Title: L
1LENCADREMENT DE LACCÈS AUX DOCUMENTS DES
ORGANISMES PUBLICS ET DE LA PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
- LHISTORIQUE, LES RESPONSABILITÉS, LES ACTEURS
- Journée-rencontre WebEducation
- Québec, le 22 février 2007
- Auditorium Daniel Johnson
- Édifice Marie-Guyart
2AVERTISSEMENT
- RIEN DANS LE CONTENU DECETTE PRÉSENTATION NI
DANS LES COMMENTAIRES QUILACCOMPAGNENT NE
CONSTITUE UNE OPINION JURIDIQUE OUUNE DIRECTIVE
DU MINISTÈRE DU CONSEIL EXÉCUTIF
3Historique
- Charte (québécoise) des droits et des libertés de
la personne, adoptée par lAssemblée nationale le
27 juin 1975 et entrée en vigueur le 28 juin 1976
- Droit au respect de la vie privée
- Droit à linformation
41981
- Commission Paré - Commission détude sur laccès
du citoyen à linformation gouvernementale et la
protection des renseignements personnels - Rapport information et liberté (Extrait page
7)
51981 (suite)
- La divulgation de tous les documents publics
sans la moindre restriction, aurait de ces effets
négatifs sur la vie privée des personnes, leurs
intérêts économiques, ceux des associations et
des entreprises, sur lefficacité des
institutions et, partant, sur le bien commun. Il
arrive que lintérêt public soit mieux servi par
laccès aux documents administratifs il arrive
quil soit mieux servi par la confidentialité.
61982
- Adoption de la Loi sur laccès aux documents des
organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels - Modifications à la loi le projet de loi n86
2006
7Les responsabilités
- Lencadrement de laccès aux documents des
organismes publics et de la protection des
renseignements personnels - Lassujettissement (champ dapplication)
- Laccès aux documents
- La mise en œuvre du droit daccès la
demande daccès
8Les responsabilités (suite)
- Innovation majeure du projet de loi n 86 la
diffusion de linformation - La protection des renseignements personnels
9Assujettissement (champ dapplication)
- Les ordres professionnels (documents relatifs
au contrôle de lexercice de la profession) - Les organismes gouvernementaux
- Les organismes municipaux (y compris les CLD et
les CRÉ) - Les organismes scolaires
- Les établissements de la santé et de services
sociaux
10Laccès aux documents principe général
- Toute personne qui en fait la demande a droit
daccès aux documents dun organisme public - Le droit daccès est gratuit (ex
consultation sur place) mais des frais peuvent
être exigés - prise en compte de la politique
concernant les personnes handicapées
11Exceptions-restrictions au droit daccès
- La loi prévoit des restrictions facultatives - un
organisme public peut refuser laccès - La loi prévoit des restrictions impératives - un
organisme doit refuser laccès
12Aperçu des restrictions facultatives
- Un organisme public peut refuser de communiquer
un renseignement - Obtenu dun gouvernement autre que celui du
Québec - Lorsque la divulgation dun renseignement
porterait vraisemblablement préjudice à la
conduite des relations du gouvernement du Québec
avec - Un autre gouvernement
- Ou une organisation internationale
13Aperçu des restrictions impératives
- Un organisme public doit refuser
- De confirmer lexistence ou de donner
communication dun renseignement dont la
divulgation aurait pour effet de porter atteinte
à la sécurité de létat - De confirmer lexistence ou de donner
communication dun renseignement portant sur une
méthode ou une arme susceptible dêtre utilisée
pour commettre un crime ou une infraction à la loi
14Aperçu des restrictions impératives (suite)
- De confirmer lexistence ou de donner
communication dun renseignement dont la
divulgation aurait pour effet de réduire
lefficacité dun programme, dun plan daction
ou dun dispositif de sécurité destiné à la
protection dun bien ou dune personne
15Aperçu des restrictions (suite)
- Délai de 25 ans devant être respecté avant la
communication de certains renseignements ou
documents - Les communications du conseil exécutif à l'un de
ses membres, au conseil du trésor ou à un comité
ministériel, à moins que le Conseil exécutif n'en
décide autrement - Etc.
16La mise en œuvre du droit daccès
- La demande daccès
- Peut être faite verbalement ou par écrit
- Seule une décision sur une demande écrite est
susceptible dêtre portée en révision devant la
Commission daccès à linformation
17La mise en œuvre du droit daccès (suite)
- La réponse à la demande daccès doit être donnée
par le responsable de laccès à linformation et
de la protection des renseignements personnels au
plus tard dans les 20 jours qui suivent sa
demande
18Innovation majeure du projet de loi n 86 la
diffusion de linformation
- 16.1. Un organisme public, à lexception du
lieutenant-gouverneur, de lAssemblée nationale
et dune personne quelle désigne pour exercer
une fonction en relevant, doit diffuser, dans un
site internet, les documents ou renseignements
accessibles en vertu de la loi qui sont
identifiés par règlement du gouvernement et
mettre en œuvre les mesures favorisant laccès à
linformation édictées par ce règlement .
19La protection des renseignements personnels
- Définition
- Dans un document, sont personnels les
renseignements qui concernent une personne
physique et permettent de l'identifier
20La protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels
(suite)
- Note Le nom d'une personne physique n'est pas
un renseignement personnel, sauf lorsqu'il est
mentionné avec un autre renseignement la
concernant ou lorsque sa seule mention révélerait
un renseignement personnel concernant cette
personne. - Exemple Le nom dune personne avec son adresse,
son numéro de téléphone, sa date de naissance,
son numéro dassurance maladie, son numéro
dassurance sociale
21La protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels
(suite)
- Les renseignement personnels sont
confidentiels, sauf si - Consentement de la personne à leur divulgation
- Renseignement obtenu par organisme public
exerçant une fonction juridictionnelle (sauf à
huis clos)
22La protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels
(suite)
- Exceptions au consentement
- Un organisme peut communiquer sans le
consentement dans certains cas
23Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels
- Nul ne peut, au nom d'un organisme public,
recueillir un renseignement personnel si cela
n'est pas nécessaire à l'exercice des
attributions de cet organisme ou à la mise en
œuvre d'un programme dont il a la gestion
24Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Un organisme public peut toutefois recueillir un
renseignement personnel si cela est nécessaire à
l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre
d'un programme de l'organisme public avec lequel
il collabore pour la prestation de services ou
pour la réalisation d'une mission commune
25Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Les renseignements personnels recueillis sont
versés dans un fichier de renseignements
personnels - Un organisme public doit veiller à ce que les
renseignements personnels qu'il conserve soient à
jour, exacts et complets pour servir aux fins
pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés
26Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Lorsque les fins pour lesquelles un
renseignement personnel a été recueilli ou
utilisé sont accomplies, l'organisme public doit
le détruire, sous réserve de la loi sur les
archives ou du Code des professions - Un organisme public doit établir et maintenir à
jour un inventaire de ses fichiers de
renseignements personnels
27Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Toute personne qui en fait la demande a droit
d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des
renseignements dont la confirmation de
l'existence peut être refusée en vertu des
dispositions de la présente loi
28Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Un renseignement personnel ne peut être utilisé
au sein d'un organisme public qu'aux fins pour
lesquelles il a été recueilli, sauf exceptions - Les exceptions
- 1 Lorsque son utilisation est à des fins
compatibles avec celles pour lesquelles il a été
recueilli
29Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- 2 Lorsque son utilisation est manifestement au
bénéfice de la personne concernée - 3 Lorsque son utilisation est nécessaire à
l'application d'une loi au Québec, que cette
utilisation soit ou non prévue expressément par
la loi
30Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Pour qu'une fin soit compatible il doit y avoir
un lien pertinent et direct avec les fins pour
lesquelles le renseignement a été recueilli - Ces utilisations doivent être inscrites dans un
registre
31Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Un organisme public doit inscrire dans un
registre toute communication de renseignements
personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2,
68 et 68.1, à l'exception de la communication
d'un renseignement personnel requis par une
personne ou un organisme pour imputer, au compte
d'un membre d'un organisme public, de son conseil
d'administration ou de son personnel, un montant
dont la loi oblige la retenue ou le versement
32Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Un organisme public doit aussi inscrire dans ce
registre une entente de collecte de
renseignements personnels
33Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Le registre comprend
- La nature ou le type de renseignement communiqué
- La personne ou l'organisme qui reçoit cette
communication
34Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- La fin pour laquelle ce renseignement est
communiqué et l'indication, le cas échéant, qu'il
s'agit d'une communication à lextérieur du
Québec - La raison justifiant cette communication
35Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Dans le cas d'une entente de collecte de
renseignements personnels, le registre comprend - Le nom de l'organisme pour lequel les
renseignements sont recueillis
36Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- L'identification du programme ou de
l'attribution pour lequel les renseignements sont
nécessaires - La nature ou le type de la prestation de service
ou de la mission - La nature ou le type de renseignements recueillis
37Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- La fin pour laquelle ces renseignements sont
recueillis - La catégorie de personnes, au sein de
l'organisme qui recueille les renseignements et
au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux
renseignements
38Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Toute personne qui en fait la demande a droit
d'accès au registre tenu par un organisme public
en vertu de l'article 67.3 (décrit précédemment),
sauf à l'égard des renseignements dont la
confirmation de l'existence peut être refusée
39Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Toute personne a le droit d'être informée de
l'existence, dans un fichier de renseignements
personnels, d'un renseignement personnel la
concernant - Elle a le droit de recevoir communication de
tout renseignement personnel la concernant
40Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- L'organisme public donne communication d'un
renseignement personnel à la personne qui a le
droit de le recevoir en lui permettant de prendre
connaissance du renseignement sur place pendant
les heures habituelles de travail ou à distance
et d'en obtenir une copie
41Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- L'accès d'une personne à un renseignement
personnel la concernant est gratuit, mais des
frais peuvent être exigés (reproduction,
transcription et transmission)
42Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- L'organisme public qui entend exiger des frais
en vertu du présent article doit informer le
requérant du montant approximatif qui lui sera
chargé, avant de procéder à la transcription, la
reproduction ou la transmission du document
43Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Toute personne qui reçoit confirmation de
l'existence dans un fichier d'un renseignement
personnel la concernant peut, s'il est inexact,
incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa
communication ou sa conservation ne sont pas
autorisées par la loi, exiger que le fichier soit
rectifié
44Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Renseignement personnel à caractère public
- Un renseignement personnel qui a un caractère
public en vertu de la loi n'est pas soumis aux
règles de protection des renseignements
personnels prévues par le présent chapitre
45Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Cependant, un organisme public qui détient un
fichier de tels renseignements peut en refuser
l'accès, en tout ou en partie, ou n'en permettre
que la consultation sur place si le responsable a
des motifs raisonnables de croire que les
renseignements seront utilisés à des fins
illégitimes
46Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Les renseignements personnels suivants ont un
caractère public. Exemples - 1 le nom, le titre, la fonction, la
classification, le traitement, l'adresse et le
numéro de téléphone du lieu de travail d'un
membre d'un organisme public, de son conseil
d'administration ou de son personnel de direction
et, dans le cas d'un ministère, d'un
sous-ministre, de ses adjoints et de son
personnel d'encadrement
47Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- 2 le nom, le titre, la fonction, l'adresse et
le numéro de téléphone du lieu de travail et la
classification, y compris l'échelle de traitement
rattachée à cette classification, d'un membre du
personnel d'un organisme public
48Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- 3 un renseignement concernant une personne en
sa qualité de partie à un contrat de services
conclu avec un organisme public, ainsi que les
conditions de ce contrat
49Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- 4 le nom et l'adresse d'une personne qui
bénéficie d'un avantage économique conféré par un
organisme public en vertu d'un pouvoir
discrétionnaire et tout renseignement sur la
nature de cet avantage
50Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- 5 le nom et l'adresse de l'établissement du
titulaire d'un permis délivré par un organisme
public et dont la détention est requise en vertu
de la loi pour exercer une activité ou une
profession ou pour exploiter un commerce
51Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
Aperçu Règles concernant les renseignements
personnels (suite)
- Toutefois, les renseignements personnels énumérés
précédemment n'ont pas un caractère public si,
par exemple, leur divulgation est de nature à
nuire ou à entraver le travail d'un organisme
qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir,
détecter ou réprimer le crime
52Innovation majeure du projet de loi n 86
- 63.1 Un organisme public doit prendre les
mesures de sécurité propres à assurer la
protection des renseignements personnels
collectés, utilisés, communiqués, conservés ou
détruits et qui sont raisonnables compte tenu,
notamment, de leur sensibilité, de la finalité de
leur utilisation, de leur quantité, de leur
répartition et de leur support.
53Innovation majeure du projet de loi n 86
Innovation majeure du projet de loi n 86 (suite)
- 63.2 Un organisme public, à l'exception du
lieutenant-gouverneur, de l'assemblée nationale
et d'une personne qu'elle désigne pour exercer
une fonction en relevant, doit protéger les
renseignements personnels en mettant en œuvre les
mesures édictées à cette fin par règlement du
gouvernement.
54Les acteurs
- Le responsable de laccès à linformation et à
la protection des renseignements personnels - La Commission daccès à linformation
- Le Secrétariat à la réforme des institutions
démocratique et à laccès à linformation
55Le responsable
- Les responsable de laccès à linformation et à
la protection des renseignements personnels - La personne ayant la plus haute autorité au sein
d'un organisme public exerce les fonctions de
responsable de l'accès aux documents ou de la
protection des renseignements personnels
56Le responsable (suite)
- Toutefois, cette personne peut désigner comme
responsable un membre de l'organisme public ou de
son conseil d'administration ou un membre de son
personnel de direction et lui déléguer tout ou
partie de ses fonctions - Cette délégation doit être faite par écrit.
Celui qui la fait doit en transmettre un avis à
la Commission d'accès à l'information
57Le responsable - responsabilités
- Lorsque la demande daccès à un document ou à un
renseignement personnel n'est pas suffisamment
précise ou lorsqu'une personne le requiert, le
responsable doit prêter assistance pour
identifier le document susceptible de contenir
les renseignements recherchés
58Le responsable responsabilités (suite)
- Le responsable doit donner à la personne qui lui
a fait une demande écrite un avis de la date de
la réception de sa demande
59Le responsable responsabilités (suite)
- Le responsable doit, avec diligence et au plus
tard dans les vingt jours qui suivent la date de
la réception d'une demande - Donner accès au document, lequel peut alors être
accompagné d'informations sur les circonstances
dans lesquelles il a été produit
60Le responsable responsabilités (suite)
- Informer le requérant des conditions
particulières auxquelles l'accès est soumis, le
cas échéant - Informer le requérant que l'organisme ne détient
pas le document demandé ou que l'accès ne peut
lui y être donné en tout ou en partie
61Le responsable responsabilités (suite)
- Informer le requérant que sa demande relève
davantage de la compétence d'un autre organisme
ou est relative à un document produit par un
autre organisme ou pour son compte - Informer le requérant que l'existence des
renseignements demandés ne peut être confirmée
62Le responsable responsabilités (suite)
- Si le traitement de la demande dans le délai de
20 jours ne lui paraît pas possible sans nuire au
déroulement normal des activités de l'organisme
public, le responsable peut, avant l'expiration
de ce délai, le prolonger d'une période
n'excédant pas 10 jours. Il doit alors en donner
avis au requérant par courrier
63Le responsable responsabilités (suite)
- Dans le cas dun refus, le texte de la
disposition qui le justifie est joint à la
décision
64Commission daccès à linformation
- La Commission se compose d'au moins cinq
membres, dont un président et un vice-président - Les membres sont nommés, sur proposition du
premier ministre, par résolution de lAssemblée
nationale approuvée par au moins les deux tiers
de ses membres
65Commission daccès à linformation (suite)
- La Commission comporte deux sections
- Une section de surveillance et
- Une section juridictionnelle
66Commission daccès à linformation (suite)
- Section de surveillance
- Surveiller l'application de la présente loi et
de la Loi sur la protection des renseignements
personnels dans le secteur privé - Assurer le respect et la promotion de l'accès
aux documents et de la protection des
renseignements personnels
67Commission daccès à linformation (suite)
- Section de surveillance - exemples
- Faire enquête sur l'application de la présente
loi et sur son observation - Donner son avis sur les projets de règlement qui
lui sont soumis en vertu de la présente loi, sur
les projets d'entente de transfert de
renseignements, de même que sur les projets de
décrets autorisant l'établissement de fichiers
confidentiels
68Commission daccès à linformation (suite)
- Section de surveillance
- Détablir, si elle le juge opportun, les règles
de tenue du registre visé à l'article 67.3 - Veiller au respect de la confidentialité des
renseignements personnels contenus dans les
dossiers ayant trait à l'adoption d'une personne
et détenus par un organisme public
69Commission daccès à linformation (suite)
- Section de surveillance
- Dans l'exercice de ses fonctions de
surveillance, la Commission peut autoriser un
membre de son personnel ou toute autre personne à
agir comme inspecteur
70Commission daccès à linformation (suite)
- Section juridictionnelle
- La Commission a pour fonction de décider, à
l'exclusion de tout autre tribunal, des demandes
de révision faites en vertu de la présente loi et
des demandes d'examen de mésententes faites en
vertu de la Loi sur la protection des
renseignements personnels dans le secteur privé
71Commission daccès à linformation (suite)
- Le rapport quinquennal
- La Commission doit, au plus tard le
14 juin 2011, et par la suite tous les cinq ans,
faire au gouvernement un rapport sur
l'application de la présente loi et de la section
V.1 du chapitre IV du code des professions ainsi
que sur les sujets que le ministre peut lui
soumettre
72Commission daccès à linformation (suite)
- Le rapport quinquennal
- Ce rapport comprend également, le cas échéant,
les constatations de vérification et les
recommandations que le Vérificateur général juge
approprié de transmettre à la commission en
application de la Loi sur le vérificateur général
(chapitre v-5.01) et qu'il indique comme devant
être reproduites dans ce rapport
73Commission daccès à linformation (suite)
- Le rapport quinquennal
- Le ministre dépose ce rapport à lAssemblée
nationale dans les 15 jours de sa réception ou,
si elle ne siège pas, dans les 15 jours de la
reprise de ses travaux - La Commission de lAssemblée nationale désigne,
dans les meilleurs délais, la commission qui fera
l'étude du rapport sur la mise en œuvre de la loi
74Commission daccès à linformation (suite)
- Le rapport quinquennal
- Dans l'année qui suit le dépôt du rapport à
lAssemblée nationale, la commission désignée
doit étudier l'opportunité de modifier la
présente loi et entendre à ce sujet les
représentations des personnes et des organismes
intéressés
75Le Secrétariat à la réforme des institutions
démocratiques et à laccès à linformation
- Rôle assimilé à celui du ministre responsable
- Le ministre conseille le gouvernement en lui
fournissant des avis en matière d'accès à
l'information et de protection des renseignements
personnels, notamment, sur des projets de
législation ou de développement de systèmes
d'information. À cette fin, le ministre peut
consulter la commission
76Sites Internet à consulter
- Secrétariat à la réforme des institutions
démocratiques et à laccès à linformation
Documentation - http//www.institutions-democratiques.gouv.qc.ca/a
cces-information/documents-des-organismes-publics.
htm - http//www.institutions-democratiques.gouv.qc.ca/a
cces-information/protection-des-renseignements-per
sonnels.htm - http//www.institutions-democratiques.gouv.qc.ca/a
cces-information/documentation.htm
77Sites Internet à consulter (suite)
- Commission daccès à linformation Liste des
responsables - http//www.cai.gouv.qc.ca/09_listes_des_responsabl
es/01_pdf/minister.pdf - http//www.cai.gouv.qc.ca/09_listes_des_responsabl
es/01_pdf/org.pdf
78Sites Internet à consulter (suite)
- Politique - L'accès aux documents et aux
services offerts au public pour les personnes
handicapées - http//msssa4.msss.gouv.qc.ca/fr/document/publicat
ion.nsf/4b1768b3f849519c852568fd0061480d/a41c026e6
82086d385257245005667ea?OpenDocument