Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset

1
Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset

• Prosesser, gruppearbeid, tidsplanlegging og
  fallgruber
• Kirsten Ribu 2007

2
I dag

• Hva er et prosjekt?
• dette _kan_ vi!!! ?
• Planlegging, gjennomføring
• Problemer og konflikter

3
En engangsoppgave
4
Hva er et prosjekt?

• Fra latin projectus - noe som er kastet fram
• Et prosjekt er en arbeidsoppgave med følgende
  egenskaper
• En engangsoppgave Noe man ikke har gjort før og
  ikke kommer til å gjøre igjen med det første.
• Leder fram til et bestemt resultat
• Er ofte tverrfaglig og berører mange i
  organisasjonen krever forskjellige typer
  ressurser
• Er begrenset i tid

5
Hva slags prosjekt skal vi gjøre?

• Studere bruken av informasjonsteknologi, feks
• i en bedrift
• på en bestemt skole
• i en bestemt brukergruppe (for eksempel
  studenter, skoleelever, eldre, innvandrere)

6
Eksempler på datasystemer

• Internett (for eksempel bruk på en skole)
• Tomra pantemaskiner
• NSBs billettsystem
• Lønns- og personalsystemer
• Timeregistreringssystemer
• Billettbestilling
• Røntgen (MR)

7
(No Transcript)
8
Gruppen finner et prosjekt

• Ta kontakt med bedrifter, skoler

9
Hva skal vi gjøre?

• Beskrive organisasjonen/bedriften
• Samle data gjennom intervjuer
• Kartlegge bruken av IT systemer
• Beskrive anvendelse og opplevelse av denne bruken
• Problemer

10
Hva er en prosess?

• Ethvert arbeid er en prosess som består av to
  ting
• beslutninger og handlinger
• Eks. Fylle ut selvangivelsen
• Beslutning Ta avgjørelser basert på
  skattereglene
• Handling fylle ut riktige felt og gjøre
  beregninger

11
Planlegging

• Ressurser
• mennesker (kunnskap og erfaringer)
• tid
• Problemdefinering
• tolkning av oppdraget forhandling mellom
  interesser
• vurdering kan oppdraget gjennomføres med
  tilgjengelige ressurser?
• Planlegging av arbeidet
• oppdeling i arbeidsoppgaver
• samordning av arbeidsoppgavene

12
Oppdeling iarbeidsoppgaver

• Hva skal gjøres?
• Hvem skal gjøre det?
• Samordning av arbeidsoppgavene
• Hvordan henger del-resultatene sammen?
• Hvordan skal ressursene fordeles?
• Planleggingsverktøy
• milepælplan resultater koblet med tid
• ansvarskart hvem er ansvarlig for hva

13
Noen ord om gruppearbeid

• Vær forberedt til prosjektmøtene
• Lytt til andre prosjektarbeid er samarbeid.
• Vær positiv Unngå å kommentere negative sider
  ved prosjektet. Negativitet har en tendens til å
  spre seg.
• Si fra Ta opp ting som trykker/irriterer. Gi
  konstruktiv kritikk Hva kan gjøres bedre og
  hvordan?
• Kulturelle forskjeller Prøv å forstå bakgrunnen
  for uttalelser og holdninger

14
Prosjektarbeid

• Fordel roller med tilhørende oppgaver
• Organiser arbeidet
• Lag regler for hvordan arbeidet skal utføres
• Lag tidsplan

15
Oppgaver

• møteledelse
• referat
• oppfølging og kontroll av vedtak
• ledelse av oppgaveløsning
• timeføring
• Skriving av rapport

16
Roller og regler

• Én person kan gjerne ha flere roller. Rollene kan
  gjerne byttes eller omdefineres i løpet av
  prosjektperioden.
• Forslag til roller med oppgaver
• Prosjektleder møteledelse, oversikt, oppfølging
  og kontroll av vedtak
• Webansavarlig
• Kontaktperson kontakt og avtaler med omgivelsene
  prosjektsted, kursansvarlig
• Skrive-ansvarlig fordeling og oppfølging av
  skrivejobber,

17
Det bør være regler for

• møter tidspunkt, varighet, taletid
• beslutninger beslutningsdyktighet,
  dokumentasjon, ansvar
• referat ansvar, omfang
• forføyninger reaksjoner ved regelbrudd

18
Vanlige problemer i gruppearbeid

• Ujevn arbeidsinnsats
• blindpassasjerer
• ildsjeler
• ulikt ambisjonsnivå
• de som bare vil bestå
• de som har høye ambisjoner
• ulikt kunnskapsnivå
• verdensmestere
• de som eier prosjektet
• ulik tolkning av oppgaven

19
Hvordan finne balanse

• mellom at
• alle skal lære det de ikke kan
• alle skal lære mest mulig
• alle gjør det de kan

20
Løsninger

• For å unngå konflikter
• gjør avtaler om ansvarsfordelingen
• dokumenter alle beslutninger (skriv referat med
  beslutninger)
• kommuniser også skriftlig (f.eks. e-post)
• meld fra dersom du må bryte en avtale

21
Løsninger

• Ved konflikter
• ta tak i konflikten før den er stor
• prøv først å løse den selv
• ta opp problemet med de(n) det gjelder
• bli enig om løsning måte og tidsfrist
• søk hjelp hos lærer dersom konflikten synes
  uløselig

22
Prosjektplanlegging
Prosjektplanlegging
23
Sammenheng prosess prosjekt

• Faser i prosjektet blir til milepæler i en
  prosjektplanen
• Innhold i fasene blir til leveranser,
  beskrivelser, dokumentasjon.

24
Tidsplan Et Gantt diagram
Slakk
25
Tidsplanlegging
26
Avhengigheter

• Det er avhengigheter mellom enkeltaktiviteter
  eller større deler av et prosjekt
• En aktivitet et avgrenset stykke arbeid (for
  eksempel utarbeide spørreskjema, intervjue
  mennesker)
• Har et antatt tidsforbruk
• Kan ikke starte før en eller flere andre
  aktiviteter er avsluttet
• Bruker bestemte ressurser (mennesker)
• Har et navn

27
Aktivitetsdiagram med avhengigheter
(aktivitetsnettverk)
28
Personallokering
29
Risikostyring

• Identisfisere
• Analysere
• Planlegge
• Overvåke

30
Identifiser risiki

• Hva kan skje i gruppen?
• Hvilke tiltak skal vi sette inn om dette
  inntreffer?
• Risikostyring!

31
Øvelse

• Sitt sammen og tenk over hva som kan skje i din
  gruppe, skrive det ned, tenk på tiltak.

32
Neste uke

• Grupper Finn navn.
• Øvelse Gruppedynamikk.
• Forelesning Hva er etikk?Litt teori. Etiske
  aspekter ved bruk av datateknologi.