Programa BBVA de Optimizacin de Compras Pblicas

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• Programa BBVA de Optimización de Compras Públicas
• Ignacio Ortega

EXPO-ONTA
Blanes, Octubre 2000
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AGENDA

• 1.Introducción
• 1.1 Mercados de e-procurement
• 1.2 Mercados verticales (sectoriales)
• 2.Solución e-procurement Programa BBVA de
  Optimización de Compras Públicas
• 3.Solución sectoriales B2Be-payments

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1.- Introducción

• Todos los analistas coinciden en el boom del
  B2B por diferentes factores rápida penetración
  de Internet, menor número de intervinientes,
  ahorros potenciales en el proceso, etc
• Este proceso también está modificando las
  relaciones de las Administraciones con sus
  proveedores (G2B)
• La creación de nuevos portales y de alianzas en
  el mundo B2B y G2B es algo constante
• Lo que no es tan habitual son las soluciones
  integradas con medios de pago

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1.1.- Mercados de e-procurement

• Están centrados en las compras de bienes
  corrientes y suministros básicos.
• Los principales beneficios que aporta a los
  compradores son reduce el coste del proceso de
  compras, los precios de los productos, el coste
  de gestión de inventarios y almacenamiento,
  aumento de la competitividad entre proveedores.
• Para los proveedores aporta igualmente la
  reducción de los costes de procesos y un
  potencial aumento de las ventas

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1.2.- Mercados Verticales

• Cubren las compras productivas de un determinado
  sector de actividad (ej. Construcción, Sanidad)
• En estos portales son importantes los aspectos
  específicos de los productos y las necesidades de
  cada sector
• Desde el punto de vista tecnológico es necesario
  aportar mecanismos de fijación de precios
  diferentes a los catálogos subastas o subastas
  inversas

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AGENDA

• 1.Introducción
• 2.Solución e-procurement Programa BBVA de
  Optimización de Compras Públicas
• 2.1 El problema típico
• 2.2 En qué consiste el Programa BBVA de
  Optimización de Compras Públicas?
• 2.3 Elementos del Programa
• 2.4 La solución del Programa
• 2.5 Prueba Piloto Ayuntamiento de Sant Cugat del
  Vallés
• 2.6 Evolución a futuro
• 3.Solución sectoriales B2Be-payments

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2.1.- El Problema típico

• Anualmente las Administraciones invierten un
  importante volumen de recursos en la adquisición
  de bienes y servicios de bajo valor
• Este tipo de compras implica la realización de
  numerosas transacciones anuales y la intervención
  de múltiples personas y departamentos
• Al sumar al precio de los bienes los costes de
  tramitación del proceso de compras, el precio
  final se encarece extraordinariamente.
• Sin embargo, el valor de estos bienes sólo
  absorbe un pequeño porcentaje de los Presupuestos
  anuales

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• Los procesos de compra de bienes de bajo valor
  requieren la intervención de múltiples
  departamentos y resultan muy complejos para los
  usuarios

Proceso Tradicional de compra
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2.2.- En qué consiste el Programa BBVA?
(1)

• Objetivos
• Descentralizar los procesos de compra,
• Centralizar los de facturación,
• Facilitar la ejecución de la política de compras
  y ,
• Extremar el control sobre el gasto
• Las operaciones típicas del Programa se refieren
  a la adquisición de material de oficina y
  papelería, suministros informáticos,
  herramientas, ferreterías, material de limpieza,
  mensajería, publicaciones, imprenta, fotocopias,
  reparaciones y servicios de mantenimiento, etc.

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2.2.- En qué consiste el Programa BBVA?
(2)

• La Dirección selecciona al personal usuario del
  sistema proporcionándole una tarjeta/código de
  compras con límites de gasto y controles de
  utilización establecidos previamente
• El personal designado efectúa pedidos
  directamente a proveedores seleccionados con los
  que normalmente se ha formalizado un contrato
  marco, convenio, etc.
• El proveedor suministra los bienes y
  posteriormente solicita autorización de la
  transacción de pago al Centro Autorizador de BBVA.

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2.2.- En qué consiste el Programa BBVA?
(3)

• El Centro Autorizador de BBVA aprueba on line la
  operación si cumple los límites fijados para la
  tarjeta.
• Una vez autorizada la transacción el proveedor
  cobra a los pocos días (2/3 días).
• Al final del mes la Administración recibe de BBVA
  una factura mensual con el detalle de las
  transacciones efectuadas con todas las tarjetas y
  un fichero con información de gestión susceptible
  de ser integrado en la contabilidad.

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Proceso de compra a través del Programa BBVA de
Optimización de Compras Públicas
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2.3.- Elementos básicos del Programa

• Tarjeta de Instituciones Públicas

• Plan de Implantación

• Software instalado en proveedores

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Elementos Tarjeta de Instituciones Públicas
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Experiencia Internacional
El coste de gestión del proceso de compras se
reduce entre el 40 y el 60
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Elementos Plan de Implantación

• Evaluación del coste actual del proceso de
  compras de consumibles y material no
  inventariable
• Evaluación del ahorro potencial mediante
  aplicación del Programa
• Segmentación de proveedores Elección de aquéllos
  que, por el volumen o número de transacciones,
  interesa que entren en el programa.
• Diseño de Programa Piloto
• Selección de los usuarios (titulares de la
  tarjeta)
• Gasto máximo de cada titular en cada sector
• Comunicación interna
• Extensión del Programa Piloto a los demás
  Departamentos

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Elementos Software para Proveedores

• Reunión de proveedores seleccionados formación
  en el programa
• Instalación del software que les permitirá
  solicitar y recibir autorizaciones de
  transacciones a través de las tarjetas del
  programa.
• El software incorpora información de detalle, lo
  que permite introducir todos los datos que
  contiene una factura

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2.4.- La solución del Programa BBVA de
Optimización de Compras

• Asesoramiento de consultores durante
  implantación
• Tarjeta/Código con cargo a una cuenta única
• El titular es la Institución y se emite a nombre
  de los empleados designados para realizar
  directamente las transacciones
• Para cada titular límites por importe y tipo de
  comercio
• Ofrece información de gestión detallada y
  personalizada según las necesidades del
  Departamento
• Asignación automática a centros de
  coste/partidas presupuestarias
• Facturación global detallada por cada proveedor
• Seguro de infidelidad para casos de utilización
  indebida
• Servicio 24 horas a titulares

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Sistemas de Información

• Facilita un amplio sistema de información de
  gestión

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Ventajas para la Administración
(1)

• Introduce límites previos al gasto. Límites
  definidos para cada titular de las tarjetas
• Simplifica la tramitación de expedientes de
  compra. Se reducen los procesos y el papeleo
• Facilita desarrollo de políticas de compra
  centralizada . Límites por sectores de comercio,
  incluso proveedores específicos
• Reduce el tiempo de recepción y disposición de
  bienes. Relación directa con el proveedor. Al
  hacer más eficiente el proceso de compra, se
  puede reducir el tiempo de entrega de pedidos
• Reducción de inventario y costes de
  almacenamiento. Se compra lo que se necesita
  cuando se necesita

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Ventajas para la Administración
(2)

• Reducción del período medio de pago a proveedores
• Mejora la productividad por empleado. Más tiempo
  para tareas de mayor valor añadido
• Proporciona información de gestión que permite un
  mayor control y facilita la negociación con
  proveedores. La posibilidad de rastrear todas las
  transacciones de forma rápida mejora los procesos
  de contabilización y control
• Única factura mensual, se evita el pesado sistema
  de recuento individual
• Introducción en G2B

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Ventajas para los Usuarios

• Elimina tareas administrativas y papeleo. Libera
  al personal de tareas burocráticas y permite su
  dedicación a otras de mayor valor añadido para el
  Departamento
• Mejora la relación con los proveedores. Gracias a
  la seguridad de que todos los pedidos van a ser
  pagados automáticamente, los usuarios pueden
  establecer mejores relaciones personales y
  obtener ventajas en negociaciones futuras
• Satisfacción del usuario final. Al
  descentralizarse la gestión de compras se
  asegura que se compra realmente lo que necesita.

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Ventajas para el Proveedor

• Incrementa el negocio y aumenta la fidelidad del
  cliente

• Mejora considerablemente su cash flow al recibir
  el pago en menor tiempo

• Reduce costes administrativos, eliminando
  gestiones de seguimiento y control de los cobros

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2.5.-Prueba PilotoAyuntamiento de Sant Cugat del
Vallés

• Desarrollo del Programa Piloto en Brigada de
  Obras y Centro Cultural
• 38 pasos desde orden de compra hasta
  contabilización de la factura
• Evaluación ahorro potencial con Programa BBVA
  41,5
• Presentación de resultados en Seminario sobre el
  Programa BBVA (Junio 2000)
• Análisis experiencia Gobierno Británico
• Evaluación Resultados Sant Cugat del Vallés
• Viabilidad legal de su aplicación en
  Administración Local anticipos de caja fija y
  disposiciones en contratos de tracto sucesivo

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2.6.- Evolución a futuro de las compras públicas

• Catalogación de bienes
• Compras centralizadas
• Legislación, pasos previos para la introducción
  del comercio electrónico
• Ministerio de Ciencia y Tecnología anuncia la
  creación de un Portal de compras electrónicas
  para las Administraciones Públicas
• Compras on line licitaciones y subastas
• Integración comercio electrónico en circuitos
  administrativos y contables

• Desde el
• papel a
• G2B

BBVA acompaña a las Administraciones en su
transformación
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Conclusiones

• Reemplaza burocracia con simplicidad,
• Potencia el control y ahorro de costes,
• Reduce el período medio de pago a proveedores,
• Incorpora el medio de pago ideal para el comercio
  electrónico

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AGENDA
1.Introducción 2.Solución e-procurement Programa
de Optimización de Compras Públicas 3.Solución
sectoriales B2Be-payments
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3.- Solución B2Be-payments

• En los mercados sectoriales, por los altos
  volúmenes de las transacciones, se necesita otro
  tipo de solución de pago diferente a una tarjeta
  de crédito
• B2Be-payments se posiciona como facilitador de
  servicios en un portal sectorial dentro de un
  entorno abierto
• El abanico de servicios ofrecidos por
  B2Be-payments va desde autorización de
  transacciones hasta certificación, facturación,
  pago, o financiación de las mismas

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