Sistemas Administrativos

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Sistemas Administrativos

• Profesor Dr. Jorge Rubén Vazquez
• Facultad de Ciencias Económicas - UBA

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Estructura
JVz
Preparado por Rocío Perez
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La Estrategia y la Organización
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ESTRUCTURA

• Existen diferentes maneras de representarla
• - Las seis partes básicas de la organización
• Los organigramas
• Los organigráficos
• La estructura de redes.

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DISTINTAS MANERAS DE REPRESENTAR UNA ORGANIZACIÓN

• Esquema de los siete círculos
• La planificación organizacional
• La organización según su estrategia
• Seis partes básicas de lo organización

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El Esquema de las Siete Eses o de los Siete
Círculos.

• Henry Mintzberg

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Esquema de las Siete Eses

• By R. Waterman Jr, T. Peters, J. Phillips

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La organización
9
El esquema de los 7 círculos

• Estructura
• Estrategia
• Sistemas
• Estilo
• Staff o Personal de apoyo
• Habilidades
• Metas subordinantes

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ESTRUCTURA
ESQUEMA DE LOS SIETE CÍRCULOS
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ESTRATEGIA
Planificación para enfrentar situaciones futuras
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SISTEMAS
Cursos de acción
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ESTILO

• Creencias y valores

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HABILIDADES

• Atributos

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METAS SUBORDINANTES

• Visión

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PERSONAL

• Operarios, empleados

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ESTRUCTURA

• Implica dividir tareas y la forma de hacerlo. Es
  coordinar, organizar los recursos de la
  organización y desarrollar la habilidad para
  centrarse en las dimensiones releventes (pocas)
  para la empresa en un determinado momento y
  teniendo la opción de poder modificarla.

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ESTRATEGIA
Son todas aquellas acciones realizadas por una
empresa que responden o se anticipan a los
cambios en el medio externo, en sus consumidores
o en sus competidores. Es la manera con la que
una organización busca diferenciarse
competitivamente para llegar a lo que quiere ser.
Debe ser clara y bien definida.
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SISTEMAS
Son todos los procedimientos formales e
informales que hacen que la organización funcione
día a día. Es la manera de hacer las cosas y de
organizarlas para que se alcancen con eficiencia
(exelencia rapidez) los objetivos buscados.
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ESTILO
Es la manera de proceder de una organización
reflejada en la manera de actuar de los miembros
que la integran. Está formado por la cultura, las
creencias, los valores que toma la empresa y que
coinciden con los de la alta dirección.
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PERSONAL
Está integrado por todas las personas que
trabajan en la organización, quienes deben ser
nutridos, desarrollados, protegidos y debidamente
ubicados. Es una variable de gran importancia
porque una gran empresa necesita de un buen
personal, considerado como un RRHH.
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HABILIDADES
Son los atributos de la organización y de las
personas que en ella trabajan, que deben ser
explotadas a tiempo y deben poder modificarse
cuando asi lo requiera el mercado. Por tanto, es
de gran importancia, que se arraiguen y cerzcan
en la organización nuevas habilidades de manera
permanente, desechando las que ya no le son
útiles a la empresa.
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METAS SUBORDINANTES
Son los conceptos que sirven de guía para definir
la forma de actuar de una organización, los
objetivos más importantes, los puntos de partida
sobre los que se construye el sistema. Es por
ello que adquieren un valor fundamental para los
miembros de la organización, porque es el motor
que la moviliza.
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La Planificación Organizacional
25
La Organización según su Estrategia
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Las Seis Partes Básicas de la Organización

• Henry Mintzberg

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LAS SEIS PARTES BASICAS DE LA ORGANIZACION
Son influenciadas por

• Factores situacionales.
• Los mecanismos de coordinación.
• Los parámetros fundamentales del diseño.

28
LAS SEIS PARTES BASICAS DE LA ORGANIZACION

• Factores situacionales.
• Los mecanismos de coordinación.
• Los parámetros fundamentales del diseño.

29

• Factores situacionales
• Edad y tamaño
• Sistema técnico (tecnología)
• El medio ambiente
• El poder

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LAS 6 PARTES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN

• Núcleo de operaciones
• Ápice estratégico
• Línea intermedia
• Tecnoestructura
• Unidades de apoyo
• Ideología

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LAS SEIS PARTES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN
JVz
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Seis partes básicas de la organización...
JVz
Tecno- Estructura
Staff de Apoyo
Ideología
Nucleo Operativo
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MECANISMOS DE COORDINACIÓN
JVz

• Elementos básicos de la Estructura
• Van cambiando de acuerdo a un cierto orden

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LOS 6 MECANISMOS BÁSICOS DE COORDINACIÓN
JVz

• Adaptación Mutua
• Supervisión directa
• Estandarización del proceso de trabajo
• Estandarización de los resultados
• Estandarización de las habilidades
• Estandarización de las normas

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ADAPTACIÓN MUTUA
JVz

• Comunicación Informal
• Interacción
• Circunstancias difíciles

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SUPERVISIÓN DIRECTA
JVz

• Uno ordena a otros
• Grupo de personas
• Líder

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ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO DE TRABAJO
JVz

• Programación
• Instrucciones

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ESTANDARIZACIÓN DE LOS RESULTADOS

• Especificación de Resultados

JVz
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ESTANDARIZACIÓN DE LAS HABILIDADES

• Trabajador
• Conocimientos
• Fuera de la organización

JVz
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ESTANDARIZACIÓN DE LAS NORMAS

• Creencias comunes

JVz
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PARÁMETROS FUNDAMENTALES
DE DISEÑO

• Determinan la división del trabajo y el logro de
  la coordinación

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PARAMETROS FUNDAMENTALES DE DISEÑO

• Especialización del trabajo.
• La formalización del comportamiento.
• La capacitación.
• El adoctrinamiento.
• Los sistemas de planeación y control.
• La agrupación de unidades.
• El tamaño de la unidad.
• Los dispositivos de enlace.
• La descentralización.

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Parametros de diseño
1) Posiciones Individuales
_at_ Especialización del Trabajo
Horizontal
Vertical
_at_ Formalización del comportamiento
Organizaciones Organicas
Organizaciones Burocraticas
_at_ Capacitación
Estandarización de conoc. y habilidades
_at_ Adoctrinamiento
Creencias
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2) Referido al diseño de la superestructura
Funcion desempeñada
Agrupación de unidades
Estructura Matriz
Mercado atendido
Tamaño de la unidad
Control Coordinación
Vinculos Laterales
Sistemas de planeacion y control
Dispositivos de enlace
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(No Transcript)
46
(No Transcript)
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Estructura Matriz
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ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO

• Número de tareas de un determinado puesto
• Control de tareas
• Especialización horizontal
• Especialización vertical

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ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL

• Pocas tareas muy definidas

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ESPECIALIZACIÓN VERTICAL

• El trabajador no tiene control sobre las tareas
  desempeñadas

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FORMALIZACIÓN DEL COMPORTAMIENTO

• Estandarización de los procesos de trabajo
  mediante imposición de instrumentos de operación,
  descripción de puestos, reglas, reglamentos, etc.
• Organizaciones burocráticas y orgánicas

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CAPACITACIÓN

• Uso de programas formales para establecer y
  estandarizar los conocimientos y habilidades
  requeridas para el desempeño dentro de la
  organización

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ADOCTRINAMIENTO

• Programas y técnicas que estandarizan normas
• Sensibilizan a los miembros
• Sustituto de la formalización y la capacitación
• Creencias profundamente arraigadas

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AGRUPACIÓN DE UNIDADES

• Selección de bases a partir de las cuales se
  agrupan los puestos
• Función desempeñada
• Mercado atendido

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TAMAÑO DE LA UNIDAD

• Número de posiciones contenidas en una sola unidad

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SISTEMAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL

• Para estandarizar los resultados
• Sistemas de planeación de las acciones
  especifican las acciones antes de emprenderlas
• Sistemas de control de desempeño especifican los
  resultados deseados

JVz
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DISPOSITIVOS DE ENLACE

• Mecanismos para estimular la adaptación mutua
  dentro y entre las unidades
• Posiciones de enlace
• Grupos de trabajo temporales y permanentes
• Administradores integradores
• Estructura matriz

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DESCENTRALIZACIÓN

• Difusión del poder en la toma de decisiones
• Centralización
• Descentralización Vertical
• Descentralización Horizontal

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LA DESCENTRALIZACION

• Centralización.
• Descentralización.
• Descentralización Vertical.
• Descentralización Horizontal.
• Descentralización Selectiva.
• Descentralización Paralela.

60
CONFIGURACIONES
JVz
61
CONFIGURACIONES

• Surgen de la combinación de los mecanismos
  básicos de coordinación, las seis partes básicas
  de la organización y de los tipos de
  descentralización. Son siete las posibilidades
  originadas

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LAS CONFIGURACIONES

• Organización Empresarial.
• Organización Máquina.
• Organización Diversificada.
• Organización Profesional.
• Organización Innovadora.
• Organización Misionaria.
• Organización Política.

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ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
JVz

• Ápice estratégico
• Centralización
• Adaptación mutua

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ORGANIZACIÓN MÁQUINA

• Tecnoestructura
• Descentralización horizontal limitada
• Estandarización del proceso de trabajo

JVz
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ORGANIZACIÓN DIVERSIFICADA

• Línea intermedia
• Descentralización vertical limitada
• Estandarización de la producción

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ORGANIZACIÓN PROFESIONAL
JVz

• Núcleo Operativo
• Descentralización horizontal
• Estandarización de habilidades

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ORGANIZACIÓN INNOVADORA

• Personal de Apoyo
• Descentralización selectiva
• Adaptación mutua

JVz
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ORGANIZACIÓN MISIONARIA

• Ideología
• Descentralización
• Estandarización de normas

JVz
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ORGANIZACIÓN POLÍTICA

• Ninguna
• Varias

JVz
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Organigramas
71
Organigrama
Es una foto a un momento dado..
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• Ventajas
• Constituye un medio de información
• Constituye un medio de análisis
• Permite visualizar las posiciones o cargos
• Permite visualizar las relaciones entre cargos
• Permite identificar la cadena de mando
• Permite concer a la organización.

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• Limitaciones
• Son una representación estática
• No pueden representarse relaciones y/o puestos
  no
• estrictamente definidos
• Muestra las relaciones formales dentro de la
• organización
• Es una representación simplificada de la
  realidad
• Para que otorguen utilidad deben ser
  actualizados
• continuamente.

74
Distintos tipos de autoridad
De línea De Staff Funcional
75
Departamentalización
Por producto Por funciones Por zonas
geográficas Mixtas
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Dentro de la organización los gerentes de
cada departamento deberán Delegar
Descentralizar sus obligaciones
77
Ejemplo... Armemos un organigrama con las
siguientes áreas
Gerente General Producción Finanzas Administración
Comercialización
78
Queda conformado entonces...
Podemos visualizar la autoridad de línea
79
Adicionamos a la empresa un asesor impositivo...
Podemos identificar entonces la autoridad de staff
80
El organigrama podría ser tambien...
Sistemas
Vemos aquí la existencia de una autoridad
funcional
81
Lo que estamos haciendo es departamentalizar...
Y si agregamos.... Fábrica
Buenos Aires Mantenimiento
Capital Federal Calidad
Distintos Productos Publicidad
Producto A Distribución
Producto
B Ventas  
82
Quedará...
Bs. As.
Capital
Vemos los distintos tipos de departamentalización.
..
83
Estructura de Redes

• Serra y Kastika

84
La idea es que todos puedan comunicarse con
todos...Es el tejido por el cual una persona se
comunica con el resto horizontal y
verticalmente...
Estructura de redes
85
Organigrama
Es una foto a un momento dado..
86
Existen distintas formas de graficarlas...
87
Se basa fundamentalmente en cruzar dos ejes que
vayan desde...
Actividades operativas
Materias primas
Cliente
Actividades de soporte
88
Y que continúen por ejemplo...
Finanzas
Producción
Marketing
Investigación y desarrollo
Estructura circular
89
Finanzas
Vtas.
Fabricación
Distribución
Marketing
Producción
Mantenimiento
Publicidad
Cpras.
Sistemas
Contabilidad
Calidad
Investigación y desarrollo
Otras operaciones
90
Rel.autoridad
91
Interacción
92
Clusters Productividad Desarrollo
93
Ventaja Permite visualizar las relaciones
formales e informales dentro de la
organización. Limitación Puede resultar
tediosa, costosa y de difícil
interpretación.
94
JORGE R. VAZQUEZ ASOCIADOS-CONSULTORES
95
Departamentalización Matricial
JORGE R. VAZQUEZ ASOCIADOS-CONSULTORES
96
DE UN ORGANIGRAMA CLASICO A UNA ESTRUCTURA DE
REDES
JORGE R. VAZQUEZ ASOCIADOS-CONSULTORES
97
Departamentalización funcional con Jefes de
producto
JORGE R. VAZQUEZ ASOCIADOS-CONSULTORES
98
Organizaciones Jerárquicas y Neuronales
99
Organigráficos

• Henry Mintzberg

100
Dibujando como funcionan realmente las compañías
JVz
Organigráficos

• Henry Mintzberg y Ludo Van der Heyden
• Harvard Business Review Sept.-Oct. 1999

101
JVz

• Que le muestra un organigrama acerca de su
  empresa?

102
El organigrama, a veces complejo, no permite
identificar

• Como trabaja su compañía
• Que partes se conectan entre sí
• Como los procesos y las personas interactúan
• Que ideas deben aplicarse y donde

...con su flexibilidad y realismo, los
organigráficos dan a los Managers un nuevo
sentido a dichas preguntas.
JVz
103
Organigrama de un diario
JVz
104
Organigráfico del diario...
JVz
105
Organigráfico de banco
JVz
106
El organigráfico debe ser analizado. En él, se
puede ver como trabaja la empresa y se pueden
descubrir ciertos procesos que deben ser mejorados
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Así, podemos llegar al siguiente organigráfico
mejorado...
107
Organigrama de un banco
JVz
Cliente
108
Ventaja...
...con su flexibilidad y realismo, los
organigráficos dan a los Managers un nuevo
sentido a muchas de las preguntas antes
mencionadas.
109
Transformación de las estructuras
Colaboración
Coordinación
Delsegación
Dirección
Creatividad
110
...no está todo escrito
Siempre recuerde...

• Muchas Gracias por su atención

111
... y Recuerde No todo está escrito...
Muchas Gracias por su Atención
JVz
112
GRACIAS POR ESCUCHARME