1
Legislativní aspekty využívání elektronických
dokumentu

• Ing.Robert Piffl
• vytvoreno ve spolupráci s
• Ing.Petrem Plesnivým a JUDr.Davidem Bauerem

2
Úvod

• Prezentace se zameruje na problematiku
  elektronických dokladu se zamerením zejména na
  danové doklady v elektronické podobe a úcetní
  záznamy v technické forme
• Nároky a požadavky na elektronickou, prípadne
  technickou formu dokladu jsou vyšší než
  v prípade listinné formy
• Z hlediska právních predpisu jsou z duvodu
  zjednodušení uvádeny odkazy na hlavní právní
  predpisy v dané oblasti
• Prezentace zohlednuje stav právních predpisu k
  mesíci brezen 2008

3
Typické okruhy otázek

• Vlastorucní podpis na papíre
• Digitální podpis
• Digitální znacka z login a hesla ?
• Naskenovaný dokument s podpisem ?
• Otisk prstu, optický klíc, atd?
• Identifikacní záznam?
• Jednoznacnost originálu
• Stejnopis x kopie x prevod forem ?

4
Otázky kolem terminologie

• Pojmy a jejich postavení v právním rádu
• dokument
• danový doklad
• úcetní záznam
• formy danových dokladu
• formy úcetních záznamu
• prevod z jedné formy na jinou
• podpis
• úschova
• archivace

5
Právní úprava v CR - výhled

• Vládní návrh zákona o úcetnictví vytvorení
  úcetnictví státu
• Akcní plán Vlády CR pro zvýšení duveryhodnosti
  úcetnictví a auditu 2004
• Usnesení Vlády CR 561/2007 z 23.5.2007
• Harmonogram prací na vytvorení úcetnictví státu
  predložen Vláde CR 5.9.2007, Cílové datum I.Etapy
  2010
• Usnesení Vlády CR c. 357/2007
• Národní plán zavedení elektronického zadávání
  verejných zakázek pro období let 2006 až 2010
• Návrh zákona o elektronických úkonech, osobních
  císlech a autorizované konverzi dokumentu
• Ocekávaná zmena OSR, Národní digitální archiv,

6
Právní úprava v CR stav brezen 2008

• Vládní návrh zákona, kterým se mení zákon c.
  563/1991 Sb., o úcetnictví ve znení pozdejších
  predpisu a o zmene nekterých zákonu v souvislosti
  s vytvorením úcetnictví státu zaslán do PSP
• Vládní návrh zákona o elektronických úkonech,
  osobních císlech a autorizované konverzi
  dokumentu /snemovní tisk 445/ - prvé ctení  
• Vládní návrh zákona, kterým se mení nekteré
  zákony v souvislosti s prijetím zákona
  o elektronických úkonech, osobních císlech
  a autorizované konverzi dokumentu /snemovní tisk
  446/ - prvé ctení

7
Právní úprava v EU

• 6-tá smernice a z ní vycházející právní normy
• Smernice Rady 2001/115/ES vyžaduje tvorbu rámce
  pro elektronickou fakturaci s ohledem na
  kontrolní možnosti správcu daní
• EDI vymezená v clánku 2 doporucení Komise
  1994/820/ES ze dne 19. ríjna 1994 o právních
  aspektech elektronické výmeny dat
• Duraz na verohodnost puvodu a neporušenost dat

8
Dokument

• Definice pojmu dokument se vyskytuje jednak
  v normativních materiálech, výkladových
  slovnících ale i v právním rádu. Z hlediska pojmu
  dokument je lze podle CSN ISO 5127-1 1983,1993
  považovat za "zaznamenané informace, které mnohou
  být v procesu dokumentace považovány za ucelenou
  jednotku
• Právní predpis c.499/2004 - 2 odst. d)
  dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový,
  elektronický nebo jiný záznam, at již v podobe
  analogové ci digitální, který vznikl z cinnosti
  puvodce

9
Dokument

• Právní predpis c.499/2004 - 2 odst. d)
• Tato obecná definice z pohledu zákona o
  archivnictví nám zcela zahrnuje jak danové
  doklady v písemné ci v elektronické podobe, tak i
  úcetní záznamy v písemné ci technické forme a
  takto definovaný pojem dokument mužeme v dalším
  textu použít i v souvislosti s úcetními záznamy,
  prípadne s danovými doklady.
• Rada dokumentu vzniká v listinné forme a jejich
  následnou digitalizací muže vzniknout nový
  dokument v elektronické podobe. Dokument muže být
  vytvoren prímo a pouze v elektronické podobe.

10
Dokument - formy

• Analogová
• Digitální (nepresne elektronická, technická atd)
• Hybridní napr. elektronický pas, dokumenty s
  cipem atd
• Nekteré formy nelze prevést z jedné na druhou
  beze ztráty informace (GIS, video, zvuk,
  elektronicky podepsaný dokument atd.)
• Speciální pravidla pro dokumenty s autenticitou
• Návrh zákona o úcetnictví
• Listinná forma
• Technická forma
• Smíšená forma

11
Dokument - prevod

• Každý prevod z jedné formy do druhé nám vytvárí
  nový dokument, címž zprístupnujeme totéž základní
  sdelení formou odlišných dokumentu
• Chování této kopie je odlišné od originálu,
  poskytuje však stejné sdelení a informaci jako to
  cinil originál v listinné podobe
• Prevod informace do nové specifické formy, které
  mají jinou identitu než originální
• Zprístupnujeme nové dokumenty, které mají svuj
  vlastní životní cyklus

12
Dokument digitalizace

• Digitalizací produkujeme digitální kopie
  analogových originálu.
• Tímto procesem vzniká nový digitální
  (elektronický) dokument.
• Typickým príkladem je naskenování originální
  písemnosti do elektronické formy.
• Chování této kopie je odlišné od originálu,
  poskytuje však stejné sdelení a informaci jako to
  cinil originál v listinné podobe.

13
Dokument podpis

• Dokumenty obsahující digitální podpis není možné
  v budoucnu menit a tudíž ani migrovat
• Bez existence elektronického notáre nebo
  overovací autority nelze provést prevod z
  technické formy na formu listinnou
• Zcela zásadní je, že platí stejná pravidla pro
  archivaci dokumentu bez ohledu na jejich formu

14
Dokument - formy

• Listinná x technická forma
• V prípade použití technické formy dokumentu není
  možný (v soucasném právním prostredí CR) jeho
  zpetný prevod do listinné formy u dokladu
  obsahujících digitální podpis
• Uvažuje se o zrízení speciálního aktu u notáre a
  na vybraných úradech autorizace a overení
  technické formy prevedené na listinnou ci naopak
  tzv. konverze

15
Dokument - podmínky na formy

• Podmínka citelnosti
• Podmínka kontinuity
• Podmínka nemennosti
• Skartacní znaky
• A (archiv) trvalé uložení do archivu, od 2006
  na trvanlivém papíru 5 odst.1 646/2004
• S (stoupa) po skartaci se nicí
• V (výber) pri skartacním rízení A nebo S

16
Dokument forma - dílcí záver

• V prípade použití technické formy dokumentu je
  nutné dále pracovat pouze s touto formou
  dokumentu
• Komentár
• V prípade soubežného behu technické formy a
  listinné formy je tento problém vyrešen
• V prípade technické formy je možné využít
  primární datové úložište DMS/ECM systému a s
  dokumentem pak pracovat z ostatních systému
  pomocí jednoznacné identifikace

17
Dokument životní cyklus

• Každý dokument prochází urcitým životním cyklem
  zjednodušene receno od jeho vzniku až po okamžik
  skartace a v prípade archiválií uložením do
  archivu
• Z hlediska povinností existuje rada právních
  predpisu, které upravují povinnosti výstavci,
  prípadne držiteli/uživateli dokumentu radu
  povinností.
• Nikdy nelze na dokument nahlížet tak, že slouží
  pouze k jedinému úcelu a nerespektovat ustanovení
  ostatních právních predpisu.

18
Dokument - vlastnosti

• Dokument má urcité atributy
• Dokument prochází životním cyklem
• Na dokument je nutné pohlížet z hlediska jeho
  dalšího užití
• Na dokument je nutné pohlížet z hlediska užití v
  soukromém sektoru x státní správe
• Je nutné zabezpecit nemennost dokumentu
• Speciální postup u úcetních a danových
  dokumentu

19
Danový doklad

• Danový doklad je dokument
• Problematika elektronické formy danového dokladu
  z pohledu zákona o dani z pridané hodnoty je
  ponekud jednodušší než problematika úcetních
  záznamu v technické forme.
• Pojem se vyskytuje i mimo zákon o dani z pridané
  hodnoty
• Danový doklad pro úcely úcetnictví je též úcetním
  záznamem, v prípade doplnení náležitostí dle 11
  zákona o úcetnictví též úcetním dokladem.

20
Danový doklad elektronická forma

• Zákon o dani z pridané hodnoty
• 26 odst. 4 Danový doklad muže být se souhlasem
  osoby, pro kterou se uskutecnuje zdanitelné
  plnení nebo plnení osvobozené od dane s nárokem
  na odpocet dane, i v elektronické podobe, pokud
  jej plátce nebo osoba uvedená v odstavci 3
  opatrila zaruceným elektronickým podpisem
  založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo
  elektronickou znackou založenou na kvalifikovaném
  systémovém certifikátu podle zvláštního právního
  predpisu nebo pokud je zarucena verohodnost
  puvodu a neporušitelnost obsahu danového dokladu
  EDI

21
Danový doklad - prevod

• Zákon o dani z pridané hodnoty
• 27 odst. 2 Danový doklad v písemné forme lze
  prevést do elektronické podoby a uchovávat pouze
  v této podobe,pokud metoda použitá pro prevod a
  uchování zarucuje verohodnost puvodu,
  neporušitelnost obsahu danového dokladu a jeho
  citelnost a pokud je danový doklad prevedený do
  elektronické podoby opatren zaruceným
  elektronickým podpisem založeným na
  kvalifikovaném certifikátu nebo oznacen
  elektronickou znackou založenou na kvalifikovaném
  systémovém certifikátu osoby odpovedné za jeho
  prevod

22
Danové doklady - úschova

• Zákon o dani z pridané hodnoty
• 27 Uchovávání danových dokladu - Plátce je
  povinen uchovávat všechny danové doklady rozhodné
  pro stanovení dane nejméne po dobu 10 let od
  konce zdanovacího období, ve kterém se
  uskutecnilo zdanitelné plnení nebo plnení
  osvobozené od dane s nárokem na odpocet dane, na
  jím zvoleném míste. Po tuto dobu plátce odpovídá
  za verohodnost puvodu dokladu, neporušitelnost
  jejich obsahu, jejich citelnost a na žádost
  správce dane za umožnení prístupu k nim bez
  zbytecného odkladu.

23
Danové doklady - úschova mimo CR

• Zákon o dani z pridané hodnoty
• 27 odst. 3 Pokud plátce vystavuje, prijímá a
  uchovává danové doklady v elektronické podobe a
  místem uchovávání není tuzemsko, musí plátce
  zajistit pro správce dane právo volného prístupu
  v reálném case elektronicky k danovým dokladum i
  datum zarucujícím verohodnost jejich puvodu a
  neporušitelnost jejich obsahu
• 27 odst. 4 Plátce je povinen predem oznámit
  správci dane místo uchovávání danového dokladu,
  pokud toto místo není v tuzemsku

24
Analýza z pohledu úcetnictví

• Akcní plán Vlády CR pro zvýšení duveryhodnosti
  úcetnictví a auditu 2004
• Koncepcní rámec úcetnictví státu 2006-2007
• Usnesení Vlády CR 561/2007 z 23.5.2007
• Harmonogram prací na vytvorení úcetnictví státu
  predložen Vláde CR 5.9.2007
• Cílové datum I.Etapy 2010
• 25.2.2008 schváleno Vládou CR, návrh zákona do
  PSP 03/2008
• Dále uvádené odkazy jsou ze zákona c.563/1991 ve
  znení pozdejších právních predpisu

25
Jaro 2008 - Technologické vyhlášky

• Návrh zákona o úcetnictví - 4 odst.8 m-o)
• požadavky pro technické a smíšené formy úcetních
  záznamu
• pravidla pro formát, strukturu, prenos a
  zabezpecení úcetních záznamu v technické forme
  vybraných úcetních jednotek
• rozsah a cetnost predávání úcetních záznamu
  vybranými úcetními jednotkami do centrálního
  systému úcetních informací státu

26
Úcetní záznam - pojmy

• Úcetní doklad - prukazný úcetní záznam, které
  musí obsahovat náležitosti podle 11
• Úcetní prípad - skutecnosti, které jsou predmetem
  úcetnictví
• Úcetní zápis - Úcetní zápisy jsou úcetní záznamy,
  jejichž obsah je urcen ustanoveními tohoto
  zákona, která se týkají úcetních knih. Úcetní
  jednotky jsou povinny zaznamenávat úcetní prípady
  v úcetních knihách (dále jen "úcetní zápisy")
  pouze na základe prukazných úcetních záznamu
  úcetních dokladu. K úcetnímu zápisu musí být
  pripojen podpisový záznam osoby odpovedné za jeho
  provedení, není-li shodný s podpisovým záznamem
  osoby odpovedné za zaúctování úcetního prípadu.

27
Úcetní záznam

• 4 odst. 10) úcetním záznamem se rozumí data,
  která jsou záznamem veškerých skutecností
  týkajících se vedení úcetnictví
• 6 odst. 1) úcetní jednotky jsou povinny
  zachycovat skutecnosti, které jsou predmetem
  úcetnictví, (dále jen "úcetní prípady") úcetními
  doklady
• 8 odst. 1) úcetní jednotky jsou povinny vést
  úcetnictví správné, úplné, prukazné,
  srozumitelné, prehledné a zpusobem zarucujícím
  trvalost úcetních záznamu.

28
Úcetní záznam

• Úcetním záznamem se rozumí data, která jsou
  záznamem veškerých skutecností týkajících se
  vedení úcetnictví - úcetními záznamy jsou veškeré
  dokumenty týkající se vedení úcetnictví napr.
  smlouvy, smernice, zárucní listy a podobne.
• S ohledem na prukaznost úcetnictví - 8 odst.4 -
  musí být všechny záznamy použité v rámci
  úcetnictví úcetní jednotky prukazné. Z hlediska
  forem úcetních záznamu je možné rozdelit záznamy
  na úcetní záznamy v listinné forme a dále pak na
  úcetní záznamy v technické forme viz 33
  odst.2. Z výše uvedeného tedy jednoznacne
  vyplývá, že úcetním záznamem je vše, co se týká
  vedení úcetnictví.

29
Úcetní doklad - definice

• 11 odst. 1) Úcetní doklady jsou prukazné úcetní
  záznamy, které musí obsahovat
• a) oznacení úcetního dokladu,b) obsah úcetního
  prípadu a jeho úcastníky,c) penežní cástku nebo
  informaci o cene za mernou jednotku a vyjádrení
  množství,d) okamžik vyhotovení úcetního
  dokladu,e) okamžik uskutecnení úcetního prípadu,
  není-li shodný s okamžikem podle písmene d),f)
  podpisový záznam podle 33a odst. 4 osoby
  odpovedné za úcetní prípad a podpisový záznam
  osoby odpovedné za jeho zaúctování.

30
Úcetní doklad

• V prípade životního cyklu úcetního dokladu je
  nutné ošetrit prípad, kdy úcetním záznamem, na
  základe kterého doplnením náležitostí dle 11
  vzniká úcetní doklad, je primárne úcetní záznam
  v technické forme obsahujícím elektronický
  podpis.
• V tomto prípade musí disponovat takovými
  technickými prostredky, které zabezpecí jak
  možnost doplnení náležitostí dle 11, tak i
  prípadné opravy úcetních záznamu dle 35 a dále
  pak zabezpecí jeho úschovu a následnou archivaci
  po stanovené období.
• Oprava úcetního záznamu - informacní systém musí
  umožnit verzování dokladu, vcetne možnosti
  pripojení elektronického podpisu osoby a údaj o
  okamžiku opravy.

31
Úcetní záznam - podpisové záznamy

• U úcetních dokladu ( 11) dva podpisové záznamy
• osoby odpovedné za úcetní prípad,
• osoby odpovedné za zaúctování.
• U úcetního zápisu ( 12) do úcetní knihy
  podpisový záznam
• osoby odpovedné za úcetní zápis (není-li shodná s
  osobou odpovednou za zaúctování).
• U úcetní záverky ( 18, odst. 2) podpisový
  záznam
• statutárního orgánu úcetní jednotky ...
• U inventurních soupisu ( 30, odst. 2) dva
  podpisové záznamy
• podpisový záznam osoby odpovedné za zjištení
  stavu majetku a závazku (fyzická inventura,
  dokladová inventura),
• podpisový záznam osoby odpovedné za inventarizaci

32
Úcetní záznam - podpisové záznamy

• 33a odst. 4) Podpisový záznam - úcetní záznam,
  jehož obsahem je vlastnorucní podpis (obsah
  informace obsažená v úcetním záznamu) nebo
  elektronický podpis podle zákona c. 227/2000 Sb.
  ve znení pozdejších právních predpisu anebo
  obdobný prukazný úcetní záznam v technické forme
  (tj. prukazný záznam mající vlastnosti
  elektronického podpisu)
• 33a odst. 5) Pripojením podpisového záznamu se
  rozumí u úcetního záznamu v písemné forme jeho
  podepsání vlastnorucním podpisem, u úcetního
  záznamu v technické forme jeho podepsání
  elektronickým podpisem podle zvláštního právního
  predpisu 30a) anebo obdobným prukazným úcetním
  záznamem v technické forme.
•  

33
Úcetní záznam identifikacní zázn.

• 33a odst. 7) Identifikacní záznam - úcetní
  záznam, který není podpisovým záznamem, pripojený
  k jinému úcetnímu záznamu bud automaticky
  technickým prostredkem nebo fyzickou osobou
  odpovednou za pripojování identifikacního
  záznamu, který umožnuje jednoznacné urcení
  uvedeného technického prostredku nebo fyzické
  osoby.
• Identifikacní záznam není podpisovým záznamem a
  v žádném prípadne nemuže nahradit podpisový
  záznam a nemuže být použit tam, kde je vyžadován
  podpisový záznam.

34
Úc.Z. - srozumitelnost, správnost

• 8 odst. 5 - Úcetnictví úcetní jednotky je
  srozumitelné, jestliže umožnuje jednotlive i v
  souvislostech spolehlive a jednoznacne urcit
• a) obsah úcetních prípadu alespon s použitím
  úcetních metod uvedených v 4 odst. 8,
• b) obsah úcetních záznamu s použitím nástroju
  uvedených v 4 odst. 10.
• 8 odst. 2 - Úcetnictví úcetní jednotky je
  správné, jestliže úcetní jednotka vede úcetnictví
  tak, že to neodporuje tomuto zákonu a ostatním
  právním predpisum ani neobchází jejich úcel.

35
Úcetní záznam - trvalost

• 8 odst. 6) úcetnictví úcetní jednotky je vedeno
  zpusobem zarucujícím trvalost úcetních záznamu,
  jestliže úcetní jednotka je schopna splnit
  povinnosti spojené s jejich úschovou a
  zpracováním podle 31, 32 a 33 odst. 3 a 6 po
  celou dobu, po niž jsou jí tímto zákonem uloženy.
• 31 odst.1) Úcetní jednotky jsou povinny
  uschovávat úcetní záznamy pro úcely vedení
  úcetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo
  3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro
  nakládání s nimi zvláštní právní predpisy. 28)

36
Úcetní záznam - úschova

• 31 odst. 2) Úcetní záznamy se uschovávají, pokud
  v 32 není stanoveno jinak
• a) úcetní záverka a výrocní zpráva po dobu 10 let
  pocínajících koncem úcetního období, kterého se
  týkají,b) úcetní doklady, úcetní knihy, odpisové
  plány, inventurní soupisy, úctový rozvrh,
  prehledy po dobu 5 let pocínajících koncem
  úcetního období, kterého se týkají,c) úcetní
  záznamy, kterými úcetní jednotky dokládají formu
  vedení úcetnictví ( 33 odst. 2), po dobu 5 let
  pocínajících koncem úcetního období, kterého se
  týkají.

37
Úcetní záznam úschova x použití

• 32 odst. 1) Použijí-li úcetní jednotky úcetní
  záznamy i pro jiný úcel než uvedený v 31 odst.
  1, a to zejména pro úcely trestního rízení,
  opatrení proti legalizaci výnosu z trestné
  cinnosti, správního rízení, obcanského soudního
  rízení, danového rízení, skartacního rízení nebo
  pro úcely sociálního zabezpecení, verejného
  zdravotního pojištení anebo pro úcely ochrany
  autorských práv, postupují po uplynutí
  uschovacích dob uvedených v 31 odst. 2 dále
  tak, aby byly zajišteny požadavky vyplývající z
  jejich použití pro uvedené úcely v prípade, kdy
  úcetní jednotky použijí úcetní záznamy k temto
  úcelum, platí všechna ustanovení tohoto zákona
  týkající se úcetních záznamu obdobne.

38
Úcetní záznam - lhuty

• 32 odst.3) Úcetní doklady a jiné úcetní záznamy,
  které se týkají zárucních lhut a reklamacních
  rízeních, uschovávají úcetní jednotky po dobu, po
  kterou lhuty nebo rízení trvají úcetní záznamy,
  které se týkají nezaplacených pohledávek ci
  nesplnených závazku, uschovávají úcetní jednotky
  do konce roku následujícího po roce, v nemž došlo
  k jejich zaplacení nebo splnení.

39
Úcetní záznam - formy

• 33 odst. 2- Úcetní záznam muže mít písemnou
  nebo technickou formu.
• Pro úcely tohoto zákona se považuje za
• a) písemnou formu úcetní záznam provedený
  rukopisem, psacím strojem, tiskarskými nebo
  reprografickými technikami anebo tiskovým
  výstupním zarízením výpocetní techniky, jehož
  obsah je pro fyzickou osobu citelný,
• b) technickou formu úcetní záznam provedený
  elektronickým, optickým nebo jiným zpusobem
  nespadajícím pod písmeno a), který umožnuje jeho
  prevedení do formy, v níž je jeho obsah pro
  fyzickou osobu citelný.

40
Úcetní záznam obsah, forma

• 33 odst. 1) Úcetní záznam podle 4 odst. 10
  musí umožnovat vedení úcetnictví podle tohoto
  zákona. Pro úcely tohoto zákona se informace
  obsažená v úcetním záznamu oznacuje jako obsah
  úcetního záznamu konkrétní zpusob zaznamenání
  této informace se oznacuje jako forma úcetního
  záznamu.

41
Úcetní záznam - prevod

• 33 odst. 3) Úcetní jednotka muže provést prevod
  úcetního záznamu z jedné formy do druhé. V tomto
  prípade je povinna zajistit, že obsah úcetního
  záznamu v nové forme je shodný s obsahem úcetního
  záznamu v puvodní forme. Splnení uvedené
  povinnosti se má za prokázané, pokud úcetní
  jednotka predloží úcetní záznam v puvodní i nové
  forme a jejich obsah je shodný splnení této
  povinnosti však úcetní jednotka muže prokázat i
  jiným zpusobem, který nezpochybní žádná z osob,
  které s prevedeným záznamem pracují. Pri
  prokazování splnení povinnosti podle vety druhé u
  úcetních záznamu, které nejsou oznaceny
  skartacními znaky pro výber nebo archiválii podle
  zvláštního právního predpisu,28) se nevyžaduje
  predložení nosice informací ( 4 odst. 10) v
  puvodní forme. Úcetní jednotka je povinna
  disponovat úcetními záznamy, kterými dokládá
  formu vedení úcetnictví.

42
Úcetní záznam - prevod

• V prípade písemnosti, která existuje v listinné
  forme, je možné pomocí digitalizace umožnit
  prevod z listinné formy do technické a pokud bude
  zajištena shoda obsahu je možné tento zpusob
  prevodu bežne využívat. Tento nový dokument,
  vzniklý digitalizací puvodního a vyskytující se
  v technické forme pak muže být dostatecne
  ochránen z hlediska neporušitelnosti jeho obsahu
  pripojením elektronického podpisu.
• Pokud existuje záznam v technické forme a
  neobsahuje-li digitální podpis, je možné jej
  napr. výtiskem prevést do listinné formy a opet
  platí, že bude-li zajištena shoda obsahu je možné
  tento zpusob prevodu bežne využívat. Navíc
  z hlediska prukaznosti je dostacující v prípade
  uschování i puvodní formy prosté porovnání obou
  forem.

43
Úcetní záznam prevod x podpis

• Problém nastává napr. u technických záznamu
  podepsaných digitálním podpisem, kde pri prevodu
  na listinnou formu není obsah (tj. informace
  obsažená v úcetním záznamu) shodný. Z hlediska
  prukaznosti v tomto prípade bez zavedení napr.
  institutu tzv. elektronického notáre, prípadne
  jiného, státem garantovaného zpusobu overení
  nelze zarucit prokázání shody a prukaznosti.
• Druhá veta tohoto odstavce jednoznacne definuje
  prípad, kdy se má splnení povinnosti za prokázané
  - pokud úcetní jednotka predloží úcetní záznam v
  puvodní i nové forme a jejich obsah je shodný.

44
Úcetní záznam - formy

• 33 odst. 5) Na všechny formy úcetního záznamu
  se, pokud tento zákon výslovne nestanoví jinak,
  pohlíží stejne obsah všech úcetních záznamu a
  jejich zmeny mají stejné dusledky, jsou-li
  provedeny v úcetních záznamech ve forme podle
  odstavce 2 písm. b), jako ve forme podle odstavce
  2 písm. a).
• 33 odst. 6) Úcetní jednotky mohou vést úcetní
  záznamy i ve forme, ve které je jejich obsah bez
  dalšího necitelný v tomto prípade jsou povinny
  disponovat takovými prostredky, nosici a
  vybavením ( 4 odst. 10, které umožní provést
  prevod úcetních záznamu do formy, ve které je
  jejich obsah pro fyzickou osobu citelný.
• 33 odst. 7) V rízení ve vecech týkajících se
  úcetnictví nebo vycházejících z úcetnictví lze
  použít k dukazu prukazné úcetní záznamy ( 33a),
  které splnují požadavky tohoto zákona

45
Úcetní záznam - prukaznost

• 33a odst. 1) Podle tohoto zákona se za prukazný
  úcetní záznam považuje pouze
• a) úcetní záznam, jehož obsah je prokázán prímo
  porovnáním se skutecností, kterou tento záznam
  prokazuje,b) úcetní záznam, jehož obsah je
  prokázán obsahem jiných prukazných úcetních
  záznamu,c) úcetní záznam prenesený zpusobem
  splnujícím požadavky podle 34, nebod) úcetní
  záznam týkající se výhradne skutecností uvnitr
  jedné úcetní jednotky, k nemuž je pripojen
  podpisový záznam osoby oprávnené a odpovedné
  podle odstavce 9.

46
Úcetní záznam - prenos

• 34 Prenos úcetního záznamu
• 1) Prenos úcetního záznamu muže být uskutecnen
  pouze prostrednictvím informacního systému nebo
  jiným zpusobem, který splnuje požadavky
  prukaznosti a dále požadavky ochrany a
  bezpecnosti odpovídající charakteru prenášených
  informací podle zvláštních právních predpisu. 31)
• 2) Požadavky prukaznosti a jiné požadavky uvedené
  v odstavci 1 jsou splneny i v prípade, je-li
  prenos úcetního záznamu uskutecnen
  prostrednictvím tretí osoby odlišné od úcetních
  jednotek, pokud tato osoba splnuje požadavky
  podle zvláštních právních predpisu. 31)

47
Úcetní záznam - sankce

• 37 odst. 1) Úcetní jednotce, která
• g) poruší povinnost uschovávat úcetní záznamy
• se uloží pokuta do výše 6 hodnoty aktiv celkem,
  jde-li o protiprávní jednání podle písmen a) až
  c), nebo se muže uložit pokuta do výše 3
  hodnoty aktiv celkem, jde-li o protiprávní
  jednání podle písmen d) až i).

48
Elektronický podpis

• Zákon 227/2000 o elektronickém podpisu ve znení
  pozdejších právních predpisu
• Narízení vlády 495/2004 kterým se provádí zákon
  227/2000
• Vyhláška 496/2004 o elektronických podatelnách
• Novela 440/2004
• pojem kvalifikované casové razítko
• pojem elektronické znacky

49
Typy ETSI / 1999/93/ES

• Elektronický podpis (General Electronic
  Signature)
• Zarucený elektronický podpis (Advanced Electronic
  Signature)
• Zarucený elektronický podpis založený na
  kvalifikovaném certifikátu (Advanced Electronic
  Signature Using Qualified Certificate)
• Kvalifikovaný podpis (Qualified Electronic
  Signature) prostredek
• Vylepšený elektronický podpis (Enhanced
  electronic signature)
• Kvalifikovaný podpis urcený pro archivaci dat
  (Qualified Electronic Signature with Long-term
  Validity ) casové razítko

50
Zarucený elektronický podpis

• Zaruceným elektronickým podpisem elektronický
  podpis, který splnuje následující požadavky
• 1. je jednoznacne spojen s podepisující osobou,
• 2. umožnuje identifikaci podepisující osoby ve
  vztahu k datové zpráve,
• 3. byl vytvoren a pripojen k datové zpráve pomocí
  prostredku, které podepisující osoba muže udržet
  pod svou výhradní kontrolou,
• 4. je k datové zpráve, ke které se vztahuje,
  pripojen takovým zpusobem, že je možno zjistit
  jakoukoliv následnou zmenu dat,

51
Casové razítko

• RFC 3161 (RFC3161)
• Internet X.509 Public Key Infrastructure
  Time-Stamp Protocol (TSP)
• Casové razítko obsahuje predevším aktuální datum
  a cas, sériové císlo razítka a identifikaci
  autority, která toto razítko vydává
• Trojice dokument, elektronický podpis a casové
  razítko uvádí do souvislosti nejen dokument a
  osobu, která ho podepsala, ale i casový okamžik,
  pred kterým dokument zarucene existoval.

52
Casové razítko
53
Soulad s originálem

• 4 Soulad s originálem
• Použití zaruceného elektronického podpisu nebo
  elektronické znacky zarucuje, že dojde-li k
  porušení obsahu datové zprávy od okamžiku, kdy
  byla podepsána nebo oznacena, toto porušení bude
  možno zjistit.

54
Soulad s originálem
55
Soulad s originálem

• V rade prípadu nestací mít pouze digitálne
  podepsaný dokument. Zvlášte v prípade dokumentu s
  relativne dlouhou dobou platnosti je možné, že
  bude jedna ze stran chtít zpochybnit platnost
  dokumentu, který byl podepsán obema stranami.
  Není nic snazšího, než nahlásit ztrátu privátního
  klíce a nechat odvolat certifikát. Bez existence
  casového razítka daného dokumentu již nikdo
  nedokáže, zda byl dokument podepsán pred tímto
  odvoláním nebo až po nem.

56
Soulad s originálem

• Elektronický podpis nemuže stacit - duvodem je
  skutecnost, že doklad musíme podepsat k urcitému
  datu. Pritom na vlastním pocítaci si mužeme cas
  nastavovat libovolne. Takže pokud doklad chteli
  zpetne podepsat, pak bychom si mohli na pocítaci
  posunout cas zpet a vytvorit elektronický podpis
  pod doklad. Kdo nám poté prokáže, že doklad bylo
  opravdu k rozhodnému datu opravdu vytvoren a
  následne podepsán? Tento problém nám mohou
  vyrešit práve casová razítka. Dalšími problémy
  jsou overování elektronického podpisu po delším
  case od jeho vytvorení (napr. poté co vyprší
  certifikát urcený pro verifikaci tohoto podpisu)
  a dlouhodobá archivace elektronicky podepsaných
  dokumentu vubec.

57
ETSI TS 101 733

• Nejduležitejším typem, který vznikl jako
  vylepšený elektronický podpis z kvalifikovaného
  podpisu, je kvalifikovaný podpis urcený pro
  archivaci dat.
• Tento podpis je blíže predstaven ve standardu
  ETSI Policy requirements for CSPs issuing trusted
  time stamps, ve kterém jsou zformulovány
  minimální požadavky v oblasti bezpecnosti a
  kvality zabezpecení duveryhodného poskytování
  služeb urcených k vydávání casových razítek.
  Casová razítka jsou specifikována v dokumentu
  ETSI Time Stamping Profile (draft ETSI TS 101 861
  V.1.1.4). Vzhledem k tomu, že musí být zajištena
  odolnost proti útokum po celou dobu archivace, je
  v kategorii prostredek pro bezpecné vytvárení
  podpisu vznesen požadavek zvýšené bezpecnosti.

58
Migrace a emulace

• Emulace emuluje staré IT prostredí v soucasném
  prostredí. Bohužel emulátory nepracovaly vždy
  zcela spolehlive.Migrace dat z formátu
  používaného ve starém prostredí do "modernejšího"
  formátu. Tato metoda je spolehlivejší, ale
  nesmíme zapomínat na to, že pri migraci vždy
  dochází k jisté ztráte historických informací.
  Každopádne by mel být zachován nejenom migrovaný
  dokument, ale i puvodní dokument, kdyby se v
  budoucnu zjistilo, že migrace nebyla zcela v
  porádku.

59
Migrace a emulace

• Problém však nastane s elektronicky podepsanými
  dokumenty, které mají tu vlastnost, že je nelze
  zmenit, aby se elektronický podpis nestal
  neplatným. Pritom migrace i emulace mení
  dokument.Pokud chceme ponechat elektronicky
  podepsaný dokument autentický, pak jej nemužeme
  menit. Takže elektronicky podepsané dokumenty -
  na rozdíl od jiných elektronických dokumentu -
  nelze migrovat ani emulovat. Pokud bychom
  migrovali dokument a ponechali jeho elektronický
  podpis, pak budoucím badatelum nicíme indicii o
  pravosti dokumentu.

60
Migrace a emulace

• Je treba rozlišovat, po jakou dobu bude
  elektronicky podepsaný dokument archivován.
  Rozhodující odpovedí je, zda to budou jednotky
  nebo maximálne desítky let, ci déle. To znamená,
  že je treba rozlišovat mezi krátkodobou a
  dlouhodobou archivací.V prípade krátkodobé
  archivace je mechanismus casového razítkování
  zcela dostacující. Navíc v prípade krátkodobé
  archivace není nutné brát príliš na zretel formát
  dokumentu. V prípade dlouhodobé archivace je však
  nutné hledat jiné mechanismy.

61
Problémy el.podpisu

• Omezená platnost certifikátu verejného klíce
  (expirace)
• Možnost odvolání platnosti certifikátu
• Slábnutí kryptografických algoritmu
• Nedostupnost validacních dat

62
Archivace Digitální podpis

• Potíže nastanou u dokumentu s dlouhou casovou
  pusobností,kdy je nutno elektronické podpisy
  overovat s casovým odstupem, nebot puvodní
  certifikáty obvykle ztratily již platnost.
• Není k dispozici údaj o datu a case vzniku
  dokumentu, nelze porovnáním s dobou platnosti
  certifikátu odvodit, zda dokument byl regulérne
  podepsán v dobe platnosti certifikátu.
• Cestou z této situace je samozrejme využití
  možnosti znovu dokument podepsat a získat
  certifikát, který bude platný.

63
Dlouhodobá archivace
64
Archivnictví a spisová služba

• 499/2004 o archivnictví a spisové službe
• vyhl. 645/2004 provádejí ustanovení zákona
• vyhl. 646/2004 o podrobnostech výkonu SS
• 3 odst. 2 povinnost uchovávat dokumenty a
  umožnit výber archiválií mají za podmínek
  stanovených tímto zákonem rovnež a) podnikatelé
  zapsaní v obchodním rejstríku, pokud jde o
  dokumenty uvedené v príloze c. 1 k tomuto zákonu,

65
Archivnictví a spisová služba

• Vymezení pojmu
• 2 odst. d) dokumentem každý písemný, obrazový,
  zvukový, elektronický nebo jiný záznam, at již v
  podobe analogové ci digitální, který vznikl z
  cinnosti puvodce
• 2 odst. f) výberem archiválií posouzení hodnoty
  dokumentu a rozhodnutí o jejich vybrání za
  archiválie a zarazení do evidence archiválií,
  musí být dokumenty uchovávány tak dlouho, než k
  výberu archiválií dojde výber archiválií mimo
  skartacní rízení archivem

66
Výber archiválií

• 3 odst. 1) Povinnost uchovávat dokumenty a
  umožnit výber archiválií mají
• organizacní složky státu, státní príspevkové
  organizace, státní podniky,územní samosprávné
  celky,organizacní složky a právnické osoby
  založené nebo zrízené územními samosprávnými
  celky, pokud vykonávají verejnou správu nebo
  zamestnávají více než 25 zamestnancu, školy a
  vysoké školy,právnické osoby zrízené
  zákonem,zdravotnická zarízení

67
Výber archiválií

• 3 odst. 2) Povinnost uchovávat dokumenty a
  umožnit výber archiválií mají za podmínek
  stanovených tímto zákonem rovnež
• a)podnikatelé zapsaní v obchodním rejstríku,
  pokud jde o dokumenty uvedené v príloze c. 1 k
  tomuto zákonu,
• Príloha c.1 - Dokumenty vzniklé z cinnosti
  podnikatelu zapsaných v obchodním rejstríku,
  které jsou podnikatelé za podmínek stanovených
  tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich
  výber archiválií

68
Príloha c.1

• 1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku
  podnikatelského subjektu
• a)zakladatelské dokumenty,
• b)organizacní rády a rídící akty, stanovy,
  statuty a jejich zmeny, jednací rády, organizacní
  rády a schémata,
• c)dokumenty o zmenách podnikatelských subjektu,
  rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výmery o zmene
  právní formy, sloucení, rozdelení,
• d)dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku
  podnikatelského subjektu, rozhodnutí o likvidaci,
  zprávy o postupu a ukoncení likvidace, návrhy na
  výmaz z obchodního rejstríku.

69
Príloha c.1

• 2. Dokumenty vrcholového rízení podnikatelského
  subjektu, notárské zápisy z jednání orgánu
  podnikatelského subjektu, výrocní zprávy vcetne
  zprávy o auditu.
• 3. Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu,
  dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého
  majetku, ochranné známky.
• 4. Financní dokumenty, úcetní záznamy a
  statistiky podnikatelského subjektu, zejména
  knihy podvojného úcetnictví, úcetní záverky a
  rocní statistické výkazy.

70
Príloha c.1

• 5. Dokumenty z propagacní cinnosti
  podnikatelského subjektu, zejména katalogy zboží
  s ceníky, publikace vydané podnikatelským
  subjektem a podnikové kroniky.
• 6. Výrobní program, jeho zmeny a uplatnení
  výrobku na domácím trhu a zahranicních trzích.
• 7. Zásadní dokumenty o zamestnaneckých
  záležitostech, kolektivní smlouvy.

71
Príloha c.2

• Dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány
  za archiválie
• 1. Dokumenty podle druhu odst. h) rocní
  rozpocty, záverecné úcty, úcetní záverky, hlavní
  knihy,
• 2. Dokumenty podle obsahu, které obsahují zásadní
  informace o odst. b) strategiích, koncepcích a
  plánování rozvoje hospodárství vcetne duležitých
  úcetních a statistických výkazu a prehledu,

72
Spisová služba

• Skartacní znaky
• A (archiv) trvalé uložení do archivu, od 2006
  na trvanlivém papíru 5 odst.1 646/2004
• S (stoupa) po skartaci se nicí
• V (výber) pri skartacním rízení A nebo S
• 77 odst. 2) Spisovou službu mohou vykonávat i
  puvodci, kterým to tento zákon neukládá. V tomto
  prípade však mají všechna práva a povinnosti jako
  urcení puvodci.

73
Vyhláška 646/2004

• 5 Vyhotovování dokumentu
• (1) Dokument, jemuž podle spisového a skartacního
  plánu bude pridelen skartacní znak "A",
  vyhotovuje urcený puvodce na trvanlivém papíru
  urceném pro dokumenty.

74
Doporucovaný postup

• Vždy postupovat s ohledem na životní cyklus
  dokumentu a nepodcenit žádnou z jednotlivých fází
• Efektivne kombinovat listinnou a technickou formu
  a necekat na zázrak
• Mít kvalitne vypracované metodické postupy
• Sledovat vývoj právních predpisu a
  technologických možností
• Uvedomit si odpovednost nelze prenášet na jiný
  subjekt max. náhradu škody apod. ale
  odpovednost nikoliv

75
Obecné požadavky

• Požadavek verohodnosti puvodu,prukaznosti,
  nemennosti, trvalosti a citelnosti po celé období
• Je treba pristupovat velmi odpovedne k celé
  problematice rychlé rešení je obvykle špatné
• V prípade nesprávného postupu pak hrozí vysoké
  sankce napr. Zákon o úcetnictví - Na úcetní
  záznamy, které jsou ve forme necitelné, není-li
  dodrženo ustanovení 33 odst. 6, se pohlíží,
  jakoby je úcetní jednotky nevedly.

76
Životní cyklus dokumentu - príklad

• Vznik dokumentu
• První autorizace (podepsání, prípadne znacka,)
• Odeslání dokumentu
• Príjem dokumentu
• Zpracování dokumentu
• Následné autorizace dokumentu (napr. úc.doklad)
• Doplnení atributu
• Úschova dokumentu
• Archivace dokumentu

77
Životní cyklus ruzné pohledy

• Nutno rozdelit na vystavovatele a budoucí
  uživatele dokumentu napr. príjemce, ale i orgán
  státní správy, soud apod.
• Nutno rozdelit z hlediska DPH na plátce a
  neplátce
• Nutno rozdelit z hlediska úcetnictví na úcetní
  jednotky a osoby, které nevedou úcetnictví
• Nutno rozdelit z hlediska zákona c. 499/2004 na
  osoby povinné umožnit výber archiválie a ostatní

78
Životní cyklus ruzné pohledy

• V rámci životního cyklu dokumentu se na stejný
  dokument muže pohlížet naprosto odlišným
  zpusobem
• Príklady
• odesílatel x príjemce
• úcetní jednotka stát x úcetní jednotka podnikatel
• plátce DPH x neplátce
• vede spisovou službu x nevede

79
Lhuty nejsou konecné

• 499/2004 o archivnictví a spisové službe
• platnost od 1.1.2005
• úcetní záznam 4 odst. 10 a 11 563/1991
• povinnost uchovávat a umožnit výber archiválií
  dle prílohy c.1 zákona 499/2004
• 563/1991 o úcetnictví
• 31 odst. 2 stanoví doby úschovy úcetních záznamu

80
Lhuty nejsou konecné

• CNR c. 337/1992 o správe daní a poplatku
• 47 odst. 2) max.lhuta pro vymerení a domerení
  dane
• 31 odst. 9 subjekt má dokazovací povinnost
• speciální úprava prodlužuje dobu v 31 odst.2
  zákona 563/1991
• 235/2004 o dani z pridané hodnoty
• ve znení zákona c. 377/2005 od 1.10.2005
• danové doklady po dobu 10 let od konce
• plátce odpovídá za verohodnost puvodu,neporušiteln
  ost obsahu,jejich citelnost

81
Lhuty nejsou konecné

• CNR c. 586/1992 o dani z príjmu
• 38r odst.2 prodlužuje se lhuta pro vymerení
• danová evidence 7b vedou doklady po všechna
  období pro která neskocila lhuta pro vymerení
• CNR c.589/1992 o poj. na soc.zab. a príspevku na
  státní politiku zamestnanosti
• 22c prodloužení na 10-let po roce

82
Príklady

• Danový doklad S10, 2005 beží lhuta od 1.1.2006
  a skoncí 31.12.2015, skartace bude v roce 2016.
• Typový skartacní rejstrík vydaní sekcí archivní
  správy Ministerstva vnitra (nezávazný)
• 563/1991 o úcetnictví 31 odst. 2
• 10 let úcetní záverka a výrocní zpráva
• 5 let úcetní doklady,knihy,odpisové
  plány,inventurní soupisy,úctové rozvrhy,úcetní
  záznamy

83
Príklady

• Typový skartacní rejstrík vydaní sekcí archivní
  správy Ministerstva vnitra
• A (10) úcetní záverka (rozvaha,výsledovka,príloha)
  
• A (10) výrocní zpráva s povinným auditorským
  overením
• S (30) mzdové listy a úcetní záznamy 582/1992
• S (10) danové doklady pro úcely DPH
• S (10) stanovení a odvod pojistného 589/1992
• S (5) úcetní doklady,atd..,projekcne programová
  dokumentace pro vedení úcetnictví

84
Príklady

• Danové rízení - 31 odst.9 c.337/1992
  prodlužuje se lhuta -dukazní povinnost
• Danová kontrola c.337/1992 47 odst. 1 a 2
  pokud byl ucinen úkon prodlužuje se 3-letá
  lhuta a beží opakovane, maximálne deset let od
  konce zdanovacího období
• Danová ztráta c.586/1992 Sb. 38r odst. 2
  vymerení a domerení dane se prodlužuje lhuta

85
Príklady dlouhodobé archivace

• Úcetní doklady závazky a pohledávky ve lhute
  splatnosti následující úcetní období
• Reklamacní rízení a záruky
• Úcetní doklady styk s cizinou pred rokem 1949
  dokud MF nepovolí skartaci
• Soudní spory po celé období

86
Zpusob úschovy a archivace dat

• Správná volba nosice informací ?!
• Správná volba metody úschovy a
• archivace?

87
Diskuze

• Dekuji za pozornost a preji pekný zbytek dne !