Implanta

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Implantação de um Escritório de Gerenciamento de
Projetos (PMO)
Carlos Henrique Santos da Silva, M.Sc, PMP
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Carlos Henrique Santos da Silva

• Mestre em Informática Sistemas da Informação
  UFRJ/IM
• Certificação em Project Management Professional
  (PMP) - PMI
• Pós-Graduado em Análise, Projeto e Gerência de
  Sistemas PUC
• Pós-Graduado em Engenharia de Sistemas de
  Computação UNESA
• Pós-Graduado em Gerência de Sistemas
  Cliente/Servidor UFRJ
• Master in Project Management (MPM) - FIRJAN
• Certificação em Project Management Brainbench
• Membro do Project Management Institute (PMI)
• Membro da Sociedade Brasileira de Computação
  (SBC)
• Professor do curso PMP Prep (Projectlab)
• Gerente de TI da PGM do Rio de Janeiro
  (SMI/IplanRio)

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Objetivo

• Apresentar o processo de implantação do
  Escritório de Gerenciamento de Projetos na área
  de Tecnologia da Informação da Procuradoria Geral
  do Município do Rio de Janeiro, desde a sua
  concepção até sua implantação citando a
  motivação, o estágio atual, os benefícios e as
  dificuldades encontradas.

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Agenda

• Introdução
• Definições
• Motivação
• Implantação
• Conclusão

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Agenda

• Introdução
• Definições
• Motivação
• Implantação
• Conclusão

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Projeto, Programa e Portfólio

• PROJETO é um esforço temporário realizado para
  criar um produto ou serviço único.
• PROGRAMA é um grupo de projetos gerenciados de
  maneira coordenada para a obtenção de benefícios
  que não poderiam ser alcançados se gerenciados
  individualmente.
• PORTFÓLIO é um conjunto de projetos e/ou
  programas agrupados para facilitar o
  gerenciamento e a coordenação do trabalho de modo
  a potencializar o alcance de objetivos
  estratégicos.

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Gerência de Projetos

• Aplicação de conhecimentos, talentos, técnicas e
  ferramentas às atividades de um projeto.
• Visa satisfazer os desejos e expectativas dos
  stakeholders do projeto.

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Áreas de Conhecimento do PMBOK
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Escritório de Projetos (PMO)

• Grupo de indivíduos autorizados a falar por um
  projeto (Cleland, 1999)
• Meio de promover a cultura de gerenciamento de
  projetos sob a perspectiva de melhoria de métodos
  e processos (Frame, 1998).
• Uma unidade da organização que centraliza e
  coordena, ou supervisiona, o gerenciamento de
  projetos e/ou programas.

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Funções de um PMO

• Suporte administrativo
• Apoio na produção, consolidação e distribuição e
  arquivamento de documentos/relatórios
• Consultoria e orientação em Gerenciamento de
  Projetos
• Apoio aos gerentes de projeto durante todo o
  projeto
• Auxílio na recuperação de projetos com problemas
• Desenvolvimento de Metodologias de Gerenciamento
  de Projetos
• Desenvolvimento e implantação de Metodologia de
  Gerenciamento de Projetos
• Identificar, desenvolver e garantir a aderência a
  padrões e procedimentos
• Alinhamento às estratégias organizacionais
• Gerenciamento de portfólio
• Identificação, criação e gestão de indicadores de
  desempenho dos projetos
• Treinamento em Gerenciamento de Projetos
• Identificação de habilidades necessárias aos
  gerentes de projetos
• Coordenar e conduzir programas de treinamento
• Gerenciamento de Projetos
• Coaching  e  Mentoring em boas práticas de
  Gerenciamento de Projetos
• Definição de softwares, técnicas e ferramentas
  para GP
• Atuação na resolução de conflitos nos projetos
• Auditoria nos projetos

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Posicionamento do PMO
Crawford, 2002
12
Agenda

• Introdução
• Definições
• Motivação
• Implantação
• Conclusão

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Por que os projetos fracassam?

• Metas e objetivos mal estabelecidos
• Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las
• Informações insuficientes ou inadequadas
• Tempo insuficiente para planejamento
• Os produtos finais não estavam bem definidos
• Cronogramas não realistas
• Padrões de trabalho não foram estabelecidos
• Expectativas não alinhadas com a realidade
• Má relação com os stakeholders do projeto
• Planejamento insuficiente
• Falta de participação da equipe na tomada de
  decisões
• O projeto baseado no feeling dos envolvidos.

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Por que gerenciar Projetos?

• Para aumentar a chance de sucesso do projeto
• Para evitar surpresas durante a execução dos
  trabalhos
• Para antecipar riscos e situações desfavoráveis
  que poderão ser encontradas
• Para facilitar e orientar as revisões do projeto
• Para otimizar a alocação de pessoas
• Para documentar e facilitar estimativas para
  futuros projetos
• Para agilizar as tomadas de decisões.

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Situação Passada

• Projetos sem normas e padronização
• Focado na metodologia de desenvolvimento
• Projetos somente para alguns Sistemas a serem
  desenvolvidos ou em desenvolvimento
• Equipe composta somente pela área da Gerência de
  Sistemas
• Não havia priorização dos projetos/atividades
• Não havia controle efetivo da situação dos
  projetos
• Falta de planejamento adequado para os projetos
• Não havia dados históricos de finalização dos
  projetos
• Back-log grande de projetos a serem implementados.

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Agenda

• Introdução
• Definições
• Motivação
• Implantação
• Conclusão

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WBS Fase I
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• Uma das formas mais utilizadas para aumentar a
  maturidade em gerenciamento de projetos nos
  tempos atuais tem sido a formalização da
  implantação de escritório de projetos nas
  organizações

Quelhas e Barcauí, 2003
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WBS Fase II
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Pilares para Implantação do PMO
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Objetivos do PMO

• Melhoria da eficiência no planejamento e condução
  dos projetos
• Informação rápida sobre os projetos existentes
• Conhecer a situação atual de cada projeto
• Auxílio nas decisões a serem tomadas sobre a
  futuro de cada projeto.

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Atividades do PMO

• Padronização de uma Metodologia
• Definição de métodos (padrões) de GP
• Treinamento e capacitação em GP
• Líderes e equipe
• Iniciação e encerramento centralizados de
  projetos
• Termo de abertura e lições aprendidas
• Planejamento de Projetos
• Planejamento coordenado e integrado
• Gerenciamento de Projetos
• Apoio e consultoria durante todo o ciclo do
  projeto
• Auditoria - Revisão e Análise de Projetos
• Escopo, custo, prazo e qualidade do projeto
• Reuniões de Acompanhamento
• Desempenho dos projetos críticos.

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Metodologia de GP

• Metodologia de Gerenciamento de Projetos (MGP)
• da
• Procuradoria Geral do Município (PGM)

Apresentação da MGP-PGM
24
Agenda

• Introdução
• Definições
• Motivação
• Implantação
• Conclusão

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Desafios

• Vender a idéia para alta gerência
• contribuir para o aumento dos resultados da
  organização.
• Vender a idéia para os profissionais
• resistência dos profissionais
• adicionar burocracia e
• nova tentativa da gerência de controlá-los.
• Implementar GP e PMO de fato
• mudança de cultura na organização.

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Dicas para o sucesso de um PMO

• Trate a implantação do PMO como um Projeto
• Tenha o comprometimento da alta administração
• Venda a idéia para toda organização
• Desenvolva um senso de comprometimento em toda a
  equipe
• Desenvolva a liderança e espírito de equipe
• Desenvolva a confiança entre os stakeholders
• Desenvolva estimativas de custo, prazos e
  qualidades realistas
• Desenvolva alternativas em antecedência aos
  problemas
• Mantenha as modificações sob controle
• Evite um número excessivo de documentos e
  análises.
• Não complique - Do It Simple!

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Conclusão

• Requer apoio da alta administração
• Deve ser considerado o nível de maturidade
  existente em gerenciamento de projetos na
  organização
• Deve ser realizado por necessidade e alinhado aos
  objetivos da organização e não por modismo
• Deve acontecer de forma progressiva, mas como um
  projeto
• Os benefícios podem demorar um pouco para serem
  alcançados
• O time do PMO e suas responsabilidades devem
  estar adequados às reais necessidades da
  organização
• Deve ser realizado o gerenciamento de mudanças.
• Pense grande, comece pequeno, aja efetivamente!

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Contatos

• Carlos Henrique Santos da Silva, MSc, PMP
• contato_at_carloshenrique.info
• http//www.carloshenrique.info

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Referências da Apresentação

• QUELHAS, Osvaldo. BARCAUÍ, André. Perfil de
  Escritório de Gerenciameno de Projetos em
  organizações atuantes no Brasil, 2003.
• CRAWFORD, J. Kent. The Strategic Project Office
  A guide to improving organizational performance,
  New York Marcel Dekker, 2002.
• FRAME, Davidson, BLOCK, Thomas. The Project
  Office. New York Crisp Publications Inc., 1998.

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Referências - Borland

• Borland Developer Network - Artigos
• http//bdn.borland.com
• Code Central fontes gratuitos
• http//cc.borland.com
• Quality Central
• http//qc.borland.com
• Blogs
• http//blogs.borland.com

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• Perguntas e Respostas

32

• Obrigado !