Presentazione di PowerPoint

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A.A. 2005/2006 Risultati dellattività di
controllo
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• Tipologia dei controlli
• ? Controllo Finanziario
• ? Audit in situ (controllo finanziario e
  monitoraggio)
• ? Visite di Monitoraggio
• PERIODO ATTIVITA 01/01/07 31/05/07
• PRESENTAZIONE RISULTATI ALLA CE 31/05/07

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• Controllo Finanziario
• ISTITUTI CONTROLLATI n 26, PER COMPLESSIVI
  1.231.226,34
• ? N 16 per la Mobilità Studenti e Mobilità
  Docenti
• ? N 5 Istituti controllati per la sola Mobilità
  Studenti
• ? N 4 Istituti controllati per la sola Mobilità
  Docenti
• ? N 1 Istituto controllato per i corsi EILC (1
  corso)

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Controllo Finanziario Istituti controllati

• Università degli Studi di Bergamo
• Acc.BB.AA. Santa Giulia
• Università degli studi di Camerino
• Conserv. di Musica di Campobasso
• Acc.BB.AA. Di Carrara
• Ist.Sup. di Studi Musicali V. Bellini di
  Catania
• Conserv.Statale di Musica di Fermo
• ISIA di Firenze
• Conserv. di Musica L.Refice di Frosinone
• Conserv. di Musica O.Respighi di Latina
• Acc.BB.AA. Di Lecce
• Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano

1. Scuola Superiore per Mediatori Linguistici C.
   Bo di Milano
2. Acc. BB.AA. Di Napoli
3. Conserv. Statale di Musica di Padova
4. Università degli Studi di Pavia
5. Conservatorio di Musica di Perugia
6. Conservatorio di Musica di Pescara
7. Conservatorio S. Cecilia di Roma
8. Università Campus Bio-medico di Roma
9. Conservatorio di Musica di Rovigo
10. Conservatorio di Musica di Torino
11. S.I.S.S.A di Trieste
12. Università degli Studi DellInsubria di Varese
13. Conservatorio di Musica di Verona
14. Università per Stranieri di Siena

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• Controllo Finanziario
•  MOBILITA IN USCITA
•  Verifica dei documenti finanziari in copia
  conforme alloriginale 
• Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali
  Emendamenti
• Pagamenti agli studenti/docenti
• Piano di studio (learning agreement) degli
  studenti
• Attestato di partecipazione
• Nota con i risultati conseguiti (transcript of
  records) dagli studenti
• Rapporto Narrativo studente/docente
• Documenti e pagamenti inerenti il contributo EILC
  agli studenti
• Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti
• EILC documenti di spesa e Pagamenti

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Controllo Finanziario Rimborsi a seguito del
Controllo Mobilità Studenti ? 25.200 (195
mensilità) ? 30 (Errore nellErogazione del
Bonus) ? 6 Istituti  Mobilità Docenti ? 666,53
(costi non ammissibili) ? 7 Istituti (rinuncia a
n. 1 rimborsi inferiori a 50,00)  Organizzazion
e della Mobilità 3.470,00
7
RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A
CONFRONTO AA.AA. 2000/01 2001/02 2002/03
2003/04 2004/052005/06
2000/01 2001/02 2002/03 2003/04 2004/05 2005/06
N Istituti controllati 4 4 7 8 20 26
Rimborsi SM richiesti 5.330,00 1.130,00 5.580,00 10.800,00 1.640,00 25.230,00 (3.470 OM)
Rimborsi TS richiesti 2.805,10 379,05 960,28 828,20 837,40 666,53
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Controllo finanziario Risultati Gestionali
Learning Agreeement incompleti (firme,
crediti ECTS) Transcript of Records
OK Rapporto Narrativo degli studenti OK
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Controllo Finanziario 2006/2007 Almeno il 2
degli studenti in uscita e il 5 dei docenti in
uscita da almeno N 20 Istituti  
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• Audit in situ (controllo finanziario e
  monitoraggio)
• Istituti visitati n. 7, per complessivi
  1.180.214,14
• Università degli Studi di Tor Vergata Roma
• S.S.M.L. Gregorio VII di Roma
• Accademia di Belle Arti di Firenze
• Università Commerciale L. Bocconi di Milano
• Università degli Studi Milano Bicocca
• Università degli Studi S.O.Benincasa di Napoli
• Università Ca Foscari di Venezia

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• Audit in situ (controllo finanziario e
  monitoraggio)
• Fasi principali
• Gestione delle attività ERASMUS
• Verifica delle procedure e della documentazione
  gestionale
• Verifica delle procedure e della documentazione
  finanziaria
• Incontro con i capi di Istituto
  (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti
  e docenti

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• Audit in situ (controllo finanziario e
  monitoraggio)
• 1. Gestione delle attività ERASMUS
• Politica Internazionale dellIstituto (EPS)
• Organizzazione amministrativa dellIstituto
  nellambito ERASMUS
• Modalità di accredito dei fondi comunitari sul
  c/c dellIstituto
• Capitoli di bilancio destinati alle attività
  ERASMUS
• Modalità di registrazione delle transazioni
• Tempi e procedure di pagamento
• Co finanziamenti previsti per ERASMUS
  dallIstituto e/o da altri Enti
• Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta
  dallIstituto
• Informazione e accoglienza degli studenti e/o
  docenti ERASMUS in entrata

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• Audit in situ (controllo finanziario e
  monitoraggio)
• 2. Verifica delle procedure e della
  documentazione gestionale
• Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS
• Procedure selezione disabili
• Accordi Bilaterali
• Procedure relative al riconoscimento del periodo
  di studio e/o insegnamento ERASMUS
• Preparazione linguistica
• Materiale informativo eventualmente prodotto

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• Audit in situ (controllo finanziario e
  monitoraggio)
• 3. Verifica delle procedure e della
  documentazione finanziaria in originale
• Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali
  documenti per il prolungamento delle attività SM
• Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e
  mandati di pagamento, quietanza della banca) ed
  eventuali rimborsi da parte degli
  studenti/docenti
• Piano di studio (learning agreement) dello
  studente
• Attestato di partecipazione
• Nota con i risultati conseguiti (transcript of
  records) dallo Studente
• Rapporto Narrativo dello studente/docente
• Documenti e pagamenti inerenti i contributi EILC
  agli studenti
• Documenti e pagamenti inerenti i contributi DIS e
  SEV agli studenti/docenti
• Documenti relativi ai costi sostenuti dai
  docenti

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Audit in situ (controllo finanziario e
monitoraggio) 4. Incontro con i capi di Istituto
(Rettori/Direttori) e con un campione di
studenti e docenti
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Audit in situ (controllo finanziario e
monitoraggio) Rimborsi a seguito di
Audit Mobilità Studenti ? 3.210 (8
mensilitàBonus) ? 2 Istituti   Mobilità
Docenti ? 270,14 (Costi non ammissibili) ? 2
Istituti   Organizzazione della Mobilità ? 90,00
(Decurtazione di 1 mobilità non ammissibile) ?
1 Istituto
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RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A
CONFRONTO AA.AA. 2000/01 2001/02 2002/03
2003/04 2004/052005/06
2000/01 2001/02 2002/03 2003/04 2004/05 2005/06
N Istituti visitati 3 3 5 5 6 7
Rimborsi SM richiesti 1.060,00 5.020,00 0 2.760,00 1.220,00 3.220,00 90,00 OM
Rimborsi TS richiesti 650,00 115,71 201,02 1.221,03 807,35 SEV 2.001,18 630,00 OM 270,14
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Audit in situ (controllo finanziario e
monitoraggio)   2006/2007 N 5 Istituti che
saranno visitati a partire da febbraio 2008
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• PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI
  DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN
  SITU - 1
• MOBILITA STUDENTI/DOCENTI
• Errata interpretazione della durata minima
  ammissibile della mobilità studenti
• Si ricorda che è necessario distinguere tra
  Durata dellattività (Durata minima di almeno
  tre mesi o un trimestre accademico completo e non
  superiore ai dodici mesi) dalla Mensilità
  (Contributo accordato) il calcolo convenzionale
  per lattribuzione delle mensilità non può essere
  applicato alla Durata dellattività
• Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o
  trimestre accademico) non è ammissibile
• SOLO per le Mobilità con Durata attività
  ammissibile si applica il calcolo
  convenzionale per lattribuzione delle Mensilità
• ESEMPIO dal 01/01/2006 all 11/03/2006 (2 mesi e
  11 gg.) DURATA NON AMMISSIBILE

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• Ritardo nellerogazione dei contributi
• ? alla data della Rendicontazione Finanziaria
  Finale allAgenzia (ottobre) tutti i pagamenti
  devono essere conclusi
• ? comunicazione allAgenzia delle eventuali
  posizioni ancora aperte
• i beneficiari devono essere pagati (almeno in
  parte) prima della partenza

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PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI
DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN
SITU - 2 Mancanza della documentazione inerente
la richiesta di prolungamenti e relativa
autorizzazione Documenti necessari ? Richiesta
scritta dello studente ? Autorizzazione
dellIstituto ospitante Emendamento allAccordo
Istituto/studente, prima della fine del 1
periodo di attività Eventuali mensilità
realizzate ma non autorizzate o non coperte con i
fondi Erasmus Da rendicontare come Mensilità
senza contributo Ritardo nella stipula degli
Accordi con gli studenti/docenti, successivamente
allinvio dellAccordo da parte dellAN
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PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI
DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN
SITU - 3 Mancanza di indicazione negli Accordi
con gli studenti delle modalità di pagamento
della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di
pagamento (es. acconto prima della partenza e
saldo al rientro) Incompletezza degli Accordi
mancanza del contributo totale mancanza delle
date di inizio e fine della mobilità mancanza
della data di firma indicazione della.a.
2004/2005 Mancanza di documentazione scritta
relativa allerogazione del Bonus (stipulare
emendamento per la.a. 20062007) SM attestati
senza lindicazione del periodo della mobilità TS
- costi non ammissibili taxi, francobolli,
materiale elettronico costo delluso del mezzo
proprio costi non coperti da documenti
giustificativi errori di calcolo del contributo
forfetario per il soggiorno TS errore nel
calcolo del Contributo In alcuni casi il
contributo è stato assoggettato a tassazione.
LImporto del contributo ERASMUS dovrà essere
pagato al partecipante per intero, senza
deduzione di alcun tipo
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PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI
DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN
SITU - 4 Stipula degli Accordi SM/TS firma
dopo linizio dellattività firme non
autentiche firma prima dellIstituto e
successivamente dello studente/docente
compilazione da parte dello studente/docente Paga
menti applicazione di deduzioni/commissioni
bancarie
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• BEST PRACTICE FINANZIARIE RISCONTRATE DURANTE GLI
  AUDIT  
• Modello di Certificato quale attestazione del
  periodo di studi allestero
• Modulistica e procedura standard per
  lautorizzazione di prolungamenti delle mensilità
  SM
• Documento di sintesi del contributo finale
  spettante firmato sia dallIstituto che
  dallo/studente docente
• Firma degli Accordi prima da parte del
  Beneficiario e successivamente dallIstituto

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• Audit in situ (controllo finanziario e
  monitoraggio)
• RACCOMANDAZIONI GESTIONALI
• Maggiore informazione in generale ed, in
  particolare, sulla didattica allestero agli
  studenti
• Maggiore monitoraggio da parte dei docenti
• Learning agreement assicurarsi che venga firmato
  prima della partenza dello studente
• Riconoscimento degli esami in toto senza
  integrazioni (v. EUC sottoscritta dai
  Rettori/Direttori !!!)