z

1

• základy efektivního
• rízení knihoven
• Jak rídit, podporovat a hodnotit pracovní výkon
• PhDr. Zdenka Brázdová
• ADVERS Consulting, s.r.o. Brno
• ríjen 2014

2
Obsah kurzu

• Obecné schéma rízení pracovního výkonu, merítka
  výkonu
• v podmínkách knihoven
• Fáze rízení pracovního výkonu
• - dohoda o pracovním výkonu
• - plánování pracovního výkonu a rozvoje
• - efektivní zpetná vazba
• - hodnocení
• Motivace v podmínkách knihoven
• Rozhovory v manažerské praxi adaptacní,
  integracní rozhovory, motivacní rozhovor
  motivacní zadávání úkolu, zpetná vazba vytýkací
  rozhovor základní zásady
• Hodnocení v podmínkách knihoven metody a
  kriteria hodnocení, vedení hodnotícího rozhovoru

3
Rízení pracovního výkonu

• Strategie
• 1. Mít predstavu 2. Prenést
  predstavu do hlav lidí
• Procesy
  Lidé
• 4.Zpetná vazba 3.
  Každodenní ovlivnování
• Operativa

4

Popis prac. místa
strategické cíle cíle útvaru popis prac. místa
- nápln práce profil prac. místa -
skills kriteria hodnocení výkonu
informace pro odmenování
Profil prac. místa
ZV pro popis prac. místa
Hard skills
Soft skills
Hodnocení efektivity rízení výkonu
Performance management
Odmenování
Hodnocení výkonu
Výber uchazecu
Vyjednávání o výkonu
Rízení výkonu
Vzdelávání
Motivace
Podmínky pro výkon
Koucování zpetná vazba
5
K zamyšlení

• Vydefinujte merítka výkonu na vašem pracovním
  míste.
• Vyberte si jakékoliv pracovní místo a vydefinujte
  merítka výkonu na tomto pracovním míste.
• Jak lze podle techto merítek výkon, posuzovat
  hodnotit ?
• Pracujte, prosím, každý samostatne, poté
  prodiskutujte pred prezentováním v týmu,na cem
  jste se shodovali, kde naopak byly názory na
  merítka výkonu diametrálne odlišné ???

6
Rízení pracovního výkonu

• Dohoda o pracovním výkonu
• Plánování, motivace
• Zpetná vazba
• Hodnocení ve formalizovaném systému

7
Dohoda o pracovním výkonu co musí vedet každý
pracovník

• Jaké cinnosti má vykonávat
• Jaká pravidla, postupy k výkonu cinností jsou
  dána
• Jaké požadavky na zpusobilost (odbornou i
  osobnostní) má splnovat
• Jaké pracovní chování se od nej ocekává (interní,
  externí vztahy)
• Jak bude hodnocen výkon (cíle, kriteria )
• Jaký formalizovaný systém hodnocení funguje

8
Evidence úkolu
Úkol Odpovídá Termín Vyhodnocení Opatrení

Cíl úkol musí splnovat S - specifický,
konkrétní M - meritelný ( podle ceho
hodnotím) A - akceptoivatelný R - reálný T
- termínovaný
9
Jak motivovat spolupracovníky

• Poznat motivacní strukturu druhého cloveka
• Dobre vybrat, adaptovat, integrovat
• Jasne oznámit, co má delat, standardy
• Efektivne zadávat úkoly
• Poskytovat zpetnou vazbu
• Komunikovat poskytovat informace
• Vytváret pozitivní pracovní klima
• Rozvíjet podrízené
• Být vzorem (Kdo chce zapalovat, musí horet)
• ..

10
Plánování pracovního výkonu, rozvoje
Umí Umí
Nechce pracovat Neumí Chce pracovat Neumí
11
Zpetná vazba

• Chvála
• - Adresná, verejná
• - Vcas
• - Uprímná, bez prehánení
• - Konkrétní, jen k práci a pracovnímu chování

• Kritika
• Vcas, ale bez emocí
• Mezi ctyrma ocima
• Konkrétní jen k pracovnímu chování a výkonu
• Dodržení PKP (pochvala, kritika,povzbuzení)

12
Zpetná vazba - sdelování kritiky -

• Vyjadrujte se já jazykem
• Vyjadrujte vlastní pocity nelíbí se mi, vadí
  mi
• Popisujte konkrétní chování, které je možno
  pozorovat
• Zamerte se na výkon, chování, neútocte na celou
  osobu
• Budte konstruktivní Co udeláš nebo Chci, abys
  udelal hledejte rešení
• Dejte prostor druhé strane k vyjádrení
• Vyjadrujte respekt druhé strane jeho
  jedinecnost, odlišnost
• Overujte si porozumení Jestli ti dobre rozumím,
  ty ríkáš, že
• Vyjádrete, že chcete kritikou pomoci, vyjádrete
  podporu
• Zachovejte klid a držte se tématu

13
Prijímání kritiky

• Neoprávnená
• Užitím negativního dotazování (žádejte další
  kritiku, její
• upresnení, detaily).
• Co se ti nelíbí... a ješte neco....atd.
• Nenechte se vyprovokovat k hádce - užitím
  selektivního ignorování
• Hovorte o svých pocitech.
• To, co ríkáš, je možná pravda, ale mne vadí
  zpusob, jakým to ríkáš.
• Používejte otevrené dvere mužeš to tak videt

• Oprávnená
• Prijmete užitím negativní aserce
• Máš pravdu, udelal jsem chybu.
• Ano, zkazil jsem to. Uvedomuji si to.
• Neomlouvejte se, nebrante se.
• Hledejte cestu nápravy

14
Príklady z Vaší praxe

• Za co nejcasteji chválím

• Za co nejcasteji poskytuji negativní zpetnou
  vazbu

15
Co je cílem motivace
Co Vás nejvíce na Vaší práci motivuje, co naopak ?
16
Motivace
S T I M U L Y
S T I M U L Y
MOTIVY
17
Maslow, Herzberg hierarchie potreb jako
základ motivace
18
Rízení pracovního výkonu motivace zamestnancu
knihoven

• Co me motivuje na mé práci ?
• Jak to dávám najevo v pracovním prostredí?
• Co me demotivuje na práci?
• Dávám to najevo v pracovním prostredí ?

19
Rízení pracovního výkonu motivace zamestnancu
knihoven

• Motivátory v prostredí naší knihovny, co by mé
  spolupracovníky mohlo motivovat, motivuje ?
• Jak s temito motivátory manažersky pracuji já?
  Jak je využívám v mé manažerské praxi?

20
Jak motivovat spolupracovníky

• Poznat motivacní strukturu druhého cloveka
• Dobre vybrat, adaptovat, integrovat
• Jasne oznámit, co má delat, standardy
• Efektivne zadávat úkoly
• Poskytovat zpetnou vazbu
• Komunikovat poskytovat informace
• Vytváret pozitivní pracovní klima
• Rozvíjet podrízené
• Být vzorem (Kdo chce zapalovat, musí horet)
• ..

21
Závery k motivaci

• Jedním z duvodu úspechu je pravdepodobne
  skutecnost, že pocet možnosti lidí získat osobní
  uspokojení je na rozdíl od omezených financních
  zdroju neomezený!!
• Základem motivace je EFEKTIVNÍ KOMUNIKACE !!!

22
Rízení pracovního výkonu -rozhovory v praxi
manažera

• Struktura rozhovoru
• Úvod privítání, sdelení cíle rozhovoru,
  casu,okolností (odvíjí se od ocekávaného obsahu a
  vzájemných vztahu)
• Jádro diskuse (projednání obsahu, vyjasnení)
• Shrnutí (zopakování úmluv, dohody, potvrzení
  porozumení)

23
Prijímací rozhovor a rozhovory v adaptacní fázi

• Proces orientace a adaptace je vlastne sérií
  rozhovoru, v rámci kterých poskytujeme
  následující informace
• o organizaci - knihovne, o procesech, o
  požadavcích na práci, o plánu jeho osobního
  rozvoje v dobe adaptace jasná formulace,
  povzbuzení pracovníka k otázkám, odpovedi na
  otázky
• a poskytujeme jasnou a srozumitelnou zpetnou
  vazbu k prubehu a výsledkum zapracování.

24
Jak motivacne zadat úkol-motivacní rozhovor

• Sebelepší nápad šéfa nezní tak úžasne jako nápad
  muj
• Príprava 90 úspechu
• Pozitivní privítání
• Stanovení cíle, formulace, co má být (SMART)
• Požádejte o pomoc , kladnou reakci kvitujte.
• Co navrhujete ?
• Spolecné ujednání
• Záver

25
Zadávání úkolu - úvod

• Rekni, co rekneš!
• Dodržení casu schuzky
• Rozbití ledu, navázání neformálního kontaktu
• Seznámení s cílem,postupem schuzky
• Overení, zda nemá spolupracovník nejaké otázky,
  nechce neco do programu doplnit

26
Zadávání úkolu jádro rozhovoru

• Rekni to !
• Seznámení s úkolem (SMART)
• Na co strategicky navazuje (vize, strategické
  cíle)
• S cím souvisí, proc je duležitý
• Pravomoci a odpovednosti s úkolem spojené
• Koho informovat, kdo bude spolupracovat

27
Zadávání úkolu jádro rozhovoru

• Over si, že porozumel !
• Zpetná vazba od zamestnance
• Jak porozumel úkolu
• Jakou podporu, zdroje bude potrebovat
• Vidí úkol, termín reálne
• Co vidí jako príležitosti a hrozby pri jeho
  plnení
• Co se bude muset naucit, doplnit si

28
Zadávání úkolu- záver

• Rekni, co jste si rekli!
• Celkové shrnutí schuzky
• Hlavní dohodnuté kroky obou stran
• Další termíny schuzek a kontrolních bodu
• Neformální, pozitivní ukoncení

29
Pracovní cíle
Cíl Kroky Cinnosti Možné bariéry Vyhodno- cení
------------ ------------ ------------- -------------- ---------------------------- -------------- -------------- -------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------

30
Predpoklady, zpusobilost k plnení cílu
Cíl Odborné kompetence Osobnostní kompetence Hodnocení Rozvojový návrh

31
Další zásady

• Jasné a srozumitelné vyjadrování
• Sledování reakcí druhého,
• Kladení otázek,overování si porozumení a
  naslouchání
• Prizpusobování se jeho možnostem chápání, jazyka,
  znalostí
• Udržování ocního kontaktu, vhodné vzdálenosti

32
Vytýkací rozhovor - príprava

• Príprava
• Melo být x je, jaký je pracovník, okolnosti,
  opakuje se situace,podílel se na situaci nekdo
  jiný, jak jsem prispel k tomu, aby situace
  nenastala, jak jsem zadal úkol, prubežne
  kontroloval .
• Nespoléhejte na domnenky, informace
• z doslechu, jen na fakta, vlastní pozorování

33
Vytýkací rozhovor - realizace

• Neutrální úvod
• Sdelení proc se scházíme, projednání
• - je x melo být (fakta)
• - pracovník at se vyjádrí sám
• k možným dusledkum, navrhne rešení.
• Jde-li o opakovaný problém, jaké dusledky budou
  vyvozeny
• Dodejte odvahu, upozornete na kontrolu úmluv,
  zamerte se pozitivne do budoucnosti
• Pozitivní záver

34
Další zásady vytýkacího rozhovoru

• Jasne, srozumitelne se vyjadrujte, pozorne
  naslouchejte
• Budte klidní, taktní
• Neponižujte zamestnance
• Nehrajte si na psychiatra, nesnažte se
  vysvetlovat vy, proc se vec stala
• Poukazujte na problém a pomáhejte hledat rešení
  tak, aby se zabránilo opakování

35
Hodnocení v podmínkách knihoven

• Hodnocení zamestnancu formalizovaný systém
• Má stanovená pravidla zásady ( metody hodnocení,
  postup hodnocení, práce s výstupy)
• VEDE SE PÍSEMNÝ ZÁZNAM

36
Cím se liší systém hodnocení od prubežné zpetné
vazby

• Jsou dána pravidla, jak hodnocení probíhá
• Na hodnocení si udelají obe strany cas, mohou v
  klidu mimo operativu rešit výkon
• Jde o shrnutí prubežné zpetné vazby
• O výsledku jsou vedeny záznamy (psychologický
  úcinek )
• Mužeme sledovat vývoj v predem daných kriteriích

37
Metody hodnocení

• Metody orientované na výkon (MBO Management by
  Objectives stanovování a vyhodnocování cílu,
  normy výkonu, kritické prípady )
• Kriteriální hodnocení
• (kriteria výkonu, zpusobilosti, pracovního
  chování )
• Sebehodnocení
• Metoda 360 zpetné vazby

38
Rízení prostrednictvím cílu - MBO

• Stanovování na vyhodnocování cílu
• S specifické
• M meritelné
• A akceptovatelné
• R reálné
• T v case
• KPI /Key Performance Indicators/-
• predem stanovené metriky hodnocení výkonu na
  pracovním míste

39
Príklady kriterií hodnocení

• Orientace na výsledek
• Peclivost
• Spolehlivost
• Samostatnost
• Komunikace
• Vyjednávání
• Týmová spolupráce
• Zvládání,podpora zmen
• Predávání znalostí
• Plánování

40
Príklady kriterií hodnocení

• Analytické myšlení
• Tvurcí myšlení
• Rešení problému
• Iniciativnost, proaktivita
• Odolnost vuci záteži,práce v záteži
• Orientace na zákazníka
• Organizace práce
• Vedení lidí
• ..

41
Základní zásady tvorby systému hodnocení

• Systém musí navazovat na strategické zámery
• Systém musí kopírovat požadavky na pracovní
  místa ( nejcasteji frekventované požadavky na
  výkon, na chování v souladu s hodnotami danými
  firemní kulturou )
• Systém muže a nemusí být provázán s odmenováním
• Systém by mel být vždy podporen hodnotícím
  rozhovorem

42
Príprava 90 úspechu ( má být x je, okolnosti
výkonu práce, srovnání se standardem ),
vytvorení podmínekPozitivní úvod, privítání,
cíle hodnotícího rozhovoru, prípadný prepis
výsledku sebehodnoceníHodnocení cílu, kriterií
- zapojení zamestnance do diskuse otevrené
otázky, naslouchání, vedomé mlcení Chvála a
kritika konkrétní jen výkonu a pracovního chování
Zásady vedení hodnotícího rozhovoru
43
Prubežné sumarizování, overování si
porozumeníInspirativní zadávání nových úkolu,
dodržení SMART (specifický, meritelný,
akceptovatelný a termínovaný úkol)Shrnutí,
rekapitulace úmluv, pozitivní záver, povzbuzení
Zásady vedení hodnotícího rozhovoru
44
Hodnotitelské chyby

• Sympatie, antipatie
• Haló efekt
• Efekt nedávnosti
• Predsudky, projekce
• Sériový efekt
• Zakotvení
• Favoritismus

45
ZÁVER

• Nejde o to, co víme. Jde o to, jak
• s tím, co víme, naložíme ?
• Akcní plán
• - co mne inspirovalo,
• - co s tím udelám v praxi, co mi v tom muže
  zabránit ?
• Dekuji za spolupráci a preji hodne úspechu v
  práci s lidmi
• 
  Zdena
  Brázdová