Organisatie- en Processtructuur

1
Organisatie- en Processtructuur
2
Organisatie- en Processtructuur
Inleiding in de basisbegrippen van
organisatiestructuur en processtructuur
3
Wat is de essentie van Organisatiestructuur?
Structuur beschrijft de vorm en werking van een
organisatie. Daarbij gaat het alleen om de
harde, formele regels. Alle zachte,
ongeschreven regels, gewoontes, normen en waarden
die de vorm en werking van de organisatie
minstens evenveel bepalen, vallen onder cultuur.
4
Organisatie- en processtructuur

• Organisatie structuur en Proces structuur
• Twee denkrichtingen over structuur
• Structuur wordt gelijkgesteld aan
  organisatiestructuur.
• Processen zijn het belangrijkste middel om
  de structuur te beschrijven de
  
• processtructuur.
• Praktijk
• Beide structuren nodig zijn en elkaar
  aanvullen, mits op de juiste wijze en in
• samenhang ontworpen.

5
Substructuren van de Organisatiestructuur

• Drie substructuren van de organisatiestructuur
• De functie structuur.
• De personele structuur.
• De organieke structuur.

6
Kenmerken van de Processtructuur

• De belangrijkste elementen van de
  processtructuur?
• Resultaten
• Activiteiten
• Mensen
• Middelen
• Kaders.

7
De Organisatiestructuur nader belicht

• De functiestructuur (of het functiegebouw)
  beschrijft alle voorkomende
• functies binnen de organisatie.
• De personele structuur, beschrijft de
  personele bezetting van functies op de
• organisatieeenheden.
• De organieke structuur tenslotte, beschrijft
  de vorm van organisatie
• eenheden binnen een organisatie. Deze
  structuur kennen we als het
• organisatieschema of de hark met daarin
  weergegeven de divisies, sectoren,
• afdelingen, teams enzovoorts.

8
De Functie, Personele en Organieke structuur
9
De Functiestructuur

• De functies zijn onderdeel van het functiegebouw
  en hebben een arbeidsrechtelijke status. Basis
  van aanname, arbeidsvoorwaarden en ontslag.
• Beschrijving van de plaats van een functie in
  de organisatie, inclusief
• arbeidsvoorwaarden.
• Beschrijving van de werkzaamheden (taken,
  bevoegdheden,
• verantwoordelijkheden). Basis voor de
  jaardoelstellingen voor de
• medewerker.
• De benodigde kennis en vaardigheden. Deze
  worden verder uitgewerkt in
• competentieprofielen. ??

10
De Functiestructuur
11
De Personele Structuur

• De verdeling van functieaantallen en
  functieniveaus over afdelingen.
• Het capaciteitsvraagstuk moet voorop staan.
• Welke kwaliteit en kwantiteiten hebben we
  nodig om een zeker resultaat te
• kunnen bereiken?
• In praktijk worden de belangrijkste
  ontwerpcriteria veelal gevormd door de
• bestaande situatie (wie moeten we plaatsen)
  en financiële randvoorwaarden
• (wat mag het kosten).??

12
De Personele Structuur

• Uitgangspunt Indeling naar Functies
• Aan de basis van elke organieke structuur
  ligt de indeling naar
• organisatiefuncties (F-indeling).
• Voor de meeste productiebedrijven zijn dat
  inkoop, productontwerp,
• productie, logistieke dienstverlening en
  verkoop, aangevuld met
• ondersteunende functies personeel,
  financiën, ICT en facility.
• Voor een dienstverlenend bedrijf intake,
  behandeling en nazorg, aangevuld
• met ondersteunende functies personeel,
  financiën, ICT en facility.

13
De Organieke Structuur

• Uitgangspunt Indeling naar Functies
• Aan de basis van elke organieke structuur
  ligt de indeling naar
• organisatiefuncties (Findeling). Voor een
  normaal productiebedrijf zijn dat
• inkoop, productie en verkoop, aangevuld met
  ondersteunende functies
• personeel, financiën, ICT en facility.

14
De Organieke Structuur

• Indelingscriteria naast F-indeling G-, M- of
  P-indeling.
• De G-indeling naar geografische regio, zoals
  provincie of land.
• De M-indeling naar markt segment of
  klantengroep, zoals kleinverbruikers en
• grootverbruikers.
• De P-indeling naar product of
  productassortimenten, zoals FB, logies,
• schoonmaak.

15
De Organieke Structuur
16
De Organieke Structuur
Soorten organisatiestructuren Aan de basis
van elke organieke structuur ligt zoals gezegd de
indeling naar organisatiefuncties (Findeling).
Indien we van dit principe afwijken, en niet de
Findeling als uitgangspunt nemen, ontstaat een
divisie organisatie. Onder de directie (raad van
bestuur) en de staf vindt een indeling naar
geografische, product, of marktdivisies plaats.
Wanneer we deze indeling wat algemener maken,
ontstaat een business unit organisatie (figuur
links onder). De divisies zijn in feite
zelfstandige bedrijven met een eigen staf. Op
concernniveau bevindt zich een directie (raad van
bestuur) en een concernstaf met een beperkt
aantal centrale taken als strategische planning
control, treasury en corporate image. 
17
De Organieke Structuur
18
De Processtructuur nader belicht

• Processen zijn ketens van activiteiten. Deze
  activiteiten zijn logisch geordend en gericht op
  het bereiken van resultaten (output) voor een
  klant.
• Elk proces is opgebouwd uit 5 elementen
• Resultaten
• Activiteiten
• Mensen
• Middelen
• Kaders.

19
De Processtructuur Resultaten
De Processtructuur Resultaten Een proces
ontleent zijn bestaansrecht aan zijn output, het
resultaat voor de klant broden, ingekochte
materialen, maar ook adviezen of andere diensten.
Bij het ontwerp wordt vanachterennaarvoren
gewerkt welke resultaten het proces oplevert en
welke activiteiten zijn daarvoor nodig? Elke
activiteit die geen waarde toevoegt, is overbodig
en wordt geschrapt. Werken met processen
betekent sturen op resultaten. Elk resultaat
heeft doelstellingen of normen, en deze zijn
meetbaar via prestatieindicatoren (PI). Van elk
geleverd resultaat wordt permanent vastgesteld of
de beoogde kwaliteit gehaald wordt.
20
De Processtructuur Activiteiten
De Processtructuur Activiteiten Elk proces is
een keten van activiteiten. Dit zijn enkelvoudige
procestappen, handelingen of bewerkingen, zoals
deeg maken of een rapport beoordelen. De
werkstroom in een proces bevat alleen relevante
activiteiten, elke stap moet een duidelijke
relatie hebben met het eindresultaat. De
diepgang waarmee activiteiten uitgewerkt worden
hangt af van het feit of activiteiten kritisch
zijn. Hoe kritischer, hoe gedetailleerder, bijv.
gezondheidsrisicos (injecties, medicatie) of
financiële risicos (fraude)
21
De Processtructuur Mensen
De Processtructuur Mensen Mensen verrichten een
deel van de activiteiten binnen een proces. Zij
zijn actoren met bepaalde rollen. De verdeling
van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
is cruciaal voor een effectief en efficiënt
procesverloop. Hiervoor wordt de
RASCI-systematiek gebruikt (rollen worden
verdeeld naar verantwoordelijkheid responsible,
accountable, supportive, consulted informed).
22
De Processtructuur Middelen
De Processtructuur Middelen Onder middelen
verstaan we machines, informatievoorziening,
documenten en overige faciliteiten (huisvesting,
materieel) die binnen de processen zelfstandig
activiteiten verrichten of door actoren gebruikt
worden om activiteiten mee te verrichten. Een
middel wordt niet direct verbruikt. Middelen
zijn geen input. (Input wordt als grondstof
omgezet in output). Het middel
informatievoorziening heeft de laatste jaren een
steeds belangrijker rol gekregen.
23
De Processtructuur Kaders
De Processtructuur kaders Het begrip kaders
wordt gebruikt voor alle randvoorwaarden,
vereisten (normen), plannen en triggers die van
buiten binnenkomen en bij de besturing van het
proces een rol spelen. Daarbij valt te denken
aan kwaliteitscriteria of normen waaraan het
eindresultaat moeten voldoen of aan kaders (geld)
voor de inzet van mensen en middelen.
24
De Processtructuur Resultaten
De Processtructuur Resultaten Het begrip
resultaten wordt twee keer genoemd één keer
als output en één keer als input. Gedachte is dat
de input ook een resultaat is, alleen van een
voorliggend proces. In dat opzicht verschilt het
resultaat input niet van het resultaat
output. Een klant kan een externe klant zijn,
maar ook een interne klant. In het laatste geval
is er sprake van interne processen die via een
klantleverancier relatie aan elkaar geschakeld
zijn.
25
De Processtructuur
26
Samenhang organisatie- processtructuur
27
Ontwerpprincipes van de organisatie

• De volgende elementaire ontwerpregels zijn van
  belang
• Alle personele functies zijn gekoppeld aan
  één of meer procesrollen.
• Alle organisatie functies worden afgedekt
  door één hoofdproces.
• De managementverantwoordelijkheden worden als
  volgt belegd
• De algemene en hiërarchische verantwoordelijkheden
  conform de organisatiestructuur.
• De procesverantwoordelijkheden (via
  proceseigenaarschap) conform de processtructuur.