ATELIERS%20BAAN%20IV%20MODULE%203%20:%20Gestion%20des%20ventes

1
ATELIERS BAAN IV MODULE 3 Gestion des ventes
2
PROGRAMME

• 1 Présentation générale
• 2 Description de la fonctionalité
• 3 Principales transactions
• 4 Liste des customisations
• 5 Problèmes constatés
• 6 Améliorations souhaitées
• 7 Automatisations à envisager

3
1 Présentation générale

• Ce module comprend les domaines suivants
• Types dordres de vente, étapes par types
• Vie de lordre de vente dans Baan
• Vérification code budgétaire
• Gestion des reliquats
• Feedback envoyé aux utilisateurs
• Désenlogement (inclus processus DPA)
• Livraisons directes
• Devis de vente
• Facturation des ventes
• Retour des utilisateurs

4
1. MENU CORRESPONDANT
5
2. Description fonctionnelle

• Lorsquun utilisateur souhaite acquérir du
  matériel standard
• Soit il saisit dans EDH une demande de matériel
  ou
• Soit il vient sur place et le magasinier établit
  une demande de type emporté.
• Le matériel correspondant est ensuite
• prélevé du stock (si disponibilité) ou
• livré partiellement ou
• livré quand le stock est approvisionné ou
• traité en livraison directe.
• Une fois la demande satisfaite
• elle est facturée dans Baan
• les données comptables sont transférées dans
  Qualiac
• La refacturation seffectue sur le code
  budgétaire concerné

6
2 Quelques statistiquesDemandes saisies en
2003 par type
TYPE DE DEMANDE TOTAL NOMBRE DE LIGNES
DD 9498 17900
DE 42581 134561
DP 280 700
DR 401 700
EPL 985 4265
EPR 657 2725
7
2 Quelques statistiquesLivraisons directes
TYPE DE DEMANDE NOMBRE DE LIGNES
DE 4451
DP 260
8
2 quelques statistiquesSituation au 14/10/2004
SITUATION NOMBRE DE LIGNES
Reliquats 313
Demandes non servies 240
9
3 Principales transactions
Intitulé Code session
Gestion des ordres de vente tdsls4101m000
Gestion et confirmation reliquats tdsls4125m000
Impression info utilisateur tdsls9402m000
Impression info utilisateur (livraisons directes) tdsls9403m000
Gestion devis de vente tdsls1101m000
Gestion données DPA cddev0015m000
Confirmation désenlogement tdilc9202m000
10
3.1 Types dordre
TYPE DORDRE DESCRIPTION SERIE
DD Demande emportée 3
DE Demande EDH 7
DP Demande papier 1
DR Retour utilisateur 2
EPL Demande location Epool 1
EPR Retour location Epool 2
11
3.1 Etapes par type Demandes normales (DE,
DP)
ETAPE DESCRIPTION SESSION
8 Génération avis de désenlogement tdilc4201m000
3 Gestion livraisons tdsls4120m000
6 Facture tdsls4404m000
7 Traitement des ordres de Vente livrés tdsls4223m000
12
3.1 Etapes par type Ordres emportés (DD,
DR, EPL, EPR)
ETAPE DESCRIPTION SESSION
6 Facture tdsls4404m000
7 Traitement des ordres de Vente livrés tdsls4223m000
13
3.2 Demandes de matériel EDH (DE)

• Les demandes créées par les utilisateurs dans EDH
  sont intégrés dans Baan
• le matin à 8h30, 9h30, 10h30, 11h30
• Laprès-midi à 13h00, 14h00, 15h00, 16h00, 17h00,
  18h00
• Elles deviennent des demandes de type DE
• Elles seront ensuite proposées dans le prochain
  picking ou traitées en livraison directe en
  fonction de la quantité commandée, des paramètres
  article et de la disponibilité du stock

14
3.6 Vie dun ordre de vente

• Etapes
• Création (ou intégration depuis EDH)
• Sélection dans un picking ou traitement
  livraison directe
• Confirmation du picking ou réception de la
  commande DT
• Facturation (1 fois par semaine par batch)
• Archivage (1 fois par semaine)
• Transfert comptable dans Qualiac (bouclement des
  magasins une fois par mois)

15
3.2 Saisie des demandes manuelles

• Premier écran
• Entrer le type dordre
• Ne rien entrer dans la référence (numérotation
  par système)
• Ensuite, entrer le demandeur, le responsable du
  code budget, et sélectionner le code
• Entrer la date de livraison si livraison dans le
  futur
• Pour créer ou modifier une adresse spécifique de
  livraison, presser sur le bouton
• Ensuite, pour aller aux lignes, presser le bouton

16
3.2 Saisie des demandes manuelles
17
3.2 Saisie des demandes manuelles Adresses
spécifiques
18
3.2 Saisie des lignes de demande
A saisir -Scem -Quantité
19
3.2 Vérification du code budgétaire

• Pour vérifier le code budgétaire dune demande ou
  chercher le responsable du code, il faut ouvrir
  les options suivantes du menu

20
3.2 Affichage autorité par client

• Affiche les codes bugétaires pour un client donné
  

21
3.2 Affichage autorité par code budget

• Affiche les personnes ayant la signature sur un
  code

22
3.3 Traitement des reliquats de vente

• Tous les soirs, la liste des reliquats en cours
  est genérée en batch et éditée localement
• La Gestion et confirmation des reliquats
  (tdsls4125m000) permet de confirmer ou supprimer
  un reliquat
• Deux fois par mois (le 14 et le 28) , une liste
  est générée avec tous les reliquats confirmés
  mais non livrés

23
3.3 Gestion et confirmation reliquats
24
3.4 Feedback aux utilisateurs

• Les demandes EDH génèrent un feedback aux
  utilisateurs pour les étapes suivantes
• Intégration dans Baan
• Date de livraison prévue (si rupture )
• Confirmation du prélèvement
• Confirmation de la livraison interne
• Suppression de la ligne
• Suppression du reliquat
• Personne à contacter au magasin si problème

25
3.4 Exemple de feedback EDH
26
3.5 Désenlogement - structure
Demandes Manuelles
Demandes EDH
intégration
INV150
Lignes de demande à servir
Critères-disponibilité stock-date de
livraison-hors livraisons directes
SLS045
Génération désenlogement batch
OO
133
EDI
MP
CH
PC
MS
LT
ILC401
Gestion données désenlogement
DEV011
Lancement données désenlogement
27
3.5 Désenlogement - procédure

• Le désenlogement est lancé deux fois par jour en
  bacth pour tous les magasins à prélèvement direct
• Les fiches de prélèvement sont imprimées
  localement dans chaque magasin
• La gestion des données DPA permet de saisir les
  quantités prélevées (si différentes de la
  quantité proposée), supprimer certaines
  positions, vérifier le Scem (MS) et saisir les
  infos pour la livraison
• La session lancement du désenlogement permet de
  confirmer le désenlogement

28
3.5 Gestion DPA
29
3.5 DPA Accès aux données désenlogement

• En pressant sur le bouton , on accède
  à la gestion des données de désenlogement afin de
  
• supprimer une position
• modifier les quantités livrées.

30
3-5 Gestion du colisage détaillé
31
3.5 DPA Rapports - consultations

• Impression données DPA
• Edite la liste des prélèvements par allées
• Edite la liste des différences dans les
  prélèvements
• Impression charge de travail
• Imprime le total des positions à prélever par
  allée
• Consultation des données DPA
• Cette transaction permet daccéder aux données
  DPA une fois quelle sont archivées
• En principe, on conserve dans DPA lannée en
  cours et lannée précédente

32
3.5 Lancement données désenlogement DPA

• Cette transaction a pour but de confirmer le
  désenlogement
• On peut la lancer pour différents critères
  (picking, allée, emplacement, demande, article)
• Le traitement met à jour le stock et modifie le
  statut de la ligne DPA
• Suivant larticle, un courrier électronique est
  envoyé au client (par ex. PC)
• Elle vérifie et modifie le cas échéant les
  données relatives au colisage détaillé

33
3.5 Lancement données désenlogement
34
3.6 Livraisons directes - Fonctionalité

• On appelle livraison directe, une ligne de
  demande de matériel qui ne sera pas servie à
  partir du stock mais fera lobjet dun ordre
  dachat spécifique
• Un paramètre au niveau de larticle détermine le
  seuil de livraison directe
• Dés que la quantité commandée atteint ce seuil,
  la demande passe en livraison directe
• Le gestionnaire de produit peut aussi décider de
  passer une demande en livraison directe afin de
  ne pas vider son stock ou pour obtenir un
  meilleur prix dachat

35
3.6 Livraisons directes - Procédure

• Tous les matins, une liste triée par gestionnaire
  est éditée avec la liste des livraisons directes
  à traiter
• Le gestionnaire confirme la livraison directe ou
  peut décider de servir à partir du stock
• Pour les lignes de livraison directe, le
  gestionnaire génère ensuite des propositions INV
  via la session Génération propositions d'ordres
  d'achat pour ordre de vente - tdsls4240m000
• LINV est ensuite transféré en ordre dachat de
  type DT. La réception de cet ordre déclenche la
  livraison au client

36
3.7 Devis de vente

• Ce module permet de proposer un prix à un client
  pour des articles.
• Les étapes de la procédure sont
• 1- Saisie du devis de vente
• 2- Edition du devis
• 3- Saisie du résultat du devis (et transfert du
  devis en ordre de vente si accord)
• Ce module a été customisé
• Écran de saisie du devis
• Edition du devis (édition standard CERN)

37
3.8 Facturation des ventes

• Les ordres de ventes sont facturés par batch 1
  fois par semaine (samedi matin)facturés
  édition de la facture mise à jour données
  comptables
• Ensuite, le traitement des ordres de vente livrés
  et déclenché. Il archive les ordres de vente
  antérieurs dune semaine
• Les données comptables des ventes sont
  transférées dans Qualiac pour refacturation sur
  les codes budgétaires concernés lors du
  bouclement des magasins (1 x par mois)

38
3.9 Retour utilisateurs

• Lorsquun utilisateur souhaite retourner du
  matériel au magasin une demande de matériel de
  type DR doit être établie
• Le matériel doit être restitué dans son emballage
  dorigine et ne pas avoir été utilisé
• Le prix figurant sur la ligne de lordre de
  retour et crédité au client est à la discrétion
  des magasins (en principe prix de vente 10)
• Les retours peuvent être soit
• Remis en stock dans leur emplacement dorigine
• Retournés au fournisseur (problème technique,
  etc..) Dans ce cas, il doivent être entreposés au
  magasin XX

39
4 Principales customisations

• La plupart des sessions du module SLS(vente) et
  du module ILC(emplacements) ont été customisées
• ILC
• Gestion données désenlogement tdilc4101m000,
  4102s000
• Génération avis de désenlogement tdilc4201m000
• Lancement donnés désenlogement tdilc9202m000
• DPA module entièrement customisé
• SLS
• Devis de vente (Gestion tdsls1101m000, édition
  tdss1401m000)
• Gestion demandes de matérel (tdsls4101m000,
  4101s000, 4105s000)
• Gestion adresses postales et adresses de
  livraison spécifiques
• Gestion confirmation reliquats (tdsls4125m000)
• DIVERS
• Rapports
• Consultations

40
4. Listes de contrôle

• Un certain nombre de listes sont générées dans
  Baan afin de permettre un meilleur suivi des
  demandes

DESCRIPTION FREQUENCE
Articles non approvisionnés 2 x mois
Reliquats en cours 2 x mois
Demandes non servies 2 x mois
Demandes avec clients bloqués 2 x mois
Demandes avec date de livraison suspecte 1 x jour
Contrôle archivage ventes 1 x semaine
41
5 Problèmes constatés

• Adresses de livraison incorrectes (ordres de
  vente)
• Positions MP supprimées à de nombreuses reprises
  avant dêtre servies
• Demandes emportées non désenlogées
• Demandes en cours dans le système mais ne pouvant
  être traitées
• Client bloqué
• Article en code signal (E ou D)

42
6 Améliorations souhaitées

• Adresses de livraison incorrectes
• Effectuer validations sur adresse saisie
• Désenlogement
• ajouter un champ indiquant si la position est à
  confirmer ou non
• but confirmer partiellement un picking (MP ou
  EDI) et laisser les positions non servies en
  attente
• Demandes emportées
• Soit lutilisateur imprime systématiquement la
  fiche de désenlogement
• Soit le programme bloque la saisie si le
  désenlogement ne sest pas effectué
• Demandes en cours mais ne pouvant être servies
• Listes dans le système à exploiter

43
6.1 Nouvel écran DPA
44
7- Automatisations à envisager

• Ecran simplifié pour saisie des demandes
  emportées
• Avantages Saisie rapide et conviviale sur un
  seul écran (contre 3 précédemment)
• Inconvénient coût ( CHF 9600)

45
7 Nouvel écran Demandes Emportées
Tdsls 410xmxxx Gestion simplifiée des demandes
emportées
Type dordre
Ordre
Demandeur
Autorisation
Code budget
Position Article Lot
Emplacement Qté Unité