Media Asset Management: Voraussetzungen, Projektbausteine, Erfolgsfaktoren

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Media Asset Management Voraussetzungen,
Projektbausteine, Erfolgsfaktoren

• Was Unternehmen bei der Umstellung beachten müssen

Von Ehrhardt F. Heinold
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Kurze Vorstellung

• Ehrhardt F. Heinold, Geschäftsführer der Heinold,
  Spiller Partner Unternehmensberatung
• 1995 gegründet
• Auf die Verlagsbranche und Neue Medien
  spezialisierte Unternehmensberatung
• Dienstleistungen
• Consulting
• Weiterbildung
• Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen
• Mergers Acquisitions

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Projektbeispiele

• Begleitung bei der Auswahl von Dienstleistern für
  die Umsetzung von
• (medienneutralem) Content Management in
  Fachverlagen
• Web Content Management in einem Publikumsverlag
• Media Asset Management (Bild- und
  Produktionsdatenbank) in einem Publikumsverlag
• Durchführung von Inhouseseminaren zu den Themen
  Content Management, E-Business, E-Marketing
• Beispiel Konzept und Durchführung einer
  Weiterbildungs-maßnahme zum Thema
  Online-Marketing in einem führenden Fachverlag
• Beratung Internet-Strategien für Fachverlage
• Marktuntersuchung E-Learning für einen
  Bildungsverlag

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Inhalt des Vortrages

• Studienergebnisse Weiterhin Handlungsbedarf
• Grundlagen
• MAM-Systeme
• Zielsetzung und Funktionen
• Projektbausteine
• Projektphasen
• Beteiligte
• Ablauf
• Erfolgsfaktoren

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Weiterhin Handlungsbedarf

• Ergebnisse einer aktuellen
• AKEP-Umfrage

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Content Management Systeme
Quelle www.AKEP.de
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Digitale Workflows
Quelle www.AKEP.de
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Medienneutrale Datenhaltung
Quelle www.AKEP.de
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Grundlagen

• Was bedeutet
• Media Asset Management?

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Begriffsvielfalt

• Media Asset Management System (MAM)
• Digital Asset Management (DAM)
• Bilddatenbanken
• Content Management System (CMS)
• Web CMS
• Enterprise Content Management (ECM)
• Dokumenten Management System (DMS)
• Redaktionssysteme
• Medienneutrale Datenbank

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Definitionen

• Content
• Oberbegriff für Inhalte, oft nur aus
  daten-technischer Sicht gemeint
• Oft werden damit Textdaten gemeint
• Keine allgemein akzeptierte Abgrenzung zu Digital
  Asset
• Media Asset Ein medialer Contentbaustein
• Bilder, Grafiken
• Video
• Audio
• Texte
• Präsentationen, Layouts
• ...

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Definition Media Asset

• Bestandteile eines Media Assets
• Dateiinhalt
• Media-Verarbeitungs-Informationen (z.B. über das
  Color Management)
• Metadaten
• Beschreibungen
• Rechte, Honorare etc.

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Die verschiedenen Formen von Media Assets
Lang
Media Asset Original Media Asset Master für einzelne Anwen-dungsbereiche (z.B. Druck, Web)
Bearbeitungen für spezielle Produkte Bearbeitungen für konkrete Anwen-dungen
Verwendungsdauer
Kurz
Keine
Viele
Wiederverwendungen/Bearbeitungen
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Definitionen der Systeme

• Content Management (CMS) meint die Archivierung,
  Aufbereitung und Produktion vorwiegend von
  textorientierten Inhalten. Es geht vor allem um
  strukturierbare Inhalte.
• Media Asset Management (MAM) meint die
  Archivierung, Aufbereitung und Produktion von
  Medienobjekten. Diese sind i. d.R. unstrukturiert
  und enthalten in sich (fast) keine Informationen
  über den Inhalt etc. Neuerdings auch als Digital
  oder Rich MAM.

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CMS / MAM

• Die Ansätze lassen sich immer weniger trennen,
  die Softwaresysteme wachsen zusammen bzw. werden
  integriert.
• Dennoch ist es für die Bewertung eines Systems
  wichtig zu wissen, wo es seine Wurzeln hat
• Strukturierte Daten / Texte
• Dokumente
• Media Assets

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Weitere Content Management-Systeme

• Digital Asset Management Oberbegriff (in USA,
  weniger bei uns) für alle relevanten Inhalte und
  Daten
• Web CMS Nur für die Verwaltung von
  Internetinhalten.
• Redaktionssystem Ursprünglich verwendet für
  printbasierte CMS im Zeitschriften- und
  Zeitungsbereich
• Dokumenten Management System Verwaltung von
  Dokumenten (Briefe, Rechnungen, oft auch als
  eingescannte Grafik)
• Medienneutrale Datenbank Ist eigentlich kein
  System, sondern eine Zielsetzung, oft als
  Oberbegriff verwendet

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Metadaten

• Daten über Daten
• Damit werden Daten bezeichnet, die im
  eigentlichen Dokument nicht vorkommen
• Beispiele hierfür sind
• Inhaltliche Verschlagwortung
• Bildbeschreibung
• Zielgruppenzuordnung
• Metadaten werden gebraucht, um einzelne
  Inhaltsbausteine in einem MAM auffindbar und
  verwendbar zu machen
• Beispiel MAM-Datenbank Suche mir alle Fotos von
  Autor XY

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MAM-Systeme

• Was leisten die Systeme?

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Zielsetzungen für MAM

• Mehrfachverwendung vorhandener Substanzen
• Vermeidung von Fehlern (z.B. alte Versionen)
• Zukunftssichere Archivierung von Substanzen
• Flexibilität und Geschwindigkeit in der
  Herstellung von Produkten und Werbemitteln
• Optimaler Einsatz von Mitarbeitern
• Vermeidung von Doppelarbeit
• Definierte Workflows
• Automatisierung von Prozessen
• Unabhängigkeit von Dienstleistern
• Kosteneinsparung bei externen Dienstleistern
  (Abruf)

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Die Hauptziele eines MAM

• Accessibility Assets sollen schnell, einfach und
  effizient zu finden sein.
• Reusability Diese Assets müssen kosten-effizient
  und einfach mehrfach verwertet werden können.
• Scalability Bei wachsender Anzahl der Assets
  oder neu hinzugekommenen Formaten muss das system
  einsatz- und leistungsfähig bleiben.
• Liquidity Media Assets sollen verkauft,
  umgewandelt oder investiert werden können. Assets
  sollen nicht an ein Format oder eine bestimmte
  Anwendung gebunden sein.

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Zentrale MAM-Funktionen

• Webclient Zugriff über Internet mit allen
  wichtigen Funktionen
• Archivierung der Assets
• Kurz- und mittelfristig
• Langfristig (automatisiert auf CD/DVD, auch
  Jukebox)
• Ausgabe der Assets, Anbindung an
  Produktionssysteme (DTP)
• Verschlagwortung und Indexierung (Metadaten)
• Standards, z.B. IPTC-Headerverarbeitung
• Erweiterungsmöglichkeit durch Anwender
• Datenmanagement
• Physikalisch Datensicherheit
• Logisch Zugriffsorganisation, Speicherorte
• Medienspezifisch Beispiel Farbmanagement bei
  Fotos

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Zentrale MAM-Funktionen

• Unterstützung des Workflows durch
• zielmediengerechte Datenaufbereitung (Farbraum,
  Dateigröße, automatische Umwandlungsroutinen)
• Ablauf- und Benachrichtigungsprozesse
• Verwaltung der Zugriffsrechte Abgestufte
  Festlegungen der Nutzerrechte Wer darf eingeben,
  ändern, freigeben, abrufen?
• Versionskontrolle
• Suchfunktionen Komplexe Suchabfragen über
  Metadaten (Schlagwörter), Stichwortlisten, in
  Dokumenten (z.B. PDF, Word) und auch über
  automatisierte Bildinhaltserkennung
• Verknüpfung Funktional oder thematisch
  verbundene Assets tragen Gruppenmerkmale

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Zentrale MAM-Funktionen

• Auftragstaschen und Abbildung von
  Produktmetaphern Bücher, Vorschauen
• Distribution Übertragung im angeforderten Format
  
• Anwenderfreundlichkeit
• Fakturierung / Honorarverwaltung
• Verwaltung von Urheberrechten, digitalen
  Signaturen, Wasserzeichen
• Unterstützung von Verschlüsselungen

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Zentrale MAM-Funktionen

• XML-Funktionen Datenaustausch, Validierung
• Offene Schnittstellen, z.B. zur Anbindung an
  Business-Software, z.B. spezielle Verlagssoftware
  (Triagon, Klopotek)
• Übernahme von grundlegenden Daten (z.B.
  Titelstamm, Illustratoren, Fotografen)
• Aufruf aus Verlagssoftware (Master-Slave-Konzept)

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Kosten der Einführung

• Erstellung des Konzeptes
• Software
• MAM-Standardsoftware
• Weitere Software Datenbank, Bildbearbeitungssoftw
  are etc.
• Testinstallation
• Customizing
• Anpassung
• Integration in IT-Landschaft (Schnittstellen)
• Installation
• Schulung
• Wartungsverträge / Troubleshooting
• Zukünftige Module

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Kosten der Einführung

• Hardware
• Server
• Datensicherung
• Langzeitarchivierung
• Leitungen
• Leistungsfähige Internetanbindung

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Wissensquellen

• www.contentmanager.de Die Seite zum Thema mit
  Fachglossar
• www.contentmanagement.de
• Archiv der ct (www.heise.de)
• Publishing Praxis (www.publish.de)
• www.imagemanagement.de Seite einer Firma, aber
  mit guten Informationen und Links
• www.iptc.org

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Projektbausteine

• Meilensteine für die Einführung

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Projektablauf

• Projektstart
• Projektleitung und team
• Zeitplanung
• Budget
• Bedarfsanalyse
• Grundsätzliche Zielsetzungen
• Zukünftige Anwendungen
• Integration in bestehende Infrastruktur (CMS,
  EDV)
• Anwenderbefragungen
• Lieferantenbefragungen

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Projektablauf

• Image bzw. Media Asset Audit (heute zukünftig)
• Datenformate
• Zielmedien
• Speicherorte
• Speichermenge
• Kosten- und Aufwandsanalyse Ist-Zustand (extern
  und intern!)
• Physische Beschaffungskosten (Litho, Kuriere
  etc.)
• Suchzeiten
• Mehrfacharbeiten
• ...

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Projektablauf

• Analyse der internen Prozesse
• Jetziger Ablauf / Workflow
• Aufgaben und Kompetenzen der Beteiligten
• Metadaten-Konzept
• Suchkriterien
• Verwaltungsinformationen
• Standards (Im Verlagsbereich IPTC-Standard)

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Projektablauf

• Erstellung eines Umsetzungsszenarios
• Einbeziehung aller Beteiligten
• Stufenkonzept Kurz-, mittel- und langfristige
  Schritte
• Erstellung des Pflichtenheftes
• Genaue Definition der Anforderungen
• Präzise und möglichst vollständig
• Auch Fragen zur Firma, Referenzen etc. stellen
• Ausschreibung
• Marktscan (Websites der Dienstleister,
  Fachinformationen, Empfehlungen)
• Teilnehmende Firmen wählen und verschicken
• Für Rückfragen gewappnet sein

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Projektablauf

• MAM-Dienstleister-Auswahl
• Vergleichende Auswertung der Angebote (Problem
  Jeder verspricht alles, deshalb Rückfragen
  stellen!)
• Präsentation
• Engere Auswahl
• Kontakt zu Referenzkunden
• Testinstallation / Vor-Ort-Termin
• Entscheidung
• Konkretes Konzept erstellen
• Workshops mit Dienstleister
• Alle Beteiligten einbeziehen
• Projektplan mit Meilensteinen (Abnahmepunkte)

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Projektablauf

• Systemanpassung
• Regelmäßige Tests (dafür muss Zeit eingeplant
  werden)
• Testinstallation und Abschlusstest
• Alles dokumentieren!
• Lieferanten-Einbindung
• Rechtzeitige Information über Änderung
• Vorgaben Standards, Abläufe
• Verträge überarbeiten
• Einbindung in Workflow
• Schulung

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Projektablauf

• Einführungsphase
• Mitarbeiter
• Schulung
• Change Management Abläufe, Aufgaben, Rechte
• Day of no return Ab dann wird mit dem neuen
  System gearbeitet, alle Umwege werden
  abgeschaltet!
• Problemprotokollierung
• Anpassungen
• Projektabschluss
• Lessons Learned
• Controlling

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Erfolgsfaktoren

• Genaue Bestandsaufnahme
• Genaue Zielsetzung
• Konsequente Umstellung der Organisation, von
  Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen
• Investition in Mitarbeiter (Schulung,
  Neueinstellung)
• Ausreichend Personal für Projektstart und
  -betreuung
• Realistische Budget-, Zeit- und Aufwandsplanung
• Mittel- bis langfristiges Denken und Handeln
• Integration in Unternehmensstrategie und ziele
• Rückhalt der Geschäftsführung

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• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
• Ehrhardt F. Heinold
• Heinold, Spiller Partner Unternehmensberatung
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