AUDIT SDM

1
AUDIT SDM
2
AUDIT SDM

• Dalam rangka memberikan suatu kontribusi
  strategis dan tercapainya tujuan lainnya, maka
  bidang SDM harus menjunjung tinggi pentingnya
  faktor manusia bagi perkembangan perusahaan.
  Dengan kata lain, pengembangan produktivitas
  perusahaan salah satunya dapat dilakukan melalui
  pendekatan SDM-nya. Namun demikian, pengembangan
  produktivitas perusahaan melalui pendekatan SDM
  harus terintegrasi dengan pendekatan sistem yang
  ada secara keseluruhan.

3

• Dengan cara melakukan audit (penilaian) terhadap
  diri sendiri sebagai langkah pertama menuju
  per-baikan yang terus-menerus, departemen SDM
  dapat menemukan dan memperbaiki masalah2 sebelum
  masalah tersebut menjadi serius. Apabila hal ini
  dilakukan secara benar maka proses audit akan
  menciptakan kesamaan persepsi antara departemen
  SDM dengan manajer operasi dengan catatan semua
  anggota departemen bertindak objektif dalam
  melakukan audit tersebut.

4

• Ruang lingkup dan tanggung jawab departemen SDM
  sebagai sebuah sub sistem atau departemen dari
  perusahaan cukup luas, yaitu meliputi penilaian
  yang komprehensif. Departemen SDM menguji
  seluruh model, akan tetapi suatu audit yang
  efektif tidaklah hanya menguji subsistem,
  melainkan meyakinkan bahwa semua subsistem yang
  ada harus membentuk sebuah pendekatan rasional
  terhadap pembentukan dan pemberian pelayanan.
• Dalam dunia bisnis semua hasil pekerjaan manu-sia
  tidak ada yang sempurna, di mana pekerjaan
  manusia sering mengalami kesalahan dan ke-

5

• gagalan atau terjadi penyimpangan2, baik
  pe-nyimpangan yang disengaja maupun tidak,
  sehingga perlu dilakukan pemeriksaan untuk
  me-minimalkan kesalahan ataupun menghilangkan
  penyimpangan2 di kemudian hari.
• Audit SDM akan mengevaluasi kegiatan2 yang
  dilakukan dalam perusahaan. Audit tersebut
  mungkin mencakup satu departemen atau per-usahaan
  secara keseluruhan. Hasilnya akan mem-berikan
  umpan balik tentang fungsi SDM bagi para manajer
  operasional dan Dept.SDM. Ini juga mengemukakan
  seberapa baik para manajer mengelola tugas2 SDM.

6
PENGERTIAN AUDIT SDM

• Ada berbagai pendekatan yang dapat dilakukan
  dalam melaksanakan pengawasan, salah satunya
  dengan AUDIT. Dengan demikian pada mulanya audit
  merupakan ruang lingkup dari tugas mana-jemen
  suatu perusahaan, sejalan dengan hakikat
• pengawasan itu sendiri menjadi fungsi dari setiap
  level manajemen. Sehingga semakin besar
  organi-sasi suatu perusahaan. Biasanya mungkin
  bebera-pa perusahaan memiliki cabang yang
  tersebar di dalam dan luar negeri.

7

• Kegiatan audit tidak mungkin lagi dirangkap
  secara fungsional oleh para manajer/departemen
  tertentu karena akan kehilangan objektivitas dan
  independensi dalam pelaksanaan tugasnya. Sehingga
  terkadang diperlukan suatu organisasi yang
  berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan rutin.
• AUDIT sebagai proses dengan kemampuan dan
  independensi seseorang dapat menghimpun dan
  mengevaluasi bukti2 dari keterangan yang terukur
  dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk
  mempertimbangkan dan melaporkan tingkat
  kesesuaian dan keterangan yang terukur tsb dengan
  kriteria yang telah ditetapkan.

8

• Jadi AUDIT adalah kegiatan pemeriksaan terhadap
  suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang
  atau kelompok/ lembaga yang independen yang
  bertujuan untuk mengevaluasi atau mengukur
  lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas atau
  pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan.

9

• RUANG LINGKUP AUDIT
• Manajemen/policy audit
• (2) Performance/operasional audit
• (3) Financial Audit.
• Sepintas diantara ketiga bentuk audit tsb dalam
• praktik sulit dipisahkan satu sama lain. Oleh
• karena itu audit itu sendiri dapat diartikan
  sebagai
• suatu kegiatan penilaian objektif dan independen
• untuk mengkaji semua kegiatan, utamanya di
• bidang SDM.

10

• Ketiga audit tsb diidentifikasi sbb
• Manajemen audit/policy audit merupakan suatu
  penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan
  independen, berorientasi ke masa depan terhadap
  keputusan dan kebijaksanaan yang dilakukan oleh
  manajemen dengan tujuan untuk meningkatkan
  kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi
  manajemen, pencapaian rencana yang telah
  ditetapkan serta pencapaian social objective.
• 2. Performance/ Operasional audit merupakan
  suatu kegiatan penilaian secara sistematis dan
  independen, berorientasi masa depan atas semua
  kegiatan yang ada dalam suatu perusahaan,
  utamanya dalam bidang SDM.

11

• Baik yang menyangkut kegiatan top-midle
  atau low management, dengan tujuan untuk
  meng-adakan perbaikan rencana kerja perusahaan,
  pencapaian tujuan serta meningkatkan manfaat SDM
  yang ada pada perusahaan itu, serta pengembangan
  SDM.
• 3. Financial Audit, yang mempunyai orientasi
  pengujian/penilaian secara independen dan
  objektif atas tingkat kewajaran dan kecermat-an
  serta data keuangan/administrasi untuk memberikan
  perlindungan keamanan aset perusahaan dengan
  melakukan evaluasi kelayakan internal control
  yang ditetapkan.

12

• LATAR BELAKANG PERLUNYA AUDIT SDM
• a. Audit menelaah seberapa baik manajer
  mema-tuhi kebijakan SDM. Jika manajer mengabaikan
  kebijakan SDM atau melanggar peraturan hu-bungan
  karyawan, audit akan mengungkapkan kesalahan2 ini
  sehingga tindakan korektif sege-ra diambil.
• b. Disamping memastikan ketaatan, audit dapat
  meningkatkan citra Dept SDM dan kontribusi-nya
  terhadap perusahaan.
• c. Dept SDM yang efektif memenuhi tujuan
  per-usahaan dan kebutuhan karyawan. Tim audit
  mengumpulkan berbagai informasi, gaji, karier dan
  umpan balik dari karyawan dsb.

13

• AUDIT SDM DAPAT DILAKSANAKAN
• Ketika dirasa perlu olehTop Manajemen
• Ketika suatu kekuatan eksternal yang memak-sa
  suatu tinjauan (perusahaan induk, perusahaan yang
  mengakuisisi, dewan komisaris, pemerintah dll)
• Ketika seorang manajer baru yang
  bertang-gungjawab atas Dept SDM
• Ketika perusahaan yang signifikan dalam dunia
  usaha yang memaksa konsiderasi ulang MSDM
• Ketika suatu keinginan spesial SDM untuk
  me-ningkatkan praktik dan sistem SDM perusahaan

14

• NORMA AUDIT
• Dalam menyusun norma audit, hendaknya
  diper-timbangkan mengenai pengembangan berikut
• manajemen diminta lebih bertanggung jawab
• atas efektivitas sistem pengendalian intern
• (internal control) dan mutu pekerjaan
  organisasi
• perusahaan tsb.
• anggota manajemen semakin dapat menerima
• internal audit sebagai alat untuk menyediakan

15

• analis2 yang objektif, penilaian2,
  rekomendasi2,
• saran2 dan informasi mengenai pengendalian
• dan prestasi organisasi perusahaan.
• Eksternal auditor dapat mempergunakan hasil
  pekerjaan audit untuk melengkapi pekerjaan mereka
  karena departemen audit telah menye-diakan bukti2
  yang cukup dan independen

16

• TUJUAN DARI NORMA AUDIT
• Menanamkan pengertian atas peranan dan
  tang-gungjawab departemen audit kepada semua
  level manajemen, badan atau lembaga lainnya yang
  mempunyai hubungan dengan audit.
• Menetapkan dasar sebagai pedoman dan peng-ukuran
  tugas2 audit
• Perbaikan atas pelaksanaan tugas2 audit.

17

• NORMA INTERNAL AUDIT
• Meliputi
• 1. Independensi departemen audit dari kegiatan2
  objek yang diperiksa dan objektivitas internal
  audit
• 2. Kemahiran jabatan auditor harus dipergunakan
  secara seksama
• 3. Ruang lingkup tugas departemen audit
• 4. Pelaksanaan tugas departemen audit
• 5. Pengelolaan departemen audit

18

• MANFAAT AUDIT
• Mengidentifikasi kontribusi2 Dept.SDM bagi
  organisasi
• Meningkatkan citra profesional Dept.SDM
• Mendorong tanggungjawab dan profesional-isme yang
  lebih besar diantara karyawan Dept.SDM
• Memperjelas tugas2 dan tanggungjawab Dept.SDM
• Menstimulasi keragaman SDM kebijakan dan praktek2
  SDM

19

• Menemukan masalah2 SDM yang kritis
• Menyelesaikan keluhan2 dengan berpedoman pada
  aturan2 yang berlaku
• Mengurangi biaya2 melalui prosedur yang efektif
• Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima
  perubahan yang diperlukan di Dept.SDM
• Memberikan/mewajibkan suatu evaluasi/telaah yang
  cermat atas Sistem Informasi Dept.SDM

20
BIDANG UTAMA YANG DICAKUP AUDIT SDM

• SISTEM INFORMASI SDM
• Rencana2 SDM Pemberian Kompensasi
• Taksiran permintaan dan suplai
• Persediaan keahlian
• Bagan penggantian dan ringkasan penggantian
• Tingkat gaji dan upah
• Paket tunjangan karyawan
• Jasa2 untuk karyawan yang disediakan oleh
  perusahaan

21

• INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN
• Deskripsi Pekerjaan
• Spesifikasi pekerjaan
• Standar kinerja pekerjaan
• PENYUSUN STAF DAN PENGEMBANGAN
• Rekrutmen
• Sumber2 rekrutmen
• Ketersediaan calon pelamar
• Lamaran2 pekerjaan

22

• SELEKSI
• Rasio2 seleksi
• Prosedur2 seleksi
• Adanya peluang kerja yang sama
• PELATIHAN DAN ORIENTASI
• Program2 orientasi
• Tujuan2 pelatihan dan prosedur
• Tingkat proses belajar

23

• PENGEMBANGAN KARIER
• Keberhasilan penempatan internal
• Program perencanaan karier
• Upaya2 pengembangan SDM
• KONTROL DAN EVALUASI ORGANISASI
• Penilaian Kinerja - Standar2 dan ukuran
  kinerja
• - Tujuan2 pelatihan prosedur
• - Tingkat proses belajar
• Hub.Manajemen Kepatuhan legal
• dan karyawan Manajer2 pelaksana
• Upaya2 pengembangan SDM

24
TUJUAN AUDIT SDM

• Menilai efektivitas SDM
• Mengenali aspek2 yg masih dapat diperbaiki
• Mempelajari aspek2 tsb secara mendalam
• Menunjukkan kemungkinan perbaikan, dan membuat
  rekomendasi untuk pelaksanaan per-baikan tsb.
  Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi
  terhadap fungsi SDM, peng-
• gunaan prosedur oleh para manajer,dan dampak
  kegiatan tsb pada sasaran kepuasan kerja.

25
SUMBER DATA AUDIT SDM

• Sumber data dapat dipergunakan untuk keperluan
• audit
• Pemeriksaan fisik
• Konfirmasi
• Dokumentasi
• Orientasi
• Observasi
• Pertanyaan pada klien