Il protocollo e la gestione dei documenti

1
Il progetto AURORA e il protocollo informatico
come risorsa strategica
Gianni Penzo Doria Università degli Studi di
Padova Archivio Generale di Ateneo
Napoli, 2 aprile 2009
2
Lacronimo di Aurora
Amministrazioni unite per la redazione degli
oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel
protocollo informatico
3
I promotori
Direzione Generale per gli archivi - Servizio
III, poi II
Associazione nazionale archivistica italiana -
ANAI
Università degli Studi di Padova
4
Lobiettivo principale
Ridurre gli effetti negativi della mancanza di
standard per la descrizione del corrispondente e
la redazione delloggetto nel protocollo
informatico La registrazione di protocollo è un
atto pubblico (di fp) e il suo documento, il
registro di protocollo, deve essere redatto con
la solennità che merita, evitando pressapochismi
e sciatterie.
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Le date di avvio
11 dicembre 2007Archivi 23, lancio
delliniziativa 31 dicembre 2007oltre 70
adesioni, ridotte a 40 11 gennaio 2008DDA
costitutivo
6
Le riunioni nazionali
12 febbraio 2008 Bologna, 1ª riunione
plenaria 16 aprile 2008 Milano, Sottogruppo
corrispondente 24 aprile 2008 Roma, Sottogruppo
oggetto 16 giugno 2008 Roma, Coordinatori 26
giugno 2008 Roma, 2ª riunione plenaria 22
settembre 2008 Ragusa, 3ª riunione plenaria 16
dicembre 2008 Roma, 4ª riunione plenaria
7
Lapertura alla comunità scientifica

• Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa
  a disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora.
• 176 richieste
• 45 Aurora tester
• ICA e Archivalia

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La foto di Aurora
Foto di Giuseppe Menardi (Associazione
Astronomica Cortina) scattata il 20 novembre 2003
e ceduta gratuitamente per Aurora www.cortinaste
lle.it
9
Il lessico

• Non più mittente o destinatario, ma
  corrispondente.
• Mittente si usa solo per larrivo e destinatario
  solo per la partenza.
• Il corrispondente si descrive (date determinate
  regole, loperazione è procedurale)
• Loggetto si redige (loperazione è
  intellettuale)

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La struttura

• Si tratta di raccomandazioni, non di regole
  prescrittive.
• 7 Raccomandazioni di carattere generale
• 24 Raccomandazioni per il corrispondente
• 14 Raccomandazioni per loggetto
• 13 Raccomandazioni per il software

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Le statistiche di Aurora
1/2

• Alcuni dati statistici
• 1 anno di progetto
• 8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi
• 40 amministrazioni pubbliche ANAI
• 45 Aurora tester
• 69 Raccomandazioni
• 2.700 e-mail scambiate ()

() Nota interna oltre 120.
12
Le statistiche di Aurora
2/2

• Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta,
  modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester
  una media di oltre 85 volte
• Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a
  testa per ogni versione, il tempo trascorso nei
  lavori delle riunioni plenarie e dei sottogruppi,
  Aurora è costata complessivamente oltre 180
  giorni di lavoro uomo

13
Cosa resta da fare?
14
La revisione linguistica

• Il prof. Cortelazzo farà la revisione
  linguistica
• Semplificazione del testo
• Indice di leggibilità

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La revisione editoriale

• 5 marzo 2009Rilascio della versione beta di
  Aurora (fino a I regali)
• 31 marzo 2009Rilascio de Il tramonto prima di
  Aurora (Protochorror)
• 30 aprile 2009Rilascio dell'Atlante diplomatico

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La disseminazione 2009
Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD10
marzo 2009 Lecce - Università del Salento27
marzo 2009 Napoli - Archivio di Stato (oggi!) 2
aprile 2009 Torino - Regione Piemonte22 aprile
2009Trieste - Archivio di Stato, Scuola di
APD27 aprile 2009
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Sito web - Area dei materiali didattici

• Unarea dedicata agli operatori, dalla quale
  poter scaricare i materiali o i rispettivi link
  per la formazione interna e per la
  moltiplicazione culturale
• Allegato per il Manuale di gestione
• Aurora in pillole
• Slides e materiali per esercitazioni

www.unipd.it/archivio/progetti/aurora
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Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010)
ICA - Traduzione in inglese (Martignon) Archivalia
- Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa)
19
Piccoli campi, grandi problemi
20
Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa
leggiera, che l disputar lungamente delle
massime questioni senza conseguir verità
nissuna Galileo Galilei, 1609
21
La definizione del problema il corrispondente
Con lintroduzione dellinformatica, lassenza di
raccomandazioni, policy, procedure o standard
nella descrizione del corrispondente
(mittente/destinatario) ha provocato a)
proliferazione di record contradditori o
incompleti b) inefficienza nella ricerca c)
perdita di dati storici relativi alla persona
(fisica o giuridica)
22
La definizione del problema loggetto
Lassenza di raccomandazioni, policy, procedure o
standard nella descrizione delloggetto
provoca a) iper-sintesi o iper-analisi b)
inefficienza nella ricerca c) mediocrità nelle
descrizioni d) 70 persone redigono 70 oggetti
diversi
23
Gli effetti
incertezza
tempo
ridondanze
24
Il perimetro di un piccolo problema
Nellambito del protocollo informatico (rectius,
sistema di gestione informatica dei documenti),
la redazione dellanagrafica e la redazione
delloggetto rappresentano un piccolo problema,
ma non un problema piccolo. Un piccolo problema,
però, che genera enormi effetti negativi sulla
organizzazione e la ricerca documentale.
25
Il corrispondente
Il corrispondente (mittente nel caso di un
documento in arrivo e il destinatario o i
destinatari, nel caso di un documento in partenza
o trasmesso agli uffici che afferiscono al
medesimo protocollo), deve essere memorizzato in
una apposita banca dati. La banca dati deve
essere implementata in modo da consentire
lefficiente individuazione del soggetto,
garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.
26
(No Transcript)
27
Tiscali, in Località  Sailletta
28
Loggetto
Loggetto è il principale campo di ricerca
strutturata (information retrieval) e quindi deve
essere registrato con coerenza e
attenzione. Bisogna trovare un equilibrio tra
analisi e sintesi, tenendo presente la
correttezza della lingua, come in un algoritmo. È
unoperazione intellettuale, che non prevede la
pedestre trascrizione delloggetto eventualmente
presente. Serve agli organi di governo e di
gestione per ragioni di conoscenza e di
efficienza della macchina amministrativa.
29
(No Transcript)
30
(No Transcript)
31
(No Transcript)
32
(No Transcript)
33
(No Transcript)
34
(No Transcript)
35
Il ruolo strategico del protocollo

• Nulla sfugge al protocollo tutto vi si dispone
  in ordine per essere trattato e risolto, tutto vi
  si conclude. È lo schema della storia dellente
• (Eugenio Casanova, 1928)

36
Larchivio come unicum 1/2

• È un errore non reputare archivio quella parte
  di esso che si viene formando giornalmente, di
  credere che lufficio di registratura sia cosa
  del tutto differente dallarchivio, come se la
  registrazione e spedizione delle pratiche in
  arrivo o in partenza fosse funzione del tutto
  distaccata da quella della distribuzione e
  conservazione delle medesime
• (Eugenio Casanova, 1928)

37
Larchivio come unicum 2/2

• Sventuratamente ... persiste lidea che
  larchivio corrente non abbia che fare
  collarchivio, diciamo così, storico che
  lufficio di protocollo non faccia parte
  dellarchivio in generale e si discute con
  discreta prosopopea se si debba scindere
  larchivio in due parti delle quali luna si
  preoccupi degli atti anteriori a una certa data,
  laltra di quelli di giornata. In conseguenza, si
  propongono diversi trattamenti per luno e per
  laltro, per la suppellettile dei medesimi, per
  il personale addettovi. Sono elucubrazioni, anche
  se dettate da benevolo interessamento,
  reazionarie e incompetenti, che dimostrano nei
  loro autori una insufficiente nozione di quel che
  sia un archivio
• (Eugenio Casanova, 1928)

38
La gestione dei documenti(records management) 1/2

• DPR 28 dicembre 2000, n. 445
• art. 1, lett. q)
• Insieme delle attività finalizzate alla
  registrazione di protocollo e alla
  classificazione, organizzazione, assegnazione e
  reperimento dei documenti amministrativi formati
  o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito
  del sistema di classificazione darchivio
  adottato essa è effettuata mediante sistemi
  informativi automatizzati.

39
La gestione dei documenti(records management) 2/2

• Norma UNI ISO 15489-1
• Settore delle attività gestionali responsabile
  dellefficiente e sistematico controllo della
  produzione, ricezione, mantenimento, uso e
  destinazione finale, incluse le operazioni per
  rappresentare e mantenere il valore probatorio e
  le informazioni circa le azioni e le attività in
  forma di documenti.

40
Adempimenti strategici della normativai flussi
documentali, il titolario e il massimario

• Le Pubbliche amministrazioni hanno ora lobbligo
  di introdurre
• la gestione dei flussi documentali integrata con
  il protocollo informatico
• il titolario di classificazione
• il massimario di selezione
• la fascicolazione dei documenti

41
Direttiva PCM 28.10.1999Il protocollo come
sistema integrato

• La definizione e lapplicazione di sistemi di
  classificazione di archivio a cura delle
  singole amministrazioni rappresentano il
  presupposto indispensabile per la realizzazione e
  lo sviluppo dei sistemi di gestione informatica
  dei flussi documentali.
• Lobiettivo è la costruzione di un sistema
  integrato di informazioni sui documenti.

42
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64

• 3. Il sistema per la gestione dei flussi
  documentali include il sistema di gestione
  informatica dei documenti.

Sistema informativo documentale
Protocollo
Procedimenti
43
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64

• 4. Le amministrazioni determinano autonomamente e
  in modo coordinato per le aree organizzative
  omogenee, le modalità di attribuzione dei
  documenti ai fascicoli che li contengono e ai
  relativi procedimenti, definendo adeguati piani
  di classificazione darchivio per tutti i
  documenti, compresi quelli non soggetti a
  registrazione di protocollo.

Titolario e Fascicolo
44
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (1/3)

• 1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del
  servizio per la gestione dei flussi documentali e
  degli archivi provvede a trasferire fascicoli e
  serie documentarie relativi a procedimenti
  conclusi in un apposito archivio di deposito
  costituito presso ciascuna amministrazione. (R)

Repertorio dei fascicoli
45
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (2/3)

• 2. Il trasferimento deve essere attuato
  rispettando lorganizzazione che i fascicoli e le
  serie avevano nellarchivio corrente. (R)

Vincolo archivistico (Principio di provenienza)
46
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (3/3)

• 3. Il responsabile del servizio per la gestione
  dei flussi documentali e degli archivi deve
  formare e conservare un elenco dei fascicoli e
  delle serie trasferite nellarchivio di deposito.
  (R)

Elenco di versamento / Inventario
47
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 68

• 1. Il servizio per la gestione dei flussi
  documentali e degli archivi elabora ed aggiorna
  il piano di conservazione degli archivi,
  integrato con il sistema di classificazione, per
  la definizione dei criteri di organizzazione
  dellarchivio, di selezione periodica e di
  conservazione permanente dei documenti, nel
  rispetto nel rispetto delle vigenti disposizioni
  contenute in materia di tutela dei beni culturali
  e successive modificazioni ed integrazioni.

48
Grazie a Maria Rosaria De Divitiis Carolina
Belli Giuliana Ricciardi Rossana
Spadaccini Angela Spinello Maria Antonietta
Taglialatela
49
Grazie per lattenzione!
Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di Padova - Archivio
Generale di Ateneo gianni.penzo_at_unipd.it
www.unipd.it/archivio/progetti/aurora