RAAMCONTRACT ICT MATERIAAL

1
RAAMCONTRACT ICT MATERIAAL
30 September 2013
2
AGENDA

• Introductie hoe, wie, wat, wanneer, waar?
• Specifieke constructie
• Resultaat
• Hoe verder? Praktisch
• Getuigenis van de projectleden
• Nabespreking

3
1. Introductie - Stap 1 Oprichting werkgroep

• Tijdens bijeenkomsten virtuele centrumstad kwam
  de bemerking of er niets kon gebeuren aan de
  prijzen van IT materiaal.
• VERA heeft vooronderzoek gedaan naar reeds
  gelijkaardige dossiers( Provincie
  Oost-Vlaanderen, Dilbeek, )
• VERA heeft een projectplan opgesteld en dit
  voorgelegd aan de virtuele centrumstad Hageland.
• Project werd goedgekeurd en een werkgroep werd
  samengesteld ook buiten Hageland.

4
1. Introductie - Stap 1 Oprichting werkgroep
VERA (Projectleider)
5
1. Introductie - Stap 2 Overheidsopdracht
6
AGENDA

• Introductie hoe, wie, wat, wanneer, waar?
• Specifieke constructie
• Resultaat
• Hoe verder? Praktisch
• Getuigenis van de projectleden
• Nabespreking

7
2. Specifieke constructie
Opdrachtencentrale?
Raamovereenkomst?
8
2. Specifieke constructie - Raamovereenkomst

• De overeenkomst tussen één of meer aanbestedende
  overheden en één of meer ondernemers met het doel
  gedurende een bepaalde periode de voorwaarden
  inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met
  name wat betreft de prijs en, in voorkomend
  geval, de beoogde hoeveelheid

9
2. Specifieke constructie OpdrachtencentraleDef
initie

• Artikel 2, 4, Overheidsopdrachtenwet 2006
• Een aankoopcentrale of opdrachtencentrale is een
• aanbestedende overheid die
• Ofwel leveringen of diensten verwerft die
  bestemd zijn voor aanbestedende overheden,
  overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten
  (aankoopcentrale)
• Ofwel overheidsopdrachten gunt of
  raamovereenkomsten sluit met betrekking tot
  werken, leveringen of diensten die bestemd zijn
  voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven
  of aanbestedende entiteiten (opdrachtencentrale
  niet gekend in de overheidsopdrachtenrichtlijnen
  )

10
2. Specifieke constructie OpdrachtencentraleVoo
rbeelden

• België
• Centraal Bureau voor benodigdheden
• Federaal Aankoopbureau
• Cel Fod-overschrijdende raamcontracten
• Cel aankoopbeleid en advies
• Ziekenhuizen (zie bv. Parl. St. Kamer, 51e
  zittingsperiode, doc 2237/010, p. 5 e.v. Parl.
  St. Senaat, legislatuur 2005-2006, doc 1689/3, p.
  4 e.v.)
• VERA
• Bron http//www.expo60plus.be/gastspreker/seminar
  ies-pdf/seminarie32.pdf (GDA advocaten)

11
2. Specifieke constructie OpdrachtencentraleDoe
lstelling

• Een dynamische samenwerkingsvormen creëren door
• Know-how samenbrengen
• Besparingen / gunstiger tarieven - beperking
  transactiekosten
• Verbreden van de mededinging
• Efficiënter plaatsen van overheidsbestellingen
  (ook interessant voor de
• private sector gelet op grotere volumes)
• Uitbouw competenties binnen één organisatie
• Het is aangewezen om een samenwerkingsovereenkom
  st af te sluiten tussen leden en aankoopcentrale,
  inbegrepen duidelijke afspraken rond
  aansprakelijkheden (wat indien centrale de regels
  niet goed heeft nageleefd)

12
2. Specifieke constructie OpdrachtencentraleRol
van de opdrachtencentrale

• Penhouder overheid of entiteit
• treedt in naam en voor rekening op voor
  ledensamengevoegde opdrachttreedt op in de
  hoedanigheid van AO onder eigen naam

13
2. Specifieke constructie OpdrachtencentraleRol
van de aanbestedende overheid

• Een overheid die een beroep doet op een
  opdrachtencentrale (die uiteraard wél WOHOP moet
  naleven), is zelf vrijgesteld van de verplichting
  om zelf een gunningsprocedure te organiseren
  (artikel 15 Overheidsopdrachtenwet 2006)
• Maar!
• Geen misbruik
• Met eerbiediging non-discriminatie en gelijkheid

14
AGENDA

• Introductie hoe, wie, wat, wanneer, waar?
• Specifieke constructie
• Resultaat
• Hoe verder? Praktisch
• Getuigenis van de projectleden
• Nabespreking

15
3. Resultaat Significante kortingen

• PCs en monitors bij Logins met Dell materiaal.
• Laptops bij BMX computers.
• Tablets bij de webshop van Redcorp.
• Professionele tablet met Laptop functie
  (toetsenbord) bij BMX computers. (ideaal voor
  vergaderen en laptopvervanger)
• Windows thin client HP thin client bij Systemat
• Linux thin client bij Realdolmen
• Online webshop ICT randapparatuur bjj BMX
  computers.

16
3. Resultaat Minder werk

• Door dit raamcontract kunnen de lokale besturen
  zich focussen op andere zaken. Er is veel
  tijdswinst, niet enkel van de ICT medewerker maar
  van de aankoopdienst, ontvanger, secretaris enz.
• De tijd die anders voorzien moet worden voor
  eigen lastenboeken voor ICT materiaal te maken is
  een kost die niet eenvoudig in kaart te brengen
  is.

17
3.Resultaat

• Samen standaardisatie, kennis delen
• Het bestaan van een raamcontract is altijd nuttig
  om te gebruiken als drukkingsmiddel bij het zelf
  onderhandelen (wat natuurlijk niet wenselijk is
  bij samenwerken). Toch is dit een neveneffect.

18
AGENDA

1. Introductie hoe, wie, wat, wanneer, waar?
2. Specifieke constructie
3. Resultaat
4. Hoe verder? Praktisch
5. Getuigenis van de werkgroep
6. Nabespreking

19
4. Hoe verder? Praktisch

• De werkgroep jaarlijkse update vragen aan de
  leveranciers van hun aanbod
• VERA VERA zal het platform onderhouden waarop
  alle informatie staat
• Voor een aanbestedende overheid
• Lid zijn van een Virtuele Centrumstad
• Vertrouwelijkheidsverklaring
• Toegang tot Virtuele Centrumsteden platform voor
  meer informatie en model raadsbesluit

20
4. Hoe verder? Praktisch

• Binnen de de virtuele centrumsteden lopen er
  projecten die aanvullend werken
• ICT kennisplatform (procedures, inventaris)
• Digitaal vergaderen (een tablet in de raadzaal )

21
5.Getuigenis van de werkgroep

• Kristof Vanheukelom ICT verantwoordelijke
  gemeentebestuur Bierbeek. Afgevaardigde vanuit
  de virtuele centrum Hageland.
• Hageland De Virtuele Centrumstad Hageland
  bestaat uit de 13 gemeenten van Bekkevoort,
  Bierbeek, Boutersem, Geetbets, Glabbeek,
  Hoegaarden, Holsbeek, Kortenaken, Landen, Linter,
  Lubbeek, Tielt-Winge en Zoutleeuw. Het
  samenwerkingsverband werd officieel opgericht op
  22 juni 2012. De OCMW's van Bekkevoort, Geetbets,
  Glabbeek, Hoegaarden, Holsbeek, Kortenaken,
  Landen, Linter, Lubbeek en Tielt-Winge zijn ook
  al toegetreden.

22
5.Getuigenis van de werkgroep

• Virtuele centrumstad Hageland

23
5.Getuigenis van de werkgroep

• Waarom heb ik meegedaan?
• Tijdwinst bij het uitvoeren van een nieuw
  aankoopdossier.
• Samen met collegas vereisten kunnen bepalen
• Op maat van de lokale besturen dankzij het ruim
  samengestelde pakket aan producten.
• Als we het zelf doen bleven de prijzen
  onveranderd.
• Om een steentje bij te dragen aan de samenwerking.

24
5.Getuigenis van de werkgroep

• Hoe is het voor mij verlopen?
• Aangeven dat ik projectmedewerker wilde zijn
• Toegang gekregen tot platform voor
  projectdocumenten
• Opstartoverleg en vastleggen vereisten
• Opvolging Transparante communicatie via platform
  en mail.

25
5.Getuigenis van de werkgroep

• Loont samenwerken voor Bierbeek?
• We kunnen kiezen van welke percelen we afnemen.
• Minder complexiteit
• Meer tijdswinst
• Budgettair voordeel wegens bekomen kortingen

26
6. Nabespreking

• De werkgroep blijft bestaan aangezien er de
  mogelijkheid bestaat elke 6 maand de standaard
  types te veranderen.
• Tevens is er een verplichte rapportering voor de
  leveranciers van afgenomen hoeveelheden, niet van
  prijzen.

27
6. Nabespreking

• Bedankt, Kristien, Johan, Kristof, Ludwig,
  Geert, Gert, Kurt, Patrick, Peter, Jan voor de
  fijne samenwerking.
• Men kan nu de standen bezoeken van de
  leveranciers.

28
6. Vragen?

• ?