Organizacin y Direccin de los Centros de Informtica

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Organización y Dirección de los Centros de
Informática

• M.C. Juan Carlos Olivares Rojas

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Agenda

• Estructura organizacional
• Delimitación de responsabilidades del personal de
  las diferentes áreas.
• Asignación equilibrada de las órdenes de trabajo.
  

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Competencias a Desarrollar

• El alumno podrá proponer y modificar la
  estructura organizacional, funciones,
  responsabilidades y controles administrativos de
  los centros de informática.

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Propuesta de Examen Unidad 2

• Realizar una investigación de manera presencial
  en alguna empresa que tenga un departamento de
  sistemas por muy pequeño que este sea y
  determinar cada uno de los siguientes 4 aspectos
• Contexto organizacional (misión, visión, quienes
  somos, historia. Tanto de la empresa como del
  departamento si es que existe)
• Organización y dirección (unidad 2)

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Propuesta de Examen Unidad 2

• Planeación (Unidad 3)
• Condiciones Físicas (Unidad 4)
• Normatividad (Unidad 5)
• Se mostrará como trabaja el departamento en cada
  área y se hará propuesta de mejora (reingeniería).

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Propuesta de Examen 2

• Se hará sobre una empresa real, la que ustedes
  elijan y contacten (no habrá repetidas) para
  equipos de máximo 3 personas. El jueves 1 de
  octubre se recibirán sus propuestas.
• Revisen con tiempo que la empresa les pueda dar
  una entrevista, realicen toda la investigación de
  una sola vez.
• Vendan la idea de la mejora

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Propuesta de Examen 2

• Para el examen 2 se harán los primeros dos pasos.
  Se entregará un reporte escrito y se hará una
  presentación breve (máximo 10 minutos por
  equipo).
• La ponderación de este trabajo será de 50 de los
  70 que tiene el examen.
• Fecha de entrega Martes 20 de octubre

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Estructura Organizacional

• Un centro de cómputo representa una entidad
  dentro de una empresa u organización.
• Su objetivo es satisfacer las necesidades de
  información de la empresa, de manera veraz y
  oportuna.
• Su función principal es apoyar la labor de la
  empresa mediante una más acertada toma de
  decisiones y así hacerla más segura fluida y
  simplificada.

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Estructura Organizacional

• Dentro de estos Centros de Cómputo se encuentran,
  además del equipo y programas que procesan la
  información, los recursos humanos especializados.
• Algunas de las funciones administrativas de un
  centro de cómputo son
• Racionalización del Trabajo
• Disciplina
• Unidad de Mando

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Estructura Organizacional

• Capacitación del Personal
• Satisfacción del Personal
• Comunicación con la Gerencia
• Comunicación con Logística
• Supervisión de Contratos
• Intervención en las Compras
• Compenetración en la Empresa
• Comunicación con los Usuarios
• Seguridad
• Comunicación con el Personal

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Problemas en un Centro de Cómputo

• Problemas de hardware
• Vandalismo
• Obsolescencia de equipos 
• Consumibles 
• Mantenimiento inadecuado
• Problemas de software
• Accesos no autorizados
• Clave de autorización de encendido
• Copias y/o backups de respaldo
• Protección contra virus

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Problemas en un Centro de Cómputo

• Problemas de recursos humanos
• Mala administración del Centro de Cómputo
• Problemas de instalaciones físicas 
• Desastres naturales
• Accidentes
• Vandalismo
• Robo

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Problemas en México de la AFI

• Para Ricardo Hernández en México existen tres
  problemas relacionados con la administración de
  la función informática
• Administración de Centros de Cómputo.
• Administración del área de informática.
• Administración de la función informática.

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Estructura de un Centro de Cómputo
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Estructura Sugerida
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Soluciones

• Primer Objetivo
• Descentralizar el área informática
• Segundo Objetivo
• Formar un mecanismo para la administración global
  del entorno informático de la empresa.
• Tercer Objetivo
• Crear una cultura informática en el nivel de la
  empresa.

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Funciones del personal

• Área directiva.
• Departamento o área de operaciones.
• Departamento o área de producción y control.
• Departamento o área de análisis de sistemas.
• Departamento o área de programación.
• Departamento o área de implementación.
• Departamento o área de soporte.
• Departamento o área de teleinformática.

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COBIT

• Control OBjective for Information related
  Technology.
• Es un marco de trabajo para la Gobernanza
  (Gobierno) de T.I
• El término Governance hace referencia al sistema
  que implementa la alta gerenciapara asegurar el
  logros de los objetivos de la empresa.

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COBIT

• Cuando se habla de Gobierno de TI se hace mención
  a las relaciones y procesos necesarios para guiar
  a la empresa hacia sus objetivos organizacionales
  balanceando de forma adecuada el ROI (Retorno de
  Inversión).
• Surge de la necesidad de que en antaño no existía
  ningún modelo de referencia para llevar acabo la
  administración de la función informática en las
  empresas.

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COBIT

• Se tienen cinco áreas clave

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COBIT

• Los usuarios de COBIT son variados pero es útil
  para
• La alta gerencia
• Los responsables de las TICs dentro de la empresa
• Los usuarios de las TICs
• Para los auditores

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COBIT

• Cómo se relaciona COBIT con las organizaciones?

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COBIT

• Para que me sirve COBIT? Para planear,
  organizar, dirigir y controlar toda la función
  informática dentro de una empresa. Nos sirve de
  modelo de referencia.
• COBIT está basado en estándares de organismos
  como ISO e ISACA. Tiene una fuerte orientación
  hacia el negocio y hacia procesos.

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COBIT

• Ayuda a estandarizar en la empresa

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COBIT

• Se puede visualizar de mejor forma en un cubo

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COBIT

• Define un modelo de madurez para los procesos de
  Gobernanza de TI de las organizaciones similares
  a CMM
• 0 Inexistente
• 1 Inicial
• 2 Repetible
• 3 Definida
• 4 Administrada
• 5 Optimizada

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COBIT

• La estructura del estándar es la siguiente

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Planeación y Organización

• PO1 Definición de un Plan Estratégico de
  Tecnología de Información
• PO2 Definición de la Arquitectura de Información
• PO11 Administración de Calidad

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Adquisición e Implementación

• AI1 Identificación de Soluciones Automatizadas
• AI2 Adquisición y Mantenimiento de Software de
  Aplicación
• ...
• AI6 Administración de Cambios

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Entrega y Soporte

• DS1 Definición de Niveles de Servicio
• DS2 Administración de Servicios prestados por
  Terceros
• ...
• DS13 Administración de Operaciones

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Monitoreo

• M1 Monitoreo de los procesos
• M2 Evaluar la Adecuación del Control Interno
• M3 Obtener Garantía Independiente
• M4 Proveer Auditoría independiente

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DS.2 Administrar servicios de terceros

• 2.3 Contratos con terceros (actividad o tarea).
• Objetivo de control La gerencia debe definir
  procedimientos específicos para asegurar que un
  contrato formal es definido y acordado para cada
  relación de servicio con un proveedor.

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Resumen COBIT

• 4 dominios
• 34 procesos
• 318 objetivos de control

34
Resumen COBIT
35
COBIT

• Investigar que roles propone COBIT para la
  estructuración de un Departamento de TICs?
• Próximo jueves pequeña síntesis con sus propias
  palabras y referencias al documento.

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Roles COBIT

• Más que roles o definir una descripción de
  puestos propone funciones que se deben de cumplir
  dentro de una organización
• CEO (Director Ejecutivo)
• CFO (Director de Finanzas)
• Ejecutivo del Negocio
• CIO (Director de Informática)
• Dueño del proceso de negocio
• Jefe de Operaciones

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Roles COBIT

• Arquitecto en Jefe
• Jefe de Desarrollo
• Jefe de Administración de TI
• PMO (Director de Proyectos)
• Cumplimiento, Auditoria, Riesgo y Seguridad.
• En algunos procesos en particular se manejan
  roles exclusivos como en DS que se llega a
  manejar el rol de help desk

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Por qué no hay puestos definidos?

• Por que estos varían de empresa a empresa.
• En una empresa un programador puede tener
  características de modelador o de tester. En XP
  un programador hace toda la parte operativa.
• Al final de cuentas COBIT no es otra cosa que
  mejores prácticas (recomendaciones).

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P04 Definir los procesos, organización y
relaciones de TI

• La Gerencia deberá crear una estructura para
  designar formalmente a los propietarios y
  custodios de los datos. Sus funciones y
  responsabilidades deberán estar claramente
  definidas.
• Supervisión, para asegurar que las funciones y
  responsabilidades sean llevadas a cabo
  apropiadamente?

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PO4

• Segregación de funciones, con la que se evitará
  la posibilidad de que un solo individuo resuelva
  un proceso crítico.
• Los roles y responsabilidades, la gerencia deberá
  asegurarse de que todo el personal deberá conocer
  y contar con la autoridad suficiente para llevar
  a cabo las funciones y responsabilidades que le
  hayan sido asignadas.

41
PO4

• La descripción de puestos, deberá delinear
  claramente tanto la responsabilidad como la
  autoridad, incluyendo las definiciones de las
  habilidades y la experiencia necesarias para el
  puesto, y ser adecuadas para su utilización en
  evaluaciones de desempeño.
• La gerencia deberá definir e identificar al
  personal clave de tecnología de información.

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P04

• PO4.5 Estructura Organizacional
• PO4.6 Roles y Responsabilidades
• PO4.11 Segregación de funciones
• Más que puestos se define responsables que deben
  de dar cuentas, que a su vez deben de ser
  consultados e informados (RACI).
• Cierta relación con PO7 Administración de
  Recursos Humanos.

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Funciones del personal

• Área directiva.
• Departamento o área de operaciones.
• Departamento o área de producción y control.
• Departamento o área de análisis de sistemas.
• Departamento o área de programación.
• Departamento o área de implementación.
• Departamento o área de soporte.
• Departamento o área de teleinformática.

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Área Técnica

• Analistas
• Programadores
• Programadores de Sistemas
• Administradores de Base de Datos

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Delimitación de responsabilidades

• Gerente
• Jefe de área
• Supervisores
• Capturistas
• Bibliotecario

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Tarea

• Realizar una investigación acerca de las
  diferentes responsabilidades que tienen los
  puestos.
• Investigar en al menos tres referencias roles
  asignadas a un puesto de TI dentro de la empresa.

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• Rol
• Jefe de capacitación
• Descripción del puesto
• Consiste en elaborar un conjunto de actividades
  cuyo propósito es mejorar el presente y el futuro
  de la organización, contribuyendo al desarrollo
  personal y profesional, continuo del personal que
  radica en la organización.

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• Funciones
• Asesorar a los ejecutivos y operativos de la
  organización.
• Establecer normas para el uso y manejo de
  equipos.
• Dirigir, controlar y actualizar la elaboración de
  manuales de capacitación.
• Proporcionar oportunidades para un de desarrollo
  continuo.
• Mejorar el conocimiento del personal conforme las
  nuevas TICs que se vayan presentando.

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• Programador de sistemas
• Funciones
• Desarrollar y proporcionar documentación
  detallada sobre los programas informáticos.
• Mantener actualizados los programas de software.
• Probar los programas elaborados para eliminar o
  corregir diferencias o errores.
• Desarrollar los componentes de software
  organizando pruebas de integridad y
  funcionalidad.
• Participar en la implementación de las soluciones
  de sistemas de información.
• Establecer un manejo efectivo de datos en el
  cual intervienen una serie de procedimientos
  manuales y electrónicos.

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Jefe de calidad

• Realizar auditorias
• Vigilar que la institución adopte las normas de
  calidad establecidas
• Aseguramiento y control de la calidad de los
  desarrollos realizados
• Establecimiento de directrices de funcionamiento
  de calidad a técnicos, encargados,
  operarios, y  área administrativa
• Análisis continuó de optimización del servicio
• Establecer sistemas de control y de supervisión
  permanente, en acorde con los Reglamentos
• auditoria de productos, procesos y sistemas de
  calidad
• análisis y corrección de no conformidades
• capacitación en el área de calidad y planta.

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MODULADOR

• Determinación de objetivos
• Definición de la metodología
• Planeación de actividades
• Análisis costo -beneficio
• Análisis y medición de riesgos
• Estimar los recursos
• Calculo de la ruta critica del proyecto
• Diseño del sistema

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FUNCIONES

• Crear las estructuras de la BD
• Diseñar, crear, modificar, borrar, actualizar la
  BD
• Asignar privilegios de acceso
• Indicar los usuarios y los grupos que pueden ver,
  crear, editar y eliminar los registros de la base
  de datos
• Gestión de la BD
• Administrar la BD en general
• Administración de los servicios
• Que todos los usuarios puedan acceder a los
  servicios que proveen las bases de datos

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RESPONSABILIDADES

• Disponibilidad de la BD
• La disponibilidad significa que los usuarios
  autorizados tengan acceso a los datos cuando lo
  necesite
• Garantizar la seguridad
• Recuperación de la BD
• Cuando ocurren fallas es el responsable de
  corregir
• Garantizar el acceso eficiente a la BD
• Integridad de los datos
• garantizar la calidad de los datos de la base de
  datos

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S E G U R I D A DINTEGRANTESMARIO VILLA
ALVARADOOSCAR GUTIETRREZ ALVAREZSERGIO RAFAEL
ABREGO GARCIA
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• Físicamente el equipo tiene que estar seguro y
  solo el personal autorizado puede entrar a lo
  sitios donde se encuentra la información.
• Utilizar programas de encriptamiento para
  transferir información.
• No dejar que cualquier persona maneje
  información.
• Asignar permisos para poder hacer uso del
  software.

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R E D E S Y T E L E C O M U N I C A C I O
N E S
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F U N C I O N E S

• Cableado
• Tubería
• Instalación
• Pruebas
• Comprar material para cada proyecto a realizarse.

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R E S P O S A B I L I D A D E S

• Seguridad en el material y equipo
• Trasmisión de voz y datos correcta
• Cantidad monetaria (presupuesto legible)
• Entrega de proyecto de red a tiempo
• Calidad optima de acuerdo a los estandares.

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TESTER

• Realiza el plan de pruebas
• Coordina las actividades de testing con los
  participantes
• Diseña, carga, valida y ejecuta los casos de
  pruebas
• Emite el informe final de pruebas y los
  distribuye
• Verifica y analiza los datos de pruebas.

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Controles Administrativos.

• Elaboración y aplicación de procedimientos de
  trabajo.
• Formación y contratación de personal técnico.
• Compromisos de trabajo.
• Evaluación de peticiones de trabajo.

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Controles Administrativos

• Un control es un mecanismo, táctica, estrategia,
  política o procedimiento que permita que una cosa
  permanezca dentro de los límites establecidos.
• Los controles nos permiten asegurarnos que los
  procesos de la organización vayan por buen
  término.
• Se necesita de procesos de seguimiento y
  retroalimentación.

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Elaboración y aplicación de procedimientos de
trabajo.

• Una vez realizada la asignación de roles y
  responsabilidades a los trabajadores de la
  organización se hace necesario la elaboración del
  manual organizacional en donde se detallen todos
  los procedimientos que se realizan en la
  organización y cómo se deben de realizar estos.
• Se debe considerar un proceso de capacitación
  para el personal de nuevo ingreso.

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Procedimientos de Trabajo

• Todos en la organización deben de colaborar en el
  desarrollo del manual organizacional.
• Los procedimientos de trabajo deben de ser claros
  en su redacción.
• Los procedimientos de trabajo deben tener bien
  definidos los productos resultantes.

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Formación y contratación de personal técnico

• La academia no cumple al 100 los requerimientos
  de las empresas.
• La mayoría de los docentes no han trabajado o
  ocupado altos cargos dentro de una empresa por lo
  que no se conocen realmente las necesidades de
  las empresas.

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Formación y Contratación

• Muchas de las actividades escolares no se
  asemejan en nada a las empresariales y en muchas
  ocasiones no se cuenta con los recursos técnicos
  apropiados para enseñar.
• Las empresas necesitan de un buen mecanismo de
  capacitación y selección de su personal. Lo cual
  en muchos casos es considerado un gasto y no una
  inversión.

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Compromisos de trabajo

• Una de las partes más importantes del control es
  el asegurarse que todo el recurso humano cumpla
  con sus compromisos de trabajos.
• Para lograr esto se necesita de la parte de
  motivación y liderazgo que el proceso de
  dirección da, aunado al objetivo de servir de
  apoyo a la toma de decisiones.

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Compromisos de Trabajos

• El compromiso va de la mano con el rendimiento.
• Los compromisos de trabajo se reafirman con los
  elementos de dirección tales como visión,
  misión, valores, estrategia, etc.
• Los compromisos de trabajo deben de ser
  directamente proporcionales a la renumeración
  económica dada.

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Evaluación de peticiones de trabajo

• El área de informática tiene particularidades que
  la hacen distinta a otras disciplinas.
• La operación de un centro de cómputo requiere de
  mecanismos de selección y simplificación que la
  hagan manejable y de utilidad a los usuarios de
  los sistemas.

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Evaluación de Peticiones de Trabajo

• Se necesita tener un mecanismo estandarizado
  tanto para la contratación de nuevo personal como
  la asignación de nuevas funciones y
  responsabilidad a los usuarios existentes.
• En la contratación se puede manejar esquemas de
  orientación por resultados, aunque se necesita
  evaluar otros aspectos para evitar conflictos en
  la empresa.

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Asignación Equilibrada de Órdenes de Trabajo

• Se pretende que la asignación de
  responsabilidades en el trabajo sea equitativo o
  bien directamente proporcional a la función
  desempeñada.
• Las órdenes de trabajo deben de realizarse de
  acuerdo a lo que organización necesita y no a lo
  que la organización tiene.

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Referencias

• Kenneth c. Laudon. Administración de los Sistemas
  de Información, Organización y Técnicas.
• Hernández Jiménez Ricardo. Administración de la
  Función Informática. factor AFI. Ed. Trillas.
• Fine Leonard H. Seguridad en Centros de Cómputo,
  Políticas y Procedimientos. Ed. Trillas.

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Preguntas?