos
creados.
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Como datos básicos introducimos la fecha valor,
la cuenta bancaria, el importe y podemos añadir
comentarios que describen el significado del
aviso y que son de libre entrada por el usuario.
Transacción FF63 Según los valores parametrizados
seleccionamos la clase de aviso que queremos
crear para una sociedad en concreto.
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Una vez creados los avisos , podemos
visualizarlos y tratarlos a través de la
transacción FF6A.
Se indica la sociedad de la cual se desea ver los
avisos y dentro de otras periodificaciones por
defecto viene ya el campo posición de tesorería
pinchado si bien se puede delimitar la búsqueda
según los diferentes campos de la pantalla. El
sistema comenzará la búsqueda en cuanto se pulse
.   En la pantalla aparecerán los avisos creados
para la posición de tesorería. Si se pincha o se
hace doble clic sobre un aviso en concreto, se
podrá acceder al registro individual. Desde esta
pantalla se puede borrar el aviso y también se
podrá modificar todos los campos dentro del aviso
pulsando .
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Archivar un Aviso   Desde la pantalla con la
lista de los avisos se pueden ir archivando de
forma que el sistema no tenga en cuenta los
avisos en los informes de posición pero sin
llegar a borrarlos. Para poder archivar los
avisos seleccionamos aquel o aquellos que nos
interese archivar y se pincha en ejecutar . El
sistema guardará el aviso como clase de archivo
durante un periodo de tiempo determinado.   Para
visualizar o recuperar los avisos archivados,
desde la pantalla de selección y en el campo
clase de archivo se selecciona A y ejecutando
con el icono correspondiente, el sistema
seleccionará aquellos avisos archivados SAP
permite la reactivación de los avisos archivados
de forma que se vuelvan a tener en cuenta en los
informes de posición. La recuperación se efectúa
seleccionando el aviso y pinchando en Convertir
. De esta forma se reactiva el aviso.
Aviso
Archivado
Activación
Borrado definitivo
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Al seleccionar un aviso lo archivamos y
posteriormente si lo queremos recuperar elegimos
la clase de archivo A y lo restauramos.
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Posición de Tesorería
La posición de tesorería reproduce la actividad
de las cuentas bancarias sobre un horizonte
temporal. Estos informes recogerán las
contabilizaciones realizadas a las cuentas de
mayor asignadas a los distintos bancos de la
empresa, y también, en las cuentas bancarias
transitorias, como por ejemplo, las cuentas
transitorias de tratamiento de efectos. La
conexión del módulo de Gestión Financiera y el
módulo de Tesorería se llevará a cabo a través de
los Niveles de tesorería. Los niveles de
tesorería agrupan las cuentas de mayor en función
de las operaciones que representen, se indican en
los datos maestros de las cuentas de mayor.
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(No Transcript)
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Saldos bancarios
Cheques contabilizados en la cuenta bancaria de
compensación
Qué información será el origen de la posición de
tesorería?
Transferencias bancarias de salida contabilizadas
en la cuenta bancaria de compensación
Depósitos y préstamos vencederos
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Para la visualización de la posición de tesorería
se deben completar los siguientes campos 1
Sociedad 2 División. ( Si fuera relevante). 3
- Clasificación Introducir la clasificación por
la cual las cuentas deben ser combinadas. Se
busca la clasificación a través del matchcode. 3
Visualizar en siempre se ha de indicar la
moneda en la cual quiere ser visualizado el
informe. Si no se indica la moneda el sistema da
un error por el que pide que se rellene el campo
correspondiente con una moneda. El código del
Euro es EUR 4 - Ejecutar el programa
Mediante la elección de las distintas
clasificaciones se podrán ver los distintos
informes. Las clasificaciones serán aquellas
definidas como de posición.
En los valores de Incremento determinados cada
cuanto tiempo queremos que nos muestre la
posición bancaria diaria, mensual. En el
control de salida podemos modificar el formato de
los importes que nos muestra.
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Es posible crear avisos directamente desde la
posición
El formato de los importes se puede modificar así
como la periodicidad.
Desglose según sea la clasificación que hemos
elegido.
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(No Transcript)
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Previsión de Liquidez
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La previsión de liquidez reproduce la tendencia
de liquidez en las cuentas asociadas (deudores y
acreedores) en un horizonte temporal. Al igual
que en la posición de tesorería se selecciona la
visualización a través de las clasificaciones,
anteriormente definidas por parametrización. La
clasificación define que niveles y grupos de
tesorería deben ser visualizados por el sistema
en la previsión de la liquidez.
Al igual que en la posición de tesorería
seleccionamos los parámetros en función de como
queramos visualizar la previsión de liquidez.
Para la visualización de la posición de
tesorería se deben completar los siguientes
campos 1 - Sociedad rellenar con la sociedad o
de las sociedades de las que queremos ver la
previsión de pagos y cobros. 2 - Clasificación
Introducir la clasificación por la cual las
cuentas deben ser combinadas. Se busca la
clasificación a través del matchcode. 3
Visualizar en siempre se ha de indicar la moneda
en la cual quiere ser visualizado el informe. Si
no se indica la moneda el sistema da un error por
el que pide que se rellene el campo
correspondiente con una moneda. 4 - Ejecutar el
programa
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Para la visualización y navegación se realiza
igual que para la posición de tesorería, haciendo
doble-click con el ratón hasta llegar a la
partida individual, navegando por los diferentes
niveles según sea la clasificación elegida en los
parámetros iniciales. De esta forma, también
tenemos la opción de modificar la visualización a
través de Otra representación y de añadir
avisos mediante la opción Registro individual.
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Clearing Bancario (FF73)
El Clearing de cuentas implica el traslado de los
saldos de diversas cuentas bancarias a una cuenta
destino, manteniendo definidos los saldos en las
cuentas de origen. El sistema crea una propuesta
de clearing a partir de la clasificación
seleccionada en los parámetros de ejecución. La
propuesta contiene el saldo al finalizar el día y
el resultado plan, es decir, los posibles
traslados de cuentas. Esta propuesta se puede
modificar en cualquier momento. El resultado se
imprime en forma de órdenes de pago a los bancos,
así como las notas de pago.
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La clasificación contiene únicamente los costes
que se incluirán en el clearing de cuentas. Es
posible definir clasificaciones distintas en
aquellos casos en que el procedimiento de
clasificación sea distinto. El usuario dispone de
la opción de efectuar un clearing de saldos para
varias sociedades simultáneamente. Para hacerlo,
se utiliza un pool de trabajo que combina varias
sociedades. El clearing de cuentas puede
iniciarse como un programa de informes, lo que
significa que pueden utilizarse variantes.
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El procedimiento para ejecutar el programa es el
siguiente Introduzca la sociedad , o bien, en
caso de realizar un clearing de cuentas para más
una sociedad, el pool de trabajo. En el campo
Fecha plan , introduzca la fecha plan límite en
la que se desea realizar el clearing de
saldos. Introduzca un criterio de agrupación
en el campo Agrupación, que le permitirá
seleccionar cuentas concretas para el clearing.
Introduzca el código nemotécnico de cuenta en
el que se hará el clearing de los importes ,
junto con la sociedad de destino. Si procede,
utilice el campo Saldo mínimo para determinar el
saldo mínimo que debe poseer una cuenta antes de
que ésta se seleccione para el clearing. En el
campo Clase de documento de tesorería, introduzca
una clase de documento asignado al clearing de
cuentas (CL). El importe previsto es el total de
los saldos finales de la Gestión de caja menos
cualquier saldo mínimo definido aplicable. Este
no puede ser el caso de la cuenta de destino
porque ésta no debe contar con un saldo negativo.
Los importes pueden tratarse.
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(No Transcript)
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En un segundo paso, una vez creados los avisos
imprimiremos los formularios que mandamos al
banco para que realicen los traspasos de los
importes.
Al ejecutar la contabilización se procederá a
cancelar los avisos creados en los pasos
anteriores y se contabilizarán los movimientos
correspondientes entre las cuentas transitorias y
nominales implicadas en los traspasos.
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Libro de Caja (FBCJ)

• El libro de caja nos va a permitir hacer apuntes
  contables para gastos e ingresos menores con IVA
  y sin IVA, nos permitirá cobrar o pagar a
  clientes y proveedores, traspasos de caja a
  bancos y viceversa. Esta funcionalidad nos
  permitirá imprimir justificantes y listados de
  los movimientos que se han realizado en las
  cajas.
• Se crean diferentes operaciones según los
  requerimientos de la sociedad
• Entradas y salidas de efectivo al banco.
• Anticipos.
• Suplidos.

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Podemos seleccionar una fecha concreta o un rango
de fechas para mostrar las operaciones de caja
registradas.
Muestra el saldo de la caja, así como los
ingresos y gastos grabados, con el saldo final.
Seleccionamos la sociedad, y dentro de la misma,
el libro de caja con el que queremos operar
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• A la hora de realizar las contabilizaciones hay
  que incluir los siguientes datos
• Operación contable tipo de operación que vamos a
  realizar. Se selecciona de las disponibles al
  abrir el matchcode. Las condiciones ya han sido
  definidas previamente (si la operación de cuenta
  de mayor, de acreedor, si lleva IVA.)
• Importe importe de la operación.
• Otros Según sea la naturaleza de la operación
  habrá que completar otros datos como centro de
  coste, sociedad GL, número de empleado.
• La operación tendrá varios estatus

Operación no registrada en caja Operación
grabada pero no contabilizada (pero actualiza el
saldo) Operación contabilizada en FI
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De cada una de las operaciones que se introduzcan
en el libro de caja tenemos la posibilidad de
imprimir el recibo pulsando el botón
. A continuación seleccionaremos el
dispositivo de salida que queremos
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Igual que podemos imprimir recibos podemos
obtener el diario de las operaciones del libro de
caja para un periodo determinado
Pulsamos en la impresora para lanzar la impresión
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Para el pago a través de caja de ciertas
partidas, principalmente derivadas de gastos de
viaje, se ha creado una aplicación nueva que se
lanza a través de la transacción ZFI_GEST_PA_CJ.
Su funcionamiento consiste en tres pasos 1º)
Selección de las partidas abiertas que se quieren
pagar a través del libro de caja, según un
listado que muestra la aplicación. 2º) Grabación
y contabilización de manera estándar en el libro
de caja. 3º) Al salir de la aplicación del libro
de caja realiza la compensación de la partida.
Sociedad y Caja elegida
Criterios de selección para visualizar partidas
Seleccionar partidas o tratarlas en el libro de
caja
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Una vez seleccionadas, a través del libro de caja
se graban y contabilizan. Al salir del libro de
caja realiza de forma automática la compensación
de la partida.
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En esta pantalla, tras ejecutar el programa con
los parámetros elegidos, vemos en primer lugar la
columna de status que nos indica si se ha llevado
ya a caja (en verde y por lo tanto no permite
volverlo a hacer para evitar duplicidades), no se
ha llevado aún (amarillo) o se ha intentado
llevar en alguna ocasión interior y ha dado error
(rojo) pero que permite volverlo a intentar.