En bsqueda del Buen Gobierno

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En búsqueda del Buen Gobierno
Jorge Bermúdez Salgar Director Fogacoop Julio 22
de 2004
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Por dónde empezar?

• Hay que hacer un esfuerzo por esquematizar un
  tema que muchas veces termina en una larga
  descripción de las funciones del Gerente, los
  miembros de la Junta Directiva y del Revisor
  Fiscal, además de la elaboración de códigos de
  conducta, etc.
• Empecemos por pensar para qué sirven los
  distintos órganos de gobierno.

Mucho texto, mucho papel, pero Cómo traducirlo
en acción?
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Organos de Gobierno y roles
Asamblea de propietarios
Elige la Junta Directiva y el Revisor Fiscal
Junta Directiva
Asesora y controla
Gerente
Revisor Fiscal
Certifica y controla
Ejecuta y controla
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Para qué órganos que asesoran y controlan?

• El Gerente podría mandar solo y aun así lograr
  muy buenos resultados pero ........
• Y si se equivoca
• Y si se descuida
• Y si actua en beneficio propio
• Y si da información incompleta o errada

Es mejor no dejarlo tan solo, es mejor que una
sola persona no tenga todo el poder, es mejor
dotar a la entidad con elementos que logren un
balance de poder y conocimientos, es mejor que
alguién certifique las cuentas y el cumplimiento
de normas .......... En fin, se trata de la
busqueda de una larga vida para la entidad
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Cuando los órganos de control cumplen con su labor
Hay buen gobierno ....pero cómo lograrlo?
Hay que empezar por las personas
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Hay que empezar por las personas
Si los socios eligen mal los directivos de su
empresa....... empiezan mal

• Los directivos deben tener los conocimientos, la
  moralidad y el caracter adecuados. Deben actuar
  con independencia
• Hay que plasmar en los estatutos requisitos
  claros para ser elegible. Además lo exige la Ley.

Artículo 7 de la ley 454 de 1998 ......Las
organizaciones solidarias, en sus estatutos,
establecerán rigurosos requisitos para el acceso
a los organos de administración y vigilancia
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Aterricemos un poco más el tema de las personas

• Para poder asesorar y controlar necesitan
• CONOCIMIENTOS Banca, finanzas, administración,
  auditoría, derecho, contabilidad, economía, entre
  otras.
• CARÁCTER Independencia, ausencia de conflictos
  de interés, compromiso, ausencia de antecedentes
  negativos graves, entre otras.
• BALANCE El Consejo debe estar balanceado con
  personas con conocimientos en distintas
  disciplinas de las mencionadas y con presencia
  importante de acreedores netos (más ahorradores
  que deudores)

Recuerden .... PERSONAS PREPARADAS Y ADECUADAS
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Factores que le quitan eficacia a los organos de
Gerencia y Control (juntas, comités,
revisores,etc.)

• La inercia Se hace lo que se viene haciendo e
  introducir cambios requiere gran esfuerzo
• Falta de método no hay claridad sobre cómo medir
  desempeños y ejercer control

Hay que buscar formas ágiles para lograr eficacia
ya que los organos de gerencia y control disponen
de tiempo limitado
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Empecemos por los Consejos Directivos

• Funciones claves
• Nombrar al Gerente y evaluar su desempeño
• Evaluar el desempeño de la entidad y buscar su
  orientación al éxito con seguridad
• Establecer límites de riesgo y controlarlos
• Hacerle seguimiento al cumplimiento de normas en
  asocio con la revisoría fiscal (Comité de
  auditoría)

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Funciones claves del consejo directivoNombrar
al Gerente y evaluar su desempeño

• Para el nombramiento aplican los requisitos ya
  señalados conocimientos y carácter
• Al menos una vez el año el Consejo Directivo debe
  reunirse, sin la presencia del Gerente, para
  evaluar su desempeño (diligencia, rigor,
  prudencia, clima laboral, capacidad de ejecución,
  acatamiento de políticas fijadas por el Consejo,
  etc.) Es deseable que un comité del Consejo
  prepare un informe sobre estos temas para la
  reunión
• Plan de sucesión El Consejo debe tener un plan
  por si se retira el Gerente. Un segundo a bordo,
  así sea temporal

No olvide que los resultados que recibe están en
función de los resultados que pide
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Funciones claves del consejo directivoEvaluar
el desempeño de la entidad

• Obtenga respuesta a las siguientes preguntas
• La entidad está generando un resultado
  operacional satisfactorio o por el contrario la
  operación deja pérdidas y éstas se cubren con
  ingresos extraordinarios?
• El crecimiento de la entidad tiene bases sólidas
  o por el contrario depende de una pocas
  operaciones que si se dañan la ponen en serios
  problemas?
• Hay un adecuado control de gastos o por el
  contrario estos están creciendo exageradamente y
  amenazan el futuro desempeño de la entidad?
• Se están logrando las metas y presupuestos
  establecidos?

No olvide que los resultados que se reciben están
en función de los resultados que se piden
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Funciones claves del consejo directivo
Establecer límites de riesgo y controlarlos

• El Consejo ha establecido límites claros del
  crédito máximo que se puede entregar por deudor
  (directa o indirectamente)? Revisar en cada
  sesión del Consejo las 10 operaciones más grandes
  otorgadas en el periodo y las 20 más grandes
  vigentes
• El Consejo ha establecido políticas y límites
  claros de inversión? Cuanto por emisor? Con qué
  entidades trabajar? Tienen que estar calificadas
  por un Calificador de riesgo?
• El Consejo tiene claro qué es el riesgo por tasa
  de interés? Lo cuantifica? Lo controla? Revisar
  al menos trimestralmente qué le pasa a la entidad
  si las tasas de interés suben en 2, 3 o 5 puntos
  porcentuales.
• El Consejo tiene claro el riesgo de liquidez?Hay
  depósitos volatiles que si se retiran ponen en
  aprietos a la entidad? Revisar en cada sesión los
  10 depósitos más grandes y su perspectiva.

Ojo- Que no vea los riesgos cuando ya sea
demasiado tarde
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Funciones claves del consejo directivo Hacerle
seguimiento al cumplimiento de normas

• Se reune el Consejo o un comité de éste
  periodicamente con la Revisoría Fiscal para
  indagar
• Si la entidad está llevando correctamente la
  contabilidad. Ojo con el no reconocimiento de
  provisiones y el mal uso de los gastos diferidos.
• Si la entidad está cumpliendo las normas y leyes
  que le aplican
• Si la entidad respeta las políticas de crédito,
  inversión y otras establecidas por el Consejo.
• Si la entidad guarda adecuadamente la
  documentación de crédito e inversión

Las normas en entidades financieras son de tipo
prudencial, buscan mitigar los riesgos
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Ahora,... La Revisoría Fiscal

• La Asamblea de propietarios escoje la Revisoría
  como un agente de confianza fundamental para que
  le certifique
• Que las cuentas que recibe al final de cada año
  sobre la entidad donde es socio son confiables y
  reflejan la realidad de ésta.
• Que se estén cumpliendo las normas externas e
  internas.
• Que la entidad protege y cuida adecuadamente sus
  bienes.
• Que guarda y protege adecuadamente la
  documentación del negocio.

Resulta deseable que la Asamblea nombre cada año
una comisión que se encargue de estudiar 15 días
antes de la próxima Asamblea la información y
comentarios que tenga la Revisoría Fiscal
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Aspectos que se deben vigilar y motivar en la
Revisoría Fiscal

• Independencia
• Oportunidad
• Comunicación

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La Gerencia

• No obstante ser el principal ejecutor, la
  Gerencia también tiene importantes funciones de
  control y le corresponde, en equipo con el
  Consejo Directivo, asegurar una operación en
  línea con las normas y una estructura interna que
  facilite esa tarea.
• Debe asegurarse en general que cuando se toma
  una decisión de crédito o de tesorería, ésta es
  calificada o controlada por una instancia
  diferente e independiente a la que tomó la
  decisión.
• Buena parte del control es asumido a veces por
  procedimientos de auditoría internos.

La Gerencia organiza y estructura el esquema de
control de la operación en el día a día
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En resumen, el Buen Gobierno es un asunto de

• Tener claras las funciones de cada uno de los
  órganos de control.
• Asegurar la independencia entre ellos. Pesos y
  contrapesos.
• Facilitar las labores de control haciendo las
  preguntas adecuadas y requiriendo los informes
  pertinentes a esas preguntas.

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Para terminar
La DGRV, Fogacoop y A y C Consultores han venido
trabajando un proyecto conjunto para definir 10
reglas básicas de buen gobierno, que esperan
ilustrar y distribuir en el futuro cercano con un
formato simple y explicativo. A modo de anticipo
presentamos una primera selección de estas reglas
I. Los asociados deberán ser informados, sin
ninguna clase de discriminación, en tiempo
oportuno y en forma integral, sobre la situación,
evolución y futuro previsible de la cooperativa
II. La cooperativa debe a someter a aprobación
de los asociados reunidos en asamblea, además de
lo contemplado en la ley o en los estatutos,
aquellos asuntos que tengan impacto en la
estructura financiera y económica de la
Cooperativa.
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10 Reglas Básicas continuación
III. Los organismos de control y la gerencia
deben conformarse por personal con un perfil
adecuado al cargo que van a ocupar, con
conocimientos e independencia para juzgar el
desempeño de la cooperativa. El consejo de
administración debe conformarse, preferiblemente,
con personas de diversas disciplinas y
capacidades.
IV. Los miembros de los órganos de dirección y
control deben ser ejemplo de transparencia e
integridad y, por tanto, deben informar cuando
tengan algún interés en las decisiones que les
corresponda adoptar y abstenerse de votar en
ellos.
V. Los órganos de dirección y control deben
mantener una acti-tud prudente frente a los
riesgos y a la aplicación de las normas contables
y sentar las bases y los límites que le permitan
a la cooperativa operar con seguridad, sin correr
riesgos al prestar o colocar dinero que puedan
poner en peligro su continuidad
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10 Reglas Básicas continuación
VI. Los órganos de dirección y control deben
garantizar la efectividad de los sistemas de
revelación de información y en especial la
calidad de la información contable. Deben evitar
que se oculte o disfrace la verdad y exigir que
las cifras muestren la situación de la
cooperativa en forma comprensible, pertinente y
confiable
VII. Los órganos de dirección y control deben
velar de manera permanente por el cumplimiento de
normas aplicables, incluidas sus propias reglas y
límites, dar ejemplo de su debida observancia, y
castigar ejemplarmente las transgresiones.
VIII. Los consejos directivos, aunque deben
hacer equipo con el gerente, deben nombrar y
evaluar de manera frecuente la labor de éste, y
evitar las relaciones que pongan en peligro la
independencia de acción y criterio.
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10 Reglas Básicas continuación
IX. El gerente debe informar en todas las
reuniones de consejo directivo, con informes
fáciles de entender, los datos que permitan
conocer la situación financiera de la
cooperativa, sus principales riesgos y el
cumplimiento de normas, así como cualquier hecho
que por su importancia deba ser sometido a su
conocimiento.
X. La Revisoría Fiscal debe asegurarse que sus
informes sean conocidos y comprendidos por el
consejo de administración y la asamblea de
asociados. Debe mantener su independencia, frente
a los demás estamentos de la cooperativa.