Logiciels CIEL

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Logiciels CIEL

• La Gestion Commerciale

2
Les généralités de la gestion commerciale

• But, Définition, Que peut-on faire ?
• Suivi des achats et des ventes.
• Devis, Bon de commande, Bon de livraison, Avoir
  et Facture.
• Relation Entreprise gt Client (Vente).
• Relation Fournisseur gt Entreprise (Achat).
• Suivi des stocks.
• Suivi des Règlements, Relances.

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Les généralités de la gestion commerciale

• Les principaux fichiers concernés
• Les coordonnées de lentreprise.
• Les paramètres et les options liées au dossier.
• Les fournisseurs.
• Les familles darticles.
• Les représentants ou commerciaux.
• Les clients.
• Les articles.
• Les pièces comptables et les factures.

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Ordre du paramétrage de la gestion commerciale

• Les coordonnées de lentreprise.
• Les paramètres et les options liées au dossier.
• Les fournisseurs.
• Les familles darticles.
• Les représentants ou commerciaux.
• Les clients.
• Les articles.

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La Gestion des stocks

• Linventaire date, fréquence et obligation.
• Les zones concernées dans le fichier article
• Code gestion du stock (ex main dœuvre).
• Stock réel Quantité en stocks.
• Stock théorique Quantité en Cde.
• Stock mini Stock dalerte.
• Stock maxi Péremption, Coût, Volume.
• Validation dune pièce
• Bl, Facture ou Avoir pour mettre à jour le stock.

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La Gestion des stocks

• Les commandes
• Entreprise auprès du fournisseur.
• Suivi des stocks
• Réapprovisionnement.
• Surstockage.
• Les périmés.
• Régularisation du stock.

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La Gestion des prix des articles

• Les zones du fichier article
• A partir du HT gt PA -gt PVht.
• A partir du TTC gt PA -gt PVttc.
• Zones fixes
• Prix de vente PV HT ou TTC devra être
  renseigné.
• Coef marge PV HT PA Coef Marge.
• PAMP Prix dAchat Moyen Pondéré.

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La Gestion des prix des articles

• Les zones du fichier article
• Coefficient de marge
• Soit lié à la famille de larticle imposé.
• Soit calculé si le PV est fixé
• Si HT Coef PV HT / PA.
• Si TTC PV HT PV TTC / (1taux de TVA).
• Le taux de TVA influe sur le PV TTC.

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La Gestion des prix des articles

• Les différentes remises
• Remise client dans son fichier.
• Remise à la ligne en pourcentage dans la facture.
• Remise globale en pourcentage dans la facture.
• Escompte (taux ou montant).
• Grille article Tarif par quantité ) lié au
  client.
• Grille article Code tarif direct ) lié au
  client.

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La Gestion des prix des articles

• Les frais supplémentaires
• Port dans le pied de facture (avec ou sans TVA).
• TPF Taxes parafiscales.
• Même principe que la TVA.

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Dossier 1 Jet Set Modélisme

• Mise en place des fichiers nécessaires à la
  Gestion Commerciale.
• Fiche identité société Page 103.
• Paramètres Annexe 1 Page 109 et 110.
• Fichier des commerciaux Annexe 2 Page 110.
• Fichier des familles darticles Annexe 3 P 110.
• Fichier des fournisseurs Annexe 4 Page 111.
• Fichier des clients Annexe 5 Page 111.
• Fichier des articles Annexe 6 Page 112-113.

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Le logiciel

• Création dun dossier.
• Ouvrir le logiciel Ciel GC.
• Mot de passe VALID
• Choix dun dossier quelconque.
• Accès Dossier / Nouveau.
• Fermeture de la société / Oui.
• Mot de passe VALID
• Saisir le nom de la société / Ok.
• Voulez-vous reprendre les coordonnées saisies
  lors du référencement ? NON

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Le logiciel

• Création dun dossier.
• Saisir les paramètres de la société
• Saisir dans lordre du document papier.
• Rubrique à créer si elle nexiste pas.
• Bouton à droite (ex forme juridique).
• Affichage des données existantes.
• Page 103 Jet Set Modélisme pour saisir les
  coordonnées de la société.

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Le logiciel

• Description de lécran principal
• Barre de titre.
• Barre des menus (Dossier, Édition, ).
• Barre doutils (Sauvegarde, Imprimer).
• Barre détat (grise en bas).
• Barre de navigation (verticalement à gauche).

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Le logiciel

• Paramétrage de lécran principal
• Accès Utilitaires / Préférences.
• Onglet Général.
• Les différentes barres.
• Les Infos bulles (définition).

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Le logiciel

• Description de la barre des menus
• Dossier Généralités sur lentreprise.
• Édition / Fonctions Si une des options Bases ou
  Ventes ou Achats a été choisie.
• Bases Les fichiers.
• Ventes Relation Client / Entreprise.
• Achats Relation Fournisseur / Entreprise.
• États Liste globale.
• Utilitaires A utiliser avec précaution.

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Le logiciel

• Description de la barre des menus
• Internet Mise à jour du logiciel.
• Fenêtre Position de plusieurs fenêtres à
  lécran.
• ? Aide et version sur le logiciel.

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Le logiciel

• Remarques Sauvegarde du dossier
• A faire en double.
• Sur disquette ou disque dur.
• Gestion si plusieurs disquettes (noter lordre
  dinsertion).
• Les fichiers sont mis à jour en temps réel sur le
  disque dur.
• Les fichiers sauvegardés sont compressés et
  illisibles, il faut faire une restauration (voir
  explication).

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Le logiciel

• Réalisation Sauvegarde du dossier
• Accès Dossier / Sauvegarde.
• Fermeture de la société.
• Choix support
• Choix disquette Lecteur A / Ok.
• Choix disque dur Autre emplacement et
  rechercher le dossier de destination / Ok.
• Insérer la disquette si besoin / Ok.
• Si des fichiers sont présents, il est demandé
  deffacer.
• Le contenu des disquettes est un Backup numéroté.
• A la fin de la sauvegarde le dossier est ouvert.

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Le logiciel

• Restauration dun dossier
• Créer un nouveau dossier sans saisir les
  paramètres de la société.
• Accès Dossier / Restauration.
• Fermeture de la société.
• Mot de passe VALID.
• Choix du lecteur ou du dossier / Ok.
• Insérer les disquettes dans lordre si besoin.
• Cliquer sur le bouton Restaurer (Date dernière
  sauvegarde).
• Vérification des fichiers dans Bases.

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Le logiciel

• Suppression dun dossier
• Ouvrir le dossier.
• Accès Dossier / Supprimer.
• Confirmer par Oui.
• Mot de passe VALID.
• Choix du dossier à supprimer / Ok.
• Confirmer par Oui.
• Confirmer la suppression par Détruire.
• Fermer le logiciel.

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Dossier Jet Set Modélisme

• Informations de la banque
• Accès Dossier / Paramètres / Onglet Banque.
• Cliquer sur le bouton Banques.
• Cliquer sur le bouton Ajouter.
• Exercice comptable du 1/01/N au 31/12/N
• Accès Dossier / Paramètres.
• Renseignement de toutes les dates Début et Fin.

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Dossier Jet Set Modélisme

• Numérotation et Paramétrage des pièces
• Code pièce Lettre Année(2) No(4).
• Accès Dossier / Paramètres / Onglet Codes
  pièces.
• Ex FC040001.

Code Client Code Fournisseur
CC Commande CF Commande
BL Bons livraison BR Bon de réception
FC Facture FF Facture
AC Avoir AF Avoir
DV Devis RF Règlement
RC Règlement ST Stocks
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Dossier Jet Set Modélisme

• Paramétrage
• Accès Utilitaires / Préférences / Onglet
  Messages.
• Onglet Divers pour des valeurs.
• Fichier des taux de TVA
• Accès Bases / Tables / Onglet TVA (en bas).
• Accès Dossier / Paramètres.
• Zone TVA sur port soumis en fin de facture.

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Dossier Jet Set Modélisme

• Comptabilité
• Journaux comptable.
• Plan comptable.
• Ces deux paramètres seront renseignés dans le
  logiciel de comptabilité.

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Dossier Jet Set Modélisme

• Fichier des catégories de tiers.
• Créer dans le fichier Client ou Fournisseurs.
• Fichier des Commerciaux
• Accès Bases / Représentants.
• Clic droit / Créer ou Bouton Créer de la barre
  doutils.
• Titre et Région à créer ?
• Commission Onglet Commission, zone Taux.
• Ajuster la largeur des colonnes du fichier.

27
Dossier Jet Set Modélisme

• Fichier des familles darticles.
• Accès Bases / Famille darticles.
• Coefficient Onglet Divers, zone Coefficient
  marge.
• Compte vente et achat Onglet Comptes.
• Pour aller plus vite utiliser la touche TAB et la
  flèche droite et BackSpace ( Retour arrière).

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Dossier Jet Set Modélisme

• Fichier des fournisseurs.
• Accès Bases / Fournisseurs.
• Famille Catégorie de tiers, Fournisseurs.
• Taux de remise sur le total facturé 20
• Contact Onglet Contacts.
• Cliquer sur le bouton Ajouter.
• Saisir dans la zone Nom.
• Le sélectionner en contact principal.
• Compte Onglet Adr et Compta.
• Zone Compte Comptable.
• Mode de règlement Zone mode règlement.
• Cliquer sur le bouton à droite.
• Choisir le bon mode.

29
Dossier Jet Set Modélisme

• Fichier des clients.
• Accès Bases / Clients.
• Famille Clients revendeurs ou Clients
  particuliers de code Tiers (car fichier
  indépendant).
• Remise Onglet Divers / Zone Taux de remise
  facture 20.
• Compte Onglet Divers.
• Zone Compte Comptable.
• Commercial Zone Représentant.
• Rechercher le commercial à laide du bouton à
  droite.
• Mode de règlement à créer 30 jours fin de mois.
  Prendre lexemple sur un mode déjà créé.

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Dossier Jet Set Modélisme

• Fichier des articles.
• Accès Bases / Articles.
• Attention aux désignations longues A compléter
  dans lOnglet Désignation pour compléter la fin
  de la désignation courte.
• Répondre Oui à la question  Remplacer les
  paramètres de larticle par ceux de la famille
  darticles  Ce qui permet de mettre à jour le
  coefficient de marge.
• Fournisseur Onglet Divers, dans la zone
  Fournisseur, renseigner le Code (Cliquer sur la
  bouton à droite).

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Dossier Jet Set Modélisme

• Fichier des articles.
• Accès Bases / Articles.
• Stock dalerte nexiste pas dans Ciel GC.
• Stock Minimum Stock dalerte qui permet de
  déclencher la commande.
• Stock Maximum Mettre 40 par défaut pour éviter
  un message, car le stock maximum doit être
  supérieur au stock minimum.
• Quantité en stock Stock Réel. En cas derreur
  de saisie sur le stock réel après validation, il
  faut supprimer larticle et le recréer. Une
  entrée sortie ou une régularisation de stock
  serait possible.

32
Dossier Jet Set Modélisme

• Fichier des articles.
• Accès Bases / Articles.
• Prix dachat hors taxes
• Onglet Prix / Tarif.
• Cocher à partir du HT, Choisir le taux de TVA.
• Saisir le prix dachat HT.
• Vérifier laffichage automatique du coefficient
  de marge.
• Étude de lexportation dun fichier vers Excel
• Ouvrir le fichier.
• Clic droit en haut et à gauche / Exporter.
• Cliquer sur le bouton Éditer.
• Ajouter les champs à exporter.
• Ouvrir le fichier sous Excel.

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Dossier 2 Jet Set Modélisme

• Gestion des fichiers de base.
• Fichier Clients et fournisseurs.
• Impression des fichiers.
• Modifier laffichage de lécran
• Ouvrir le fichier Client ou Fournisseurs.
• Clic droit en haut et à gauche / Propriétés.
• Cliquer sur le bouton Éditer.
• Sélectionner la colonne à supprimer / Bouton
  Supprimer.
• Impression
• Cliquer sur le bouton Aperçu pour affichage
  écran.
• Choisir un type de Listes / Ok.
• Cliquer sur le bouton Imprimer.

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Dossier 2 Jet Set Modélisme

• Imprimer la fiche du client Micro Model.
• A rechercher.
• Imprimer la fiche du fournisseur Futaba.
• A rechercher.
• Fichier articles
• Imprimer la liste des articles de la famille
  Aviotiger Tuning.
• Ouvrir le fichier Articles.
• Supprimer les colonnes à laffichage.
• Accès Fonctions / Rechercher.
• Dans la liste des champs, Choisir Famille.
• Valeur AVT / Ok.
• Cliquer sur le bouton Imprimer.
• Réafficher tous les produits, Accès Fonctions /
  Tout Afficher.

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Dossier 2 Jet Set Modélisme

• Fichier des commerciaux
• Impression du fichier.
• Ouvrir le fichier.
• Supprimer les colonnes à laffichage si besoin.
• Cliquer sur le bouton Imprimer.
• Ouverture du commercial Pierre DURIEUX
• Pourcentage de sa commission ?
• Onglet Commissions, Zone Taux de Commission 20.
• Sur quelle base est calculée sa commission ?
• Tous les articles, pas de famille particulière.
• Quelle est sa zone de prospection ?
• Zone Région PACA.

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Dossier 3 Gestion des Achats

• 1ère partie
• Bon de cde du 5/01 Annexe 7 (1) Page 114.
• Accès Achats / Commandes.
• Cliquer sur le bouton Créer.
• Fournisseur.
• Date.
• Saisie des produits
• Choix du produit (Saisie du code, Bouton,
  Rechercher).
• Quantité par la touche TAB, Remise ligne si
  besoin.
• Cliquer sur le bouton Ajouter pour passer à une
  autre ligne.
• Onglet Pied de commande, vérifier les zones.

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Dossier 3 Gestion des Achats

• 1ère partie
• Imprimer les 4 bons.
• Accès Achats / Commandes.
• Sélectionner le bon de commande.
• Cliquer sur le bouton Modifier.
• Cliquer sur le bouton de limprimante.
• Choisir le format Modèle A4.

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Dossier 3 Gestion des Achats

• 1ère partie
• Lancement de la procédure réapprovisionnement
  automatique.
• Accès États / Suivi des stocks.
• Réapprovisionnement / Suivant.
• De tous vos articles / Suivant.
• Stock Réel / Suivant.
• Stock inférieur à la quantité minimum / Suivant.
• Triée par article / Ok.
• Critères de sélection non satisfaits / Ok si
  aucun produit nest à afficher.

39
Dossier 3 Gestion des Achats

• 1ère partie
• Visualisation des articles à recevoir à une
  certaine date.
• Accès États / Portefeuille des commandes.
• Fournisseurs / Suivant.
• De toutes les commandes / Suivant.
• De tous vos fournisseurs / Suivant.
• De tous vos articles / Suivant.
• Sans tenir compte des dates / Suivant.
• Trié par fournisseur / Ok.

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Dossier 3 Gestion des Achats

• 1ère partie
• Imprimer létat des stocks avant la réception des
  marchandises.
• Accès États / Inventaire des articles.
• De tous les articles / Suivant.
• En liste, triée par code article / Suivant.
• Euros / Ok.
• Linventaire est chiffré avec le PAMP.

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Dossier 3 Gestion des Achats

• 2ième partie
• Génération des bons de réception en date du
  08/01/N.
• Accès Achats / Commandes.
• Sélectionner le bon de commande.
• Clic droit / Transféré en bon de réception.
• Oui / Ok / Ok.
• Accès Achats / Bons de réceptions.
• Ouvrir chaque Bon de réception en modification.
• Modifier la date 08/01/N.
• Fichier articles Si BR est non validé
• Stock théorique différent du stock réel.
• En cde fourn est renseignée.

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Dossier 3 Gestion des Achats

• 2ième partie
• Transférer les bons de réception en factures
  fournisseurs.
• Accès Achats / Bons de réception.
• Sélectionner le bon de réception.
• Clic droit / Valider (obligatoire).
• Clic droit / Transférer en facture.
• Fichier articles Si BR est validé
• Stock théorique égal au stock réel.
• En cde fourn est mis à 0.
• Imprimer les factures au 10/01/N.
• Accès Achats / Factures.
• Ouvrir la facture, mettre la date 10/01, Imprimer
  Modèle A4.

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Dossier 4 Gestion des Ventes

• 1ère partie
• Créer les factures No pièce 1 à 4 des 7 et 10
  janvier Annexe 7 Page 114.
• Accès Ventes / Factures.
• Cliquer sur le bouton Créer.
• Code Client.
• Date.
• Saisie des produits.
• Ne pas oublier les frais de transport dans
  longlet Pied de facture, zone Port soumis.

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Dossier 4 Gestion des Ventes

• 1ère partie
• Créer le Devis No pièce 5 du 15 janvier Annexe 7
  Page 115.
• Accès Ventes / Devis / Proforma.
• Cliquer sur le bouton Créer.
• Code Client 0010.
• Date 16/01/N.
• Saisie des produits.
• Ne pas oublier les frais de transport dans
  longlet Pied de facture, zone Port soumis et la
  remise.
• Impression du devis.
• Ouvrir le Devis.
• Cliquer sur le bouton de limprimante.
• Choisir Modèle A4.

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Dossier 4 Gestion des Ventes

• 2ième partie
• Transférer le devis en bon de commande en date du
  18/01/N.
• Sélectionner le devis.
• Clic droit / Transférer en commande.
• Accès Ventes / Commandes.
• Date 18/01/N.
• Transférer le bon de commande en bon de livraison
  le 20/01/N.
• Clic droit / Transférer en Bon de livraison.
• Accès Ventes / Bons de livraison.
• Date 20/01/N.

46
Dossier 4 Gestion des Ventes

• 2ième partie
• Transférer le bon de livraison en facture en date
  du 22/01/N.
• Clic droit / Valider (obligatoire).
• Clic droit / Transférer en Facture.
• Accès Ventes / Factures.
• Date 22/01/N.

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Dossier 4 Gestion des Ventes

• 2ième partie
• Ventes au comptoir Pièce No 6 Annexe 7 Page 115.
• Accès Ventes / Factures.
• Cliquer sur le bouton Créer.
• Code client 0010.
• Date 18/01/N.
• Saisie des produits.
• Mode règlement CHQ.
• Cliquer sur le bouton Valider.
• Sélectionner la facture.
• Clic droit / Règlement automatique.

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Dossier 4 Gestion des Ventes

• 3ième partie
• Avoir Page 115.
• Accès Ventes / Avoirs.
• Cliquer sur le bouton Créer.
• Code client 0002.
• Date 19/01/N.
• Saisie des produits.
• Remise 12 (à la ligne), ne pas supprimer la
  remise dans le Pied de lavoir.
• Cliquer sur le bouton Valider.
• Non  Désirez-vous que ces articles soient
  réintégrés dans les stocks , car détériorés.
• Sélectionner lavoir.
• Clic droit / Remboursement davoir.
• Génération dun enregistrement davoir de Rbst.

49
Dossier 5 Travaux de fin de mois

• 1ère partie (à étudier)
• Procédure de relance des clients.
• Accès Bases / Clients.
• Clic droit / Relances Clients.
• Tous les clients.
• Dont le solde dû est supérieur à.
• Suivant.
• Créer une vue / Ok.
• Supprimer les colonnes inutiles à lécran.

50
Dossier 5 Travaux de fin de mois

• 1ère partie
• Lettres types de relance pour les clients.
• Sélectionner un client dans la liste de relances.
• Clic droit / Documents Word.
• Choisir une lettre de relance.
• Cliquer sur un bouton
• Consulter à lécran.
• Modification lettre type sous Word.
• Impression des lettres types.
• Imprimer (bouton précédent).

51
Dossier 5 Travaux de fin de mois

• 2ième partie
• Il faut au préalable Valider les factures et les
  avoirs avant toute action dans loption États.
• Impression du journal des ventes 01/N.
• Accès États / Analyseur commercial ventes.
• Onglet Journal de ventes.
• Clic droit / Générer lhistorique.
• Cliquer sur licône Imprimer.
• Impression du journal des achats 01/N.
• Accès États / Analyseur commercial achats.
• Onglet Journal dachats.
• Clic droit / Générer lhistorique.
• Cliquer sur licône Imprimer (Problème).

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Dossier 5 Travaux de fin de mois

• 2ième partie
• Visualisation de lévolution des ventes du client
  Au joueur fou sous forme de graphique.
• Accès Bases / Clients.
• Sélectionner le client.
• Clic droit / Modifier.
• Cliquer sur le bouton Statistiques.
• Onglet Données statistiques.
• Sélectionner la colonne Vente.
• Onglet Graphique Statistiques.

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Dossier 5 Travaux de fin de mois

• 3ième partie
• Transférer les données du 05/01 au 20/01 dans le
  logiciel de comptabilité.
• Accès Bases / Journal Comptable.
• Clic droit / Générer.
• Sur la période du 01/01/N au 20/01/N.
• Suivre les différents écrans / Suivant puis Ok.
• Cliquer sur le bouton Imprimer.
• Clic droit / Exporter en compta.
• Suivre les instructions de lécran.
• Sauvegarder le dossier.
• Voir méthode de Sauvegarde.