Formation et conduite du changement

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Formation et conduite du changement
juin 2005
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Sommaire

• 1. La démarche
• 2. Des outils pour conduire le changement

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• Partie 1
• La démarche

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Le Contexte

• Le Plan stratégique et le plan d'action
• ADELE 112 Plan générique de formation
• ADELE 113 Formation et conduite du changement
• ADELE114 e-formation
• Deux appels d'offre
• Mission d'appui à une démarche de conduite du
  changement exprimée en termes de compétences
• Accompagnement de la démarche de formation liée
  au développement de l'administration électronique

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La Méthode

• Une trentaine d'entretiens avec
• des responsables de structure/direction/sous-direc
  tion
• des chefs de projets
• des responsables de formation
• dans des ministères, dans des collectivités
  territoriales, dans des organismes de formation.
• Deux journées de rencontre pour
• faire dialoguer l'offre de formation avec la
  demande
• entendre et comprendre les expériences déjà
  engagées dans et hors l'administration.

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L'analyse de l'existant

• Des obstacles et difficultés à prendre en compte
• L'Administration électronique perçue par les
  acteurs de l'administration
• - un changement mal compris- des interférences
  avec d'autres mutations plus puissantes ou plus
  anciennes
• - de l'administration informatique à la
  e-administration, un chemin à parcourir.
• Les projets - des projets juxtaposés, des chefs
  de projets isolés- des projets informatiques,
  une difficulté à placer tous les agents en
  position active- peu de place pour la formation
  (à l'outil) et pour la conduite du changement.
• La formation un existant apparemment réduit,
  mais d'importantes possibilités
• La cohésion des formations un enjeu et un
  besoin
• Les ressources humaines et l'accompagnement du
  changement, clés du succès des projets
• Des questions de statut, de métier, de
  compétences.

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• Partie 2
• Des outils pour conduire le changement

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Un Dispositif d'ensemble

• Construire un dispositif d'appui aux acteurs du
  changement
• Mutualiser les ressources pédagogiques,
  informationnelles, méthodologiques
• Favoriser la formation d'une communauté des
  acteurs
• Mettre en uvre un plan de communication à
  destination des agents publics
• Ordonner loffre de formation
  repérage/labellisation
• Créer/gérer un label "Adèle Formation" pour les
  modules de formation des ministères
• 10 thématiques prioritaires définies
• Construire une offre spécifique de formation
• Sur 3 sujets qui permettent un positionnement
  visible/structurant de lAgence
• Définition de service
• Stratégie technologique
• Enjeux de ladministration électronique
• Définir une offre daccompagnement pour les
   grands décideurs publics 

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Le Catalogue générique de formation à
ladministration électronique
Contenus

• Outils de définition du besoin collectif (gestion
  des compétences)
• Outils de mise en réseau des formateurs et des
  apprenants
• Répertoire doffreurs
• Financements ciblés
• Recommandations sur les manières de former (en
  ligne, perso, etc.)
• Conseils sur la certification, la validation,
  etc.
• Et, sur chacun des dix domaines prioritaires
• Un  Syllabus 
• Une Banque de slides
• Une Banque de cas

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Les Dix Compétences prioritaires pour le chantier
"administration électronique"
Enjeux
Enjeux locaux et dorganisation liés aux TIC
Contexte national de ladministration
électronique
Enjeux pour la redéfinition des métiers
Besoins Services
Stratégie technologique
Concevoir de front processus, outils,
compétences et collectifs
Usages, utilisateurs, usagers et agents
Évaluation et diagnostic
Dynamique et cycle de projet
Projets
Manager en sappuyant sur les TIC
Négocier pour forger des représentations communes
Équipes Réseaux
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Les Quatre blocs de compétences prioritaires
Motivations du choix

• Comprendre les enjeux de ladministration
  électronique
• Savoir traduire des besoins en services
• Savoir définir et mener des projets
• Forger les équipes qui conduisent les projets et
  les réseaux sur lesquels ils sappuient

• Reprendre ce qui a marché sur le terrain
• Privilégier les actions qui "donnent du sens" à
  ce qui se fait
• Maximiser leffet de levier
• Éviter les redondances avec lexistant
• Limiter le champ à couvrir en fonction des
  capacités

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Une Communauté de pratiques

• Des personnes qui deviennent un collectif
• Des compétences
• Un processus
• Des outils

"Qui suis-je, "Mes questions,
Réponses, Où suis-je ?" problèmes"
moyens, aides
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Un "Réseau de ressources"
Accès Thèmes
Réseau FAQ Formations Guides
(auto)Diag Cas Conseil
Métier, fonction Achats publics, Accueil et
relation avec les publics, Communication,
Edition, Formation, Instruction des subventions,
etc.
Administration électronique, modernisation de
lEtat Management, Process,
etc. Information, Service, Relation à
lusager, etc.
 Qui suis-je,  Mes questions,
Réponses, Où suis-je ? 
problèmes , moyens, aides

• Organisation
• Documentation Française,
• Ministère de lEquipement,
• Ministère des Finances, Etc.

• Projet
• -en préparation,
• -en exploitation,
• -en refonte

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Pourquoi ces outils ? Accompagner le changement,
adapter les compétences

• Mieux identifier et accompagner les changements
• Une meilleure inscription de lAdministration
  électronique dans le périmètre des changements de
  ladministration (enjeux, dynamiques)
• Un meilleur appui aux maîtres douvrage et aux
  chefs de projets
• Une meilleure résolution des difficultés
  rencontrées
• Adapter les compétences aux nouveaux projets et
  métiers
• Mettre en cohérence les formations existantes
• Permettre la constitution et la montée en qualité
  des équipes projets
• Engager ladaptation des métiers existants aux
  nouveaux services et besoins
• Le rôle de lADAE
• Une position partenariale forte et attendue
• Un rôle de cur de réseau nécessaire et permanent

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Les Publics prioritaires pour la formation

• Viser les  moments privilégiés 
• Étudiants
• Opérationnels en formation continue
• Viser la "capacité daction "
• "Très haute fonction publique" directeurs,
  cabinets
• Responsables de projets "informatiques"
• Équipe projets
• Décideurs métiers
• Viser limportance du public pour "ladhésion au
  changement "
• Formateurs
• "Première ligne"