HELHETLIG RESULTATSTYRING Bydelsdirekt

1
HELHETLIG RESULTATSTYRINGBydelsdirektør
Erik Kjeldstadli, Bydel Alna

2
Bydel Alna noen nøkkeltall
Furuset
Alna bydel
Ellingsrud
Lindeberg
Trosterud
Haugerud
Tveita
Teisen
Bryn
45.123 innbyggere hvorav 11.000 barn og unge.(
pr. 1.1.2008) Bruttobudsjett 1.5 milliarder
netto budsjett over 1 milliard.. Ca. 1263
årsverk / ca. 2.500 ansatte (pr. 1.1.2009) Ca 40
fra ikke-vestlige land godt over 50 blant
barn og unge Innvandrerandelen økt 100 på 10
år og er økende Stikkord trafikk,
industri/næringsområder, bolig og
blå-grønnstruktur Ny bydel pr. 1.1.2004 slått
sammen av tre tidligere bydeler
3
Bydel Alna har hatt en klar dagsorden 2004-2008

• Vår viktigste utfordring er
• Gi nødvendige, nyttige og nøkterne tjenester
• Vi trenger orden i eget hus
• Planmessig og helhetlig styring av bydelen
• Robust og omstillingsdyktig organisasjon
• Økonomisk balanse og med handlingsrom
• Men vi skal også løfte blikket !
• Bidra til å fremme inkludering og deltakelse
• Lokalsamfunnsutvikling og frivillig innsats

Mangfold, muligheter og glede
4
Helhetlig resultatstyring

• Noen erfaringer fra Bydel Alna, Oslo kommune

5
Helhetlig resultatstyring hvorfor ?

• Økonomi Nye behov innen
• Strammerer rammer
• Økt krav til effektivitet
• og måloppnåelse.
• Brukerkravene øker
• skreddersøm og store
• forventninger
• Ansatte stiller krav
• Whats in it for me

6
Vi trenger noe mer å styre etter enn
budsjettbalanse

• Vi må kombinere krav til
• Brukerbehov
• Ansattes hverdag
• Økonomi i balanse
• Omforent organisasjon og styring
• Trenger system som kan fokusere det viktigste
  måle hva vi oppnår og iverksette systematiske
  endringsprosesser.

Velge retning og holde fast. Det finnes ingen
fasit
7
HELHETLIG RESULTATSTYRING I PRAKSIS

• BALANSERT STYRING
• FOKUSOMRÅDER, RESULTATMÅL
• RESULTATMÅLING OG DIALOG
• BRUKER- OG ANSATTUNDERSØKELSER
• DATA ØKONOMI, SYKEFRAVÆR, MÅLTALL
• ÅRSHJUL FOR STYRING
• SYSTEMATISKE AKTIVITETER
• POLITISK/ADMINISTRATIV DELTAKELSE
• RESULTATLEDELSE
• STYRINGSDIALOGEN
• ÅRSPLAN FOR RESULTATENHETENE
• ENKEL ORGANISASJON
• LEDERE MED KRAV OG FULLMAKT
• MEDARBEIDERSKAP

8
Strategisk plan 2009 - 2012

• Yte nødvendige og gode tjenester
• Fremme deltakelse og inkludering i egne
• tjenester og i lokalsamfunnene
• Være aktiv pådriver i miljø-, byutviklings- og
  lokalsamfunnsspørsmål
• Fokusere på helhetlig styring og systematisk
• måling av resultater for å utvikle bydelens
• virksomhet

9
Målekartet 2009
Fokusområde Kritisk suksessfaktor Måleindikator Målemetode Mål
Brukere og tjenester Tjenester med rett kvalitet Brukertilfredshet samlet Brukerunder- søkelse 4.5
Brukere og tjenester Kontakt med bruker Brukertilfredshet respekt Brukerunder- søkelse 4.5
Ansatte og arbeidsmiljø Attraktiv arbeidsplass Medarbeidertilfredshet samlet Sykefravær Ansatte undersøkelse Tall fra NLP 4.5 gt9.9
Ansatte og arbeidsmiljø Myndige medarbeidere Vurdering av egen kompetanse Ansvar og myndighet i praksis Ansatte- undersøkelse 4.5 4.5
Organisasjon og styring Økonomi i balanse Økonomisk resultat Regnskap lt 100
Organisasjon og styring God ledelse Tilfredshet med ledere Ansatte- undersøkelse 4.5
Frivillighet og lokalsamfunn utvikling Samarbeid med frivillige lag og organisasjoner Samarbeid med frivillige organisasjoner Spørreunder- søkelse 4.5
Frivillighet og lokalsamfunn utvikling Aktive lokalsamfunn Gjennomføring av planlagte lokale satsinger Registrering av tiltak 90
Fokusområder - Kritiske suksessfaktorer -
Måleindikator - Målemetode - Ambisjonsnivå
10
Balansert målstyring i Bydel Alna

• Hatt målekart siden 2005
• Fokusområder redusert til 4
• Kritiske suksessfaktorer
• Fange det ailler, ailler viktigste
• Endret etter hvert

• Måleindikator/metode/ambisjon
• Objektive data
• Lite manuell registrering
• Følge egen utvikling
• Målekart utfylles av årsplanen
• Felles hovedmål/delmål
• Samme fokusområder

Fokusområde Kritisk suksessfaktor 2006 2007 2008 2009
Brukere Brukertilfredshet 4,89 4.70 ?? 4.5
Ansatte Ansatte total 4.2 4.3 4.5 4.5
Sykefravær 11.6 10.35 10,06 9.9
Org/styring Ledelse (ansatte-us) 4,47 4.45 4.5
Økonomi Regnskap i balanse 97,24 95.93 Ca 97 100
11
Systematiske styringsaktiviteter gjennom året
for styring
3.Tertial Undersøkelser. Vedta budsjett, målekart og årsplan Resultatoppfølging
1.tertial Evaluere fjoråret Resultat og dialog Resultatoppfølging Årsplan
Årshjulet
2.tertial Dialogmøter Forberede neste år Budsjettprosess BU-sak rammer Resultatoppfølging
12
En enkel resultatstyrt organisasjon

• Overordnet to-nivåmodell
• 23 resultatenheter
• Bydelsdirektørens ledergruppe
• Resultatledelse
• Fokusere de virkelige heltene
• Klare krav, rammer og fullmakter
• Målekart/budsjett/årsplan
• Lederkontrakter
• Systematisk styringsdialog
• Formell /uformell individ/gruppe
• Myndiggjorte medarbeidere
• Motivasjon og kompetanse
• Personalpolitisk plan medarbeiderskap

13
Styringsdialog og lederoppfølging i 2008

• Styringsdialog
• Budsjett for 2008 herunder vedtatt målekart
• Styringsbrev for 2008 ca. 1.januar
• Fullmaktsbrev fra bydelsdirektør til
• resultatenhetsleder ca 1.januar
• Bydelens målekart med enhetens måltall
• Årsplan i hver resultatenhet innen 31.januar
• Besøk i alle resultatenhetene
• Lederoppfølging
• Ledersamtale/lederavtale innen 28.februar
• med sin bydelsdirektør
• Tertialsvise samtaler bydelsdirektør RE-leder
• Bydelsledermøter hver måned
• Ledernettverksgrupper for RE-ledere
• Løpende individuell kontakt etter behov
• Fagnettverk på ulike med resultatenhetsledere

14
Kvalitetslosen databasert styrings- og
kvalitets verktøy

• 4 moduler
• Balansert styring
• Kvalitet
• Avvik
• Risikostyring
• Styring
• Avviksrapportering
• Sykefravær
• Produksjonstall
• Ansatteundersøkelser
• Brukerundersøkelser
• Arkiv data

15
Noen løpende utfordringer

• Få alle styringsaktivitetene til å henge sammen i
  reell styring
• Ta i bruk tilgjengelige data analysere
  reflektere handle
• Resultatenhetene må bruke tid på dette i en
  travel hverdag.
• Ledertrøkk helt nødvendig
• Anvende systemet også i strammere tider
• Knappe ressurser sentralt kan gi for lite trøkk i
  oppfølging

16
Kan vi styre kvalitet ressursbruk?
17
Hvordan kombinere kvalitet og ressursbruk ?

• Tjenester med riktig kvalitet
• Hva skal vi produsere ?
• Hvem skal vi produsere for ?
• Hvordan skal vi produsere
• (innhold, standard, omfang) ?
• Hva slags kvalitet vil vi oppnå ?
• Hva er rett kvalitet ?
• Hva slags kostnad ?
• (Samlet må vi ned i kostnader)
• Vi er på leit etter
• Rett tjeneste til rett person til rett tid
• til rett omfang og kvalitet

18
Styring i en bydel styring av tjenesteytingen

• Bydelenes oppgaver
• Individuell tjenesteyting
• Åpen tjenesteyting
• Brukere
• 410 sykehjemsplasser
• 2097 barn i barnehage
• 1300 får hjelp fra hjemmetjenesten
• 600 får økonomisk sosialhjelp
• 470 barn med barnevernstiltak
• Av 1.016.000.000 kr går ca. 986.000.000 kr
• til individuelle tjenester

19
Der pengene går..

• Barnevern
• En plass koster 1.5 - 2.0 mill. kr
• - har ca 25 plasser/årsbasis
• Sykehjem
• En plass koster 550.000 kr
• - bydelen bruker ca 410 plasser
• Funksjonshemmede
• Bolig/bistand koster 11.5 mill
• - bydelen har 60-70 brukere
• Hjemmetjeneste
• En time koster ca. 6-700 kr
• Vi har 1300 brukere og ca.
• 220.000 timer

• Styring vil si
• Samsvar vedtak/budsjettansvar
• Bevissthet om standard/nivå
• Bevisst saksbehandling
• Lederoppfølging ift saksbehandler
• Klare måltall/produksjonstall
• Månedlig styringsaktivitet
• Følge indikatorer
• Verktøy som tydeliggjør ressurs-
• bruk i forkant.
• Godt utbygde tiltakskjeder som gir mulighet for
  rett ressursbruk

20
Styring av en bydel styring av tjenestenes
omfang og kvalitet
Produktivitet
Behovsdekning (Kvalitet)
Tjenester
Brukere
Ressurser
Prioritering
Dekningsgrader
Målgrupper
Fürst og Høverstad ANS
21
Fire suksesskriterier i barnehagene

• Prioritering
  
  
• Kostnad pr. innbygger 1- 5 år ift
  bygjennomsnittet
• Kostnad i prosent av kommunens totale utgifter
• Produktivitet
• Antall oppholdstimer pr. årsverk
• Driftsutgifter pr. oppholdstime eller pr. barn
• Leke og oppholdsareal pr. barn
• Dekningsgrad
• Barnehagedekning ift aldersgruppene 1-5 år
• Kvalitet
• Foreldrenes samlede tilfredshet med barnehagene
• UTVIKLE SUKSESSKRITERIER/INDIKATORER FOR ALLE
  TJENESTER

22
Vi trenger mer Dokumentasjon og analyse -
resultatenhetene

• Systematisk dokumentasjon
• Budsjett, regnskap, prognose
• Bruker og ansatteundersøkelser
• Produksjons- og nøkkeltall
• Sykefravær
• Indikatorer jf KOSTRAMODELL
• Verktøy
• Kvalitetslosen
• Hjemmesnekra dokumentasjon/
• pivottabeller

• Analyse
• Standard på tjenestene
• Sammenligne med andre
• Konsekvenser av endringer
• Forbedringsområder ift
• Prioriteringseffektivitet
• Kostnadseffektivitet
• Formålseffektivitet

23
Utvikle tjenester med rett kvalitet

• Fastsette standarder og retningslinjer for
  tjenestene
• Serviceerklæringer og tjenestebeskrivelser
• Bruke KvalitetsLosen
• Kvalitetsmodul lover, retningslinjer, rutiner og
  prosedyrer
• Avviksrapportering
• Årlige bruker- og ansatteundersøkelser
• Resultat og dialog for å skape kontinuerling
  forbedring/endring
• Utvikle reell brukerdialog og medvirkning gjennom
  brukerråd
• Fortsette effektivisering og omstilling
• Mikro må stemme med makro
• Utvikle system for politisk kvalitetsstyring av
  tjenestene
• Saksordførersak i bydelsutvalget (du finner
  BU-sakene på nettet)
• Hvis vi slutter å bli bedre, slutter vi å være
  gode

24
Oppsummert..
25
Hva har vært de viktigste grepene ?

• Styringssystem som fokuserer resultater på flere
  områder
• Systematiske styringsaktiviteter gjennom året
• Omforene politikk og administrasjon
• Utviklet gradvis en omforent organisering
  enklere og tydeligere
• Gjennomført nødvendige endringer i
  tjenesteorganisering
• Resultatledelse vektlegge ansvar, myndighet og
  resultat
• Legge ansvaret til resultatenhetsledere der
  tjenestene

• Eksterne prosjekter og bistand
• Trøkk fra bydelsdirektørens ledergruppe.
• Holde fast i budskapet forutsigbar
  utviklingsprosess
• Informasjon og kommunikasjon internt og
  eksternt
• Høy økonomifokus kapasitet og kompetanse
  sentralt
• Fokus på tjenestene brukedialog og kvalitet
• Begynt å løfte blikket samfunnsutviklere i
  praksis
• Bygge omdømme og stolthet

26
Nyttig i strammere tider ?

• Bydel Alna 2008-2010
• må omstille for 60-70 mill. kr pga
• økte behov og strammere rammer.
• Hvordan styre helhetlig da ?
• Dokumentasjon og analyse standard
• Lokal involvering - vite hva vi gjør
• Fokusere på konsekvenser for alle fokusområder
• Sjekke ansatte og brukere
• Men jeg er usikker hvor langt vi klarer å være
  rasjonelle når smertegrensa nås.
• Blir det ostehøvel og sentralisert styring ?
• Vi får se ..

27
Er det verdt innsatsen ?

• Innsats
• Brukt mye tid og noe penger
• Startet 2005 fortsatt underveis
• Kan ikke vedtas innført over natta
• Ledertrøkk og fokus folk gir respons på det vi
  er opptatt av.

• Nytte
• Gir felles retning og fokus
• Nyttig verktøy i lokal styring og kvalitet
• Godt verktøy for lederoppfølging/styring
• Bidrar til styring basert på dokumentasjon,
  analyse og en rasjonell tanke
• Ingen fasit mange veier er aktuelle ift
  organisering, styring og ledelse må velge noe
• Blir ikke bedre enn hva som legges inn og hentes
  ut

28
(No Transcript)