Interne L

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Sharepoint Records Management

• Interne Lösung oder als Ergänzung

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Agenda

• Sharepoint vs. Klassisches Records Management
• Sharepoint Records Center vs. Externer Records
  Management Lösung
• Records Management Integration mit SAPERION Suite
• SAPERION ECM Compliance Suite Web Content
  Archivierung
• Wie werden die 8 Grundprinzipien von GARP
  abgebildet
• Records Management einfach intuitiv

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Sharepoint vs. Klassisches Records Management
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SharePoint Schwächen- und Stärkenprofil
Quelle Dr. Joachim Hartmann DOK 2/2012
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Microsoft SharePoint Server 2010

• leistungsfähige Plattform zum kollaborativen
  Arbeiten an Informationen mit Basisfunktionen
  für Dokumentenmanagement, Web Content Management
  und Formularmanagement, mit Add-ons für Business
  Intelligence, Suche und Collaboration
  Informationen sicher mit anderen teilen (Sites),
• Effektive Zusammenarbeit (Communities),
• Inhalte über den gesamten Lebenszyklus verwalten
  (Content),
• Informationen und Personen zuverlässiger suchen
  und finden (Search),
• Entscheidungen auf Basis relevanter Informationen
  treffen (Insights),
• Dynamische Geschäftsanwendungen einfach
  bereitstellen (Composites)
• Aber
• Wie ist sichergestellt, dass Prozessabläufe und
  Protokolle nachvollziehbar (und revisionssicher)
  archiviert sind?
• denn Microsoft SharePoint fehlen entsprechende
  Funktionen und damit Zertifikate zur Bestätigung
  von Compliance-Anforderungen.

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Aber

• ungelöste Herausforderungen von
  SharePoint-Installationen
• Compliance (Archivierung und Records Management)
• Governance
• Integrationen in 3rd Party Repositories und
  Applikationen

Aiim Industry Watch, State of the ECM Industry
2011
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Vorteile klassisches Records Management

• Erhöhte Sicherheitsaspekte
• Zugriffsberechtigung, etc.
• Verbesserte Workflow-Funktionalität
• Elektronische Akten
• Virtuelle Aktenstrukturen
• SharePoint nur Filestruktur
• Erfassung
• Kein eigener ScanClient
• Archivieren von externem Content
• eMail, ERP-Belege, etc.

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Sharepoint Records Center vs. Externer Records
Management Lösung
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Business Challenges
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Externe Records Management Lösungen bieten

• Aufbewahrungsfristen
• Bis auf Content-Ebene
• Vernichtung
• Automatisierung
• Rechtssperre
• Beweiswertsicherung von qualifiziert signierten
  Dokumenten
• LTANS / ERS-konformen Archivierung
• Nachsignierung
• Typische DE-Thema

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Records Management Integration mit SAPERION Suite
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Die ganzheitliche Informationsstrategie von
SAPERION
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SAPERION ECM Compliance Suite for SharePoint

• Lösungen und typische Anwendungen

Beliebige Lösungen für

• Personalakten
• Kundenakten
• Projektakten
• Vertriebsportale
• Projektmanagement
• Beschaffungsmanagement
• Rechnungsverabeitung

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Funktionen der SAPERION ECM Compliance Suite

• Policy Management durch Records Manager
• Einordnung der Dokumenten-Lebenszyklen in
  befristete und unbefristete Aufbewahrung (Fixed
  bzw. Event-based Retention)
• Nachträgliche Terminanpassungen und änderungen
• eDiscovery und Löschsperrung im Falle eines
  Rechtsstreits
• Automatisierte Löschung und Vernichtung
• Audit-Trail mittels Eintrag in Protokolltabellen
• Verwaltung auch von Papier-basierenden Dokumenten

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SAPERION ECM Compliance Suite for SharePoint
Herausforderung
SAPERION ECM Compliance Suite

• Allgemeine Herausforderungen
• Im Standard fehlende Revisionssicherheit
• Aufwändige Prozessgestaltung
• Informationssilos im Unternehmen Anwender
  finden Informationen nicht

• Einsparungspotentiale im Unternehmen
• Vervollständigung des Microsoft Sharepoint
  Servers um revisionssicheres SAPERION ECM
• Einbindung vom Systemübergreifenden SAPERION
  Workflow im Sharepoint Server
• Anbindung an MS Enterprise Search
• Plattformübergreifende Zentralisierung von
  Unternehmensinformationen

• Probleme in der IT
• Starke Belastung des SQL Servers
• Starke Abhängigkeit von Microsoft

• Benefits in der IT
• Entlastung des SQL Servers
• Höhere Performance der SharePoint Servers
• Ungebundenheit durch das plattformunabhängige
  SAPERION mit offenen Standards (JCR)
• Microsoft bleibt gewohntes User-Frontend,
  SAPERION ist flexibles Backend

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Lösungen und typische Anwendungen

• SAPERION unterstützt Ihr Schriftgutmanagement
  umfassend
• Einhaltung von Regularien
• Inklusive Papierakten (Hybrid)
• Geordnetes Aufräumen
• Gerüstet für Rechtsstreits

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Benefits

• Einhaltung von Richtlinien zur Aufbewahrung von
  Dokumenten
• Differenziertes Zugriffsmanagement für Dokumente
  und ihre Metadaten zur Sicherung vor unerlaubten
  Zugriffen/Vernichtung
• Zusätzlicher Löschschutz für Dokumente, die für
  Rechtsstreit relevant werden
• Einfache projektspezifische Verwaltung von
  Papierdokumenten
• Vermeidung von Prozesskosten durch jederzeit
  auffindbare relevante Dokumente

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SAPERION ECM Compliance Suite WCA

• Archivieren von Internet-Inhalten

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Cases im Bereich der ergänzende
SharePoint-Archivierung

• Weg-Archivieren von Projekten
• Ganze Projekt-Spaces ins Archiv ablegen
• In SharePoint das Projekt als Link hinterlegen
• Archivieren dynamischen Content
• Blogs, Change Requests, Incident Management,
  ChartsInterne Tabellen, Listen, etc
• Windows Foundation Classes
• Archivierung ohne "offizielle" Archivschnittstelle
  
• SharePoint Workflow-Steps
• Welche Ansicht hat der Mitarbeiter auf dem
  Bildschirm gehabt und was hat er im Prozess
  ausgewählt
• Details dazu im Referat der Firma qumram

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Archivieren von Content aus Microsoft SharePoint
SAPERION ECM SUITE Archiv-System
MICROSOFT SHAREPOINT Portal System
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Integration
Web-Browser mit Time Machine
Web-Browser des Anwenders
Zeitgesteuerte Aufzeichnung
3
2
Internet
1. Lückenlose Aufzeichnung qumramInterceptor J
ede Änderung wird automatisiert
aufgezeichnet. Einsatz bei Sicherstellung einer
vollständigen Nachweisbarkeit, Beweissicherung
oder personalisierten Inhalten.
Lückenlose Aufzeichnung
Firewall Reverse Proxy
1
2. Zeitgesteuerte Aufzeichnung
qumramGrabber Das Besucherverhalten wird
simuliert. Kommt zum Einsatz wenn eine lückenlose
Aufzeichnung nicht gefordert ist, z.B.
Historische Archivierung, Social Media Capturing
3. Web-Browser mit Time Machine
qumramDiscovery Die archivierten Webseiten können
durch berechtige Personen im Original in einem
Standard-Webbrowser durchsucht werden
(Funktionen Browsen, Inhalts-Suche, Zeitsuche).
Ablage
Datenbanken, Datei-Ablage, ...
Rechtssichere Ablage
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Social media Policy monitoring Anwendung
Zweck I Nachvollzug des Mitarbeiterverhalten auf
Social Media Plattformen
Zweck II Nachvollziehen was auf Social Media
Plattformen stand (auch wenn Inhalt gelöscht oder
nicht mehr verfügbar)
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Vorteile dieser Lösung

• Archivieren von Dokumenten und Portal-Informatione
  n (HTML)
• Durchgängige Unterstützung der firmenweiten
  ECM-Strategie
• Auslagern von nicht benötigten Inhalten
• Schlankeres SharePoint
• Technologie-neutrale Ablage von Inhalten
• Entlastung der Produktivsystem und zur Erhaltung
  von Inhalten (ohne diese zu migrieren oder die
  alte Betriebsinfrastruktur am Leben zu halten)
• Entlastung der Sharepoint-Infrastruktur
  "abgeschlossene" Sharepoints können einfach in
  ein beliebiges Speicher-System (auch SQL DB)
  ausgelagert werden, ohne dass dabei Informationen
  oder sogar auch Funktionalität verloren ginge.
  Die produktive Sharepoint-Umgebung kann dadurch
  sehr schön entschlackt werden und es geht
  trotzdem nichts verloren. Das Ganze geht sogar
  noch weiter das Informations-Retrieval und damit
  auch eDiscovery kann massiv vereinfacht werden,
  egal, um welchen Content-Typ es sich handelt
  (Dokumente, HTML-Seiten).
• Vereinfachung von Migrationen bei Migrationen
  einer Sharepoint-Infrastruktur (z. B. MOSS 2007
  auf Sharepoint 2010) können "abgeschlossene"
  Sharepoint einfach archiviert werden, und
  brauchen nicht auf den neuen Release migriert
  werden. Die alte Infrastruktur kann trotzdem
  abgeschaltet werden, ohne dass Informationen oder
  Funktionalität verloren geht. ?

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Wir werden die 8 Grundprizipien von GARP
abgebildet?

• SAPERION ECM Compliance Suite

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GARP SAPERION Prinzipien 1 - 4
GARP Prinzip
SAPERION ECM Compliance Suite

• Verantwortlichkeit

• Ausgefeiltes Rollenkonzept
• Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt

• Integrität

• Jede Änderung ergibt neue Revision
• Jede Äderung wird überwacht

• Sicherung

• Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt
• Keine unautorisierte Zugriffe möglich

• Compliance

• 4-Augen-Prinzip möglich
• Kontrollierte Prozesse (mit Aufzeichnung)
• Auditierbarkeit

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GARP SAPERION Prinzipien 5 - 8
GARP Prinzip
SAPERION ECM Compliance Suite

• Verfügbarkeit

• Hochverfügbarkeit
• Standby
• Offline
• Spiegelung

• Aufbewahrung

• Records-Management-Option steuert Fristen
• Rechtsstreitsperrung

• Entsorgung

• Rechtsstreitsperrung
• Automatisiertes Löschen gem. RM-Option

• Transparenz

• Protokollierung sämtlicher Events
• Workflow-Protokollierung

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Records Management einfach intuitiv

• SAPERION ECM Compliance Suite

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Records Management einfach intuitiv

• Fokus der Mitarbeiter auf Kernkompetenzen
• Compliance als "Hintergrundprozess
• Mitarbeiter muss sich nicht darum kümmern
• Ganzheitliche Informationsstrategie

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(No Transcript)
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Für Ihre Fragen und Anregungen stehen wir Ihnen
gerne zur Verfügung Markus Imgrüth PreSales
Consultant SAPERION (Schweiz)
AG mail markus.imgrueth_at_saperion.com fon 41 44
735 46 00 mobile [phone]