Penstrukturan Organisasi

1
UNIT 4

• Penstrukturan Organisasi

2
Penstrukturan Organisasi

• Prof. Madya Dr. Jegak Uli

3
Objektif Selepas membaca unit ini pelajar akan
dapat

• Mengenal pasti jenis struktur organisasi.
• Mengenal pasti faktor-faktor dinamik dalam
  penstrukturan organisasi.
• Memilih struktur organisasi terbaik.
• Memahami berbagai bentuk perubahan pada komponen
  struktur dan kelebihan dan keburukannya.
• Memahami struktur organisasi terkini.

4
Penstrukturan organisasi meliputi
kegiatan-kegiatan berikut

• (a) menyatukan dan pembahagian tugas berasaskan
  pengkhususan
• (b) mereka dan menyusun struktur organisasi,
• (c) memperuntukkan kerja, tugas, tanggungjawab
  dan autoriti, dan
• (d) mengatur kakitangan mengikut corak yang baik
  atau patut.

5
Tujuan utama penstrukturan organisasi ialah

• untuk mendapatkan kakitangan untuk bekerja
  bersama-sama
• dengan lebih berkesan dan cekap lagi
• ke arah mencapai matlamat utama sesuatu
  organisasi.

6
Struktur Organisasi

• Struktur organisasi didefinisikan sebagai corak
  perhubungan dan penyelarasan formal yang direka
  oleh pihak pengurusan untuk
• menyambung tugas atau
• tanggungjawab individu dan kumpulan dalam
  mencapai matlamat utama organisasi.

7

• Struktur menentukan bagaimana
• pengagihan kerja (division of work),
• Tanggungan (responsibility),
• kerjasama (cooperation),
• perundingan (consultation) dan
• peringkat keputusan
• perlu wujud dalam organisasi.

8
Jenis struktur manakah atau gabungan jenis
manakah yang terbaik?

• Mengikut model luar jangka (lihat gambarajah 1)
  penstrukturan sebuah organisasi, tidak ada satu
  jenis struktur atau gabungan jenis yang terbaik
  bagi semua organisasi dalam semua situasi.

9
Jenis struktur atau pengumpulan kerja yang
terbaik untuk sesuatu organisasi atau unit
bergantung kepada

• (a) tugas, matlamat atau apakah produk yang akan
  dikeluarkan dan perkhidmatan yang akan diberi dan
  dicapai,
• (b) faktor-faktor seperti saiz kumpulan,
• (c) faktor-faktor dinamik lain seperti teknologi,
  kadar perubahan dalam sesuatu alam sekitar, dan
  jenis kerja yang berhubung kait dan
• (d) pemilihan bidang kawalan pengurusan dan
  darjah pemusatan (degree of centralization).

10
Gambarajah 1 Model Luar jangka Penstrukturan
Sebuah Organisasi
11
Pilihan jenis struktur atau pengumpulan kerja.

• Terdapat berbagai jenis struktur atau pengumpulan
  kerja yang boleh digunakan.
• Di antaranya ialah seperti
• (a) pengeluaran, atau perkhidmatan,
• (b) fungsi,
• (c) tempat,
• d) pelanggan,
• (e) waktu,
• (f) matriks dan
• (g) struktur lini dan staf,
• setiap jenis ini ada kelebihan masing-masing.

12
Pengeluaran atau perkhidmatan

• Bagi jenis ini kegiatan adalah dikumpulkan
  mengikut jenis produk yang dikeluarkan atau
  perkhidmatan yang diberikan.
• Kelebihan pengelompokan jenis ini ialah ia
  merapatkan kesemua mereka yang mempunyai
  pengetahuan khusus tentang keluaran, dan
  memudahkan penyelarasan aktiviti seperti
• pembelian,
• pengeluaran dan
• penjualan yang berhubung dengannya.

13
Fungsi

• Inilah dasar pengumpulan yang paling umum
  digunakan dalam kebanyakan organisasi.
• Fungsi-fungsi yang lazim pada sebuah organisasi
  termasuk
• perjawatan,
• kewangan,
• penyelidikan,
• Pemasaran
• kejuruteraan dan sebagainya.

14
Kelebihannya

• Kelebihannya ialah berkaitan dengan pengkhususan.
  
• Bagi pengumpulan jenis ini, pengkhususan akan
  mengumpulkan pengetahuan khusus yang diperlukan
  untuk kegiatan yang tertentu itu.
• Ini membantu dalam menjamin bahawa perhatian yang
  cukup untuknya dapat diberikan.

15
Tempat

• Bagi jenis ini pengumpulan kegiatan adalah
  berasaskan tempat.
• Matlamat jenis struktur ini ialah untuk
  menempatkan unsur-unsur organisasi di mana kerja
  di buat atau perkhidmatan di beri.
• Reaksi masa yang cepat, keberkesanan dan
  kecekapan dari segi kos, dan pengetahuan mengenai
  keadaan tempatan adalah di antara kelebihan
  struktur jenis ini.

16
Pelanggan

• Jenis struktur berbentuk ini mengumpulkan
  kegiatan berasaskan pelanggan yang dilayani.
• Kelebihan utama jenis ini ialah
  keperluan-keperluan pelanggan yang tertentu boleh
  disediakan dengan lebih bijaksana lagi.

17
Waktu

• Pengumpulan kerja jenis ini ialah biasanya
  digunakan oleh organisasi yang memp pekerja syif
  di mana kumpulan pekerja yang berasingan bagi
  syif yang berlainan supaya perkhidmatan atau
  pengeluaran dapat dilakukan sepanjang masa.

18
Lini dan Staf (Line and Staff)

• Pendekatan pengumpulan kerja jenis ini berasaskan
  konsep bahawa ada terdapat dua kategori pekerja
  dalam satu organisasi
• Lini - orang yang mempunyai autoriti dan
  tanggungjawab untuk mencapai tujuan atau matlamat
  utama sesuatu organisasi. Mereka ini menentukan
  apa yang perlu dibuat dan bagaimana membuatnya. 
• Staf - merupakan pekerja-pekerja ikhtisas yang
  bertanggungjawab untuk membantu dan membuat
  kerja kepada pekerja lini.

19
Matriks

• Bagi jenis ini, struktur jenis lini dan staf
  digabungkan dengan organisasi pengurusan projek
  atau program.
• Dalam jenis ini setiap orang atau kumpulan
  mempunyai dua ketua, iaitu ketua kepada bidang
  fungsi dan kepada pengurus projek atau program.

20
Faktor Dinamik dalam Penstrukturan Organisasi

• Faktor-faktor berikut boleh juga mempengaruhi
  jenis struktur sesebuah organisasi
• Saiz
• Teknologi
• Alam Sekitar
• Bidang Kawalan dan Desentralisasi

21
Saiz

• Saiz sesuatu organisasi adalah biasanya diukur
  dengan bilangan kakitangan yang terdapat dalam
  sebuah organisasi.
• Selain daripada itu penunjuk lain yang boleh
  digunakan ialah pendapatan, jualan, aset dan
  sebagainya.
• Didapati bahawa lebih besar saiz organisasi dia
  akan lebih berbentuk formal dan kompleks - iaitu
  lebih banyak peraturan, kedudukan yang formal,
  pangkat, unit yang kecil atau bahagian dalam
  sesuatu unit kecil.

22

• Pada umumnya lebih banyak kakitangan lebih sukar
  atau rumit untuk berinteraksi secara tidak formal
  lagi.
• Oleh yang demikian, peraturan/prosedur lebih
  formal perlu diwujudkan dalam bentuk bertulis.

23
Teknologi

• Teknologi operasi sebuah organisasi termasuk
  peralatan, alat, mekanikal, tindakan, pengetahuan
  dan bahan yang digunakan dalam proses pengeluaran
  atau memberi perkhidmatan.
• Woodward (1958) menunjukkan bahawa nisbah
  pengurus dan penyelia dengan jumlah pekerja dan
  bilangan peringkat dalam sebuah organisasi
  bertambah dengan meningkatnya kompleksiti
  teknologi yang digunakan, tetapi tidak ada kaitan
  yang nyata di antara saiz dengan kompleksiti
  teknologi.

24
Kajian yang terbaharu menunjukkan bahawa

• Lebih rutin dan terkenal teknologi tersebut
  sesebuah organisasi akan lebih bercorak formal
  dan birokratik dan sebaliknya lebih tidak
  terkenal dan kompleks sesuatu teknologi,
  peraturan dan undang-undang akan menjadi kurang
  ketat.
• Kesan teknologi terhadap unit yang kecil dan
  jenis pengeluaran adalah lebih nyata jika
  dibandingkan dengan peringkat pengurusan atasan
  atau lain.

25
Alam Sekitar

• Struktur organisasi atau unit bergantung kepada
  keadaan kepastian atau ketidakpastian alam
  sekitaran.
• Ketidakpastian sesuatu organisasi atau unit
  adalah disebabkan oleh perubahan perubahan yang
  agak cepat pada jangka masa yang pendek seperti
  penemuan teknik baru, inovasi, turun-naik
  permintaan/tidak tetap.

26

• Penyelidikan mencadangkan bahawa sesebuah
  organisasi (atau unit) patut direka bentuk
  berlainan bergantung kepada ketidakpastian dan
  ketidakstabilan alam sekitar yang wujud (Burns
  Stalker, 1962 Lawrence Lorch 1967).

27

• Bagi alam sekitar yang agak stabil, jenis
  organisasi yang bercorak mekanistik adalah lebih
  sesuai.
• Bercorak mekanistik bermaksud ia sangat
  birokratik, iaitu mempunyai deskripsi kerja yang
  jelas, menetapkan autoriti, tanggungjawab,
  pengkhususan tugas, dan kawalan hierarki yang
  nyata.

28

• Manakala, jika alam sekitar tidak pasti atau
  stabil jenis organisasi yang bercorak organik
  adalah lebih sesuai.
• Bercorak organik bererti
• kurang penetapan autoriti,
• lebih penglibatan kakitangan dalam membuat
  keputusan,
• dan lebih menumpukan kepada penyesuaian
  (adaptability), dan
• kuasa berasaskan kepakaran (expertise).

29

• Sebuah organisasi yang berfungsi dalam keadaan
  yang tidak stabil memerlukan lebih pengkhususan
  untuk menghasilkan inovasi dan pengkhususan yang
  lebih biasanya memerlukan lebih banyak
  penyelarasan.
• Pada umumnya hampir semua organisasi memerlukan
  gabungan kedua-dua corak tersebut di atas.

30
Bidang Kawalan

• Bidang kawalan menentukan beberapa banyakkah
  jawatan atau kakitangan yang hendak diletakkan di
  bawah kawalan seorang penyelia/ketua?
• Faktor ini boleh juga mempengaruhi jenis struktur
  yang akan digunakan oleh sesebuah organisasi.

31

• Bukti-bukti mencadangkan bahawa bidang kawalan
  yang sesuai bergantung kepada banyak faktor, di
  antaranya ialah (Van Fleet Bodeian 1977
  356-372)

32

• Pengalaman dan pengetahuan orang diawasi. Lebih
  banyak pengalaman dan pengetahuan orang diselia
  lebih luas bidang kawalan dan sebaliknya.
• Kebolehan penyelia - setengah penyelia boleh
  mengawal lebih ramai orang daripada yang lain.

33

• Kesulitan perlaksanaan tugas itu sendiri. Lebih
  rutin kerja itu, maka lebih banyaklah orang yang
  boleh diselia.
• Keperluan kawalan yang ketat/terperinci. Jika
  kawalan ketat atau terperinci diperlukan maka
  lebih sempit bidang kawalan dan sebaliknya.
• Darjah hubung kait di antara unit. Lebih tinggi
  hubung kait (interdependence), lebih banyak
  penyelaras diperlukan dan lebih sempit bidang
  kawalan.

34
Gambarajah 2 Perbandingan bidang kawalan bagi
struktur tinggi dan mendatar
35
Struktur Tinggi

• Satu struktur yang mempunyai bilangan peringkat
  Hierarki yang banyak dan bidang kawalan (span of
  control) yang sempit (narrow).

36
Struktur Mendatar

• Satu struktur yang mempunyai bilangan peringkat
  Hierarki yang sedikit dan bidang kawalan (span of
  control) yang luas (wide).

37
Desentralisasi

• Merujuk kepada darjah penugasan tugas, kuasa dan
  autoriti ke peringkat penugasan bawahan. Setakat
  manakah desentralisasi (Desentralisasi merujuk
  kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan
  autoriti diturunkan ke peringkat bawahan.) atau
  sentralisasi (Sentralisasi merujuk kepada sejauh
  mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti
  dikekalkan di peringkat atasan)?

38

• Faktor dinamik seperti saiz, teknologi dan alam
  sekitar ada kaitan langsung dengan proses
  desentralisasi atau sentralisasi.
• Sebagai contoh, lebih besar saiz organisasi itu
  maka lebih kuatlah sokongan bagi mengadakan
  desentralisasi (Steward 1985 118).
• Dan dalam alam sekitar yang tidak pasti atau
  tidak stabil di mana lebih penglibatan kakitangan
  dalam membuat keputusan diperlukan maka
  desentralisasi perlu diadakan.

39
Menilai Struktur Organisasi

• Oleh kerana faktor-faktor dinamik yang tersebut
  di atas sentiasa berubah maka struktur sesuatu
  organisasi perlu dinilai dari semasa ke semasa.

40
Aspek yang harus dipertimbangkan dalam menilai
struktur organisasi ialah seperti berikut

• Penyelarasan Adakah masalah penyelarasan
  bertambah apabila bidang pengkhususan bertambah
  dalam satu organisasi?
• Ekonomi Apakah kos relatif bagi jenis
  pengumpulan atau jenis struktur yang digunakan?
  Adakah jenis pengumpulan lebih berkesan dan murah
  dari segi kos relatif?
• Pengkhususan Apakah pengkhususan yang perlu ada
  dan di manakah pengkhususan amat berkekurangan?

41

• Kejelasan dalam pembahagian kerja Adakah
  pembahagian kerja untuk setiap bahagian jelas?
• Konflik Adakah konflik wujud oleh kerana
  pengumpulan yang baru?

42
Bentuk Perubahan pada Komponen Struktur

• Bentuk perubahan pada komponen struktur umumnya
  melibatkan salah satu atau kombinasi berikut
• penstrukturan semula organisasi (organizational
  restructuring),
• pembentukan semula Kerja,
• mengadakan persekutan strategik dan/atau
• mencuba struktur organisasi baru yang
  bersesuaian.

43
1. Penstrukturan Semula Organisasi
(Organizational Restructuring)

• Satu proses membuat perubahan besar dalam
  struktur organisasi yang lazimnya melibatkan
  pengurangan peringkat pengurusan yang mungkin
  mengubah sebahagian komponen besar organisasi
  melalui
• penghapusan (divestiture) atau
• perolehan/pengambilan termasuk juga
• pengecilan saiz tenaga kerja bagi tujuan untuk
  meningkatkan keberkesanan dan kecakapan
  organisasi.

44
Pengecilan (Downsizing)

• Satu proses mengurang atau menghapuskan lapisan
  atau peringkat pengurusan pertengahan yang
  signifikan dan mengakibatkan
• peningkatan bidang kawalan (wide span of control)
  dan
• pengurangan saiz tenaga kerja dan
• tujuannya adalah untuk meningkatkan atau
  memperbaiki keberkesanan dan kecekapan
  organisasi.

45

• Proses pengecilan berlaku apabila tenaga kerja
  dalam sesebuah organisasi dikurangkan kepada saiz
  optimum.
• Pengurangan pekerja dilakukan melalui
  pemberhentian, secara sukarela dan pencen awal.

46

• Biasanya, pengecilan adalah perlu kerana ia boleh
  mengurangkan kos buruh dan menggunakan teknologi
  kumpulan secara menyeluruh.
• Bagaimanapun, pengecilan perlu dikendalikan
  secara berhati-hati kerana ia boleh menjatuhkan
  moral dan produktiviti pekerja.

47

• Tujuan pengecilan adalah untuk mengecilkan saiz
  firma demi kelangsungan firma.
• Pengecilan dilakukan akibat kemajuan teknologi
  dan komputer menyebabkan pengurangan bilangan
  pekerja yang diperlukan, peningkatan kos buruh,
  dan penurunan permintaan terhadap produk yang
  dikeluarkan.

48
Kebaikan Pengecilan Organisasi

• Pengecilan akan memberi kebaikan berikut
• Pembayaran dividen yang lebih tinggi kesan
  daripada bilangan pekerja yang lebih kecil.
• Mengurangkan kos gaji.
• Membolehkan firma berbelanja dalam ruangan
  belanjawan yang telah ditentukan.

49

• Memudahkan komunikasi di antara pemimpin dengan
  pimpinan atasan.
• Meningkatkan keberkesanan operasi dengan
  mengurangkan pertindihan atau penduaan.
• Memudahkan urusan penyeliaan

50
Keburukan Pengecilan Organisasi

• Di samping itu, pengecilan juga mendatangkan
  keburukan-keburukan berikut
• Kehilangan pekerjaan.
• Memaksa pekerja mencatu sumber organisasi.
• Sumbangan input pekerja berkekurangan.
• Produktiviti menurun akibat bimbang akan
  dikeluarkan daripada organisasi.

51
Masalah Yang Dihadapi Dalam Proses Pengecilan

• Pengecilan boleh menimbulkan pelbagai masalah.

52
Antara masalah yang akan dihadapi oleh organisasi
dalam melaksanakan program pengecilan adalah

• Pekerja bimbang untuk melakukan sesuatu kerja
  yang berisiko.
• Pekerja hilang keyakinan.
• Kecelaruan dan rasa tidak selamat.
• Kejatuhan moral dan produktiviti di kalangan
  pekerja.
• Masa pekerja banyak digunakan untuk mendapatkan
  kerja lain daripada memberi tumpuan kepada kerja
  sekarang.

53

• Meningkatkan ketegangan.
• Organisasi akan menghadapi masalah kewangan yang
  disebabkan oleh pembangunan semula struktur
  tugas.
• Pekerja yang berkebolehan berhenti secara
  sukarela.
• Ramai pekerja bersedia untuk bersara awal.
• Organisasi terpaksa menghadapi tindakan mahkamah.

54

• Organisasi tidak mampu memotivasikan pekerja
  akibat daripada persepsi negatif ke atas
  pengecilan.
• Peningkatan mainan politik kerana pekerja cuba
  mengambil hati pihak atasan bagi tujuan
  mendapatkan tambahan pampasan, memperoleh
  keutamaan dan penambahan kuasa.

55
Cara Mengurangkan Permasalahan Yang Dihadapi

• Antara cara yang organisasi boleh digunakan untuk
  mengurangkan permasalahan di atas adalah
• Memaklumkan kepada pekerja rasional di sebalik
  pengecilan.
• Mengakui hakikat kepentingan pekerja serta
  bersedia berbincang mengenai perasaan mereka.

56

• Penekanan sistem berorientasikan pencapaian dalam
  pembayaran imbuhan.
• Menyediakan program sandaran (buffer) atau
  faedah-faedah kewangan lain sebagai persiapan
  kepada pekerja sebelum memperoleh kerja baru.

57
2. Pembentukan Semula Kerja (Work redesign)

• la merupakan reka bentuk jadual waktu kerja
  supaya kerja dilakukan dengan lebih efisien dan
  bersesuaian dengan corak hidup subordinat
  terutama mereka yang mempunyai keluarga dan anak.

58
a. Masa Kerja Anjal

• Masa kerja anjal merupakan satu kaedah apabila
  pekerja diberi kebebasan yang lebih untuk
  menentukan jadual waktu kerja mereka dan apa yang
  penting ialah mereka mesti hadir bekerja semasa
  kerja utama (core hour) dilakukan sahaja.

59
b. Memampatkan Minggu Kerja

• Pekerja perlu melakukan kerja dalam sejumlah jam,
  tertentu untuk beberapa hari berturut-turut.
• Ini bermaksud untuk hari yang lain, mereka tidak
  perlu datang untuk bekerja.

60
c. Perkongsian Kerja

• Melibatkan dua atau lebih orang pekerja
  bekerjasama untuk melakukan satu kerja.
• la boleh mengurangkan beban kerja dan kerja boleh
  diselesaikan dengan lebih banyak jika dilakukan
  secara sinergi.

61
d. Pusingan Kerja

• Mengilir subordinat daripada satu pekerjaan ke
  pekerjaan lain.
• Tujuannya untuk mengurangkan kebosanan.

62
e. Bertugas Secara Jarak Jauh (Telecommuting)

• Membiarkan pekerja melakukan kerja mereka di
  rumah dan hantar hasil kerja secara elektronik ke
  pejabat.
• Perlu menggunakan komputer, mesin faksimile,
  telefon selular dan e-mail.
• Memperkenalkan kaedah ini bertujuan menjadikan
  kerja lebih menarik, meningkatkan kepuasan kerja
  dan akhirnya mengurangkan kadar lantik henti yang
  mana boleh mengancam kelangsungan sesebuah
  organisasi.

63
3. Struktur Organisasi Baru

• Struktur Pasukan
• Organisasi Maya
• Organisasi Tanpa Sempadan
• Organisasi Mengutamakan Kebajikan Ahli

64
a. Struktur Pasukan

• Struktur ini menggunakan pasukan sebagai pusat
  koordinasi.
• Di antara ciri-ciri struktur pasukan adalah
  kesediaan untuk memecahkan halangan penjabatan
  dan kuasa membuat keputusan decentralisasi berada
  pada tahap pasukan.
• Di samping itu, pasukan kerja dianggotai oleh
  ahli yang memiliki kemahiran umum dan khusus dan
  seterusnya, anggota pasukan bersedia untuk
  melaksanakan tugas secara fungsi silang.

65
b. Organisasi Maya

• Konsep organisasi maya bertunjangkan kepada
  mengapa perlu memiliki satu organisasi kecil dan
  teras jika boleh dilaksanakan oleh pihak lain
  untuk menjalankan fungsi perniagaan yang utama
  dan jika didapati ia lebih menguntungkan.
• 0leh itu, organisasi maya mengamalkan pemusatan
  yang tinggi dan hampir tiada penjabatan,
  fleksibiliti dalam menghubungi pengeluar,
  pengedar, pemasaran dan fungsi perniagaan yang
  lain.
• Peranan utama pengurus dalam organisasi maya
  adalah mengkoordinasi dan mengawal perhubungan
  luar.

66
c. Organisasi Tanpa Sempadan

• Organisasi ini diamalkan oleh organisasi yang
  bersaiz gergasi yang cuba menghapuskan rangkaian
  arahan, mengehadkan bidang kawalan, menggantikan
  penjabatan dengan memperkasakan subordinat.
• Antara amalan organisasi ini adalah membolehkan
  setiap individu menilai individu yang lain tanpa
  mengira sama ada subordinat atau pengurus.
• Melalui penghapusan sempadan menegak, pengurusan
  akan meratakan hierarki di mana status dan
  pangkat diminimumkan.
• Antara contoh penghapusan sempadan ialah
  globalisasi, strategi bersekutu dan perhubungan
  erat organisasi dengan pelanggan.

67
e. Organisasi Mengutamakan Kebajikan Ahli

• Organisasi yang memberi penekanan kepada
  kebajikan ahli. Organisasi ini dibentuk oleh
  ciri-ciri berikut
• Meletakkan nilai kemanusiaan yang tinggi kepada
  individu. Pekerja dilayan sebagai individu yang
  mempunyai perasaan dan perlu dihormati.
• Tidak pentingkan diri sendiri. Oleh itu, ahli
  dalam organisasi ini mengeratkan hubungan secara
  formal dan tidak formal bersama ahli-ahli lain
  dengan membelakangkan sempadan bangsa, jantina,
  umur dan pangkat.

68

• Kerjaya sebagai satu perkhidmatan -Kesediaan
  untuk memberi perkhidmatan terhadap organisasi
  dan orang lain, bukan menjadikan kenaikan
  pangkat, kuasa dan kenaikan gaji sebagai matlamat
  yang paling utama.
• Komitmen terhadap perkembangan pekerja -
  Organisasi seperti ini bersedia untuk memberi
  peluang terhadap perkembangan kerjaya kepada
  pekerja, pembangunan kemahiran pekerja dan
  pengalaman pembelajaran.

69

• Komuniti setiakawan - Mereka akan mengadakan
  hubungan yang rapat, saling mempercayai dan
  mengambil berat antara satu sama lain.
• Perkongsian kuasa - Semua matlamat diagih dan
  dikongsi bersama. Semua ahli yang terlibat akan
  dipengaruhi oleh keputusan yang dibuat dan diberi
  peluang dalam membuat keputusan.