Jaarverslag van de interne audit Raadgevend Comit

1
Jaarverslag van de interne auditRaadgevend
Comité24 juni 2009
Federaal Agentschap voor de veiligheid van de
Voedselketen

• Bert Matthijs

2
Jaarverslag 2008

• Hfdst 1 Woord vooraf door voorzitter
• Hfdst 2 Definitie en doelstellingen
• Hfdst 3 Actoren interne audit
• Verandering samenstelling comité
• Auditcel opleiding deelname FVO-meetings
• Pool van auditoren beroep op externe voor ISO
  9001
• Hfdst 4 Rol van auditcel bij certificering ISO
  9001
• Hfdst 5 Uitvoering APROG 2008

3
Hfdst 5 Realisatie auditprogramma 2008 (1)

•  

• Audits ISO 9001 7 van de 11 geplande audits
  gerealiseerd.
• Drie opvolgingsaudits in december niet
  uitgevoerd omwille van beperkte toegevoegde
  waarde audit opleidingen en APROG 2009
• IT-audit oorspronkelijk gepland in mei,
  uitgesteld omwille van verhuis. Niet meer
  uitgevoerd in december gelet op het drukke
  auditprogramma.Ter compensatie audit in 2009.
• Audits ISO 17025 allemaal uitgevoerd door
  Q-team van het Bestuur Laboratoria. De auditoren
  van de auditcel hebben deelgenomen aan de 5
  audits van het kwaliteitsmanagement-systeem en
  aan 6 technische audits.

4
Hfdst 5 Realisatie auditprogramma 2008 (2)

• 2 EMAS-audits
• niet uitgevoerd , implementatie
  milieumanagementsysteem onvoldoende ver gevorderd
• Ingeschreven in APROG 2009
• 13 operationele audits allemaal uitgevoerd.
• 8 opvolgingsaudits allen uitgevoerd.

•  

5
Hfdst 6 Voornaamste auditvaststellingen 2008

• Positieve punten
• Over het algemeen is er een goeie samenwerking
  tussen de interne audit en de geauditeerde
  entiteiten, ondanks het feit dat een audit soms
  een wijziging vraagt in de planning van de
  activiteiten.
• Er komt meer en meer aandacht voor
• het documenteren van belangrijke werkprocedures.
  Dit is een goeie voorbereiding op de introductie
  van ISO 9001 en ISO 17020.
• een kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van
  de uitgevoerde inspecties en monsternames en de
  bijhorende processen.
• het verwezenlijken van vooropgestelde
  doelstellingen.
• In de meeste PCEs worden nieuwe dienstnotas en
  instructies besproken op sector- of
  teamvergaderingen. Het opmaken van een verslag
  van dergelijke vergaderingen is een goeie
  praktijk die bijna altijd wordt toegepast.
•  

6
Hfdst 6 Voornaamste auditvaststellingen 2008

• Positieve punten (vervolg)
• De applicaties FoodNet en Adminlight worden over
  het algemeen correct gebruikt. In alle provincies
  zijn medewerkers opgeleid in Bood en Business
  Objects.
• De gevolgde controleagenten beheersen goed hun
  technische materie. De vastgestelde feiten hebben
  meestal niet betrekking op technische kennis maar
  meer over de manier van werken na de
  vaststelling.
• De opvolging en de evaluatie van DMOs wordt meer
  gestructureerd aangepakt.
•  

7
Hfdst 6 Voornaamste auditvaststellingen 2008

• Verbeterpunten
• Alhoewel er vele initiatieven worden genomen zijn
  er soms nog lacunes in de opvolging van het werk
  
• controle van uitvoering na het geven van de
  opdracht
• het bijhouden van een overzicht tussen gepland en
  gerealiseerd
• doelstellingen zijn niet altijd aanwezig
• de kwalitatieve opvolging van het werk is
  formeel opgestart in 2008 en staat nog in de
  kinderschoenen in een aantal PCEs.
• de opvolging van inspecties en monsternames
  uitgevoerd door DMOs blijft soms heel beperkt.
•  

8
Hfdst 6 Voornaamste auditvaststellingen 2008

• Verbeterpunten (vervolg)
• Er bestaan soms nog verschillende interpretaties
  over
• het gebruik van de wegingen in de checklists
• wanneer niet-conform of niet van toepassing moet
  worden geplaatst op de checklist
• wanneer hercontroles moeten worden uitgevoerd en
  een prestatiebon moet worden uitgeschreven
• Inspecties en controles volgen in sommige
  gevallen geen planning. Het ontbreken van een
  planning bemoeilijkt de opvolging van het werk
  tijdens het jaar.
• Taken en verantwoordelijkheden zijn niet altijd
  even duidelijk beschreven.
• Problemen die in de PCEs worden ondervonden bij
  het gebruik van dienstnotas, checklists, IT
  programmas stromen niet altijd door naar de
  verantwoordelijken in het Hoofdbestuur.
•  

9
Hfdst 6 Voornaamste auditvaststellingen 2008

• Aandachtspunten andere entiteiten
• Opmerkingen mbt entiteiten die niet geauditeerd
  werden, maar die onrechtstreeks bij het
  auditonderwerp betrokken waren.
• Meestal kleinere veranderingen of
  onduidelijkheden in dienstnotas, checklists of
  technische fiches
• Sommige aandachtspunten vragen een beleidsmatig
  antwoord (bv kostprijs sectorgidsen, variatie
  inspectiefrequenties, )
• De opvolging van deze punten is in 2008 nog niet
  op een gestructureerde wijze aangepakt. In 2009
  zal hiervoor een procedure worden uitgewerkt.
•  

10
Hfdst 7 Opvolging audits 2007 en 2008

• Administratieve opvolging van de aanbevelingen
  (31/12/2008)
• zonder de 17025-audits
• zonder de audits waarvan de termijn nog niet
  voorbij is voor het actieplan

11
Hfdst 7 Opvolging audits 2007 en 2008

• Effectieve opvolging 8 opvolgingsaudits
  (31/12/2008)

Aantal aanbevelingen Afgesloten aanbevelingen Acties in uitvoering Nog uit te voeren acties
Totaal 49 33 6 10
67 12 21
12
Jaarverslag 2008

• Hfdst 8 Auditprogramma 2009 met advies
  auditcomité
• Hfdst 9 Conclusies
• Werkpunt voor het FAVV om te trachten de
  actiepunten binnen de vastgestelde termijnen te
  realiseren
• Aandachtspunten voor interne audit
• het verder uitbouwen van een gestructureerde en
  gedocumenteerde opvolging van auditaanbevelingen
  en actieplannen.
• het documenteren van de methodologie voor de
  opmaak van het auditprogramma, inclusief een
  gedocumenteerd audituniversum, zodat kan worden
  aangetoond dat het FAVV beantwoordt aan het
  EU-criterium betreffende "een voldoende dekking
  op een periode van 5 jaar".
• het uitvoeren van de nodige kwaliteitsaudits
  volgens de relevante ISO-normen en volgens de
  voorschriften van EMAS.