MS Project 2002-2003

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MS Project 2002-2003

• Chapitre 5
• Les Ressources

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Les différentes étapes

• 1- Découvrir les ressources.
• 2- Créer la liste des ressources.
• 3- Recopier un contenu dune cellule vers les
  cellules adjacentes.
• 4- Définir la capacité maximale dune ressource
  travail.
• 5- Trier la liste des ressources.
• 6- Imprimer le tableau des ressources.
• 7- Modifier lorientation dun document.
• 8- Travailler sur les calendriers de plusieurs
  ressources de travail.
• 9- Travailler sur les calendriers dune seule
  ressource.
• 10- Saisir une remarque sur une ressource.
• 11- Consulter des remarques.
• 12- Filtrer les ressources commentées.
• 13- Découvrir les prévisions pilotées par
  leffort.
• 14- Affecter des ressources à temps complet aux
  tâches.

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Les différentes étapes

• 15- Affecter un groupe de ressources.
• 16- Affecter une ressource de travail à temps
  partiel.
• 17- Afficher les initiales des ressources dans le
  planning.
• 18- Pourquoi modifier une affectation de
  ressources.
• 19- Activer / Désactiver le pilotage par leffort
  dune tâche.
• 20- Affecter une ressource travail supplémentaire
  à une tâche.
• 21- Modifier le nombre dunités affectées en
  changeant la durée de la tâche.
• 22- Modifier le type de tâche.
• 23- Modifier le nombre dunités affectées en
  maintenant la durée de la tâche.
• 24- Autoriser des heures supplémentaires.
• 25- Filtrer les tâches concernées par des heures
  supplémentaires.
• 26- Retarder le travail dune ressource sur une
  tâche.

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Les différentes étapes

• 27- Appliquer un profil de travail prédéfini.
• 28- Personnaliser un profil.
• 29- Visualiser les affectations de ressources.
• 30- Imprimer les affectations de ressources.

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Découvrir les ressources

• 2 types de ressources.
• Matériel.
• Travail.
• Ils possèdent des différences.

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Créer la liste des ressources

• Créer manuellement une ressource de type travail
  (une personne).
• Cliquer sur Ressources de la barre doutils Guide
  de projets.
• Cliquer sur le lien Spécifier les personnes et
  léquipement associés au projet.
• Changement de laffichage à lécran.
• Cliquer sur Entrer des ressources manuellement.
• Descendre à la ligne 53 et saisir
• Nom de la ressource GOURDIN Thierry.
• Groupe DB
• Cliquer sur le lien Opération terminée.
• Toutes les ressources créées par cette méthode
  sont par défaut de type Travail.
• Pour afficher le tableau des ressources.
• Accès Affichage / Tableau des ressources.
• Ce tableau est plus complet.

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Créer la liste des ressources

• Créer manuellement une ressource de type travail
  (équipement).
• Accès Affichage / Tableau de ressources.
• Se positionner dans la cellule 54 du Nom de la
  ressource.
• Cliquer sur le bouton Informations sur la
  ressource dans la barre doutils standard (ou
  double clic sur la cellule).
• Une boîte de dialogue Informations sur la
  ressource est ouverte.
• Dans lOnglet, toutes les informations peuvent
  être saisies.
• Nom de la ressource Oscilloscope.
• Initiales OS.
• Groupe OU.
• Type Travail.
• Cliquer sur Ok.

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Créer la liste des ressources

• Créer manuellement une ressource de type
  matériel.
• Accès Affichage / Tableau de ressources.
• Se positionner dans la cellule 55 du Nom de la
  ressource.
• Saisir les informations suivantes.
• Nom de la ressource Résine époxyde.
• Type Matériel.
• Etiquette Matériel Pot.
• Initiales RE.
• Groupe MPC
• Pour insérer une ressource, appuyer sur la touche
  Insert.
• Pour supprimer une ressource appuyer sur la
  touche Suppr.

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Recopier un contenu dune cellule vers les
cellules adjacentes

• Se positionner dans la cellule Groupe de la ligne
  42.
• Choisir la poignée de recopie située en bas et à
  droite de la cellule.
• Le curseur prend la forme dun .
• Tirer jusquà la cellule 49.
• CE est recopié sur toutes les cellules à la
  verticale.
• La notion de groupe permet de classer les
  différentes ressources.

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Définir la capacité maximale dune ressource
Travail

• Se positionner dans la cellule Capacité max de la
  ligne 1.
• Ex 100 pour un temps plein.
• 50 pour un mi temps.
• 300 pour une ressource multiple (ex 3
  personnes).
• Pour choisir le paramétrage des Unités maximales.
• Accès Outils / Options / Onglet Prévisions.
• Zone Affecter les unités daffectation en
  Pourcentage ou Décimal.

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Trier la liste des ressources

• Accès Projet / Trier / Choisir un critère.
• Loption Trier par permet de choisir un ou
  plusieurs critères.
• Choisir Trier par Type décroissant.
• Puis par Groupe.
• Cocher les 2 options en bas de la boîte de
  dialogue (notamment renuméroter).
• Cliquer sur Trier.
• Imprimer le tableau des ressources.
• Cliquer sur le bouton Aperçu avant impression.
• Cliquer sur le bouton Imprimer.
• Modifier lorientation dun document.
• Accès Fichier / Mise en page / Onglet Page.
• Choisir lorientation désirée.

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Travailler sur le calendrier de plusieurs
ressources Travail

• Accès Outils / Temps de travail.
• Cliquer sur le bouton Créer.
• Donner le nom Vacances 4.
• Choisir Faire une copie du calendrier Standard.
• Cliquer sur Ok et adapter le calendrier selon vos
  besoins.
• Choisir le mois dAoût 2004.
• Sélectionner du 23 au 31, cocher Chômé.
• Choisir le mois de septembre 2004.
• Sélectionner du 1 au 3, cocher Chômé.
• Les jours sont soulignés.
• Cliquer sur Ok.

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Travailler sur le calendrier de plusieurs
ressources Travail (suite)

• Ce nouveau calendrier va être lié aux personnes
  concernées.
• Cliquer dans la cellule Calendrier de base de la
  cellule de la ligne 9 soit RAMBAUD Albert.
• Choisir Vacances 4 dans la liste déroulante.
• Valider par la touche Entrée.
• Affecter ce calendrier aux lignes 12, 21, 24 et
  29.

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Travailler sur les calendriers dune seule
ressource

• Accès Outils / Modifier le temps de travail.
• Dans la zone Pour, choisir HUCHET Yann.
• Se positionner sur le mois de Juillet 2004.
• Tous les jours du 1 au 9 sont chômés.
• Sélectionner le 16 Août 2004 et cocher Chômé /
  Ok.
• Pour avoir une trace papier des calendriers.
• Accès Affichage / Rapports / Double clic sur
  Vue densemble.
• Double clic sur Jours Ouvrés.
• Choisir Imprimer / Ok.
• Il y a 7 calendriers.

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Saisir une remarque sur une ressource

• Sélectionner la ressource de la ligne 26.
• Cliquer sur le bouton Remarques sur la ressource
  dans la barre doutils Standard.
• Saisir  Mr HUCHET est aussi en congés le lundi
  16 Août 2004  dans la zone Remarques / Ok.
• Dans la colonne Indicateur une petite feuille est
  affichée.

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Consulter des remarques

• Positionner la souris sur la feuille située dans
  la colonne Indicateur (faire un double clic pour
  louvrir).
• Pour consulter plusieurs remarques.
• Accès Fenêtre / Fractionner.
• Faire un clic droit dans la fenêtre du bas et
  choisir Remarques.
• Pour supprimer la fenêtre du bas.
• Accès Fenêtre / Supprimer le fractionnement.
• Filtrer les ressources commentées.
• Ouvrir le filtre de la barre doutils Mise en
  forme.
• Choisir Ressources aux pièces jointes.
• Pour réafficher tout, choisir Toutes les
  ressources.

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Découvrir les prévisions pilotées par leffort

• La charge de travail peut être différente de la
  durée de la tâche.
• Ex pour une tâche de 2 jours et un travail de
  28 heures, on choisira 2 personnes en tant que
  Ressources.
• Pour désactiver les prévisions pilotées par
  leffort.
• Accès Outils / Options / Onglet Prévisions.
• Décocher si besoin Les Nouvelles tâches sont
  pilotées par leffort.

18
Affecter des ressources à temps complet aux tâches

• Accès Affichage / Diagramme de Gantt.
• Afficher lensemble du Projet.
• Accès Affichage / Zoom / Cocher Ensemble du
  projet / Ok.
• Contrôler létat du paramètre prévisions pilotées
  par leffort.
• Double clic sur la tâche 8.
• Onglet Confirmé.
• Pilotée par leffort est cochée.
• Vérifier la même chose pour les tâches 17 et 21.
• Afficher le Guide de projet Ressources.
• Cliquer sur le lien Affecter les personnes et
  léquipement à des tâches. Le volet Afficher les
  ressources apparaît.

19
Affecter des ressources à temps complet aux
tâches (suite)

• Cliquer sur le lien Affecter les ressources.
• La boîte de dialogue Affecter les ressources est
  affichée. (celles-ci sont classées par ordre
  alphabétique).
• Sélectionner la ou les tâches concernées pour
  laffectation de ressources (Ctrl et Shift
  fonctionnent pour la sélection).
• Choisir la tâche 8.
• Dans la boîte de dialogue Affecter les
  ressources.
• Sélectionner GARNIER Gérard et BAZUREAU Philippe
  par Ctrl.
• Cliquer sur le bouton Affecter.
• Les ressources sont affichées dans le diagramme
  de Gantt.
• Pour visualiser le détail
• Se positionner sur le Point 4 Révisez les
  informations du volet Affecter les ressources.
• Utiliser lascenseur vers le bas et lire les
  informations.

20
Affecter des ressources à temps complet aux
tâches (suite)

• Réaliser les affectations suivantes.

Sélection des tâches Affectations
17 -21 GARNIER Gérard et BAZUREAU Philippe
3 5 OLIVAULT Michel et ROUSSEAU Christophe
4 RAMBAUD Albert et ROUSSEL Thierry
9 18 22 LEBOULAIRE Jean et CLOSIER Philippe
11 BRONSARD Gwénaël
12 DUPAS Gilles Fer à souder Circuit imprimé
13 BLANDIN Claude Résine époxyde Acétone Capteur
19 - 23 HUCHET Yann et BARBOT Sylvaine
21
Affecter des ressources à temps complet aux
tâches (suite)

• Fermer la boîte de dialogue Affecter les
  ressources en cliquant sur le bouton Fermer.
• Fermer le guide de Projet Ressources.
• Enregistrer le fichier.
• Accès Fichier / Enregistrer.

22
Affecter un groupe de ressources

• Sélectionner la tâche 15.
• Cliquer sur le bouton Affecter des ressources de
  la barre dOutils standard.
• La boîte de dialogue Affecter les ressources est
  ouverte.
• Une colonne Unités apparaît.
• Cliquer sur le Options de la liste des
  ressources, un menu supplémentaire saffiche.
• Cocher Filtrer par et choisir le groupe dans la
  liste.
• Taper DT dans le nom du groupe / Ok.
• Les ressources du groupe sont affichées.
• Il est possible de diminuer la liste en cochant
  Disponible pour le travail.

23
Affecter un groupe de ressources (suite)

• Unités correspond au niveau defforts exprimés
  sous forme de pourcentage ou dun nombre décimal.
• Cliquer dans la cellule de la colonne Unités de
  la Ressource Département tests et saisir la
  valeur 200 en validant par la touche Entrée.
• Réafficher toutes les Ressources.

24
Affecter une ressource travail à temps partiel

• Sélectionner la tâche 25.
• Cliquer dans la cellule Unités de la ressource
  AVIGNON Patrick et taper 50 et valider.
• Fermer la boîte de dialogue Affecter les
  ressources.
• Afficher les initiales des ressources dans le
  planning.
• Accès Format / Styles des barres
• Dans la colonne Nom, sélectionner tâche.
• Choisir lOnglet Texte (au milieu).
• Cliquer dans la cellule où est affichée Noms
  Ressources et choisir Initiales de la ressource /
  Ok.

25
Pourquoi modifier une affectation de ressource

• Activer / Désactiver le pilotage par leffort.
• Nous souhaitons ajouter une ressource sur la
  tâche 11 suite à un oubli.
• Réaliser un double clic sur la tâche 11.
• Onglet Confirmé.
• Décocher Pilotée par leffort / Ok.
• Affecter une ressource travail supplémentaire à
  une tâche.
• Sans planification pilotée par leffort.
• Afficher le Guide de projets Ressources.
• Cliquer sur le lien Affecter les ressources et
  léquipement des tâches.
• Cliquer sur le lien Affecter les ressources.

26
Pourquoi modifier une affectation de ressource
(suite)

• Sélectionner la tâche 1.
• Choisir la ressource FERRON Louis et cliquer sur
  le bouton Affecter.
• Un indicateur est ajouté dans la colonne
  Informations de la tâche.
• Cliquer sur ? à droite de cet indicateur.
• Choisir Augmenter la quantité de travail en
  gardant la même durée.
• La balise disparaît.

27
Avec planification pilotée par leffort

• Faire un double clic sur la tâche 19.
• Onglet Confirmé, pilotée par leffort doit être
  cochée.
• Vérifier que Type de tâche est à Capacité fixe /
  Ok.
• Dans la boîte de dialogue Affectation des
  ressources.
• Sélectionner CORBINEAU Claire.
• Touche Ctrl MOREAU Bruno.
• Cliquer sur le bouton Affecter.
• Faire un double clic sur la tâche 25.
• Onglet Confirmé, pilotée par leffort doit être
  cochée.
• Vérifier que Type de tâche est à Capacité fixe /
  Ok.
• Dans la boîte de dialogue Affectation des
  ressources.
• Sélectionner GOURDIN Thierry / Affecter.
• Fermer la boîte de dialogue Affecter les
  ressources.

28
Modifier le nombre dunités affectées en
changeant la durée de la tâche

• Sélectionner la tâche 12.
• Pilotée par leffort doit être cochée.
• Cliquer sur le lien Affecter des ressources.
• Descendre dans la liste du volet cliquer sur le
  lien Modifier les informations sur les tâches ou
  les affectations.
• En bas de lécran apparaît la fiche Ressources et
  Prédécesseurs de la tâche.
• Cliquer dans la cellule Unités de la ressource
  DUPAS Gilles, saisir la valeur 75 et valider.
• Cliquer sur le lien Opération terminée dans le
  volet.

29
Modifier le nombre dunités affectées en
changeant la durée de la tâche (suite)

• Autre solution, sélectionner la tâche 25.
• Cliquer sur le bouton Affecter les ressources
  dans la barre doutils standard.
• Mettre la durée de la tâche a 2 jours.
• Mettre 75 dans la cellule Unités de GOURDIN
  Thierry.

30
Modifier le type de tâches

• Durée x Unités travail.
• Il existe 3 types de tâches.
• Capacité fixe par défaut.
• Durée fixe.
• Travail fixe (pilotée par leffort ne peut pas
  être décochée dans ce cas).

Type de tâche Changement effectué sur Changement effectué sur Changement effectué sur
Durée Unités Travail
Durée fixe Travail Travail Unités
Capacité fixe Travail Durée Durée
Travail fixe Unités Durée Durée
31
Application de la théorie

• Pages 218-220 NON EFFECTUEES

32
Autoriser des heures supplémentaires

• Sélectionner la tâche 23.
• Accès Fenêtre / Fractionner.
• Faire un clic droit dans la fiche en bas et
  choisir Travail de la ressource.
• Le champ Heures sup. est affiché dans la fiche en
  bas.
• Sil doit y avoir une diminution de la tâche,
  saisissez uniquement le nombre dheures
  supplémentaires.
• Si la durée de la tâche doit demeurée inchangée,
  renseignez le nombre dheures supplémentaires et
  le nombre dheures travaillées.
• Pour chaque ressource taper 2H en heures sup. et
  37H en travail.
• Valider Ok sur le bouton de la fiche situé en
  haut et à droite.
• Accès Fenêtre / Supprimer le fractionnement
  pour revenir à laffichage normal.

33
Filtrer les tâches concernées par les heures
supplémentaires

• Accès Affichage / Diagramme de Gantt.
• Ouvrir la liste du filtre dans la barre doutils
  Mise en forme, choisir Tâches / Affectations avec
  heures supplémentaires.
• Réafficher toutes les tâches.

34
Retarder le travail dune ressource sur une tâche

• Cliquer sur Assurer le suivi du guide de projet.
• Cliquer sur le lien Apporter des modifications du
  projet.
• Sélectionner la tâche 18 et ajuster la colonne
  Nom de la tâche pour afficher le nom des
  ressources.
• Elargir la colonne Début.
• Cliquer dans la cellule Début de CLOSIER Philippe
  et taper 09/02/05 1000 et valider.
• Cliquer sur le lien Opération terminée.

35
Appliquer un profil de travail prédéfini

• Accès Affichage / Utilisation des tâches.
• Accès Edition / Atteindre, indiquer le N 4 /
  Ok.
• Faire un double clic sur RAMBAUD Albert.
• Onglet Général.
• Ouvrir la liste Profil de travail et choisir
  charge croissante / Ok.

36
Personnaliser un profil

• Accès Affichage / Utilisation des tâches.
• Sélectionner la tâche 4 RAMBAUD Albert.
• Taper 2,10 h pour le 18 Août.
• Taper 0 H pour le 19 Août.
• Un nouveau symbole est affiché dans la colonne
  Information (indique profil modifié
  manuellement).
• Accès Affichage / Diagramme de Gantt.

37
Visualiser les affectations de ressources

• Visualiser le Diagramme de Gantt.
• Dans la Table Entrée, les ressources sont
  affichées dans la dernière colonne.
• Fiche de travail de la ressource.
• Accès Fenêtre / Fractionner.
• Clic droit / Travail de la ressource.
• Affichage des heures supplémentaires.
• Fiche Prévision des ressources.
• Clic droit / Prévision des ressources.
• Affichage du retard.

38
Visualiser lutilisation des ressources

• Accès Affichage / Utilisation des ressources.
• A gauche, Table utilisation des ressources avec
  le champ Travail.
• A droite, un calendrier journalier de la
  répartition des heures.

39
Visualiser la répartition des ressources

• On appelle répartition le lien existant entre la
  capacité dune ressource et ses affectations de
  tâches. Selon cette répartition, une ressource
  peut se trouver dans lun de ces trois états.
• Sous-utilisée si ses affectations natteignent
  pas sa capacité maximale.
• Pleinement utilisée si ses affectations
  correspondent à sa capacité maximale.
• Surutilisée si ses affectations dépassent sa
  capacité maximale.

40
Visualiser la répartition des ressources (suite)

• Accès Affichage / Plus daffichages.
• Double cliquer sur Répartition des ressources.
• La fenêtre se fractionne en deux.
• Choisir en haut la ligne 6 qui concerne GARNIER
  Gérard.
• Cette ressource est affectée aux tâches 8, 17 et
  21.
• Pour accéder à une tâche
• Sélectionner la tâche.
• Cliquer sur le bouton Atteindre la tâche
  sélectionnée de la barre doutils standard.
• Supprimer le fractionnement.

41
Imprimer les affectations des ressources

• Accès Affichage / Rapports.
• Double cliquer sur Affectations.
• Double clic sur Qui fait quoi quand.
• Pour mensualiser ce rapport.
• Fermer laperçu.
• Double clic sur Personnalisé.
• Cliquer sur Qui fait quoi quand.
• Cliquer sur le bouton Modifier.
• Dans la zone Colonne, choisir Mois / Ok.
• Refaire un aperçu.