PERENCANAAN dalam MANAJEMEN RESIKO PROYEK

1
PERENCANAAN dalamMANAJEMEN RESIKO PROYEK

• MATERI 7/MANAJEMEN PROYEK

2
9 BIDANG PENGETAHUAN DALAM PMBOK

• (SUMBER SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT,
  THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)

BAHASAN
3
KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK
BAHASAN
4
RESIKO PROYEK

• Resiko
• Pada umumnya resiko dikaitkan dengan peluang
  mendapatkan kerugian atau akibat buruk lain.
• !!! ada kerugian ketidakpastian
• Resiko yang tinggi punya peluang terjadi lebih
  kecil dari pada resiko yang rendah
• Preferensi manusia terhadap resiko
• Penghindar resiko
• Netral
• Pencari resiko (demi hasil yang besar)

5
MANAJEMEN RESIKO PROYEK

• Manajemen resiko
• Seni dan pengetahuan dalam mengidentifikasi,
  menganalisis, dan menanggapi resiko selama proyek
  berlangsung demi tercapainya sasaran proyek
• Data
• 55 proyek yang pelaksanaannya tidak sesuai
  rencana (anggaran dan waktu) tidak mengelola
  resiko dengan benar

6
PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN RESIKO PROYEK
1 Merencanakan manajemen resiko

• Mengiden-
• tifikasi
• resiko

3 Menganalisis kualitatif resiko

• P E R E N C A N A A
  N

4 Menganalisis kuantitatif resiko
KELOMPOK PROSES PERENCANAAN
5 Merencanakan tanggapan thd resiko

• Memantaua
• pengendalian
• resiko

KELOMPOK PROSES PENGAWASAN
7
Proses 1MERENCANAKAN MANAJEMEN RESIKO PROYEK

• Proses yang memutuskan tentang pendekatan yang
  akan dilakukan, dan bagaimana melaksanakan
  kegiatan manajemen resiko untuk suatu proyek.

8
Proses 1PERENCANAAN MANAJEMEN RESIKO PROYEK

• MASUKAN
• Pernyataan cakupan proyek
• Rencana manajemen biaya
• Rencana manajemen jadwal
• Rencana manajemen komunikasi
• Faktor-faktor lingkungan organisasi
• Aset proses organisasi
• PIRANTI DAN TEKNIK Pertemuan-pertemuan untuk
  menyusun rencana dan analisis

9
HasilMerencanakan manajemen resiko proyek

• Rencana Manajemen Resiko yang memuat
• Metodologi
• Peran dan tanggung jawab
• Anggaran
• Waktu kapan dan seberapa sering
• Kategori resiko
• Definisi peluang resiko dan dampaknya

10
HasilMerencanakan manajemen resiko proyek

• Rencana Manajemen Resiko yang memuat(lanjt)
• Definisi peluang dan dampak resiko
• Matriks peluang vs dampak
• Toleransi stakeholder
• Format pelaporan
• Pelacakan, untuk mengaudit proses manajemen
  resiko

11
PLAN RISK MANAGEMENTOUTPUTS Risk Breakdown
Structure
12
PLAN RISK MANAGEMENT OUTPUTS Probability
Impact Matrix for 4 Project Objectives
Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives
Project Objective Relative or numerical scales are shown Relative or numerical scales are shown Relative or numerical scales are shown Relative or numerical scales are shown Relative or numerical scales are shown
Project Objective Very low / 0,05 Low / 0,10 Moderate / 0,20 High / 0,40 Very high / 0,80
Cost Insignificant cost increase lt 10 cost increase 10 20 cost increase 20 40 cost increase gt40 cost increase
Time Insignificant time increase lt 5 time increase 5 10 time increase 10 20 time increase gt20 time increase
Scope Scope decrease barely noticeable Minor areas of scope affected Major areas of scope affected Scope reduction unacceptable to sponsor Project end item is effectively useless
Quality Quality degradation barely noticeable Only very demanding applications are affected Quality reduction required sponsor approval Quality reduction unacceptable to sponsor Project end item is effectively useless
13
Project Risk Management Worksheet
RISK RISK PROBA-BILITY IMPACT DESCRIPTION LEVEL OF IMPACT DATE OF IMPACT PRIORITY LEVEL RISK MANAGEMENT PLAN

Risk probability level of impact VLvery low
Llow Mmedium Hhigh VHvery high
14
Proses 2MENGIDENTIFIKASI RESIKO PROYEK

• Pengertian
• Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek,
  dan mendokumentasikan karakteristiknya

15
MasukanPENGIDENTIFIKASIAN RESIKO PROYEK

1. Rencana manajemen resiko
2. Estimasi biaya dan durasi kegiatan
3. Baseline cakupan
4. Register stakeholder
5. Pernyataan cakupan proyek
6. Rencana manajemen waktu dan mutu
7. Dokumen-dokumen proyek
8. Faktor-faktor lingkungan organisasi
9. Aset proses organisasi

16
Piranti TeknikPENGIDENTIFIKASIAN RESIKO PROYEK

• Pemeriksaan dokumen
• Teknik-teknik pengumpulan informasi
• Wawancara, brainstorming, metode Delphi,
  identifikasi akar penyebab resiko, dll
• Daftar pengecekan
• Teknik-teknik pembuatan diagram resiko (Bagan
  arus Diagram sebab akibat, misal diagram tulang
  ikan Diagram pengaruh)
• Analisis SWOT

17
HASILPENGIDENTIFIKASIAN RESIKO PROYEK

• Register Resiko yang memuat
• Daftar hasil identifikasi resiko
• Daftar tanggapan potensial
• Akar penyebab resiko
• Pengelompokan resiko (mutakhir)

18
Proses 3MELAKUKAN ANALISA KUALITATIF RESIKO

• Deskripsi
• Memberi nilai prioritas pada resiko-resiko proyek
  untuk dijadikan dasar analisa dan tindakan
  selanjutnya dengan cara melakukan asesmen dan
  menggabungkan peluang munculnya resiko dengan
  dampaknya
• Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek,
  dan mendokumentasikan karakteristiknya

19
MASUKANMELAKUKAN ANALISIS KUALITATIF RESIKO

1. Register resiko
2. Rencana manajemen resiko
3. Pernyataan cakupan proyek
4. Aset proses organisasi

20
Analisa kualitatif resiko
PIRANTI TEKNIK yang digunakan antara lain
berupa Matriks peluang resiko dan dampaknya
DAMPAK PELUANG RENDAH MENENGAH TINGGI
TINGGI RESIKO 6 RESIKO 9 RESIKO 1 RESIKO 4
MENENGAH RESIKO 3 RESIKO 7 RESIKO 2 RESIKO 5 RESIKO 11
RENDAH RESIKO 8 RESIKO 10 RESIKO 12
Sumber Schwalbe, Kathy. IT Project Management
21
HASILMELAKUKAN ANALISIS KUALITATIF RESIKO

• Hasil analisa kualitatif resiko berupa
• Register resiko (yang mutakhir)

22
Proses 4MELAKUKAN ANALISIS KUANTITATIF RESIKO

• Pengertian
• Melakukan analisa numerik akibat keseluruhan dari
  resiko yang diidentifikasi thd sasaran proyek
• MASUKAN yang perlu diperhatikan
• Aset proses organisasi
• Pernyataan cakupan proyek
• Rencana manajemen resiko
• Register resiko
• Rencana manajemen proyek

23
PIRANTI TEKNIKANALISIS KUANTITATIF RESIKO
PROYEK

• Teknik pengumpulan data
• Wawancara
• Distribusi peluang
• Pertimbangan ahli
• Teknik pemodelan dan analisis kuantitatif resiko
• Analisis sensitifitas
• Analisis nilai uang yang diharapkan (EMV
  expected monetary value)
• Analisis pohon keputusan

24
HASILANALISIS KUANTITATIF RESIKO PROYEK

• Hasil analisis kuantitatif berupa Register
  resiko yang telah dilengkapi dengan
• Analisis peluang
• Peluang pencapaian sasaran waktu dan biaya
• Daftar resiko sesuai prioritas
• Trend resiko, dari hasil analisis

25
Analisa kuantitatif resiko

• Proses kuantifikasi resiko perlu
  mendokumentasikan
• Sumber resiko dan kejadian resiko yang telah
  diputuskan untuk diabaikan
• Personil yang memutuskan hal diatas

26

• POHON KEPUTUSAN

PELUANG
X HASIL () EMV ( Expected Monetary value)
X 300.000 60.000
X - 40.000 - 32.000
X - 50.000 - 10.000
X - 20.000 - 2.000
X 60.000 42.000
P0,2
PROYEK 1
P0,8
KEPU-TUSAN
P0,2
P0,1
PROYEK 2
P0,7
PROYEK 1 EMV 60.000 32.000
28.000 PROYEK 2 EMV -10.000 2.000
42.000 30.000 SUMBER SCWALBE, KATHY. IT
PROJECT MANAGEMENT
27
Proses 5MERENCANAKAN TANGGAPAN RESIKO

• Pengertian
• Menyusun opsi dan tindakan untuk memperbesar
  peluang dan mengurangi ancaman bagi tercapainya
  tujuan / sasaran proyek
• Menetapkan
• Tindak lanjut bagi peluang
• Tanggapan untuk ancaman

28
TIPE TANGGAPAN TERHADAP ANCAMAN

• Menghindari resiko
• Mitigasi
• Menekan nilai resiko dengan memperkecil peluang
  terjadinya resiko
• Menerima konsekuensi resiko
• Menerima secara aktif misalnya, membuat rencana
  kontinjensi
• Menerima secara pasif menerima yang terjadi.
  Misalnya karena nilainya kecil

29
MASUKAN MERENCANAAN TANGGAPAN RESIKO

1. Rencana manajemen resiko
2. Register resiko

30
PIRANTI TEKNIKPENENTUAN TANGGAPAN THD RESIKO
PROYEK

• Strategi untuk ancaman (resiko negatif)
• Menghilangkan resiko
• Mentransfer resiko kepada pihak lainMisal,
  melakukan pembelian (outsourcing) untuk pekerjaan
  yang kurang dikuasai dengan mahir, asuransi, dll
• Mitigasi (melakukan tindakan awal untuk
  memperkecil peluang timbulnya resiko negatif )

31
PIRANTI DAN TEKNIK

• Strategi untuk peluang (resiko positif)
• Eksploitasi
• Berbagi dengan pihak yang lebih mampu dalam
  memanfaatkan peluang
• Meningkatkan peluang
• Menyusun rencana kontinjensi
• Langkah yang akan diambil bila resiko terjadi.
• Pendapat ahli

32
HasilPENENTUAN TANGGAPAN THD RESIKO PROYEK

1. Register resiko (yang mutakhir),
2. Rencana manajemen proyek (yang mutakhir)
3. Perjanjian kontrak yang terkait dengan resiko
4. Perbaikan dari dokumen proyek

33

• Sampai Jumpa