Sistem Maklumat Perakaunan

1
Sistem Maklumat Perakaunan

• Rujukan
• Marshall B. Romney
• Paul John Steinbart

2
Pemodelan Data dan Rekabentuk Pangkalan Data
3
Objektif Pembelajaran

1. Membincangkan langkah-langkah bagi merekabentuk
   dan melaksanakan sebuah sistem pangkalan data.
2. Menggunakan model data REA untuk merekabentuk
   sebuah pangkalan data SMP.
3. Melukis rajah E-R sebuah pangkalan data SMP.
4. Membina suatu set jadual untuk melaksanakan
   sebuah model REA bagi SMP dalam pangkalan data
   hubungan.
5. Membaca rajah E-R dan menerangkan apakah yang
   didedahkan mengenai aktiviti dan polisi bisnes
   organisasi dimodelkan.

4
Pengenalan

• Ashton Fleming, the accountant for SS, is
  learning that designing a relational database for
  SS is not as easy as the computer store
  salesperson made it seem.
• He is planning to attend a seminar to teach
  accountants the basics on how to design a
  relational database.

5
Pengenalan

• Ashton hopes to have answers for the following
  questions by the end of the seminar
• What are the basic steps to follow when designing
  a database?
• When creating a relational database, how exactly
  do you decide which attributes belong in which
  tables?

6
Pengenalan

• Bagaimana hendak mendokumenkan sebuah SMP yang
  diimplementasikan sebagai pangkalan data
  hubungan?
• Topik ini memfokus kepada satu aspek daripada
  rekabentuk pangkalan data, pemodelan data

7
Pengenalan

• juga memperkenalkan model perakaunan REA dan
  Entity-Relationship (E-R) diagrams.
• bagaimana untuk menggunakan teknik ini untuk
  membina sebuah model data SMP.
• menerangkan bagaimana untuk implementasikan
  model data yang dihasilkan ke dalam pangkalan
  data hubungan.

8
Objektif Pembelajaran 1

• Membincangkan langkah-langkah bagi merekabentuk
  dan melaksanakan sebuah sistem pangkalan data.

9
Merekabentuk dan Melaksanakan Sistem Pangkalan
Data

• Terdapat enam langkah asas terlibat dalam
  merekabentuk dan melaksanakan suatu sistem
  pangkalan data
• Perancangan awal untuk menentukan keperluan untuk
  dan kesauran membangunkan sebuah sistem baru.
• Mengenalpasti keperluan pengguna.
• Membangunkan skema peringkat konteks, luaran dan
  dalaman.

10
Merekabentuk dan Melaksanakan Sistem Pangkalan
Data

1. Menterjemahkan skema peringkat dalaman ke
   struktur pangkalan data sebenar yang akan
   diimplementasikan ke dalam sistem baru.
2. Menukarkan kesemua data daripada sistem semasa ke
   pangkalan data baru.
3. Mengguna dan menyelenggara sistem baru.

11
Objektif Pembelajaran 2

• Menggunakan model data REA untuk merekabentuk
  sebuah pangkalan data SMP.

12
Model Data REA

• Pemodelan data ialah proses mendefinasikan sebuah
  pangkalan data supaya ianya secara benar
  mewakilkan kesemua aspek organisasi, termasuklah
  interaksinya dengan persekitaran luaran.

13
Model Data REA
Pemodelan Data dalam Proses Rekabentuk Pangkalan
Data
Pengoperasian penyelenggaraan
Perancangan
Pelaksanaan
Analisis keperluan
Pemodelan data berlaku di sini
Pengkodan
Rekabentuk
14
Model Data REA

• Model data REA ialah suatu alat permodelan
  konseptual yang secara spesifiknya direkabentuk
  untuk sediakan struktur bagi merekabentuk
  pangkalan data SMP.
• Model data REA menyediakan struktur dalam dua
  cara
• Dengan mengenalpasti apakah entiti sepatutnya
  dimasukkan dalam pangkalan data SMP
• Dengan menunjukkan bagaimana untuk menstruktur
  hubungan sesama entiti dalam pangkalan data SMP

15
Sampel Rajah REA
Sales Person
Participates in
Stock flow
Inventory
Sales
Participates in
Economic Duality
Customer
Participates in
Stock flow
Cashier
Cash
Receive Cash
Participates in
16
Templat Asas REA
Internal Agent
Participates in
inflow
Resource A
Get Resource A
Participates in
External Agent
Economic Duality
Participates in
Internal Agent
outflow
Resource B
Give up Resource B
Participates in
External Agent
17
SMP Digambarkan sebagai satu Set Pertukaran
Beri-untuk-Dapat (Give-to-Get)
Kitaran Hasil
Beri Tunai
Dapat Inventori
Kitaran Perbelanjaan
Dapat Khidmat/ Masa Pekerja
Beri Tunai
Kitaran Sumber Manusia/Gaji
Beri Tunai
Kitaran Produksi
Dapat Tunai
Dapat Khidmat/Masa Pekerja
Kitaran Kewangan
Dapat Inventori Barangan Siap
Beri/Guna Bahan Mentah
Beri (Guna) Masa Khidmat Mesin
18
Jenis-jenis Entiti

• Sebuah entiti ialah sebarang kelas objek di mana
  data dipungut.
• Model data REA mengklasifikasikan entiti kepada
  tiga kategori berbeza
• Resources- sumber diperlu dan digunakan oleh
• sesebuah organisasi
• Events- kejadian berlaku oleh/ke atas organisasi
• Agents- agen yang terlibat dalam kejadian ini

19
Jenis-jenis Entiti

• Resources ditakrifkan sebagai apa-apa benda yang
  mempunyai nilai ekonomi kepada organisasi.
• contoh
• tunai
• inventori
• peralatan

20
Jenis-jenis Entiti

• Events adalah berbagai aktiviti perniagaan di
  mana pengurusan ingin mengutip maklumat bagi
  tujuan perancangan atau kawalan.
• contoh
• kejadian jualan
• mengambil tempahan pelanggan

21
Jenis-jenis Entiti

• Agents adalah jenis entiti ketiga dalam model
  REA.
• Agen ialah orang dan organisasi yang terlibat
  dalam kejadian dan yang mana maklumat mereka
  diperlukan.
• contoh
• pekerja
• pelanggan

22
Hubungan Berstruktur

• Model data REA menggambarkan suatu corak asas
  bagaimana tiga jenis entiti (sumber, kejadian,
  dan agen) sepatutnya berhubung sesama mereka.

23
Hubungan Berstruktur
Dapat sumber A
Sumber A
Berikan sumber B
Sumber B
24
Hubungan Berstruktur
Agen Dalaman
Dapat sumber A
Agen Luaran
Agen Dalaman
Berikan sumber B
Agen Luaran
25
Objektif Pembelajaran 3

• Melukis rajah E-R sebuah pangkalan data SMP.

26
Sampel Rajah E-R
Managed By
Supervisors
Employers
Part of
Manages
Departments
Part of
Cash Receipts
Customer Orders
Part of
Sales
Part of
Part of
Players
Teams
League
27
Rajah Hubungan Entiti

• Gambar rajah E-R ialah satu kaedah bagi
  menggambarkan satu skema pangkalan data.
• Ia dipanggil gambar rajah E-R kerana ia
  menunjukkan berbagai entiti yang dimodelkan dan
  hubungan penting sesama mereka.
• Dalam gambar rajah E-R, entiti kelihatan sebagai
  empat segi tepat, dan hubungan antara entiti
  diwakili oleh berlian (diamonds).

28
Rajah Hubungan Entiti
Sumber
Kejadian
Jualan
Inventori
(0, N)
(1, N)
(0, N)
Kutipan Tunai
Tunai
29
Rajah Hubungan Entiti
Kejadian
Agen
(1, 1)
Jualan
(1, N)
Jurujual
(1, 1)
(0, N)
(0, N)
Pelanggan
Kutipan Tunai
Juruwang
30
Membangunkan sebuah Rajah REA

• Pembangunan gambar rajah REA bagi satu kitaran
  transaksi tertentu mengandungi tiga langkah
• Kenalpasti pasangan kejadian yang menunjukkan
  pertukaran ekonomik asas.
• Kenalpasti sumber terjejas oleh setiap kejadian
  dan agen yang terlibat dalam kejadian tersebut.
• Tentukan kardinaliti bagi setiap hubungan.

31
Mengenalpasti Kejadian Pertukaran Ekonomik

• Pertukaran ekonomik asas dalam kitaran pendapatan
  melibatkan penjualan barangan atau perkhidmatan
  dan berikutnya penerimaan tunai sebagai bayaran
  bagi jualan tersebut.
• Gambar rajah REA kitaran pendapatan menunjukkan
  entiti kejadian jualan dan kutipan tunai sebagai
  segiempat tepat dan hubungan sesama mereka
  sebagai berlian.

32
Mengenalpasti Kejadian Pertukaran Ekonomik

• Adalah baik dengan membahagikan kertas kepada
  tiga lajur, satu bagi setiap jenis entit
• Lajur kiri- digunakan untuk sumber.
• Lajur tengah- digunakan untuk kejadian.
• Lajur kanan- digunakan untuk agen.

33
Mengenalpasti Sumber dan Agen

• Setelah kejadian yang diingini ditentukan, sumber
  yang terbabit oleh kejadian tersebut perlulah
  dikenalpasti.
• Kejadian jualan melibatkan pengurangan inventori.
• Kejadian kutipan tunai melibatkan penerimaan
  tunai.

34
Mengenalpasti Sumber dan Agen

• Kemudian, langkah berikutnya ialah mengenalpasti
  agen yang terlibat dalam kejadian tersebut.
• Selalunya terdapat sekurang-kurangnya satu agen
  dalaman (pekerja) dan, dalam kebanyakan kes,
  seorang agen luaran (pelanggan).

35
Menentukan Kardinaliti

• Kardinaliti hubungan menunjukkan berapa
  banyak/kali berlakunya sesuatu entiti dalam
  hubungan itu boleh dihubungkan kepada berlakunya
  entiti yang lain di dalam hubungan itu.
• Kardinaliti biasanya ditulis sebagai pasangan
  nombor.
• Nombor pertama ialah yang minimum, dan yang kedua
  ialah maksimum.

36
Menentukan Kardinaliti

• Kardinaliti minimum bagi sesebuah hubungan
  menunjukkan bilangan barisan paling sedikit yang
  boleh terlibat dalam hubungan itu.
• Kardinaliti minimum boleh sama ada 0 atau 1.
• Kardinaliti minimum kosong bermaksud setiap kali
  berlakunya entiti pada sebelah lain hubungan itu
  tidak semestinya dihubungkan kepada berlakunya
  sebarang entiti pada hubungan sebelah ini.

37
Menentukan Kardinaliti

• Kardinaliti minimum kosong dalam pasangan
  kardinaliti (0, N) ke kiri entiti pelanggan dalam
  hubungan pelanggan-jualan menunjukkan bahawa
  seseorang pelanggan tertentu tidak semestinya
  dihubungkan kepada sebarang kejadian jualan
  (contoh bakal pelanggan).

Jualan
(0, N)
Pelanggan
38
Menentukan Kardinaliti

• Kardinaliti minimum kosong adalah biasa bagi
  hubungan antara dua kejadian yang dihubung secara
  sementara. Kenapa?
• Kerana pada sesuatu masa tertentu kejadian kedua
  dalam pasangan mungkin belum berlaku lagi
  (contoh jualan kredit yang masih belum dibayar).
• Kardinaliti minimum 1 menunjukkan bahawa setiap
  berlakunya entiti mestilah dipasangkan dengan
  sekurang-kurangnya satu kejadian entiti satu lagi.

39
Menentukan Kardinaliti

• Kardinaliti minimum di bawah entiti jualan dalam
  hubungan jualan-pelanggan menggambarkan peraturan
  perniagaan am bahawa setiap kejadian jualan
  mestilah dipasangkan dengan beberapa pelanggan
  tertentu.

Jualan
Jurujual
(1, 1)
40
Menentukan Kardinaliti

• Kardinaliti maksimum bagi sesuatu hubungan
  menunjukkan bilangan barisan paling banyak yang
  boleh terlibat dalam hubungan.
• Kardinaliti maksimum boleh jadi 1 atau N.
• N menunjukkan setiap baris dalam jadual boleh
  dihubungkan kepada banyak barisan dalam jadual
  yang lain.

41
Menentukan Kardinaliti

• Tiga jenis hubungan asas antara entiti adalah
  bermungkinan, bergantung kepada kardinaliti
  maksimum disekutukan dengan setiap entiti.
• Hubungan satu-ke-satu
• Hubungan satu-ke-banyak
• Hubungan banyak-ke-banyak

42
Menentukan Kardinaliti

• Kardinaliti tidaklah dipilih sembarangan oleh
  perekabentuk pangkalan data.
• Ia mencerminkan fakta mengenai organisasi yang
  dimodelkan dan amalan perniagaannya yang diambil
  ketika peringkat analisis keperluan bagi proses
  reka bentuk pangkalan data.

43
Objektif Pembelajaran 4

• Membina suatu set jadual untuk melaksanakan
  sebuah model REA bagi SMP dalam pangkalan data
  hubungan.

44
Melaksanakan Rajah REA dalam Pangkalan Data
Hubungan

• Gambar rajah REA boleh digunakan untuk
  merekabentuk satu pangkalan data hubungan
  berstruktur dengan baik.
• Sebuah pangkalan data hubungan berstruktur dengan
  baik ialah yang tidak tertakluk kepada masalah
  kemaskini, kemasukan, dan pemadaman yang janggal.
  (penormalan)

45
Mencipta Jadual

• Pangkalan data hubungan yang dibuat penormalan
  dengan baik mempunyai jadual bagi setiap entiti
  dan setiap hubungan banyak-ke-banyak.
• Daripada gambar rajah REA yang telah dibincangkan
  tadi, sembilan jadual boleh dicipta satu bagi
  setiap tujuh entiti dan satu bagi setiap hubungan
  banyak-ke-banyak.

46
Mencipta Jadual

• Inventori
• Jualan
• Jurujual
• Pelanggan
• Juruwang

• Kutipan tunai
• Tunai
• Jualan-inventori
• Jualan-kutipan tunai

47
Mengenalpasti Atribut bagi Setiap Jadual

• Kunci Primer/Primary keys
• Biasanya, kunci primer bagi sebuah jadual
  mewakili sebuah entiti ialah satu atribut.
• Atribut-atribut lain
• Atribut-atribut dimasukkan ke dalam setiap jadual
  bagi memuaskan keperluan pemprosesan transaksi.

48
Melaksanakan Hubungan Satu-ke-Satu dan
Satu-ke-Banyak

• Hubungan satu-ke-satu
• Dalam pangkalan data hubungan, hubungan sebegini
  antara entiti boleh dilaksanakan dengan
  memasukkan kunci primer bagi satu entiti sebagai
  kunci asing (foreign key) dalam jadual mewakili
  entiti lain.

49
Melaksanakan Hubungan Satu-ke-Satu dan
Satu-ke-Banyak

• Hubungan satu-ke-banyak
• Hubungan ini juga boleh melaksanakan dengan cara
  kunci asing-
• kunci primer entiti yang terlibat sekali dalam
  hubungan muncul sebagai kunci asing dalam jadual
  entiti yang terlibat banyak kali dalam hubungan
  itu (contoh kunci primer jadual jurujual dan
  pelanggan dimasukkan sebagai kunci asing dalam
  jadual jualan).

50
Objektif Pembelajaran 5

• Membaca rajah E-R dan menerangkan apakah yang
  didedahkan mengenai aktiviti dan polisi bisnes
  organisasi dimodelkan.

51
Dokumentasi

• Gambar rajah REA adalah berguna terutamanya bagi
  mendokumen sebuah SMP termaju dibina menggunakan
  pangkalan data.
• Gambar rajah REA menyediakan dua jenis maklumat
  penting mengenai sebuah pangkalan data
• Maklumat mengenai hubungan sesama item data
• Maklumat mengenai amalan perniagaan organisasi

52
Maklumat Mengenai Kandungan Pangkalan Data

• Gambar rajah REA secara tidak tersirat
  menunjukkan hubungan sesama berbagai item data
  yang disimpan dalam pangkalan data perakaunan.
• Carta alir hanya menunjukkan fail mana yang wujud
  dan terangkan ciri-ciri asas mereka.
• DFD menjelaskan kandungan setiap fail dalam
  sistem, tetapi tidaklah menunjukkan bagaimana
  fail-fail ini berhubungan sesama mereka.

53
Maklumat Mengenai Amalan Bisnes

• Kardinaliti dalam gambar rajah REA menyediakan
  maklumat berguna mengenai semulajadi syarikat
  yang dimodelkan dan polisi perniagaan yang ia
  ikuti.

Kejadian
Sumber
Jualan
Inventori
(0, N)
(1, N)
54
Maklumat Mengenai Amalan Bisnes

• Hubungan antara jualan dan inventori dipanggil
  barisan item dan mewakili fakta bahawa setiap
  jualan mengandungi satu atau lebih item dagangan.
• Setiap item muncul sebagai barisan item
  berasingan pada inbois jualan.
• Kuantiti dijual menunjukkan bahawa seseorang
  pelanggan boleh membeli lebih daripada satu bagi
  item tertentu.

55
Pengkhasan Organisasi oleh Rajah REA

• Contoh yang telah ditunjukkan adalah bagi
  penjualan barangan secara besar-besaran, jadi
  hubungan yang ditunjukkan antara jualan dan
  inventori sebagai banyak-ke-banyak.
• Bagi pengedar seni, contohnya, gambar rajah REA
  mungkin menunjukkan hubungan antara jualan dan
  inventori sebagai satu-ke-banyak (hasil seni
  adalah unik, satu, tetapi boleh dijual banyak
  hasil seni dalam satu transaksi).

56
Ekstraksi Maklumat daripada SMP

• Gambar rajah REA yang lengkap menyediakan suatu
  panduan berguna bagi pertanyaan (querying) sebuah
  pangkalan data SMP.
• Queries boleh digunakan untuk menghasilkan jurnal
  dan lejar daripada pangkalan data hubungan dibina
  pada model REA.

(0, 1)
(1, N)
Kutipan atunai
Jualan
57
Ekstraksi Maklumat daripada SMP

• Dalam hubungan satu-ke-banyak antara kutipan
  tunai dan jualan, nombor remittance ialah kunci
  asing dalam jadual jualan.
• Setiap transaksi jualan dibayar penuh oleh
  kejadian kutipan tunai.
• Apakah logik query untuk tahu akaun penerimaan?
• Jumlah akaun penerimaan ialah jumlah penambahan
  kesemua jualan di mana tiada nombor remittance.

58
Persoalan?