SOPORTES CONTABLES Y REQUISITOS

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SOPORTES CONTABLES Y REQUISITOS

• CONCEPTO. Los soportes de contabilidad son los
  documentos que sirven de base para registrar las
  operaciones comerciales de una empresa, es por
  ello que se debe tener un especial cuidado en el
  momento de elaborarlos Se elaboran en origina y
  tantas copias como las necesidades de la empresa
  lo exijan.
•  
• CLASIFICACIÓN
• ?         Externos ? Internos
• Los comprobantes externos son aquellos emitidos
  fuera de la empresa y luego recibidos y
  conservados en la empresa. Ej. facturas de
  compras, recibos de pagos efectuados, etc.
• Los comprobantes internos son los documentos
  emitidos en la empresa que pueden entregarse a
  terceros o circular en la misma empresa. Ej.
  facturas de ventas, recibos por cobranzas,
  presupuestos, vales.

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SOPORTES CONTABLES Y REQUISITOS

• Todos los soportes contables, para su
  justificación deben contener la siguiente
  información general
• Nombre o razón social de la empresa que lo
  emite.
• Nombre, número y fecha del comprobante.
• Descripción del contenido del documento.
• Firmas de los responsables de elaborar, revisar,
  aprobar y contabilizar los comprobantes.
• CONSERVACIÓN
• Los documentos comerciales deben ser conservados
  por diez años contados desde la fecha de emisión
  del documento

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Recibo de caja o Comprobante de ingreso

• El recibo de caja es un soporte de contabilidad
  en el cual constan los ingresos en efectivo
  recaudados por la empresa. El original se entrega
  al cliente y las copias se archivan una para el
  archivo consecutivo y otra para anexar al
  comprobante diario de contabilidad.
• El recibo de caja se contabiliza con un débito a
  la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
  contenido o concepto del pago recibido

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• Ejemplo
•  
• La Institución Educativa técnico Nacionalizado
  de Samacá, recibe en efectivo el día 10 agosto,
  el arrendamiento de la tienda escolar.

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Recibo de consignación bancaria

• Este es un comprobante que elaboran los bancos y
  suministran a sus clientes para que lo
  diligencien al consignar. El original queda en el
  banco y una copia con el sello del cajero o el
  timbre de la máquina registradora, sirve para la
  contabilidad de la empresa que consigna.
• Hay dos tipos de consignaciones, una para
  consignar efectivo y cheques de bancos locales y
  otro para consignar remesas o cheques de otras
  plazas.  
• La Institución Educativa Técnica Nacionalizado de
  Samacá el día 11 agosto consigna el banco Agrario
  de Colombia a la cuenta corriente No. 1230020-7
  la suma de quinientos mil pesos (500.000)

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FACTURA DE COMPRAVENTA

• La factura comercial es un soporte contable que
  contiene además de los datos generales de los
  soportes de contabilidad, la descripción de los
  artículos comprados o vendidos, los fletes e
  impuestos que se causen y las condiciones de
  pago.
• Desde el punto de vista del vendedor, se denomina
  factura de venta y del comprador, factura de
  compra. Generalmente, el original se entrega al
  cliente y se elaboran dos copias, una para el
  archivo consecutivo y otra para anexar al
  comprobante diario de la contabilidad.
• Los adquirientes de bienes muebles o servicios
  están obligados a exigir la factura o documento
  equivalente al igual que exhibirlo cuando los
  funcionarios de la administración tributaria
  debidamente comisionados para el efecto lo exijan
• La factura se debe expedir con los siguientes
  requisitos
• Estar denominada expresamente como factura de
  venta. (Pre impreso).
• Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso).
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del
  vendedor o de quien preste el servicio. (Pre
  impreso).
• Apellidos y nombre o razón social del
  adquiriente los bienes o servicios.
• Fecha de expedición.
• Descripción específica o genérica de los
  artículos vendidos o servicios prestados.
• El nombre o razón social y NIT del impresor de
  la factura. (Pre impreso).
• Valor total de la operación
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto
  sobre las ventas.

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• EJEMPLO Compra 2 escritorios por 1.293.103, IVA
  206.897

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CHEQUE

• Es un titulo valor por medio del cual una persona
  llamada girador, ordena a un banco llamado
  girado que pague una determinada suma de dinero
  a la orden de un tercero llamado beneficiario.
• COMPROBANTE DE PAGO
• Llamado también orden de pago o comprobante de
  egreso, es un soporte de contabilidad que
  respalda el pago de una determinada cantidad de
  dinero por medio de un cheque. Generalmente, en
  la empresa se elabora por duplicado, el original
  para anexar al comprobante diario de contabilidad
  y la copia para el archivo consecutivo.
• Para mayor control en el comprobante de pago
  queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
  entrega al beneficiario. Los soportes contables
  deben asentarse en forma ordenada y resumida,
  expresando claramente las transacciones que
  diariamente se realizan en una empresa

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• EJEMPLO Se gira a la DIAN el pago de las
  retenciones practicas durante el mes de julio

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NOTA DÉBITO

• Es un comprobante que utiliza la empresa para
  cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor
  valor por concepto de omisión o error en la
  liquidación de facturas y los intereses causados
  por financiación o por mora en el pago de sus
  obligaciones.
• Ejemplo Por error se liquido un menor valor
  correspondiente a la pensión del estudiante
  Enrique Pérez.

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NOTA DE CONTABILIDAD

• Es el documento que se prepara con el fin de
  registrar las operaciones que no tienen un
  soporte contable como es el caso de los asientos
  de corrección, ajustes y cierre.
• EJEMPLO. El Instituto Técnico nacionalizado de
  Samacá, consigno al banco la suma de 250.000 y
  lo registro por valor de 230.000, Se elabora la
  nota de contabilidad por la diferencia

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COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD

• Es un documento que debe elaborarse previamente
  al registro de cualquier operación y en el cual
  se indica el número, fecha, origen, descripción y
  cuantía de la operación, así como las cuentas
  afectadas con el asiento. A cada comprobante se
  le anexan los documentos y soportes que lo
  justifiquen.
•  
• EJEMPLO A la Institución le fueron consignados
  la suma de 5.000.000 por concepto de
  transferencias del Municipio. Recibió por
  matriculas y pensión la suma de 1.300.000.

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(No Transcript)
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MANEJO DE TESORERÍA

• Es fundamental que los documentos soportes
  requeridos para la cancelación de cada tipo de
  pago, sea establecido con anterioridad de manera
  clara, y oportuna para conocimiento del publico y
  de todos los involucrados en el proceso, con el
  fin de evitar inconvenientes al momento de
  radicar la orden de pago, para su liquidación,
  causación, refrendación y cancelación de la
  misma.
• Igualmente tener un conocimiento claro de la
  normatividad tributaria vigente para el momento
  de su liquidación.
• PASOS PARA TRAMITAR UNA ORDEN PAGO.
• Que los rubros presupuéstales estén debidamente
  aprobados mediante acuerdo por el consejo
  directivo de las Instituciones Educativas para la
  vigencia.
• Certificación expedida por el órgano competente
  que el proyecto, programa, se encuentra
  matriculado en el banco de programas y proyectos.

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• Radicación de la solicitud de CDP que garantice
  la existencia de apropiación suficiente y
  Registro Presupuestal para que los recursos con
  el financiados, no sean desviados a ningún otro
  fin
• La Ejecución de los gastos del presupuesto de las
  Instituciones Educativas, se hará a través de PAC
  ( Programa anual mensualizado de caja)
• Recepcionar, radicar, verificar, los soportes
  requeridos para elaborar las órdenes de pago.
• Liquidar descuentos a las ordenas de pago de
  acuerdo al tipo de orden de pago
• Efectuar la causación de la orden de pago
• Elaborar comprobante de egreso y el cheque o
  transacción electrónica
• Radicar cheques
• Entrega de cheques al beneficiario por ventanilla
  En caso que no sea retirado el cheque de
  tesorería , se debe notificar al beneficiario y
  si pasado seis meses a partir de su expedición no
  es retirado se anula.
• Archivar los comprobantes con sus respectivos
  soportes.