Plan wdrazania systemu e-Obiegu MunSol

1

• Plan wdrazania systemu e-Obiegu MunSol
• dla Urzedu Miejskiego w Gogolinie
• (pilotaz)
• Projekt eUrzad dla mieszkanca Opolszczyzny

2

• Plan wdrozenia platformy e-Obiegu dokumentów -
  MunSol
• Tydzien 06 - 09 luty 2007
• spotkanie pilotazowych JST w Urzedzie Miejskim w
  Gogolinie w dniu 09.02.2007
• Tydzien 12 - 16 luty 2007
• zapoznanie sie z aplikacja MunSol poprzez testy
  na kursach e-learningowych http//siemens.data.tc
  .pl
• analiza podzialu obowiazków przy wdrozeniu MunSol
  dla Wojciecha Olendra oraz Damiana Oscislawskiego
• Tydzien 19 - 23 luty 2007
• zarejestrowanie pracowników Urzedu Miejskiego w
  Gogolinie do platformy e-learningowej
• przekazanie loginów i hasel pracownikom Urzedu
  Miejskiego w Gogolinie
• przekazanie dostarczonych informacji od Siemens
  dla pracowników Urzedu Miejskiego w Gogolinie
• 22-23 luty szkolenie 45 min. w malych grupach
• wprowadzenie struktury organizacyjnej do programu
  MunSol
• Tydzien 26 luty 15 marzec 2007
• Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup
• kierownictwa urzedu
• naczelników
• punktów podawczych

3

• Plan wdrozenia platformy e-Obiegu dokumentów -
  MunSol
• I Etap
• Zainstalowanie aplikacji na serwerze
• Zainstalowanie aplikacji na wybranych komputerach
  urzedu
• II Etap
• Powolanie zespolu wdrozeniowego platformy MunSol
• Wprowadzenie listy uzytkowników do platformy
  e-learningowej
• Wprowadzenie listy uzytkowników MunSol
• Wprowadzenie struktury organizacyjnej urzedu z
  uwzglednieniem jednostek podleglych oraz tzw.
  Biura podawczego
• Przypisanie ról do profili w systenie
• Przypisanie pracowników do struktury
  organizacyjnej oraz nadanie mu odpowiedniego
  profilu
• Zdefiniowanie slowników wystepujacych w urzedzie
• Zródlo Zarzadzenie UMiG Krapkowice

4

• III Etap
• Testowanie programu MunSol z wybranymi grupami
  pracowników
• Szkolenia dla poszczególnych grup pracowników
• Szkolenia dla pracowników Biur podawczych
• Testowanie aplikacji w poszczególnych wydzialach
• IV Etap
• Weryfikacja poprawnosci obslugi aplikacji
• Ostateczny odbiór i zakonczenie wdrozenia w
  urzedzie
• Wyczyszczenie wybranej czesci bazy testowej
• Weryfikacja wprowadzonej struktury organizacyjnej
• Weryfikacja wprowadzonych pracowników oraz
  nadanych im uprawnien
• Archiwizacja dzienników pism, spraw i kontaktów
• Wydanie zarzadzenia burmistrza o wprowadzeniu
  zmian w regulaminie organizacyjnym urzedu
• V Etap
• Rozpoczecie prac na aplikacji MunSol
• Zródlo Zarzadzenie UMiG Krapkowice

5

• Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup
• Kierownictwa urzedu,
• Naczelników,
• Kierowników i dyrektorów jednostek podleglych,
• Punktów (biur) podawczych,
• Pracowników urzedów,
• Biura Rady Miejskiej w Gogolinie.

6

• Teoria a praktyka?
• Urzad zwykle nie posiada tzw.
• BIURA PODAWCZEGO

Rozwiazanie ?
REORGANIZACJA PRACY
Zalozenia jedno Biuro podawcze
Praktyka 5 biur podawczych
7
Kodeks postepowania administracyjnego Art.35.
1.Organy administracji publicznej obowiazane sa
zalatwic sprawy bez zbednej zwloki.

• Biuro podawcze wstepnie wprowadza sprawe i
  przekazuje ja do dekretacji.
• w sytuacji kiedy dokument jest wielo stronnicowy
  kazde z pozostalych biur podawczych ma mozliwosc
  uzupelnienia dokumentacji elektronicznej.
• pracownik Biura podawczego nie moze wprowadzac
  wszystkich danych (czas)
• dokumenty uzupelniajace sprawe nie moga byc za
  kazdym razem wskanowywane w Biurze podawczym

8
Obecne zarzadzenia w urzedach nie przewiduja w
strukturze organizacyjnej Biura podawczego lub
wielu Biur podawczych. Kazdy urzad powinien
dokonac zmian w Regulaminie organizacyjnym w
celu wyszczególnienia stanowisk, które beda mialy
za zadanie wprowadzanie spraw przetworzonych z
wersji papierowej na elektroniczna (skanowanie
dokumentów).
9

• Uwagi
• W zwiazku z wprowadzeniem e-Obiegu proponujemy
  udostepnienie jednego stanowiska komputerowego
  dla kierowników jednostek podleglych w Biurze
  podawczym. Takie zastosowanie pozwoli na osobna
  ewidencje przekazywanych spraw dla jednostek
  podleglych oraz weryfikacji ilosci spraw, osoby
  odbierajacej oraz stanu i terminu zakonczenia
  sprawy.
• Wskazujemy potrzebe prawnego uregulowania w JST
  uzywania e-Obiegu oraz przygotowanie dla JST
  zarzadzen W/B/P.
• Dla sprawnego przekazywania informacji o nowej
  sprawie w systemie MunSol - utworzenie dla
  wszystkich pracowników JST kont e-mail (poczta
  wewnetrzna).

10

• eObieg dokumentów
• Latwy do wdrozenia,
• 80 spraw mozna wprowadzac do systemu
  praktycznie natychmiast,
• Docelowo 100 spraw bedziemy zalatwiac poprze
  uzywanie eObiegu,
• Urzad Miejski w Czestochowie wydal zarzadzenie
  uniemozliwiajace przekazywanie informacji
  prezydentowi w wersji papierowej,
• W latwy sposób mozemy czuwac nad iloscia,
  szybkoscia i jakoscia zalatwianych spraw,
• Dopilnowanie terminów zalatwiania spraw.

11
Zycze POWODZENIA ) Wojciech Olender Urzad
Miejski w Gogolinie Tel. [phone]
808 wojtek_at_gogolin.pl