PENGURUSAN PERAKAUNAN PANJAR

1
PENGURUSAN PERAKAUNAN PANJAR

• 10 APRIL 2013

2
AP3 TAFSIRAN PWR

• Sejumlah wang yang diberi kepada pegawai
  perakaunan untuk membolehkannya membuat
  pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan
  runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu
  kepada sesuatu maksud perbelanjaan
• Ia boleh juga digunakan bagi memberi pendahuluan
  wang tunai segera kepada pegawai-pegawai yang
  memerlukan wang untuk membayar belanja kecuali
  untuk bayaran tuntutan perjalanan

2
3
ARAHAN PERBENDAHARAAN PANJAR

• AP111 a b
• - Kebenaran panjar
• AP112 a b
• - Permohonan panjar
• AP113 - a, b, c, d, e, f g
• - Pengendalian panjar
• AP309 a b
• - Pemeriksaan mengejut

4
AP111(a)MEMBENARKAN PANJAR

• Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai
  Kewangan Negeri boleh membenarkan Akauntan Negara
  atau Akauntan Negeri atau Bendahari Negeri,
  mengikut mana yang berkenaan mengadakan panjar,
  dan Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/
  Bendahari Negeri boleh mengizinkan pengeluaran
  panjar jika didapati perlu bagi seseorang pegawai
  awam ada wang padanya untuk membuat bayaran

4
5
AP111(b)PANJAR DIGUNAKAN BAGI MAKSUD TERTENTU

• Panjar mestilah digunakan hanya bagi maksud ianya
  diadakan dan hendaklah dikeluar dan diakaunkan
  semata-mata mengikut syarat-syarat kelulusan yang
  diberi

5
6
AP112(a)PERMOHONAN PANJAR

• Senarai panjar dan amaunnya yang dikehendaki oleh
  jabatan, termasuk panjar wang runcit, hendaklah
  disampaikan oleh Ketua Jabatan kepada Akauntan
  Negara atau Akauntan Negeri atau Bendahari
  Negeri. Amaun itu hendaklah dihadkan kepada
  keperluan minimum dengan mengingati bahawa
  rekupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam
  sebulan

WHY???
6
7
AP112(b)PERMOHONAN PANJAR

• Permohonan oleh Ketua Jabatan hendaklah
  menyatakan dengan terang mengapakah panjar itu
  dikehendaki

7
8
AP112PERMOHONAN MEWUJUDKAN PANJAR

• Senarai semak -
• Surat permohonan dikemukakan bersama surat
  sokongan dari Kementerian / JMS / Ibu Pejabat
  masing-masing
• Justifikasi keperluan
• Anggaran perbelanjaan sebulan
• Borang GFMAS maklumat penerima bayaran
• Rekupmen 6 bulan terdahulu bagi Permohonan
  Tambahan

8
9
CARTA ALIRPERMOHONAN PANJAR
CARTA ALIRAN PERMOHONAN PANJAR
PTJ mengemukakan surat permohonan ke Ibu pejabat
/ Kementerian
Surat sokongan dikembarkan bersama permohonan
Pohon maklumat dr. Ibu pejabat/ Kementerian.
Tidak Lengkap
JANM akan menyemak permohonan Justifikasi
keperluan.
Lengkap
JANM kemukakan surat kelulusan
Mula digunakan
10
JENIS-JENIS PANJAR

• PANJAR GAJI
• PANJAR SEPERDUABELAS
• TIGA PERDUABELAS
• PANJAR UNIT
• PANJAR WANG RUNCIT
• PANJAR KHAS

11
AP113(a)PROSES APUNGAN PANJAR

• Apabila kelulusan diterima, buat BB Apungan
  Panjar mengikut arahan yang ditetapkan
• Amaun apungan akan dipertanggungkan kepada Kod
  Amanah 251010 (01011)
• Rekupmen bagi perbelanjaan seterusnya
  dipertanggungkan kepada vot. Sebab itu, hanya
  Jabatan berstatus PTJ yang dibenarkan mempunyai
  PWR

11
12
AP113(b)(i)BB PERLU DISOKONG

• Pemegang panjar hendaklah mendapatkan bil dan
  dokumen sokongan untuk semua bayaran daripada
  panjar. Jika tiada, satu perakuan hendaklah
  diminta daripada pegawai yang menuntut bayaran

12
13
AP113(b)(ii)BB HANTAR KE PEJ PERAKAUNAN

• Apabila panjar perlu direkup, baucar bayaran
  bersama dengan senarai bayaran berserta dokumen
  sokongan hendaklah disediakan dan dihantar ke
  JANM
• Walaubagaimanapun, bagi eSPKB, dokumen sokongan
  panjar hendaklah disimpan dengan teratur dan
  selamat di jabatan penyedia untuk naziran / audit
  / simpanan dokumen kewangan / dll

13
14
AP113(d)(i)PENYELENGGARAAN PANJAR

• Tiap-tiap pegawai yang menerima panjar mestilah
  menyelenggara suatu Buku Tunai Panjar mengikut
  bentuk seperti di Lampiran A dengan menunjukkan
  semua amaun yang diterima dan dibayar.
• Bagi wang runcit, format seperti dalam bentuk
  yang disediakan di Lampiran A1 hendaklah
  digunakan.
• Semua baucar mestilah dinombor dan dicatatkan
  pada hari ianya dibayar. Buku Tunai hendaklah
  dijumlahkan tiap-tiap hari

14
15
AP113(d)(ii)PENYELENGGARAAN PANJAR
Pada akhir tiap-tiap bulan, Buku Tunai Panjar
hendaklah disesuaikan dengan penyata bank jika
ada dan pemegang panjar hendaklah mengesahkan
baki buku tunai dengan tunai sebenar.
Bayaran-bayaran dari panjar hendaklah
dilaraskan ke akaun perbelanjaan sebelum akhir
tahun
AP113(d)(iii)PENYELENGGARAAN PANJAR

• Bagi panjar yang mempunyai Akaun Bank, Ketua
  Jabatan hendaklah bertanggungjawab memastikan
  baki di Buku Tunai tidak terlebih dikeluarkan

15
16
HAD AMAUN PWR
Had amaun panjar wang runcit bagi setiap
pusat tanggungjawab (PTJ) ditetapkan seperti
berikut PTJ AMAUN a) PERINGKAT
KEMENTERIAN RM5,000.00 b) PERINGKAT IBU
PEJABAT RM3,000.00 c) PEJABAT DI PERINGKAT
NEGERI RM2,000.00 d) PEJABAT DI PERINGKAT
DAERAH RM1,000.00

17
AP113(e)PERTUKARAN PEGAWAI

• Apabila berlaku sesuatu pertukaran pegawai yang
  mengendalikan sesuatu panjar (termasuk PWR) suatu
  penyata serupa dengan penyata bulanan/tahunan
  panjar yang menunjukkan kedudukan panjar pada
  masa penyerahan tugas hendaklah disediakan dan
  ditandatangani oleh kedua-dua pegawai yang
  menyerah tugas dan mengambil alih tugas dan
  disampaikan kpd Akauntan Negara _at_ Akauntan Negeri
  _at_ Bendahari Negeri yang telah memberi panjar itu
  dan satu salinan kpd pegawai pengawal

17
18
AP113(f)REKUPMEN AKHIR DAN SIJIL PERAKUAN PWR

• Pada penghujung tahun, Semua Pemegang Panjar
  hendaklah mengemukakan satu Sijil Perakuan Panjar
  bersama-sama rekupmen terakhir bagi tahun
  tersebut kepada Akauntan Negara _at_ Akauntan Negeri
  / Bendahari Negeri dengan satu salinan kepada
  Ketua Audit Negara

18
19
AP113(f)REKUPMEN AKHIR DAN SIJIL PERAKUAN PWR

• Sijil perakuan PWR perlu dikemukakan bersama-sama
  rekupmen akhir ke PP di mana rekupmen dibuat dan
  apungan berada. Format sijil boleh diperoleh dari
  Pekeliling Penutupan akhir tahun JANM

19
20
(No Transcript)
21
(No Transcript)
22
(No Transcript)
23
AP113(g)PENUTUPAN PANJAR

• Sekiranya sesuatu panjar tersebut tidak
  diperlukan lagi, Ketua Jabatan hendaklah
  mengemukakan cadangan / permohonan untuk menutup
  akaun berkenaan kepada Akauntan Negara _at_ Akauntan
  Negeri/Bendahari Negeri.
• Setelah diluluskan panjar hendaklah ditutup dan
  wang panjar tersebut hendaklah dipulangkan kepada
  Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari
  Negeri

23
24
AP113(g)TATACARA PENUTUPAN PANJAR

• Penutupan penuh atau sebahagian panjar
• Pastikan penutupan di pejabat perakaunan di mana
  rekupmen dibuat
• Semak Kod Jab/Kod PTJ/Kod Vendor dan jumlah
  apungan
• Sediakan amaun yang ingin dipulangkan dan bankkan
  ke akaun JANM
• Sediakan penyata pemungut jenis D5(eSPKB) dan D6
  (manual)

24
25
AP309(a) (b)PEMERIKSAAN MENGEJUT

• Ketua Jabatan perlu mengadakan pemeriksaan
  mengejut berkala sekurang-kurangnya sekali dalam
  6 bulan terhadap wang dalam jagaan pegawai di
  jabatannya
• Segala butiran pemeriksaan hendaklah direkodkan
  dan disimpan untuk pemeriksaan Lembaga Pemeriksa

25
26
AP 315 322KEHILANGAN PANJAR

• Laporkan kehilangan wang kepada polis tidak lewat
  daripada 24 jam dari waktu kehilangan diketahui
• Membuat laporan awal dan kemukakan kepada Pegawai
  Pengawal dan Pihak Berkuasa Kewangan. Salinan
  laporan diserahkan kepada Audit Negara Akauntan
  Negara

26
27
PP 13/2008KEHILANGAN PANJAR

• Pegawai Pengawal mohon pendahuluan kumpulan wang
  pendahuluan diri (kehilangan wang awam 853208)
  bagi menggantikan amaun yang hilang
• Pendahuluan perlu diselaraskan apabila kelulusan
  hapuskira diperoleh

27
28
GARIS PANDUAN TUNTUTAN MELALUI PWR

• Perbelanjaan runcit merupakan pembelian
  barang-barang yang dibenarkan dlm kuantiti kecil
• Sekiranya barangan atau perkhidmatan telah
  dirancang dan perbelanjaannya telah diambilkira
  dalam buku bajet tahunan jabatan, maka barangan
  atau perkhidmatan tersebut hendaklah dibeli
  melalui kaedah pesanan tempatan

28
29
GARIS PANDUAN TUNTUTAN MELALUI PWR

• Pengecualian hanya bagi kes segera atau
  kecemasan sahaja. Bermakna perbelanjaan tersebut
  tidak berulang-ulang setiap bulan dan menjadi
  amalan pembayaran melalui PWR
• Bayaran atau perbelanjaan PWR adalah di bawah OA
  20000
• Perbelanjaan yang melibatkan kaedah tuntutan
  melalui borang TnT tidak boleh dibayar melalui
  PWR kecuali belanja perbelanjaan yang tidak
  melibatkan borang TnT seperti bayaran parking dan
  tol pemandu jabatan yang membawa kenderaan jabatan

29
30
BAYARAN PWR

• Pegawai yang ingin membuat pembelian menggunakan
  PWR perlu mendapatkan kebenaran daripada Pemegang
  Panjar untuk memastikan peruntukan sesuatu maksud
  perbelanjaan adalah mencukupi sebelum pembelian
  dibuat
• Baucar Kecil Kew50 perlu digunakan untuk tujuan
  pembayaran melalui PWR dan disokong dengan
  resit/dokumen sokongan. Jika resit/dokumen
  sokongan tidak disertakan, perlu tandatangan di
  ruang tepi kiri baucar kecil
• Perakuan perlu dicop di atas resit/dokumen
  sokongan sebagai langkah kawalan dalaman

31
REKUPMEN PWR

• Rekupmen PWR boleh dibuat gt 1x dalam sebulan
• Pemegang panjar hendaklah memastikan baki wang
  tunai yang ada di tangan mencukupi pada setiap
  masa bagi membuat bayaran. Sebagai langkah
  kawalan, rekupmen perlu dibuat apabila wang tunai
  di tangan berbaki sekurang-kurangnya 1/3 daripada
  had apungan yang diluluskan
• PTJ perlu menyediakan baucar bayaran rekupmen
  PWR melalui modul BB Panjar Wang Runcit di eSPKB
  / baucar manual dengan mempertanggungkan kepada
  kod objek yang berkenaan

32
C
D
A
B
33
REKUPMEN PWR

• Dokumen berikut perlu disertakan bersama dengan
  baucar bayaran semasa rekupmen dibuat
• - keratan asal buku wang runcit yang telah
  ditandatangani oleh penyedia dan pegawai
  menyemak
• - dokumen asal baucar kecil Kew50
• - dokumen sokongan seperti resit DLL

34
REKUPMEN PWR

• Pemegang panjar akan menerima bayaran rekupmen
  PWR melalui Cek / EFT
• Bagi bayaran melalui cek, Pemegang Panjar
  hendaklah menunaikan cek tersebut di bank
• Bagi pembayaran melalui EFT, Pemegang Panjar
  hendaklah mengemukakan cetakan e-Maklum ke bank
  selepas Tarikh Bank Proses seperti cetakan
  e-Maklum
• Hanya pegawai yang diberi kuasa seperti Borang
  AK52 yang dibenarkan untuk mengesah dan
  menunaikan cek/EFT panjar

35
REKUPMEN PWR

• Sekiranya notifikasi pembayaran rekupmen PWR
  tidak boleh dicetak disebabkan oleh masalah
  sistem, Pemegang Panjar perlu mendapatkan surat
  pengesahan daripada pejabat perakaunan

36
BAYARAN TUNAI PANJAR WANG RUNCIT

• Amaun setiap satu bil tidak melebihi RM500
• Boleh dibuat dalam keadaan yang betul-betul perlu
  dan segera
• Tiada dokumen pembelian diperlukan (cukup dengan
  resit sahaja)
• Perolehan bernilai sehingga RM500.00 sahaja bagi
  satu resit

37
ISU ISU NAZIRAN

• Dokumen sokongan perlu disertakan memo mesy.
• Amaun pada Kew 50 berbeza dengan resit yang
  dilampirkan
• Terdapat pindaan tarikh pada bil tunai yang tidak
  ditandatangan
• Perihal bayaran perlu jelas bil rekupmen / tahun

37
38
ISU ISU AUDIT

• PWR tidak direkup dalam tahun semasa
• Bertentangan dengan AP113(d)(ii) iaitu semua
  bayaran daripada panjar perlu dilaras ke akaun
  perbelanjaan sebelum akhir tahun
• Perlu mohon kelulusan Perbendaharaan
• Bayaran dibuat secara AP58(a) setelah mendapat
  kelulusan

38
39
ISU ISU AUDIT

• Tuntutan perbelanjaan melebihi had yang
  dibenarkan oleh SPP bil 2 tahun 2002
• Sijil perakuan panjar tidak dikemukakan, tidak
  lengkap atau tidak ditandatangani
• Perbelanjaan yang tidak sesuai dibuat melalui PWR
• Kehilangan atau kecurian PWR belum diambil
  tindakan mengikut PP 13/2008

39
40
LATIHAMAL
41
SOALAN
42
S E K I A N
TERIMA KASIH