Standar Operasional Prosedur Perpustakaan

1
Standar Operasional Prosedur Perpustakaan
2
Istilah

• Prosedur Operasional Standar
• prosedur operasi yang baku
• PROTAP atau Prosedur Tetap
• Safe Work Instructions, Safe Operating
  Procedures, Standard Working Procedures, Medi
  Procedures

3
SOP

• prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan
  konsisten
• pengendalian mutu terhadap proses kegiatan
  organisasi.

4
Definisi

• dokumen prosedur kerja secara rinci, tahap demi
  tahap dan sistematis
• Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang
  terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun
  terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan
  fungsi-fungsi operasional

5
SOP asal usul

• SOP medik, penanganam pasien, kesehatan, teknik,
  lingkungan dan penyelamatan
• SOP Tugas rutin yang mengandung resiko
• SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat
  terbang

6
SOP manfaat di perpus

• sarana acuan penilaian terhadap proses pekerjaan
  di perpustakaan
• sarana pelatihan bagi pustakawan yang baru
  bekerja sehingga mengurangi waktu yang terbuang
  untuk memberikan pengarahan
• sarana audit sistem informasi perpustakaan
  katalog, denda dll.

7
Persiapan SOP

• SOP disusun tim pustakawan memiliki pengetahuan
  dan pengalaman dalam bidang pekerjaan di
  perpustakaan
• SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat
  langkah demi langkah dan dalam tampilan yang
  mudah dibaca dan dipahami.

8
Jenis SOP

• Sederhana langkah-langkah yang ringkas dan
  hanya memerlukan sedikit keputusan
• Hirarki dengan langkah-langkah yang rinci,
  panjang, konsisten.
• Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan
  atau pertimbangan-pertimbangan.

9
Kemutakhiran SOP

• Adanya perubahan internal maupun eksternal
  perpustakaan
• Perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir,
  perubahan kebijakan di perpustakaan pergantian
  pimpinan perpustakaan.
• Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku,
  masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak
  diperlukan?.
• SOP perlu dibaca, dimengerti dan dilaksanakan
  oleh semua pustakawan.

10
SOP Perpustakaan

• Perpustakaan ? integral dari suatu organisasi
  pendididikan
• Bagian dari sistem informasi manajemen
  perpustakaan
• untuk dapat meningkatkan mutu layanan
  perpustakaan

11
SOP Perpustakaan pekerjaan rutin

• Pengembangan koleksi
• Pengolahan bahan pustaka
• Menyimpan dan melestarikan bahan pustaka
• Pelayanan informasi

12
SOP bentuk

• Dokumen tertulis
• Diagram atau alur kerja (flow chart)

13
Flowchart diagram alir

• menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur
  dan mudah dipahami oleh orang lain
• Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam
  program secara logis
• Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat
  komunikasi dan dokumentasi

14
Flowchart diagram alir

• Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari
  atas ke bawah
• Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan
  secara eksplisit
• Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start
  dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/
  Akhir
• Gunakan penguhubung (Connector) dengan label
  untuk menunjukkan keterhubungan antar path
  terputus/terpotong misalnya ganti halaman.

15
Simbol-simbol diagram alir

• Proses
• Pencabangan (keputusan)
• Mulai/Terminator (start/hatl)
• Penguhubung (Connector) Off-Page Connector

16
Format SOP

• Nama modul
• Tujuan
• Ruang lingkup
• Referensi/Pedoman
• Sarana
• Prosedur kerja
• Flowchart

17
Pengembangan perpustakan Pengadaan Pustaka

• 1. Tujuan Menyediakan koleksi buku
  terbaru di perpustakaan
• 2. Cakupan Mahasiswa S1, S2, S3 dan staf
  sivitas akademika.
• 3. Acuan Peraturan Perpustakaan.
• 4. Alat Bantu Teknologi informasi komputer
  berbasis on-line, dan ATK
• 5.Proses pelaksanaan

18
Pengembangan perpustakan Pengadaan Pustaka

• 5.Proses pelaksanaan
• Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui
  ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan
  pustaka baru.
• Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku
  staf pengajar.
• Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua
  prodi.
• Data direkapitulasi, dan di cek di data base
  catalog on-line perpustakaan. Jika sudah ada di
  data base, data pesananan dibatalkan.
• Lengkapi data bibliografi pengarang, judul,
  impressum, kolasi, ISBN, harga satuan buku dalam
  satuan US .Alat bantu toko buku www.amazon.com
• Perpustakaan menyerahkan data yang sudah
  direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk
  ditenderkan.
• Infomasi dari rekanan, buku yang dipesan secara
  bertahap sudah dapat diadakan. Buku-kuku yang
  belum dapat diadakan karena berbagai alasan,
  diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.

19
(No Transcript)
20
Pengolahan bahan pustaka

• 1. Tujuan Melakukan proses
  pengkalogan buku
• 2. Ruang lingkup Buku baru untuk
  diproses
• 3. Acuan Peraturan perpustakaan
• 4. Sarana Komputer, DDC, AACR dan
  ATK.

21

• 5. Prosedur
• Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan
  pembelian.
• Petugas memberi stempel perpustakaan dan stampel
  induk pada buku
• Petugas mengecek di database katalog
• Bila data sudah ada, diberi cap pada halaman
  verso buku, tulis nomor induk dan no
  klasifikasinya.
• Bila tidak ada, cari no kelas dari sistem
  klasifikasi DDC.
• Lakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II,
  tentukan tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri
  tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografis
  lainya.
• Tentukan subyek buku dan dan kata kuncinya
• Tempelkan no Barcode buku tersebut.

22
(No Transcript)
23
(No Transcript)
24
Layanan informasi Bebas Pinjam

• 1. Tujuan Mahasiswa diwajibkan
  mengembalikan semua pinjaman
  bukunya sebagai syarat bebas
  pinjaman.
• 2. Ruang ligkup Semua mahasiwa S1, S2 dan
  S3 yang akan wisuda.
  
• 3. Acuan Peraturan Universitas/Institut
• 4. Sarana Proses transaksi ke bagian
  peminjaman-pengembalian buku.
  

25

• 5. Proses
• Periksa kartu perpustakaan dan kartu mahasiswa
  apakah masih berlaku.
• Periksa pada kartu perpustakaan ada pinjaman
  buku, baik di perpustaan pusat atau perpustakaan
  Prodi.
• Bila masih ada pinjaman, mahasiswa diwajibkan
  mengembalikan bukunya baik yang dipinjam perpus
  pusat/ prodi.
• Jika masih ada pinjaman, pembuatan surat bebas
  ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan semua
  pinjaman bukunya
• Kartu perpustakan dinyatakan bebas pinjam,
  petugas memberikan cap bebas pinjam

26
(No Transcript)
27
KEGIATAN PUSTAKAWAN

• Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan
  pustaka/sumber informasi
• Pemasyarakatan perpusdokinfo

28

• Terimakasih