Control de Gesti

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Control de Gestión InstitucionalC G I
CATÁLOGO DE Clasificación Archivística
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Acrónimos
CGI Sistema de Control de Gestión
Institucional UA Unidad Administrativa de la SCT,
Central o Centro SCT CGCA Cuadro General de
Clasificación Archivística SICCA Sistema
Automatizado de Integración de los Instrumentos
de Consulta y Control Archivístico
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INDICE
1. Qué es la Clasificación Archivística para el
CGI? 2. Cuándo se debe indicar la Clasificación
Archivística en el CGI? 3. Para qué sirve la
Clasificación Archivística en el CGI? 4. Qué
Clasificación Archivística debo utilizar en el
CGI? 5. Donde y cuando dar de alta la
Clasificación Archivística en el CGI y quién lo
debe hacer? 6. Cuáles son los Pasos para dar de
alta la Clasificación Archivística en el CGI? 7.
Qué criterios se deben considerar para crear la
Clasificación Archivística en el CGI?
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Qué es la Clasificación Archivística para el CGI?

• Campo obligatorio que debe proporcionarse en el
  registro de asuntos en el Módulo de Registro y
  Digitalización de Documentos (Captura) del CGI.
  Asuntos que se reciben en papel.
• Campo que identifica la Serie, sub-serie y
  expediente con que se clasifica la documentación
  que se recibe en papel y que se considera como
  registro en el Control de Gestión de la UA.
• Dato que nos permite identificar donde se
  encuentra localizado físicamente un documento en
  papel dentro de nuestra UA.
• Catálogo del CGI que se debe generar a partir del
  Cuadro General de Clasificación Archivística de
  cada Unidad Administrativa para la clasificación
  de sus archivos físicos, junto con el catálogo de
  expedientes definidos en el SICCA del IFAI por
  cada UA.

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Cuándo se debe indicar la Clasificación
Archivística en el CGI?

• Asuntos Recibidos en Papel en la Unidad
  Administrativa

1
Módulo de Registro y Digitalización
Envían asuntos en papel
La Unidad Administrativa a través de su Oficina
de Captura, realiza el registro de los asuntos en
papel que serán ingresados en el CGI, al momento
de realizar esta tarea se asigna una
Clasificación archivística mediante el Módulo de
Registro y Digitalización de Documentos del CGI.
La Clasificación debe estar definida hasta el
nivel de EXPEDIENTE.
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Para qué sirve la Clasificación Archivística en
el CGI?

• Para organizar los asuntos que se reciben en
  papel y que son registrados en el CGI, mediante
  la identificación documental a la que pertenecen.

• Para agilizar la búsqueda física de documentos
  que fueron registrados en el CGI, que nos permita
  contar con ellos de una manera más rápida, es
  decir, conocer donde se ubican y estar en
  posibilidades de acceder a ellos de manera
  oportuna.

• Para obtener consultas en línea de los documentos
  registrados identificándolos por su Clasificación
  archivística.

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Qué Clasificación Archivística debo utilizar en
el CGI?

• Asuntos Recibidos en Papel en la Unidad
  Administrativa

1
2
3
Módulo de Registro y Digitalización
Ejecutivo lee, atiende, turna y/o contesta
Respuesta
Una vez que el asunto este siendo atendido y su
documentación física correspondiente se ubique en
una Clasificación definitiva, el usuario que
resguarde los documentos deberá informar a la
Oficina de Captura para que esta a su vez en caso
que aplique, actualice el asunto registrando el
cambio de Clasificación archivística en el módulo
de Registro y Digitalización de documentos
mediante el folio del asunto.
La Oficina de Captura deberá indicar la
Clasificación Archivística con la que se
identificará el asunto a registrar. En caso de
desconocer donde será clasificado el asunto, el
usuario podrá indicar la Clasificación
Seguimiento de Gestión en el registro a generar.
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Donde y cuando dar de alta la Clasificación
Archivística en el CGI y quién lo debe hacer?

• La Clasificación Archivística se da de alta en el
  Módulo de Administración del CGI.
• El usuario que puede dar de alta o modificar el
  catálogo de Clasificación Archivística deberá
  tener un perfil de administrador en el CGI de
  nuestra Unidad Administrativa y tener instalado
  el módulo de Administración.
• El catálogo de Clasificación Archivística deberá
  ser proporcionado al administrador del CGI en la
  UA por el responsable del archivo de la propia
  UA, es decir, por parte de alguien que tiene el
  conocimiento y la responsabilidad del manejo de
  archivos físicos en la UA.
• El catálogo de Clasificación Archivística deberá
  crearse antes de iniciar con el registro de
  asuntos en papel en el CGI, con el fin de contar
  con la información obligatoria para realizar el
  registro de información.
• Los usuarios que utilizarán el catálogo de
  Clasificación Archivística son Ejecutivo de
  Captura y Capturistas, los cuales deberán tener
  acceso al Módulo de Registro y Digitalización de
  Documentos del CGI, estos usuarios NO podrán
  modificar el catálogo, para dicha tarea deberán
  apoyarse con el administrador de su UA.

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Cuáles son los Pasos para dar de alta la
Clasificación Archivística en el CGI?
1
El usuario Administrador ingresa al Módulo de
Administración - gt Catálogos -gt Clasificación
Archivística
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Cuáles son los Pasos para dar de alta la
Clasificación Archivística en el CGI? cont
2
El usuario Administrador se ubica en su Unidad
Administrativa Correspondiente
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Cuáles son los Pasos para dar de alta la
Clasificación Archivística en el CGI? cont
3
El usuario Administrador con ayuda del botón
derecho del ratón da de alta Series Subseries y
Expedientes de su Unidad Administrativa
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Qué criterios se deben considerar para crear la
Clasificación Archivística en el CGI?

1. Conocer el tipo de asuntos en papel que se
   registrarán en el CGI, ya que de ello dependerá
   cuántos y cuáles clasificaciones archivísticas se
   requieren y deberán estar disponibles en el
   catálogo, por lo que NO es necesario dar de alta
   todas las Clasificaciones Archivísticas de la UA.
2. Tomar como base el Cuadro General de
   Clasificación Archivística (CGCA) de nuestra
   Unidad Administrativa (UA) para dar de alta el
   catálogo.
3. Cada Sección del CGCA equivale a la oficina
   principal en el CGI, por lo que no es necesario
   crearla en el CGI.
4. Cada SubSección del CGCA equivale a cada una
   de nuestras sub-oficinas de la oficina principal
   en el CGI, sin embargo en algunos casos, algunas
   SubSecciones deberán darse de alta en nuestra
   oficina Principal como Series porque no se
   relacionan directamente con una SubOficina
5. Cada Serie del CGCA equivale a una Serie en el
   CGI y deberá crearse dentro de cada Sub-Oficina
   del CGI, pero si la SubSección del CGCA a la
   que pertenece la Serie fue creada en la oficina
   Principal, la Serie debe ser creada en el CGI
   dentro de la SubSección como Subserie.

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Qué criterios se deben considerar para crear la
Clasificación Archivística en el CGI? Cont

1. Cada Subserie del CGCA equivale a una Subserie
   en el CGI y deberá crearse dentro de la Serie
   que la contenga.
2. Cada expediente debe crearse en la Subserie
   correspondiente o en la Serie si no cuenta con
   Subserie, los expedientes en el CGI se crean
   tomando la información con que se cuenta en el
   SICCA para cada UA.
3. La información que se debe dar de alta en el
   catálogo de Clasificación Archivística se toma
   con base en los puntos anteriores, por lo que NO
   se recomienda dar de alta información que NO
   corresponda a lo antes señalado y con ello contar
   con la misma información en todas las fuentes.
4. Para que el Catálogo de Clasificación
   Archivística en el CGI pueda ser utilizado en el
   Módulo de Registro y Digitalización de
   Documentos, deberá estar definido hasta el nivel
   de EXPEDIENTES, es decir, si se cuenta solo con
   Series y Subseries los asuntos no podrán
   registrarse, se requiere obligatoriamente un
   EXPEDIENTE.
5. En los documentos de Word anexos, se muestran dos
   ejemplo para crear la Clasificación Archivística
   en las UAs.