Welkom!!

1
Welkom!!

• Bij de bijeenkomst over
• Functionerings- Beoordelingsgesprekken
• Arnold van der Leden
• KEI Consultancy
• www.keiconsultancy.nl

2
Wie is wie.?

• Zeer kort voorstelrondje
• Wie ben je?
• En wat zijn je behoeftes vanavond?

3
Wat gaan we vanavond doen?

• Kort rollenspel van trainer
• Theorie
• Oefenen feedback geven
• Evaluatie van de oefening
• Pauze
• Theorie FG BG
• Voorbereiden van een functioneringsgesprek
• Resumé
• Afronden van de avond en eindevaluatie

4
Kortom

• Plezier maken..
• en
• ook nog wat leren!!

5
Theorie

• In FB gesprekken komt van alles samen
• Geschiedenis van de medewerker
• Spanning tussen medewerker en leidinggevenden,
  andere medewerkers..
• Aansturingsproblemen
• Onduidelijkheden (in werkwijze, doelstellingen,
  communicatie)
• Feedback geven
• Etc etc etc

6
Daarom

• Is het belangrijk om FB gesprekken goed en
  adequaat te doen.
• Onthoud altijd het doel!
• (wat is het doel??)

7
Doel(en) FB gesprekken

• Motivatie versterken!!!
• En dan ook
• . beter met elkaar laten samenwerken..

8
Korte rollenspelen

• Trainer speelt een aantal rollen
• Deze persoon zit tegenover je..

9
Daarom een stukje theorie
Soorten communicatie
Inhoud Intonatie Non Verbaal
35
20
45
10
Conclusie

• We moeten in communicatie allereerst goed
• Kijken, daarna
• Luisteren ( actief luisteren en open vragen
  gebruiken)
• Uitvragen (of doorvragen)
• Toetsen, en
• Samenvatten
• Kortom in communicatie zijn we de KLUTS

11
Waar gaat het mis?

• Onduidelijkheden in verwachting, aansturing,
  doelen, etc
• Verkeerde manier van feedback geven in het
  verleden
• Sterke taakgerichtheid van leidinggevende ipv
  mensgerichtheid
• Communicatie en dan met name de
  luistervaardigheid van de leidinggevende
• Geen oog voor eigen valkuilen.

12
Het belangrijkste..

• Geef feedback op het moment dat iets gebeurt..
• Ken je dat, dat je (negatieve) feedback uitstelt?

13
Daarom nu oefenen

• Op feedback geven
• Je hoort dat een medewerker negatief roddelt over
  een ander
• Een medewerker levert een document te laat aan
  een andere medewerker aan(komt afspraak niet na)
• In groepjes van vier
• Methode
• G methode (gedrag, gevolg, gevoel, gewenst
  gedrag)
• 20 minuten de tijd (minimaal twee van de vier
  personen moeten hebben geoefend in feedback
  geven..)
• Bereid het eerst voor, voordat je het rollenspel
  uitvoert..

14
Evaluatie van rollenspel

• Wat hebben jullie geleerd?
• Wat ging goed?
• Wat kon beter?

15

• PAUZE

16
Voorbereiding FG en BG

1. Is bekend op welke punten medewerker wordt
   afgerekend?
2. Zijn plussen en minnen van medewerker goed
   bijgehouden?
3. Nodig medewerker schriftelijk uit, geef hierin
   uitleg over doel en voorbereiding
4. Bereid gesprek goed voor (zijn er emoties,
   geschillen, bereid ook complimenten voor, denk
   aan je doelstelling)

17
Verschil Functionerings- en beoordelingsgesprekken

Basisvoorwaarden Houdt alle zaken bij in personeelsfile Wissel verbeterpunten af met complimenten (!!) Wees duidelijk in reden van het gesprek naar medewerker Houdt eigen doel voor het gesprek in de gaten (motiveren) Maak afspraken SMART (concreet en op een tijdstip) Sluit gesprek altijd positief af Basisvoorwaarden Houdt alle zaken bij in personeelsfile Wissel verbeterpunten af met complimenten (!!) Wees duidelijk in reden van het gesprek naar medewerker Houdt eigen doel voor het gesprek in de gaten (motiveren) Maak afspraken SMART (concreet en op een tijdstip) Sluit gesprek altijd positief af
Functioneringsgesprek Beoordelingsgesprek
Medewerker bereidt zich ook voor Manager bereidt eindbeoordeling voor
Vooral op toekomst gericht Beoordeling ahv het verleden
Afspraken om te verbeteren Afrekening op basis van verleden
Gelijkwaardig, tweezijdig vraag ook feedback!!!! 1-richting manager-medewerker je beoordeelt medewerker
Tijdsduur ca. een uur Tijdsduur max. half uur
18
Structuur Beoordelingsgesprek

• Nodig medewerker schriftelijk uit
• Bereid gesprek voor op en ---
• Aanvang van gesprek het ijs breken
• Uitleg over doel van het gesprek
• Afrekenpunten doornemen, feedback geven per punt
• Conclusie van functioneren promotie, salaris..
• SMART afspraken maken
• Positief het gesprek eindigen!!

19
Structuur Functioneringsgesprek

• Nodig medewerker schriftelijk uit, vraag
  medewerker gesprek voor te bereiden (wat gaat
  goed, waar behoefte aan, waar moeite mee)
• Bereid gesprek goed voor ( en --), wees bereid
  ook feedback te krijgen!!!!
• Aanvang van gesprek kwispelen! Doel
  uiteenzetten, gezamenlijk agenda bepalen
• Agendapunten bepraten
• SMART afspraken maken
• Positief afsluiten

20
Belangrijk bij Functioneringsgesprekken

• Tweezijdig, dit betekent
• Luisteren!
• Vertrouwen met elkaar opbouwen
• Feedback vragen en ontvangen ook over eigen
  functioneren!
• Mening/ ideeën van medewerker zeer serieus nemen
• Neem genoeg tijd in acht

21
Werkopdracht bereid concreet een FG voor

• Iedereen bereid een FG concreet voor één van uw
  medewerkers voor
• Concrete afrekenpunten van uw medewerker
• en ---
• De structuur van het gesprek
• Bereidheid om ook feedback te krijgen ( open
  vragen stellen en luisteren)
• Goede ijsbreker/ aanvang van het gesprek bedenken
  (essentieel)

22
Resumé van de avond

• Spreek feedback direct uit ( en ---)
• Let op wijze van feedback uitspreken (G
  methode)
• Houd feedback bij in personeelsfile
• Bepaal afrekenpunten van medewerker

23
Resumé van de avond

• Bereid FG en BG goed voor
• Nodig medewerker schriftelijk uit (doel, evt.
  voorbereidingsopdracht erin)
• Pak punten uit personeelsdossier van afgelopen
  tijd
• Pak afrekenpunten erbij
• Bereid en voor
• Bereid structuur gesprek voor (o.a. doel)
• Bereid je voor op verschil tussen FG en BG

24
Resumé van de avond

• Tijdens FG of BG
• Goede aanvangsfase om het ijs breken
• Reden uitspreken van gesprek
• Structuur vasthouden
• en uitspreken (die al bekend zijn)
• Concrete afspraken maken
• Maar vooral positief afsluiten

25
Vragen??

• Succes met de gesprekken!!
• Bedankt voor de aandacht!
• Voor meer informatie of hulp kom ik
• graag vrijblijvend bij u langs!
• Arnold van der Leden
• 076-5656661
• www.keiconsultancy.nl