Advisor

1
Advisor

• Kvalitetssikring satt i system gir
  konkurransefortrinn
• Samarbeidsavtale med
• NARF og DNA

Trykk PageUp og PageDown for å bla opp og ned
2
Hvorfor investere i Advisor?

• Medvirker til bedre struktur
• Forenkler tilgangen til informasjon og erfaringer
• Øker kvaliteten på klientrelaterte oppgaver
• Øker kvaliteten på interne gjøremål
• Frigjør tid
• Øker inntjeningen langt utover investeringen
• Gjør kontoret mer interessant som arbeidsgiver
• Øker verdien på advokatfirmaet

3
Advisor optimaliserer kontorrutinene
Bibliotek
Dokumentoversikt
E-post
Journaloversikt
Gjøremål dokumenter, oppgaver og saker
Saksoversikt
Klientoversikt
Navnkartotek og CRM
Fakturering
Timer, erfaringssøk, fritekstsøk, metodikk,
rapportering
4
Saksbehandling oppdragsgjennomføring

• Søk i kontaktregisteret ved nytt klientforhold
• Erfaringssøk innenfor rettsområder
• Opprettelse av klientkort
• Opprettelse av sakskort
• Opprettelse av oppdragsavtale og andre dokumenter
• Opprettelse av motpart
• Postjournal for inn- og utgående dokumenter og
  e-post
• Journalføringer av utsagn, uttalelser m.m.
• Journalføringer av kvittering for mottak av
  saksdokumenter
• Opprettelse av relasjoner til andre involverte i
  saken
• Registrering av timer og utlegg
• Fakturering
• Avslutning og fjernarkivering av saksdokumenter

5
Advisor

• Forenkler timeregistrering og saksbehandling
• Fleksibel fakturering
• Fokuserer på drift- og organisasjonsutvikling
• Arkivfunksjoner for gjenfinning av dokumenter og
  informasjon
• Funksjoner for gjenbruk av dokumenter og
  informasjon
• Inngående post og skanning
• E-post
• Journalføringer
• Standardisering av saksbehandling med sjekklister

6
Det finnes to kunnskapsdatabaser

• Eksterne kunnskapsdatabaser Lovdata m.fl.
• Allemannseie, gir ikke individuelle
  konkurransefortrinn
• Egen kunnskapsdatabase
• Gir individuelle konkurransefortrinn
• Stadig flere advokater ser verdien å strukturere
  egen kunnskap
• Jo lenger man utsetter prosessen, jo mer går man
  glipp av
• Mange advokatkontorer legger mye ressurser i
  utvikling
• Forutsetningen for å lykkes er viljen til å
• Planlegge
• Strukturere
• Gjennomføre

7
Kunnskapshåndtering

• Informasjonsdatabase
• Må genereres og vedlikeholdes som en del av den
  ordinære saksbehandlingen
• Erfaringsdatabase
• Må genereres som en del av den ordinære
  saksbehandlingen
• Kvalitetssikring
• Egne prosedyrer må justeres med erfaringer fra
  saksbehandlingen
• Gjenbruk av kvalitetsikret kunnskap og
  informasjon
• Inntjening
• Gjenbruk gir tidsbesparelse
• Informasjon
• Dokumenter
• Kunnskap
• Prosedyrer og metodikk

8
Skisse Advisor
9
Beskrivelse av navnkartoteket

• Navnkartoteket (som består av objekter) kan
  importeres og vedlikeholdes fra eksterne
  databaser
• Hensikten med kartoteket er at alle
  navnopplysninger kun skal legges inn en gang og
  vedlikeholdes fra ett sentralt sted. Dette øker
  kvaliteten og gir tidsbesparelser når man senere
  skal fylle inn opplysninger på klientkort og
  sakskort, for eksempel opplysninger om motparter,
  motparters advokat, vitner, sakkyndige m.m.
  Videre øker dette kvaliteten og gir
  tidsbesparelser ved dokumentbehandlingen.
• Av oversikten fremkommer det om objektet er eller
  har vært klient. Videre fremkommer det om
  objektet har eller har hatt noe forhold til en
  eller flere av kontorets saker (konfliktsøk).
• Et slikt forholdet til en sak kan være en rolle
  som klient, part, motpart eller motpartens
  advokat.
• Andre roller som sakkyndig, vitne,
  konkurskreditor m.m. vil fremkomme på navnkortet.
• På navnkortet kan det i tillegg til
  navnopplysninger legges inn tilknytning til andre
  objekter.
• På navnkortet fremkommer også oversikt over
  dokumenter hvor objektet står som avsender
  (inngående post) eller mottaker av dokumentet
  (utgående post).
• Navnkartoteket gjør det mulig å søke fram saker
  både via klient, part, motpart og motpartens
  advokat

10
Egen navndatabase
Dokumentoversikt
E-post
Opprette sakskort
Journalføring
Utvalg for CRM
Opprette dokument
Ikonene markerer at objektet er klient og at det
er opprettet sakskort (gult)
Ikonene markerer at objektet har et
motpartsforhold til en sak (rødt)
Opprette klientkort
11
Navnkortet inneholder diverse opplysninger for
konfliktvurdering
Oversikt over inngående og utgående dokumenter
Oversikt over journalføringer knyttet til saker
og klienter
Roller som kan innebære innhabilitet
12
Dokumenter til og fra objektet
Oversikt over inngående og utgående dokumenter
13
Erfaringssøk for gjenbruk av erfaringer

• Med erfaringsarkivet kan det enkelt og fleksibelt
  søkes etter erfaringer knyttet til klienter,
  saker og dokumenter.
• Kriteriene i søket er delt inn i tre grupper
  klient, sak og dokument.
• I søk etter dokumenter kan alle kriteriene
  benyttes, dvs. kriterier som er knyttet til både
  dokument, sak og klient.
• I søk etter saker kan to av gruppene benyttes,
  dvs. kriterier som er knyttet til sak og klient.
• Resultatet av søkene presenteres i egne
  oversikter, en for dokumenter og en for saker.
• Søkene startes med egne funksjonsknapper, en for
  dokumenter og en for saker.
• I resultatoversiktene kan dokumenter,
  dokumentinformasjon og sakskort åpnes. Både
  dokumenter og saker kan markeres for videre
  oppfølging i gjøremålsboksen (det kan opprettes
  oppgaver og/eller legges inn frister)

14
Erfaringssøk med søkeord kjemisk avfall
De grønne feltene er fri-tekst
Søkeord kjemisk avfall
Alle feltene for kunde, oppdrag og dokument hvor
det er lagt inn verdier blir hensyntatt i
dokument-søket
15
Resultat søk dokumenter stikkord kjemisk avfall
Resultat erfarings-søk dokumenter
Åpne/lese dokumentet umiddelbart
16
Opprette ny klient og ny sak

• Pek på navnet (objektet) og benytt Ny
  klient-knappen. Legg inn opplysninger i de
  feltene som fremkommer hvilken advokat er
  ansvarlig for klienten, bransje, type, distrikt
  m.m. (dette kan skaleres).
• Navnopplysninger på navnkortet overføres nå til
  et nytt klientkort. Dette gir kvalitet og
  tidsbesparelser.
• Hvis navnkort mangler må dette opprettes for å
  kunne opprette klientkort.
• Senere navn- og adresseendringer på navnkortet
  vil automatisk bli overført til klientkortet og
  til de sakskortene som objektet er knyttet til.
• Pek på navnet (objektet) og opprett ny sak med Ny
  sak-knappen. Legg inn opplysninger i de feltene
  som fremkommer er objektet oppdragsgiver eller
  part i saken, beskrivelse av saken, hvilken
  advokat er ansvarlig for saken, hoved- og
  undergruppe m.m. (dette kan skaleres).

17
Opprette nytt klientkort
Utføre konfliktsøk
Mangler klientikon!
Utføre konfliktsøk
18
Opprette nytt sakskort
Er objektet part eller klient?
Nytt sakskort
Mangler saksikon!
19
Åpne sakskortet via forskjellige portaler
Åpne totalt saksoversikt for deretter å åpne
sakskortet
Både klientikon og saksikon!
Åpne total klientoversikt for deretter å åpne
klientkortet og sakskortet
Åpne saksoversikten for objektet, for deretter å
åpne sakskortet
Åpne klientkortet for for objektet for deretter å
åpne sakskortet
20
Sakskortet er åpnet for å opprette dokument f.eks
oppdragsavtale
Dokumentoversikt
Registrering av motparter og andre involverte i
saken
Opprettelse av oppdragsavtale
21
Informasjon knyttet til dokumentet
Valg dokumenttype benyttes både til sortering av
maler og til sortering av det ferdige dokumentet
Dokument-beskrivelse
Maler som er koblet opp mot dokumenttype
Dokumentmottaker
22
Oppdragsavtale
23
Oppdatert dokumentoversikt på sakskortet
Totaloversikt over dokumentene som vedrører denne
saken
Hente inn eksisterende dokumenter
24
Klientkortet som viser flere saker
Innlegging av kontaktpersoner som daglig leder,
styreleder, aksjonærer, revisor m.m.
Total dokumentoversikt for alle saker
Opprette nytt sakskort
25
Oversikt over motparter på sakskortet
Dokument stiles til objektet
Objekter som er hentet fra og knyttet til
navnkartoteket
26
Navnopplysninger motpart og motpartens advokat
Andre objekter som er hentet ned fra og knyttet
til navnkartoteket
27
Registrere andre som er involvert i saken
konkurskreditorer, arvinger, vitner m.m.
Dokumenter stiles til objektet
Objekter som er hentet fra og knyttet til
navnkartoteket
28
Timeoversikt pr. dag
Valg av dato
Kort tekst og lang tekst
Sak og aktivitet
Ny time
Kopier dagens timer til neste dag
Utskrift av dagens timer
29
Registrere timer pr. dag via klient
Kan velges bort i fakturavedlegget
Tidsur
Søkeknapp. Alternativt benyttes tabulator. Gå
forbi feltene for klientnummer og aktivitet (uten
å registrere nummer) og søketabell fremkommer
automatisk.
30
Timeregistrering direkte på sakskortet
Timer og utlegg
31
Timeoversikt på sakskort
Timer på en sak, fakturerte og ikke fakturert
Timer og utlegg
32
Timeregistrering fra sakskortet
Da klient og sak er kjent, gjenstår det å
registrere aktivitet, timer og tekst
33
Timeregistrering via dokumentoversikt
(enkelt/tilgjengelig/huskeliste)
Da klient og sak er kjent (er registrert som
dokumentinformasjon), gjenstår det å registrere
aktivitet, timer og tekst
34
Oversikt fremdrift fakturering
4) Utskrift av vedlegg faktura og kreditnota
3) Utskrift og oppdatering av faktura og
kreditnota
2) Justere faktura, opprette forskuddsfaktura og
kreditnota
1) Veiviser fakturering. Alternativet er å
benytte importert under fil
35
Fakturering av en eller flere saker
Benytt veiviser
Begrense perioden for timeutvalget
Velge en eller flere saker
Velge alle saker hvor det er registrert ikke
fakturerte timer
Timevedlegg fakturakladd
Generere fakturakladd
36
Oversikt genererte fakturakladder
Åpne for endringer
Visning av faktura til skjerm og utskrift
Oversikt med sammenligning beløpsavtaler m.m.
37
Fakturakladd før eventuell justering
38
Kontrollere og eventuelt endre fakturakladd
Åpne for å endre tekst og beløp
Utsette eller nullstille timer og beløp
Fordele beløp mellom advokater
Splitte beløp mellom flere klienter
39
Endre tekstlinje eller beløp
Tilgang til timeliste
Endre beløp og tekst
40
Endre transaksjoner tilhørende en tekstlinje
Utsette eller nullstille enkelte timetransaksjoner
41
Endre timer, beløp og tekst på den enkelte
transaksjonen bak tekstlinjen
Åpne den enkelte transaksjon
Endre timer, beløp og tekst
42
Eksempel på fakturavedlegg
43
Beholdningsliste ikke fakturerte timer