t

1
Justiça Federal

• GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS
  DA JUSTIÇA FEDERAL

2
Objetivos Gerais

• Cumprir meta 5
• Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas
  (Gestão de Processos de Trabalho).

3
Objetivos Específicos

• Apresentar o conceito e histórico da meta 5
• Apresentar noções básicas de gerenciamento de
  rotinas
• Identificar a importância do gerenciamento de
  rotinas no contexto do planejamento estratégico
  da 5ª Região (novo modelo de gestão).

4
Objetivos Específicos

• Apresentar os papéis
• Apresentar a ferramenta bizagi
• Apresentar o fluxo e as boas práticas do
  Procedimento Comum Ordinário Cível

5
CONCEITO E HISTÓRICO

• Meta Prioritária 5 Implantar método de
  gerenciamento de rotinas (gestão de processos de
  trabalho) em pelo menos 50 das unidades
  judiciárias de 1º grau.
• Metodologia sugerida pelo CNJ
• Escopo para JF fluxo do processo civil comum
  ordinário, da distribuição da petição inicial até
  a sentença
• Metodologia sugerida oficinas de mapeamento e
  modelagem de processos executados por Diretores e
  Servidores das unidades judiciárias e validados
  por Magistrados.
• Ferramenta Bizagi
• Cumprimento da Meta
• Fluxo do processo otimizado implantados em pelo
  menos 50 das unidades judiciárias até 31 de
  dezembro de 2010

6
Definição de processos de trabalho
Conjunto de atividades ligadas que toma um
insumo e o transformam para criar um resultado.
Ordenação específica das atividades de trabalho
no tempo e no espaço com um começo, um fim,
entradas (input) e saídas (outputs) claramente
identificados.
7
Exemplo de processos de trabalho
8
Gerenciamento de Rotinas

• É o conjunto de atividades que procura, entre
  outros
• Identificar problemas (gargalos / sobreposição)
  de atividades
• Identificar o tempo de execução de cada
  atividade

9
Gerenciamento de Rotinas

• Identificar possibilidades de delegação
• Elaborar manuais das rotinas, facilitando a
  multiplicação dos conhecimentos
• Padronizar as rotinas das unidades conforme suas
  competências

10
Gerenciamento de Rotinas

• Definir procedimentos mais ágeis
• Acompanhar o desempenho na execução dos
  processos de trabalho.
• Evitar retrabalhos

11
O novo modelo de gestão da justiça federal
12
Planejamento Estratégico
ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA
OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS
13
(No Transcript)
14
Missão da Justiça Federal
Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional
acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça
Federal da 5ª Região
15
Visão de Futuro da Justiça Federal
Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como
referência de segurança jurídica,
transparência,efetividade e rapidez na prestação
jurisdicional, bem com de eficiência
administrativa
16
Objetivos Estratégicos
Eficiência Operacional
Agilizar os trâmites judiciais e administrativos
Otimizar a gestão dos custos operacionais
17
Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal
Amanha
Estratégia
Para onde Desejamos ir ? Quando devemos Chegar la
?
3
2
Hoje
1
Processos
Projetos
Como modificar O que estamos Fazendo para Chegar
onde Desejamos ir ?
O que estamos Fazendo ?
18
ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA
JUSTIÇA FEDERAL ?
19
ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA
JUSTIÇA FEDERAL?
PESSOAS
Relatório de Auditoria
Sistemas Informatizados
Notícias/Clippings e Sites Externos
Planejamento estratégico
Pesquisa de satisfação
Prospecção de novas tecnologias e métodos
Relatório Estatísticos sobre Processos Judiciais
20
Como utilizar o conhecimento da Justiça Federal
SOBRE SEUS PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOS
21
A necessidade de se conhecer e compartilhar os
procedimentos da Justiça Federal
22
Contribuir
COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO
JUSTIÇA FEDERAL
23
Disseminar
BOA PRÁTICA
BOA PRÁTICA
BOA PRÁTICA
BOA PRÁTICA
BOA PRÁTICA
COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO
JUSTIÇA FEDERAL
24
gestão de processos PRÁTICA
25
Aplicando a Gestão de Processos
1
2
3
4
5
4) DISSEMINAR e IMPLANTAR boas práticas
3) UNIFORMIZAR o repositório de boas práticas
2) Modelar processos e CONTRIBUIR com boas
práticas
5) MONITORAR O DESEMPENHO dos Processos
1) DESDOBRAR ESTRATÉGIA para Processos
Mapa Estratégico
Mapa Estratégico
PROCESSOS ESTRATÉGIA
PROCESSOS ESTRATÉGIA
26
Papéis no gerenciamento de rotinas

• Especialistas
• Analistas de Processo
• Coordenadores dos escritórios nacionais,
  regionais e seccionais

27
APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI
28
APRESENTAÇÃO DO FLUXO
29
APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS
30
Boas práticas

• BP 1 Utilizar formulário como checklist ao
  analisar a petição inicial, considerando os
  seguintes itens
• Pedido de justiça gratuita
• Pedido de liminar/tutela
• - Prioridade de tramitação
• - Recolhimento de custas
• -Verificação dos dados da autuação partes e
  advogados (CPF e CNPJ), classe, objeto, assunto
  etc...
• - Adequação do valor da causa
• - Representação processual (destacar MPF e DPU)

31
Boas práticas

• BP 2 Nas demandas previdenciárias
  (auxílio-doença, aposentadoria por invalidez,
  benefício assistencial) em que a parte for
  beneficiária da Assistência Judiciária Gratuita,
  no despacho inicial, determinar a realização da
  perícia, se necessário (incapacidade laboral
  controversa), já apresentando os quesitos
  judiciais. Na contestação, o réu deverá trazer os
  quesitos e indicar assistente técnico. Na
  réplica, o autor trará seus quesitos e indicará o
  assistente técnico. Deverão ser fixados os
  honorários no despacho inicial.

32
Boas práticas

• BP 3 Sinalizar na capa do processo, quando
  cabível, usando etiquetas e/ou lembretes no
  Tebas, de
• - Justiça gratuita
• - Prioridade idoso
• - Interesse de incapaz
• - Defensor Público
• - Prioridade portador de deficiência

33
Boas práticas

• - Suspeição/impedimento
• - Liminar/Tutela antecipada
• - Liminar/tutela postergada
• - Agravo Retido
• - Segredo de Justiça
• - Perícia
• - Audiência.
• - Meta2

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Boas práticas

• BP 4 Utilização e atualização de banco de dados
  centralizado de peritos, a cargo do Núcleo
  Judiciário, que viabilize consultas.

35
Boas práticas

• BP 5 Atualizar o banco de dados de peritos,
  através de consulta prévia e convites pelo site,
  acerca de seu interesse e disponibilidade,
  formalizando mediante formulário assinado.

36
Boas práticas

• BP 6 Ao despachar a petição inicial com
  determinação de citação, requisitar a prova
  documental em poder da parte ré (PA, ficha
  financeira, extrato bancário, etc).

37
Boas práticas

• BP 7 Sempre que o laudo pericial for favorável
  ao autor, intimar o INSS para se manifestar sobre
  o laudo, apresentando eventual possibilidade de
  acordo com memória de cálculo.

38
Boas práticas

• BP 8 Nos casos de perícia médica, dar
  preferência à nomeação de especialista em
  medicina do trabalho.

39
Boas práticas

• BP 9 Disponibilizar local apropriado para a
  realização de perícias, no âmbito do Fórum,
  preferencialmente dividindo o espaço utilizado
  pelos JEFs.

40
Boas práticas

• BP 10 Elaborar, a partir do acervo da vara,
  modelo de despacho e certidão padrão seguindo a
  sequência lógica do fluxo validado.

41
Boas práticas

• BP 11 No ato do deferimento da prova pericial,
  utilizar despacho cheio conforme modelo da
  vara, contemplando os seguintes itens
• - Nomear perito
• - Intimar as partes para apresentação de quesitos
  e indicação dos assistentes técnicos
• - Intimar o perito por telefone/e-mail/pessoal,
  certificando nos autos
• - Intimar o perito para formular sua proposta.

42
Boas práticas

• - Valor da perícia
• - Fixada pelo juízo (avaliar a complexidade e
  casos de justiça gratuita)
• - Proposta pelo perito (intimar as partes para
  falarem sobre a proposta de honorários. Havendo
  concordância, intimá-la para efetuar o
  depósito. Havendo discordância, encaminhar para
  apreciação do juiz)
• - Intimar o perito para designar a data do exame
  e, após, as partes sobre a data designada
• - Início da perícia somente após a efetivação do
  depósito
• - Liberação da integralidade dos honorários
  periciais somente após os eventuais
  esclarecimentos prestados pelo perito

43
Boas práticas

• BP 12 Nos casos de expedição mandado de
  intimação do perito com campo destinado à
  designação do dia, hora e local, pelo próprio
  perito e, em seguida, intimar as partes indicadas
  no mandado da data designada.

44
Boas práticas

• BP 13 Quando se tratar de perito não
  cadastrado, encaminhar junto ao mandado de
  intimação formulário próprio para indicação dos
  dados pessoais do perito (CPF, PIS/PASEP/NIT,
  dados bancários etc).

45
Boas práticas

• BP 14 Utilizar, como regra, a remessa dos autos
  aos órgãos públicos para citações/intimações, por
  meio de convênios firmados entre a Seção
  Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda
  Nacional, PRF, AGU e outros).

46
Boas práticas

• BP 15 Delegação de Atos Utilização do
  Provimento 01/2009 da CR do TRF5.

47
Boas práticas

• BP 16 Autorizar o cumprimento de
  citação/intimação, independentemente de despacho,
  das Cartas Precatórias/Ordens, bem como as suas
  devoluções, pelo Diretor de Secretaria ou pela
  Central de Mandados, onde houver, mediante ofício
  ou remessa.

48
Boas práticas

• BP 17 - Instituir método de gerenciamento de
  prazos
• - Extração de relatório
• - Método de controle de alertas
• - Prazo máximo de monitoramento mensal, podendo
  ser menor
• - Após o primeiro ano, reduzir o prazo de
  monitoramento para quinzenal ou menor.

49
Boas práticas
BP 18 No sistema TEBAS, criar atividades na
fase de movimentação interna (111) vinculando-as
às atividades do processo, o que viabilizará o
controle através de relatórios extraídos do
sistema (ex controle de prazos, publicação,
cumprimento etc).
50
Boas práticas

• BP 19 - Institucionalizar encontros trimestrais
  (calendário anual preestabelecido) entre
  diretores de secretaria por parte da Direção do
  Foro e grupo eletrônico regional (pauta
  compartilhada entre diretores com posterior
  consolidação).

51
Boas práticas

• BP 20 Inserir no despacho de marcação de
  audiência a responsabilidade da parte em trazer
  suas testemunhas, independentemente de intimação,
  salvo quando houver requerimento para intimação
  pessoal da testemunha.

52
Boas práticas
BP 21 Extrair relatório de prazo vencido (mov.
14) para ser entregue aos órgãos públicos, quando
da retirada dos processos com vista.
53
Boas práticas

• BP 22 No ato de elaboração de algumas minutas,
  juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex.
  despacho determinando oficiar, acompanhado do
  expediente correspondente).

54
Boas práticas

• 23 No ato da determinação de emenda, indicar o
  vício a ser sanado.

55
Boas práticas

• BP 24 Utilizar a carta precatória recebida
  (quando a carta atender os requisitos do mandado
  judicial) como mandado para agilizar o seu
  cumprimento.

56
Contatos Escritórios de Processos

• Geraldo Alves
• Tribunal Regional Federal da 5ª Região
• (81) 3425-9287
• gasilva_at_trf5.jus.br
• Carlos Aberto
• Seção Judiciária da Paraíba
• (83) 2108-4176
• planejamento_at_jfpb.jus.br