Chp 1 Managing the Digital Firm

1
Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED
Cynara Carvalho cynaracarvalho_at_yahoo.com.br
2
História do gerenciamento de documentos

• Documentos em papel eram armazenadas em pastas
  dentro de armários

3
História do gerenciamento de documentos

• Processadores de texto
• Armazenamento digital em discos individuais e
  isolados

4
História do gerenciamento de documentos

• Usuários criavam verdadeiras ilhas de informação
• Informações eram desorganizadas e
  descentralizadas

?As redes permitem que os usuários
compartilhem recursos
5
Problemas

• Informação inacessível ou de difícil localização
• Informação desconectada de processos
• Incompatibilidades de diferentes plataformas
• Os documentos sofrem alterações, que não são
  divulgadas
• Conseqüência uso indevido de
• informações desatualizadas

6
Conceito 1
É um conjunto de tecnologias que
permite o gerenciamento de documentos de forma
digital. Tais documentos podem ser das mais
variadas origens e mídias, como papel,
microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já
criados na forma digital.
7
Conceito 2
É um grupo de tecnologias, divididas em cinco
funcionalidades básicas captação, gerenciamento,
armazenamento, distribuição e preservação. Dentro
dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma
função específica. Essas tecnologias, trabalhando
reunidas ou isoladamente, promovem a organização
de informações não-estruturadas.
8
Solução Gerenciamento de Documentos

• Controle de mudanças
• Disponibilização de documentos referentes ao
  negócio crítico da corporação
• Controle automático do ciclo de vida dos
  documentos
• desde sua criação até o arquivamento final

9
Recuperação através das Propriedades

• São valores que identificam unicamente um
  documento
• Podem ter atributos padrões ou customizados (nome
  do site, sigla do site, plataforma, central, etc.)

Menezes Teste de procedimento erros, qualidade,
problemas 07/05/03 101211 AM
Propriedades
Autores Título Palavras-chave Data de Criação
10
Por exemplo...
Preciso de um artigo do Prof Barroso publicado no
INAC
?
11
Por exemplo...
Preciso de um artigo do Prof Barroso publicado no
INAC
?
Artigos
4
INAC
Fonte
2
2009
Data
4
Antônio Carlos Barroso
Autor
12
Quanto custa não encontrar a informação correta?

• Executivos passam de 15 a 35 de seu tempo
  procurando por informação que os auxiliem na
  tomada de decisão
• 40 dos usuários dizem não encontrar o que
  estavam procurando em sua intranet

13
Quanto custa não encontrar a informação correta?

• Tempo gasto em procuras mal sucedidas
• Retrabalho de informações que já existem, mas não
  puderam ser encontradas
• Perda de receita
• Aumento de custos
• Aumento de riscos

14
O GED é formado pelas seguintes tecnologias -
Document Imaging (DI) - Document Management
(DM) - Workflow - COLD/ERM - Forms Processing -
RIM- Records and Information Management
15
Document Imaging (DI)
Enfatizava basicamente a digitalização de
documentos de origem papel, gerando-se imagens
digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia
também possibilita a digitalização de documentos
de origem microfilme, justamente para converter
os documentos gerenciados pela tecnologia
anterior.
16
Document Management (DM)
Ferramentas para controle de localização,
atualização, versões e mesmo de temporalidade de
guarda dos documentos. Essa tecnologia permite a
rastreabilidade das alterações dos documentos.
Hoje, dada a quantidade de arquivos nos
diretórios, a necessidade do compartilhamento de
documentos, tanto nas redes internas como na
Internet, e o controle das atualizações em
ambiente distribuído, justifica a implantação de
sistemas de DM para todas as aplicações de
gerenciamento de documentos.
17
Workflow
Fluxo de Trabalho. É a tecnologia que permite
gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de
negócio das empresas. Garante o acompanhamento
constante de todas as atividades e um aumento de
produtividade com objetividade e segurança.O
Workflow também atua como um integrador dos mais
diversos sistemas e tecnologias ERP, Enterprise
Resource Planning, SCM, Supply Chain Management,
CRM, Customer Relationship Management, e Business
e outras.
18
O que é Workflow ?

• É um processo que permite distribuir uma ou mais
  tarefas para um grupo de pessoas ou um usuário
  único.
• É o termo utilizado para descrever um processo
  criado para atingir uma meta específica.
• Define QUEM realiza QUAIS tarefas e em QUAL ORDEM
  de execução.

19
Tecnologia Workflow

• Controla e Gerencia Processos
• Garante que a tarefa foi executada pela pessoa
  correta no tempo determinado
• Organiza os trâmites, prazos, sincroniza pessoas,
  tarefas e documentos

20
Alguns Aspectos Importantes sobre Workflow

• Homogeneidade da Informação
• Agilidade (FH como diferencial competitivo)
• Objetivo Único
• Indicadores por Processo

21
Ferramenta de TI para Workflow
Genericamente, pode-se dizer que uma
ferramenta de Workflow contempla todos os
processos, pessoas e organizações envolvidas para
direcionar informações que entram e saem da
empresa.
22
Exemplo Workflow
23
Exemplo Workflow
24
COLD/ERM
Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report
Management (Gerenciamento Corporativo de
Relatórios). O processamento eletrônico de dados
gera relatórios que precisam ser distribuídos
para consultas, muitas vezes revisados e até
conferidos.A tecnologia do COLD/ERM possibilita
que os relatórios sejam gerados e gerenciados na
forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o
relatório sem afetar o documento original. Devido
a abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD
ela passou a ser chamada de ERM - Enterprise
Report Management.
25
Forms Processing
Processamento de Formulários. A tecnologia de
processamento eletrônico de formulários permite
reconhecer as informações nos formulários e
relacioná-las com campos nos bancos de
dados.Essa tecnologia automatiza o processo de
digitação. O Forms Processing é utilizado por
bancos para agilizar o processamento dos
formulários de abertura de contas e concessão de
créditos, por exemplo.Para o reconhecimento
automático de caracteres são utilizados o OCR,
Optical Character Recognicion e o ICR,
Intelligent Character Recognition.
26
RIM- Records and Information Management
Gerenciamento de Arquivos. É o gerenciamento do
ciclo de vida do documento, independentemente da
mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da
criação, armazenamento, processamento,
manutenção, disponibilização e até descarte dos
documentos são controlados pela categorização de
documentos e tabelas de temporalidade.
27
Aplicabilidade do GED

• Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM,
  comércio eletrônico e outras tecnologias
• Apoio aos processos de fiscalização
• Apoio documental aos sistemas de GIS ( Sistema de
  Informação Geográfica)
• Arquivos de recortes de jornais e revistas -
  Clipping
• Atendimento a clientes de serviços utilitários
  telefonia, energia elétrica e outros
• Atendimento aos clientes de banco extratos de
  conta corrente, aplicações por exemplo
• Automação de cartórios
• Bibliotecas digitais

28
Aplicabilidade do GED

• Cartões de assinatura
• Catálogos de peças e listas de preços
• Contratos de câmbio
• Contratos de financiamento e leasing
• Controle completo de compras. Do pedido à entrega
  do produto
• Controle de bilhetes de companhias aéreas
• Controles de documentos de arrecadação, impostos,
  taxas, multas em organismos do governo
• Conversão de acervos históricos

29
Porque as empresas no Brasil estão implantando o
GED

• Permite a recuperação da empresa após desastres,
  como o caso do World Trade Center, EUA, em
  setembro de 2001.
• Redução de custos com cópias, já que há
  disponibilização dos documentos em rede.
• Absoluto controle no processo de negócio.
• Alta velocidade e precisão na localização de
  documentos.
• Criação de facilidades para o trabalhador do
  conhecimento.
• Disponibilização instantânea de documentos sem
  limites físicos.
• Eliminação de fraudes, principalmente em agências
  governamentais.
• Gerenciamento automatizado de processos,
  minimizando recursos humanos e aumentando a
  produtividade.
• Grande melhoria no processo de tomada de
  decisões.
• Aproveitamento de espaço físico.
• Ilimitadas possibilidades para indexação e
  localização de documentos.