Lysbilde 1

1
(No Transcript)
2
PAPIRLØSE BERGEN

• Andreas Høistad
• Bergen kommune

3

3
4

• Agenda
• Kort om Bergen kommune
• Papirløst Byråd
• Papirløst Bystyre

4
5
(No Transcript)
6
(No Transcript)
7
(No Transcript)
8
National Geographic Traveler The world's
greatest unspoiled travel spot
9
(No Transcript)
10

• Endring i strategi...
• Skifte fra fragmentert ansvar til konsern
  strategi og utvikling
• Skifte fra Silo tenkning til tjenester på tvers
  av fagområder
• Skifte fra selvstendige løsninger til integrasjon
  og arkitektur (SOA)
• Skifte fra administrativt ansvar til et politisk
  verktøy for å utvikleoffentlig sektor sine
  tjenester til innbyggerne og samfunnet

10
11

• Endring i strategi...
• Skifte fra teknologi og system til løsninger og
  behov
• Skifte fra innvortes bruk til innbygger og
  samfunnsfokus
• Skifte fra leverandør av teknologi til
  samarbeidspartnere
• Profesjonalisering av IKT området som
  forretningskritisk område

11
12
Man burde i større grad ta innover seg hvilken
enorm betydning IT har for effektiviseringen av
offentlig sektor, noe som ikke minst er sentralt
for å møte eldrebølgen. Det snakkes mye, men
gjøres for lite. Kanskje burde vi lære av
Danmark, som har laget en konkret plan med
tidsfrister for hvordan det offentlige skal
moderniseres med IT
Hege Skryseth, GM Microsoft Norge
13

• Agenda
• Kort om Bergen kommune
• Papirløst Byråd
• Papirløst Bystyre

13
14
(Bergens Tidende, 22.feb 09)
14
15
Hva betyrPAPIRLØST?
16
Politisk fokusområde

• Global finanskrise
• Globale miljømessige utfordringer
• Politisk initiativ
• Eliminere papirproduksjon i forbindelse med
  politiske møter Spare miljø og kostnader

17
Papirløst Byråd

• Bergen kommune startet januar 2008 prosjekt
  Papirløst Byråd, med mandat fra Byrådet
• Målsettingen var å aktivt ta i bruk eksisterende
  IT-løsninger for å redusere Byrådets papirforbruk
  med 90 innen utgangen av 2008

18

• Hvordan endre 20 år gamle arbeidsprosesser og
  introdusere ukjent teknologi til byens øverste
  politiske ledelse på under seks måneder?

19
Omfang - Papirløst Byråd

• Brukere
• 7 byråder
• 7 politiske rådgivere
• 7 kommunaldirektører
• Informasjonsdirektør
• Adm. Støttepersonell
• ca. 30 brukere

• Møter
• Ukentlig byrådskonferanse
• Ukentlig byrådsmøte

20
Forutsetninger for å lykkes med papirløs
saksbehandling
Brukerinvolvering

• Investeringsvilje
• Økonomi
• Tid
• Opplæring
• Infrastruktur
• Elektronisk saksarkivsystem m/mulighet for
  eksport
• Internettaksess i møterom
• Motivert prosjektorganisasjon

Integrasjon
Infrastruktur
Saksgang/ prosess
21
Koordinering Samarbeid Involvering Eierskap

• IKT-Forretningsutvikling prosjektansvarlig
• PricewaterhouseCoopers prosjektledelse
• Software Innovation utvikling
• Microsoft produktstøtte

22
(No Transcript)
23
Gevinstrealisering - Byrådet

• Store miljø- og kostnadsbesparelser
• Årlig forbruk av 515.000 A4-ark.
• Årlig kostnad på 410.000 kr.

Byrådsmøter 25.000 ark
Byrådskonferanser 490.000 ark
Sum 515.000 ark
For å produsere 515.000 A4 sider går det med 70
trær, 200.000 liter vann og 36 tonn
CO2-ekvivalenter.
Kostnadene forbundet med innkjøp av papir,
kopiering og arbeidskraft
Innkjøp A4-ark 20.000 kr
Kopiering 240.000 kr
Arbeidskraft 150.000 kr
Sum 410.000 kr
24
Papirløst Byråd er en sukess
suksessfaktorer

• Løsningen er enkel bruke
• med et sterkt brukerfokus, enkelt å bruke
• med tett brukerinvolvering fra første stund
• ved å sette sammen standardløsninger på en
  innovativ måte
• Løsningen gir en mer effektiv hverdag som
  politiker
• Løsningen er skalerbar
• Dedikert prosjektleder og oppfølgning fra
  prosjekteier

25
Løsning
26
Tablet-PC
Ny programvare og teknologi er innført, med
tilhørende brukerstøtte
27
Løsning for papirløs behandling
Individuelt brukerdomene
Sak-arkivsystem
Saksbehandler
Synkronisering med brukerdomene
Tablet PC

• Brukerdomenet (Sharepoint) levert av Microsoft
  er en nettleserbasert plattform
• for samarbeid og dokumenthåndtering.
• Distribuerer saksdokumentene til den enkelte
  bruker.
• Et individuell brukerdomene pr. bruker og
  tilpasset Bergen kommune.
• Når saksdokumentene er tilgjengelige informeres
  brukeren om dette via e-post/SMS.
• Tablet pcen synkroniseres mot brukerdomene

28
(No Transcript)
29

• Agenda
• Kort om Bergen kommune
• Papirløst Byråd
• Papirløst Bystyre

29
30
Suksess i Byrådet danner grunnlag for overgang
til Bystyret
Byrådet vil overføre sine erfaring som pilot for
løsningen til Bystyret, hvor de virkelige
miljømessige og økonomiske gevinstene kan
realiseres.
Byrådsleder Monica Mæland (H) Bergen kommune
31
Papirløst Bystyre

• Bergen kommune startet høsten 2008 prosjekt
  Papirløst Bystyre, med mandat fra Bystyret
• Målsettingen er å aktivt ta i bruk eksisterende
  IT-løsninger for å redusere Bystyrets
  papirforbruk med 90 innen utgangen av 2010

32
Omfang - Papirløst Bystyre

• Brukere
• 104 representanter
• (inkl. vara)
• 12 administrative
• 126 brukere

• Møter
• Månedlig bystyremøte
• Ukentlig forretningsutvalg
• Månedlige møter for
• 5 komiteer

33
Fritidspolitikere gir nye utfordringer i
prosjektet for bystyret

• Løsningen for Byrådet kan i stor grad gjenbrukes
  for Forretningsutvalget
• Ved innføring til komiteer ble det foretatt
  nødvendige tilpasninger som f.eks fargekoding,
  sakskart, innkalling etc.
• Hovedforskjellen er at bystyret primært består av
  fritidspolitikere. Nye utfordringer
• Logistikk
• Brukerstøtte
• Ekstern nedlasting
• Opplæring

34
2009Best sustainability and Green IT
projectPaperless City Government
35
2010 Local and Regional Government Solutions
Forum

• Bergen kommune har gleden av å ønske Microsoft,
  sammen med Software Innovation og Atea, velkommen
  til Bergen 19. og 20. mai for 2010 Local and
  Regional Government Solutions Forum
• Ta kontakt med din Microsoft-kontakt for nærmere
  informasjon!

36
P Before printing, think about the environment.
Takk for oppmerksomheten... andreas.hoistad_at_berge
n.kommune.no