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UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y
EVOLUCIÓN DE SU TRATAMIENTO Tema 3.- Tratamiento
evolución desde la antigüedad hasta el siglo
XX.Hacia el records management el caso de
los Estados Unidos.

• Es en EEUU donde se llevan a cabo los primeros
  pasos y donde se gestan los principales
  fundamentos de la gestión de documentos.
• Las raíces del records management se adentran en
  los orígenes de la época colonial, hacia los años
  1789-1790, cuando el Primer Congreso de los
  Estados Unidos dictó legislación referente al
  almacenamiento de los documentos (records) de su
  predecesor, el Congreso Continental.
• Hasta que el Congreso no se establece en
  Washington en 1800, los archivos eran
  itinerantes con los riesgos consecuentes de
  pérdidas y daños para los documentos.
• En 1810, el Congreso nombró el Comité Quincy
  para que elaborar una serie de recomendaciones
  sobre las que basar la legislación de archivos.
  Efectivamente, a partir de estas recomendaciones
  se dictó la Archives Act de 1810, que contemplaba
  la necesidad de espacio para alojar los
  documentos públicos.
• Según Pérotin, la iniciativa de la creación de
  esta ley llegó del sector privado.

Segunda mitad del siglo XIX
gestión de los papeles
para la
tras la Guerra de Secesión
las industrias
métodos económicos y racionales
desarrollan
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• La eficacia que se deriva de su puesta en
  práctica no pasa inadvertida a los poderes
  públicos.
• Se crean comisiones en busca del rendimiento y
  la economía en los servicios públicos.
• Estas comisiones se interesan por
• la creación,
• la utilización y
• la conservación de los documentos,
• y especialmente por el problema de la
  eliminación de los papeles inútiles.
• Una ley de 1853 prohibía la destrucción de los
  documentos públicos, de modo que las
  administraciones federales experimentaban un
  crecimiento desbordado del volumen de papel.
• Hasta la conclusión de la Guerra Civil, en 1865,
  no se tomaron medidas sistemáticas con vistas a
  la conservación de los documentos.

prueba de ello
sin embargo
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• En 1877, el presidente Rutherford B. Hayes creó
  una comisión para examinar la seguridad de los
  documentos y de los edificios públicos, que
  rehusó la destrucción de cualquier documento
  público.
• Fue en 1880 cuando el Congreso comenzó a
  autorizar la destrucción de algunos fondos.
• Entre 1887 y 1889 el establecimiento de un
  comité del Senado constituye el primer intento de
  la Administración para hacer frente a los
  problemas creados por los papeles.
• Este comité, al examinar las causas de los
  retrasos en la tramitación de los negocios
  públicos, concluyó, entre otras cosas, que eran
  muchos los documentos que se creaban sin
  necesidad y esto motivaba la complicación de los
  procedimientos.
• Fruto de este examen, surgen una serie de
  recomendaciones que, aunque atacaban algunas de
  las principales rutinas burocráticas, fueron
  aceptadas mediante la aprobación en el Congreso
  en 1889 de la primera General Records Disposal
  Act.
• En 1905, el presidente Roosevelt, nombró el
  Comité Keep con el fin de analizar y corregir los
  métodos burocráticos. En este comité se
  establecieron subcomisiones para hacer frente a
  los problemas relacionados con

Los formularios
La organización de documentos
La eliminación de documentos
El correo
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• Sus recomendaciones se materializaron en

El abandono de prácticas tradicionales como

• la separación de las cartas recibidas de las
  enviadas,
• la encuadernación y análisis marginal de las
  cartas,
• los registros e índices y
• las copias de documentos en letra impresa.

La utilización de las máquinas de escribir y
equipo moderno de archivo.
La eliminación del exceso de correspondencia.
La valoración de los documentos, como forma de
garantizar la conservación en los archivos de
aquellos que tuvieran valor al término de su vida
administrativa .
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• En 1910 el Gobierno creó la Comisión Taft
  (Committee on Economy and Efficiency), con el
  objetivo de procurar eficacia y economía en el
  funcionamiento de la administración. Para ello,
  entre otras cuestiones, se abordó
• Esta comisión, que pidió consejo a expertos de
  la empresa privada, incluía entre sus
  conclusiones, las siguientes recomendaciones

• la problemática del correo,
• la inserción de documentos en expedientes,
• y las formas de registrar la información sobre
  papel.

• sustituir los expedientes tradicionales por
  otros abiertos verticalmente con carpetas,
• abandonar los resúmenes marginales,
• clasificar toda la correspondencia utilizando un
  sistema de autoindización,
• no registrar la correspondencia (excepto en
  casos especiales),
• utilizar copias en carbón,
• extender el uso de dictáfonos,
• utilizar sobres con ventana,
• mecanizar la utilización de sobres y el envío de
  circulares,
• utilizar formularios que se adaptaran a las
  máquinas de escribir, y
• simplificar las fórmulas de estilo.

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• Como podemos comprobar, no se trataron las
  cuestiones relacionadas con la selección y
  eliminación de documentos.
• A comienzos del siglo XX, los usuarios tenían
  grandes dificultades para acceder a la mayor
  parte de los fondos administrativos.
• Ya en 1913 se constató la necesidad de crear los
  Archivos Nacionales, pero el estallido de la
  Primera Guerra Mundial interrumpió el proyecto.
• No obstante, esta cuestión se volvió a plantear
  al finalizar el conflicto promovida por la enorme
  producción de papel.
• Hastings culpa a la inexistencia de unos
  archivos de carácter nacional de la pérdida de
  muchos documentos de los inicios de la república.
• No es hasta 1934 cuando se promulga la National
  Archives Act.
• Esta ley no sólo crea oficialmente los Archivos
  Nacionales, sino que también marca su implicación
  en el campo del records management, al
  configurarlos como organismo director del
  programa Federal Records Management.
• La ley preveía la concentración y preservación
  en el inmueble de los Archivos Nacionales de
  todos los archivos inactivos del gobierno de los
  Estados Unidos con valor administrativo o valor
  histórico, al tiempo que otorgaba al denominado
  Archivero de los Estados Unidos las
  responsabilidades de

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• inspeccionar los archivos del gobierno federal,
• requerir la transferencia de los documentos,
• definir las categorías de los documentos a
  transferir y establecer los reglamentos
• que las regirían, y
• hacer recomendaciones al Congreso para la
  destrucción de papeles

• Un año después, un equipo de nueve especialistas
  reconoció en los más de 225 edificios que
  alojaban las administraciones federales
  centrales, un total de 18 km. de documentos.
• En 1936 se amplió el campo de actuación a todas
  las administraciones federales, reconociéndose ya
  700 km. de documentos.
• Dos años más tarde ya se reveló la existencia de
  más de 1.500 km. de documentos federales.
• En aquella época se iniciaron las discusiones
  doctrinales sobre los criterios de selección
  aplicables a los papeles administrativos.
• Eran dos las posturas mantenidas en torno a este
  asunto

• por un lado estaban los que pensaban que nunca
  se conservaban documentos suficientes como para
  documentar la historia en el futuro,
• y por otro lado, los que consideraban el coste
  de la conservación.

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• Entre otros productos, estas discusiones
  propiciaron, con posterioridad, la aparición del
  estudio de Schellenberg sobre la valoración The
  appraisal of modern public records.
• En 1939 el crecimiento desbordado de documentos
  se convertía en la principal preocupación de los
  Archivos Nacionales.
• Estudios de estos archivos demostraron que el
  volumen de los documentos producidos por las
  administraciones federales en el período
  1917-1930 igualaba al de todos los documentos
  generados entre 1776 y 1917, y que los del
  período 1930-1940 igualaban la suma de ambos
  períodos.
• esto provocó
• Los principales esfuerzos se dirigiesen hacia
  las eliminaciones.
• La racionalización de estas eliminaciones se
  realizaba a través de anotaciones en los cuadros
  de los períodos de conservación de los
  documentos.
• La política sobre los cuadros de retención y
  disposición de los documentos se desarrolla en
  1940 en este año se transfieren 17 km. de
  documentos.
• Walker sitúa en 1941 el reconocimiento oficial
  del record management, cuyas competencias se
  centran en el valor primario del documento,
  mientras que el secundario queda atribuido a los
  archivos.

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• En 1942, se produce la entrada de los Estados
  Unidos en la Segunda Guerra Mundial.
• consecuencia
• la situación se convierte en crítica
• pues
• el personal se reduce y las obligaciones se
  acrecientan (había que recoger los documentos de
  los servicios de guerra).
• Durante el período que transcurre de 1943 a 1946
  el proceso de saturación es inexorable. A pesar
  de ello, en 1946, las transferencias a los
  Archivos Nacionales disminuyen bruscamente.
• esto es debido a la
• entrada en servicio de los primeros records
  centers.

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• En 1947 se produce un hecho trascendental para
  el desarrollo de la política de records
  management norteamericana
• Estamos hablando de la denominada primera
  Comisión Hoover (Commission on the Organization
  of the Executive Department of the Government).
• En el seno de esta comisión se formó un equipo
  de trabajo sobre gestión de documentos (Task
  Force on Records Management) bajo la dirección de
  Emmet J. Leahy, entonces director del National
  Records Management Council.
• (Organismo privado sin ánimo de lucro fundado en
  estos años para aconsejar a las empresas en la
  gestión de sus archivos y organizar su
  conservación conjunta)
• En el informe de este equipo se recogían las
  siguientes recomendaciones

Que un nuevo organismo, llamado Federal Records
Administration asumiese a los Archivos
Nacionales y los depósitos intermedios existentes
a.-
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Que se aprobara una Federal Records Management
Act, para asegurar la existencia de una
autoridad legal en materia de creación,
preservación, organización y eliminación de los
papeles federales.
b.-
Que se nombrase un Records Management Officer en
cada administración para conducir un programa de
trabajo relativo a estas cuestiones.
c.-

• En 1949 se creaba la General Services
  Administration y los Archivos Nacionales dejaban
  de existir, para convertirse en el National
  Archives and Records Service (NARS), que asumiría
  la responsabilidad de la política de record
  management federal.
• Este organismo pasaría a denominarse, a mediados
  de los 80, National Archives and Records
  Administration (NARA).
• En 1950 se aprobó la Federal Records Act, que
  definía por primera vez, desde el punto de vista
  legal, el record management, incluyendo la
  creación y la conservación de los registros, su
  destrucción o transferencia.
• Esta ley obligaba a los organismos
  administrativos a disponer de un programa de
  gestión de documentos (records management
  program).

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• Sobre esta ley de 1950 se basan los cuatro
  pilares básicos del records management en Estados
  Unidos
• El informe de la Comisión Hoover tuvo cuatro
  consecuencias

1. El concepto del ciclo de vida.
2. Los programas de atención continuada.
3. El control en la gestión
4. La especialización de quienes la practican.

- El reconocimiento oficial de la noción del
records management. - La creación de un
servicio especial, junto a los Archivos
Nacionales propiamente dichos, y bajo la misma
dirección. - Este servicio y las
administraciones recibirían responsabilidades
complementarias en materia de records
management. - La creación, u oficialización, de
los records centers.
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• De esta manera se establecía una triple acción
  sobre los papeles / documentos públicos
• La Federal Records Act de 1950, por tanto,
  supuso el punto de partida oficial de la política
  de records management norteamericana. A partir de
  aquí, además del desarrollo legislativo y
  normativo, se produjo

1. un birth control al inicio (es decir, un
control de los documentos nuevos que iban
surgiendo), 2. una racionalización de las
eliminaciones y 3. una conservación económica y
concentrada de los documentos con valor
temporal, después del periodo de utilidad
inmediata.
1. la transformación tecnológica (auténtico
motor de la evolución del records management) ,
2. el establecimiento de principios prácticos y
teóricos y 3. la consolidación de la estructura
archivística federal .
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A modo de conclusión

• Son las necesidades nacidas, sobre todo, de la
  Segunda Guerra Mundial, las que han forzado tanto
  a los gobiernos como a los archiveros a abordar
  de manera frontal los problemas planteados por el
  aumento incontrolado de la masa documental.
• Esto ha constituido para los archiveros un
  replanteamiento de su papel tradicional.
• A partir de ahora además de su responsabilidad
  como conservadores y ordenadores de fondos
  constituidos, tendrían que preocuparse de
• las condiciones de creación de los documentos,
• de su acumulación,
• de su transferencia a los archivos y
• de su evaluación / valoración con vistas a una
  conservación selectiva o total, y
• limitada en el tiempo o permanente.
• Las respuestas planteadas a este desafío han
  sido variadas según los lugares y las épocas.

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• Los Estados Unidos, pioneros en este ámbito
  desde los años 40, desarrollaron como hemos visto
  el sistema del records management.
• La óptica del mismo, en su inicio, era más
  administrativa y económica que archivística.
• De lo que se trataba era de optimizar el
  funcionamiento de la administración mediante la
  limitación de documentos producidos y la duración
  de su conservación.
• Este sistema fue adoptado, con mayores o menores
  modificaciones, por otros países, como Australia
  o Canadá.
• En Europa, por el contrario, el problema ha sido
  tratado especialmente bajo el ángulo del interés
  histórico de los documentos.
• La conclusión a la que debemos llegar en este
  sentido, es que ningún país debe escapar a la
  necesidad de definir su propia doctrina en este
  terreno pues la falta de legislación en materia
  de tratamiento de la masa documental, desemboca
  en
• Una ineficacia creciente de la gestión
  administrativa.
• Un despilfarro económico.
• Empobrecimiento de la memoria histórica futura.

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• No obstante, sean cuales sean los modelos, la
  administración moderna reclama a los archiveros,
  de forma progresiva, un mayor número de
  respuestas a los problemas que le plantea la
  documentación contemporánea, obligando a una
  mayor intervención de este colectivo profesional
  en el ámbito de la gestión de documentos.
• Es decir, en el tratamiento de los documentos
  antes de que estos adquieran valor histórico.
• A raíz de ello, algunos archiveros propusieron
  que es importante intervenir desde el mismo
  momento de la creación de los documentos, e
  incluso antes.
• A pesar de que en los países de tradición
  anglosajona el records manager es una profesión
  distinta a la de archivero, cada vez es más
  unánime el sentimiento que no ve tan claras las
  fronteras entre unos y otros.
• Los problemas en materia técnica, de formación,
  apreciación social, etc., de ambas profesiones
  deberían solucionarse desde una perspectiva
  integradora.
• No existe una función documental administrativa
  y otra histórica, ambas son caras de una misma
  moneda.
• Es lo que Couture y Rousseau denominaron como
  archivística integrada, que abarcaría el
  tratamiento de la documentación, desde sus
  orígenes en el proceso administrativo hasta su
  conservación definitiva.

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• Esto implica aglutinar en el ciclo de vida, base
  del records management

• el análisis de las necesidades de las
  administraciones,
• el establecimiento de un calendario de
  conservación,
• el diseño racional de los documentos,
• la protección de los documentos esenciales,
• la organización y el tratamiento de los
  documentos y
• su eliminación o transferencia a los archivos
  definitivos.