A2-1

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CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO
DUFFICIO Argomento 2.3
Caratteristiche del lavoro dufficio Modellizzazio
ne delle attività dufficio Tassonomia di
Panko Lautomazione dufficio ed il lavoro
manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori
che condizionano la progettazione
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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Modellizzazione introdotta da R.R.Panko, due
  fatti importanti in ordine all'automazione degli
  uffici
• vari studi sull'utilizzo del tempo dimostrano
  che l'80 del tempo del manager è impiegato in
  colloqui, telefonate e comunicazioni scritte
• molte aziende iniziano il processo di automazione
  con strumenti isolati, come personal computer,
  per soddisfare specifiche necessità, le quali
  vengono selezionate come base per la
  computerizzazione

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Una metodologia per identificare le necessità
  cruciali denominata Needs Assessment Methodology
  (NAM)è stata proposta R.R.Panko
• Si basa su due considerazioni iniziali
• come molto lavoro si sia concentrato sul disegno
  di procedure e sullo sviluppo di metodologie,
  trascurando la valutazione delle necessità
• come la valutazione delle necessità si sia
  concentrata su strumenti procedurali

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Gli strumenti procedurali riguardano un flusso
  di lavoro predeterminato coinvolgente più passi
  (step), dove il flusso consiste ogni
  voltaesattamente negli stessi passi
• Gli strumenti non procedurali sono identificati
  da un insieme di funzioni supportate, senza che
  sia specificata quale funzione,o in che ordine
  utilizzare le stesse

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Panko identifica una tipologia del lavoro
  d'ufficio basata su due archetipi l'ufficio Tipo
  I e l'ufficio Tipo II
• Tipo Iè un ufficio che tratta le informazioni
  aziendali di routine
• Esempi di questo tipo possono essere gli uffici
  contabilità, fatturazione, il centro di
  videoscrittura o di riproduzione
• Le procedure abbondano in questi uffici e
  l'automazione è di tipo centrale

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Tipo IIè un ufficio che tratta le
  informazioni aziendali di nonroutine
• Esempi di questo tipo di ufficio sono il
  dipartimento legale, l'ufficio piani, il
  marketing
• Le procedure sono poche e l'automazione è di
  tipo individuale
• Le attività possono essere supportate con
  strumenti non procedurali come la posta
  elettronica, i sistemi di supporto decisionale,
  l'accesso alle basi di dati dipartimentali e
  centrali

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Sono diversi i tipi di approccio strategico per
  l'automazione di questi tipi di uffici
• La metodologia di Panko prevede tre passi
  fondamentali
• l'identificazione delle funzioni
• la ricerca delle strategie
• lo sviluppo degli strumenti
• Questi passi presentano caratteristiche
  differenziate in funzione dell'appartenenza
  dell'ufficio alle due tipologie descritte

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Identificazione delle funzioniabbastanza
  semplice per l'ufficio Tipo I, risulta più
  complesso per l'ufficio Tipo II vengono proposte
  due metodologie
• Critical Success Factors (CSF) sviluppata da
  Daniel e raffinata da Rockart, consigliata nel
  caso di obiettivi a lungo termine e per
  identificare i relativi passi da effettuare nel
  breve termine
• La filosofia della "contribuzione esterna"
  sviluppata da Drucker, non una metodologia
  formale, ma una serie di principi per valutare
  quale lavoro risulta importante per un
  manager,mira ad identificare le poche cose che
  possono far lavorare più efficientemente l'intera
  organizzazione

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Ricerca delle strategieper raggiungere gli
  obiettivi ed i risultati dei Critical Success
  Factor identificati nel primo passo
• Il pericolo delle tradizionali Office Definition
  Methodologies è il loro orientamento al supporto
  delle procedure
• Il supporto procedurale viene visto più critico
  di quanto non sia
• Sviluppo degli strumentiper supportare la
  strategia selezionata
• Se la strategia è procedurale devono essere messi
  a punto strumenti per la generazione di
  procedure
• Se la strategia è non procedurale gli strumenti
  richiesti possono essere generalizzati (come ad
  es. la posta elettronica), o molto
  personalizzati (come ad es. un sistema di
  supporto decisionale o un sistema dipartimentale
  di gestione della base dati)

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Il punto chiave è che le necessità proprie
  dell'ufficio non rispettano i confini
  tradizionali previsti dai venditori
• Queste necessità ricadono spesso al di fuori
  dell'automazione d'ufficio così come
  tradizionalmente intesaSpesso sono richiesti
  strumenti ibridi, ad esempio una combinazione
  di posta elettronica e di sistema di supporto
  decisionale

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Se l'analista si limita ai tradizionalistrumenti
  di automazione d'ufficio non può soddisfare
  completamente le esigenze di specifici uffici
• Nella realtà ovviamente non esistono uffici
  Tipo I o Tipo II, ma sono presenti, nello
  stesso ufficio, procedure consolidate e
  trattamenti individuali tipici delle attività non
  procedurali

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko
Tassonomia di Panko
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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Tipo I L'ufficio di tipo Custom è procedurale,
  riguarda lavori individualiLa differenziazione
  tra Flow e Batch è mutuata dall'industria
  manifatturiera
• Per produzione Flow si intende una linea di
  assemblaggio di un singolo prodotto (ad es.
  un'automobile)
• Nella produzione Batch, il lavoro passa di
  compito (task) in compito

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Tipo I L'ufficio di tipo Custom è procedurale,
  riguarda lavori individualiLa differenziazione
  tra Flow e Batch è mutuata dall'industria
  manifatturiera
• Per produzione Flow si intende una linea di
  assemblaggio di un singolo prodotto (ad es.
  un'automobile)
• Nella produzione Batch, il lavoro passa di
  compito (task) in compito
• L'ufficio che processa gli assegni in di una
  banca può quindi essere di tipo Flow
• Nell'ufficio contabilità il lavoro è di tipo
  Batch

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Tipo IIL'ufficio Staff si identifica con gli
  uffici di tipo professionale senza
  responsabilità di linea (ad es. pianificazione,
  legale ecc.)Viene introdotta inoltre una
  differenziazione tra Executive ("top") e LineSi
  identificano due livelli nell'utilizzo delle
  informazioni
• il manager al massimo livello (Executive)
• necessita di informazioni diverse dal manager di
  linea (Line)

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Da quest'ultima considerazione riemerge la
  differenziazione in merito alle informazioni, e
  conseguentemente alle modalità di fornitura delle
  stesse, che vengono richieste dai due livelli
  decisionali
• Nellargomento relativo a Un modello di sistema
  informatico generalizzato per l'automazione del
  lavoro d'ufficio si fornirà una modellizzazione
  ed un supporto per le informazioni dirette ai
  diversi livelli di manager presenti nell'ufficio

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• Concludendo l'analisi della modellizzazione di
  Panko si può osservare come molte metodologie
  sviluppano un solo tipo di supporto la
  generazione di strumenti per automatizzare le
  procedure trovate nell'ufficio
• Queste metodologie di tipo procedurale si
  adattano bene agli uffici di Tipo I
• Le procedure da supportare sono però
  generalmente meno strutturate di quelle
  supportate dal classico data processing la
  focalizzazione va quindi sulle procedure, e
  sulle caratteristiche di variabilità delle stesse

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Caratteristiche e modellizzazione ...Tassonomia
di Panko

• La flessibilità nel supporto delle procedure
  d'ufficio rappresenta un altro punto determinante
  nella progettazione di un sistema informativo
  automatizzato per il lavoro d'ufficioAnche
  questo aspetto verrà ripreso nellargomento
  relativo a Un modello di sistema informatico
  generalizzato per l'automazione del lavoro
  d'ufficio
• Dalla modellizzazione proposta risulta evidente
  la criticità rappresentata dagli uffici con una
  prevalenza delle caratteristiche proprie del Tipo
  II, vanno quindi approfonditi gli aspetti
  propri del lavoro di tipo manageriale