Tipos de arquivos

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• Tipos de arquivos

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Quanto a organização

• Arquivo centralizado - é utilizado com mais
  frequência nas pequenas e médias empresas. O
  arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se
  num único sector.Arquivo descentralizado - é
  utilizado nas grandes empresas. Cada sector de
  trabalho tem um arquivo próprio.

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Quanto a frequência de consulta

• Arquivo activo - é constituído por documentos
  relativos a assuntos em curso e de que se prevê a
  necessidade de consultas frequentes.Arquivo
  semiactivo- é formado por documentos de consulta
  periódica.Arquivo inactivo - contem toda a
  documentação que por razões de ordem legal,
  jurídica ou histórica tem de ser conservada

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Condições inerentes ao local de instalação de um
arquivo

• Espaço amplo, bem iluminado, sem humidade acesso
  limitado por razões de segurança

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Tarefas do arquivista

• Registar os documentos Classificá-las e
  ordená-las segundo o (s) critério (s) previamente
  definido (s) Sinalizar com toda a gama de
  materiais Mantê-los em locais, condições de
  segurança e acessibilidade adequados
  Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos
  ultrapassados ou desnecessários.

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Importância da Classificação

• Encontrar com facilidade e rapidez todos os
  documentos de que se tem necessidade e de igual
  forma ter capacidade de os arquivar de maneira
  eficaz Conservar os documentos em segurança,
  sem risco de deterioração.

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Sistemas de Classificação

• Classificar significa um conjunto de regras para
  definir as classes, subclasses, grupos
  subgrupos,...entre os quais serão repartidos os
  documentos ou objectos.Principais Alfabética
  Numérica Ideológica

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Derivados

• Alfanumérica Cronológica Geográfica
  Decimal ...

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Classificação alfabética

• A mais conhecida A mais simples
  Dicionário Lista telefónica Extensível
  Palavra-chave (1º substantivo próprio da rúbrica 

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Exemplos

• Rubricas com nomes de pessoasFarmácia
  Magalhães Magalhães ( farmácia ) Rubricas
  com nomes geográficosSiderurgia do porto e
  Aveiro Porto e Aveiro (siderurgia) Rubricas
  contendo um nome publicitárioSal de mesa vatel
  Vatel (Sal de Mesa) Rubricas de iniciais
  (TAP,RN,CP,ONU,INATEL,...)classificam-se na 1º
  letra do conjunto de iniciais Rubricas com
  palavras-chave iguais, classificam-se de acordo
  com a palavra seguinteSindicato dos empregados
  de escritórioSindicato dos porteiros

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Classificação numérica

• Pela ordem dos números Não tem limites
  Não podem intercalar-se novos elementos
  Documentos (notas de encomenda, facturas,...)

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Classificação ideológica

• Por assuntos Adaptação às necessidades de
  empresa (forma dos objectos, funções,...)
  Exige pessoal especializado Utilizada em
  bibliotecas, discotecas, clubes de vídeo,
  farmácias...

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Classificação Alfanumérica

• De consulta demorada
• É necessário criar um índice alfabético
• Utilizada em matrículas de automóveis

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Classificação cronológica

• Em função da data de emissão ou de recepção
  (ano mês - dia hora)
• A aplicação mais usual é no arquivo da
  correspondência

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Classificação geográfica

• Por região (distrito, concelho, cidade,)
• Divisão do país em zonas (norte, centro, sul)
• Em empresas com filiais ou clientes em
  diferentes zonas geográficas

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MICROFILMAGEM

• Vantagens
• Redução do espaço ocupado (economia de espaço
  superior a 90)
• Uniformidade dimensional dos arquivos,
  independentemente dos formatos dos originais
• Reprodução distribuição a baixo custo
• Preservar os originais do extravio ou
  deterioração
• Mecanizar a procura dos documentos o que
  resultará numa maior rapidez de consulta
• É aplicado no registo de correspondência, registo
  de letras e cheques, ficheiros de clientes e
  manuais técnicos

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Serviços onde é utilizada com maior frequência

• Bancos
• Bibliotecas
• Polícia
• Companhias de seguros