Ms. Access: corso pratico di utilizzo dello strumento

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Ms. Access corso pratico di utilizzo dello
strumento

• Marco Gribaudo
• Marcog_at_di.unito.it

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Le basi di dati

• Una base di dati (DataBase) raccoglie grandi
  quantita di dati e ne facilita laccesso
  allutente.
• Esso rappresenta il cuore della maggior parte dei
  programmi che vengono utilizzati nelle aziende.

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Fogli elettronici

• Sono strumenti software che mimano il lavoro di
  contabilita normalmente svolto normalmente su
  carta.
• Il loro compito e quello di generare I tabulati,
  effettuando contemporaneamente I conti necessari.
• Il foglio elettronico piu comune e EXCEL

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Fogli Elettronici (II)

• Un foglio elettronico puo fare cose simili ad un
  DataBase, e vice versa ma
• Un foglio elettronico ha problemi a trattare
  grosse quantita di dati.
• Difficolta nel trattare dati non numerici.
• Difficolta a interrogare I dati.

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Tipi di DataBase

• Data Base relazionali
• Data Base gerarchici
• Data Base ad oggetti.
• Access e un DataBase relazionale !

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Le tabelle

• Il luoghi dove il DataBase memorizza I dati
  vengono chiamati tabelle.
• In una singola base di dati, vi sono generalmente
  numerose tabelle.
• Ogni tabella raccoglie dati simili, aventi cioe
  tutti la medesima struttura.

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Le Query

• Una volta memorizzati I dati, occorre in qualche
  modo poterli analizzare.
• Lanalisi viene fatta effettuando delle domande a
  cui il DataBase produce delle risposte.
• Queste risposte vengono dette interrogazioni o
  Query.

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Le Query (II)

• Le domande che si possono esprimere nelle query
  possono essere domande di ricerca, ordinamento,
  calcolo, modifica, cancellazione
• Le risposte a queste domande sono nuove tabelle,
  eventualmente anche vuote o contententi una unica
  riga.

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Le Query (III)

• Le Query vengono espresse attraverso appositi
  linguaggi, detti linguaggi dinterrogazione.
• SQL e I linguaggio dinterrogazione piu comune.
• Access permette di esprimere le query anche in
  modo grafico.

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Le maschere

• Le tabelle definiscono le strutture capaci di
  contenere I dati
• Ma come si inseriscono I dati nelle tabelle ?
• Le maschere disegnano le interfacce utenti con
  cui interagire con I dati archiviati!

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Le maschere (II)

• Maschere di immissione, per popolare la base di
  dati
• Maschere di interrogazione, per velocizzare il
  processo di esecuzione di una Query.
• Maschere di stampa, per inviare I dati ad una
  stampante.
• Maschere di comando, per collegare le varie
  maschere tra di loro.

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I report

• Non basta avere le risposte a video! Bisogna
  anche poterle stampare!
• I report costituiscono il modo con cui I
  risultati calcolati dalle Query possono essere
  formattati in modo da poter essere stampati in
  modo leggibile.

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I report (II)

• I report possono essere mostrati a video, inviati
  ad una stampane, importati in un altro programma
  (I.e. Word), spediti per mail
• La costruzione di un report e vicina a quella di
  una maschera, anche se presenta carateristiche
  diversi determinate dal differente supporto a cui
  e destinato.

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Access

• Access mette a disposizione funzionalita per
  creare tabelle, query, maschere, report ed altro
  ancora.
• Vedremo in dettaglio solamente queste 4 parti!

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Access (II)
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Le tabelle

• Le tabelle sono I luoghi dove venogno custoditi I
  dati.
• Sono chiamate cosi per lanalogia con le tabelle
  stampate
• Le righe delle tabelle vengono chiamate record.

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I record

• I record ragruppano tutte le informazioni
  relative ad un particolare oggetto (entita).
• Tutti I record di una tabella contengono le
  stesse tipologie di informazioni per tutte le
  entita inserite nellarchivio.
• Le informazioni sono contenute nelle colonne
  delle tabelle.

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I campi

• Ogni cella della tabella prende il nome di campo.
• Tutti I campi di una colonna rappresentano la
  stessa informazione per record differenti.
• I campi sono contraddistinti dal tipo di dato che
  essi possono contenere.
• Tutte le colonne contengono dati dello stesso
  tipo.

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I tipi di dato

• Stringhe (testi brevi)
• Numeri (con o senza la virgola)
• Date ed orari
• Booleani (informazioni si/no)
• Testi
• Immagini, pagine web, suoni

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I sottotipi di dato

• Alcuni tipi di dati hanno bisogno di ulteriori
  specifiche.
• Un numero puo essere con o senza la virgola.
• Una stringa puo essere piu o meno lunga.
• Queste informazioni rappresentano il sottotipo di
  un dato.

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Nomi di campi e tabelle

• Ogni tabella ha un nome. Il nome viene utilizzato
  nelle Query e nei programmi per indicare la
  tabella da cui attingere i dati
• Ogni campo ha un nome. Serve per specificare in
  una Query o in un programma quale campo
  considerare.

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Creare una tabella

• Creare una tabella, vuole dire definirne la
  struttura.
• Definire la struttura di una tabella corrisponde
  a specificare quali colonne abbia la tabella, e
  che tipo di dati esse ospitino.
• In pratica vuole dire definire i tipi dei campi
  che costituiscono un record.

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Le tabelle interne

• Risiedono nel DataBase che si sta modificando.
• Si creano specificando nome del campo, tipo di
  dato, piu un eventuale commento.
• Il commento serve solo per ricordare al
  programmatore a cosa servono i dati contenuti in
  quel campo.

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Le tabelle interne (II)
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Le stringhe

• Le stringhe servono a contenere informazioni
  testuali.
• Si selezionano mettendo la parola Testo nella
  colonna tipo dati
• Bisogna specificarne una lunghezza.

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I numeri

• I campi numerici raccolgono appunto numeri.
• Sono caratterizzati dal tipo e dalla precisione
  dei numeri che contengono
• Intero (Byte 8 bit, Intero 16 bit, Intero
  Lungo 32bit)
• Con la virgola (Precisione singola 32 bit,
  Precisione doppia 64 bit)
• Lunghezza arbitraria (Decimale in questo caso
  occorre anche specificare quante cifre vogliamo
  memorizzare prima e dopo la virgola)

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Le date

• Sono campi che consentono di memorizzare
  informazioni temporali.
• Sono capaci di contenere date, orari o
  combinazioni delle due.
• Come vedremo piu avanti, attraverso il formato
  si puo decidere di inserire una data o un orario.

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I booleani

• Sono informazioni di tipo Si / No
• Vengono generalmente utilizzati per memorizzare
  negli archivi scelte fatte attraverso caselle con
  il simbolo di spunta.

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I testi

• Una stringa puo contenere al massimo 255
  caratteri.
• Per informazioni piu lunghe (esempio dei testi o
  delle note) occorre utilizzare i campi di tipo
  memo.
• I campi memo non hanno limiti alla lunghezza del
  testo che possono contenere, ma rallentano le
  operazioni di ricerca.

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Gli oggetti collegati

• A volte e necessario inserire in un archivio
  immagini, suoni, filmati, pagine web
• Questi dati vengono inserti nellarchivio
  attraverso il meccanismo degli oggetti collegati.
• Sono i tipi Oggetti OLE e Collegamenti
  ipertestuali.

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Il formato di visualizzazione

• Per i dati numerici possiamo scegliere di
  visualizzarli con un numero fisso di decimali,
  con un numero variabile, come percentuali.
• Un informazione temporale possiamo visualizzarla
  come data breve, data lunga, ora, ora data,
  etc
• Il formato di visualizzazione stabilisce come un
  dato viene rappresentato.

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I valori di default

• Alcuni campi hanno un valore praticamente
  standard, a cui difficilmente occorre apportare
  dei cambiamenti.
• In questi casi si puo assegnare al campo un
  valore di default.
• Tale valore viene assegnato automaticamente al
  campo, ma puo essere modificato dallutente
  quando necessario.

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Le maschere di input

• In certi casi linformazione che si vuole
  inserire in un campo ha una struttura ben
  definita (es. codice fiscale).
• Una maschera di input forza lutente ad immettere
  solamente dati conformi alla struttura del dato.

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I criteri di validita

• Alcuni dati per essere validi devono rispettare
  alcune regole ad esempio lora di fine di una
  lezione deve essere maggiore dellora di inizio.
• I criteri di validita sono delle formule che
  verificano la conformita del dato inserito.
• Vengono scritte nel linguaggio di programmazione
  di Access.

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I campi indicizzati

• Loperazione piu comune che si effettua su un DB
  e quella di ricerca.
• Tale operazione e generalmente lenta in quanto
  richiede di analizzare tutto larchivio.
• Un campo indicizzato e un campo su cui
  loperazione di ricerca e ottimizzata.
• Un campo indicizzato occupa piu spazio rispetto
  ad un campo tradizionale, richiede piu tempo per
  essere aggiornato, ma accelera notevolmente le
  operazioni di ricerca.

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Le chiavi

• Una chiave e un campo che contiene una
  informazione che identifica univocamente un
  record.
• La chiave puo identificare il record a cui
  appartiene, oppure un record contenuto in
  unaltra tabella.

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Le chiavi (II)

• Se la chiave identifica il record a cui il campo
  appartiene, allora si parla di chiave interna.
• Se il record identificato da una chiave e quello
  di unaltra tabella, si parla di chiave esterna.
• Per ogni record generalmente si assegna un chiave
  interna prioritaria, detta chiave primaria

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Le chiavi (III)

• Una chiave puo essere costituita da un unico
  campo, o dalla combinazione di piu campi.
• Due record diversi non possono avere esattamente
  gli stessi valori nei campi che costituiscono una
  loro chiave interna.

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I contatori

• Per semplificare loperazione di creazione delle
  chiavi e garantirne lunicita esistono dei
  particolari tipi di dati chiamati contatori.
• I contatori sono dei dati numerici il cui valore
  viene automaticamente assegnato dal programma, in
  maniera progressiva, in modo da garantire
  lunicita del valore.
• Solitamente le chiavi primarie sono dei campi
  contatori.

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Le tabelle collegate

• Una tabella collegata e una tabella che risiede
  su un altro file.
• Una volta collegate, vengono gestite da Access
  come se fossero tabelle interne.
• Ogni modifica effettuata sulla tabella originale,
  viene immediatamente vista sulla tabella
  collegata.
• Ogni modifica fatta da access sulla tabella
  collegata, si ripercuote sulla tabella originale.

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Le tabelle importate

• Una tabella importata, e una tabella interna di
  Access che pero viene creata a partire da una
  tabella presente su un file esterno.
• Al momento della creazione della tabella, vengono
  letti i dati della tabella originale, e copiati
  in una tabella interna al DB Access.
• Ogni modifica apportata dopo alla tabella
  originale non influenzera la tabella importata.
• Ogni modifica effettuata sulla tabella importata,
  non influenzera la tabella orginale.

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Vantaggi e svantaggi di collegamenti ed
importazioni

• Le tabelle collegate sono molto piu lente da
  gestire, ma permettono la condivisione di dati
  immediata con altre sorgenti.
• Le tabelle importate sono decisamente piu veloci
  e flessibili da gestire, ma richiedono un
  processo di importazione / esportazione che deve
  essere ripetuto ogni qual volta sia necessario
  sincronizzare i dati.

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Le relazioni

• Un DataBase contiene generalmente piu tabelle.
• Alcuni record possono essere in relazione con
  record di altre tabelle.
• Le relazioni servono a legare dati insieme, in
  modo da permettere larchiviazione di quantita
  variabili di dati.

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Le relazioni (II)

• Esistono 4 tipi di relazioni
• 1 a 1.
• 1 a molti.
• Molti a 1.
• Molti a molti.

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Le relazioni 1 a 1

• Legano in modo biunivoco i record in due tabelle.
• Ad ogni record di una tabella, corrisponde al
  piu un record in unaltra.
• Servono ad esempio a memorizzare parti
  opzionali di un record, o a legare tabelle
  concettualmente distinte.
• Esempio persone impiegati
• Una persona puo svolgere un lavoro o essere
  disoccupato. Se svolge un lavoro, una tabella
  apposta puo contenere dati relativi al suo
  contratto, alla sua partita iva...

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Le relazioni 1 a molti

• Esprimono relazioni in cui ad un record di una
  tabella ne corrispondono molti altri in unaltra.
• Esempio ordine articoli acquistati
• Un ordine puo essere costituito da piu articoli
  che vengono acquistati.
• Uno stesso acquisto pero non puo appartenere a
  due ordini distinti.

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Le relazioni molti a 1

• Molti record di una tabella, fanno capo ad un
  unico record in unaltra.
• Esempio anagrafica citta
• Ogni persona ha la residenza in una citta, ma in
  un citta possono vivere piu persone.
• Una persona non puo avere la residenza in due
  citta distinte.
• Una relazione M-1 vista al contrario, diventa una
  relazione 1-M !

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Le relazinoni molti a molti

• A piu record di una tabella, posso corrispondere
  piu record in unaltra.
• Esempio studenti corsi seguiti
• Ogni studente frequenta piu corsi
  contemporaneamente.
• Ogni corso pero e frequentato da piu di uno
  studente.

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Importanza delle relazioni

• Le relazioni permettono di
• Archiviare dati complessi, la cui dimensione non
  e nota a priori.
• Risparmiare spazio di memorizzazione.
• Limitare i danna causabili da errori di
  immissione.
• Facilitare alcuni tipi di Query.

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Tabelle normalizzate

• Quando invece che ripetere piu volte un dato con
  un medesimo valore in una tabella, si utilizza
  una seconda tabella ed una relazione con essa, si
  dice che la tabella e normalizzata.
• Normalizzare le tabelle aiuta a salvare spazio e
  rendere piu efficienti le Query.
• Esistono vari tipi di normalizzazioni.

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Le chiavi e le relazioni

• Le relazioni 1-1, 1-M, M-1 e M-M si implementano
  in un DataBase utilizzando le chiavi interne ed
  esterne.
• I collegamenti avvengono mettendo in un record un
  campo contenente il valore della chiave primaria
  del record con cui e in relazione.
• Questo campo e appunto un chiave esterna.
• In access le chiavi esterne, quando si
  riferiscono ad una chiave primaria contenuta in
  un campo di tipo contatore, devono essere di tipo
  intero lungo.

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Realizzare relazioni 1-1

• Le relazioni 1-1 si implementano inserendo nel
  record di una delle due tabelle (o eventualmente
  anche in entrambe) un campo capace di contenere
  la chiave primaria del record dellaltra tabella.
• Lunicita del collegamento deve essere garantita
  in altro modo.

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Realizzare relazioni 1-M o M-1

• Le relazioni 1-M o M-1 si effettuano aggiungendo
  ai record della tabella M, un campo in cui
  inserire la chiave primaria della tabella 1 a cui
  sono collegate.
• Es nella tabella dellanagrafica, si aggiunge un
  campo in cui inserire la chiave primaria dei
  record della tabella delle citta.

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Realizzare relazioni M-M

• Per realizzare una relazione M-M tra due tabelle,
  occorre utilizzare una terza tabella, detta
  tabella di appoggio.
• I record della tabella di appoggio contengono le
  chiavi primarie dei record delle due tabelle che
  vogliono mettere in relazione.

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Le relazioni in Access

• Access permette di stabilire graficamente le
  relazioni tra due tabelle.
• Questa visione grafica rappresenta uno strumento
  utile per visualizzare la struttura di un
  archivio.

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Le relazioni in Access (II)