Comment assurer la pr

1
Encaisser son argent Prévenir les impayés
Thérésa POTAMI 10/05/2006
2
POURQUOI ?
Limpayé nest pas seulement un risque commercial
pour lentreprise, cest également un risque
financier qui pèse sur sa trésorerie. Attendre
pour encaisser son argent, cest prendre le
risque darriver trop tard (disparition du client
ou de vous-même !) Agir vite est un gage de
réussite dans le recouvrement des créances.
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OBJECTIF
Mettre en place une démarche PRÉVENTIVE pour
réduire les risques dimpayés et éviter darriver
à la procédure lourde
Les bonnes attitudes à adopter Prudence Respec
t dans la contractualisation Organisation
Politique efficace en matière de relances
4
Prudence
Comment éviter AU MIEUX les clients générateurs
dimpayés ?
En sélectionnant ses clients
Les clients particuliers (non-commerçants) Sélecti
on faite par le biais de garanties demandées
avant de procéder à la vente ou à la prestation
de services
Les clients professionnels (commerçants) Sélection
par identification et enquête de solvabilité
auprès de sources de renseignement officielles
5
Prudence
Les clients professionnels (commerçants)
Sources de renseignements officielles 
Le registre du commerce et des sociétés
(RCS) Tous les commerçants, en nom propre ou en
société, doivent être immatriculés au RCS tenu
par le greffe du tribunal de commerce dans le
ressort duquel se trouve leur siège. Le document
le plus intéressant à obtenir est lextrait du
RCS appelé K BIS. Celui-ci, véritable  carte
didentité  de lentreprise
6
Prudence

• Lextrait  K BIS 
• Il comprend les informations suivantes
• la dénomination sociale de lentreprise
  (précision importante car bien souvent sur le
  papier à en-tête de lentreprise, cest un nom
  commercial qui est mis en avant et non la
  dénomination sociale)
• ladresse du siège social et des établissements
  secondaires (précision importante notamment pour
  déterminer le tribunal territorialement compétent
  en cas de procédure ultérieure)
• la forme juridique de lentreprise
• le montant de son capital social

7
Prudence

• Lextrait  K BIS  (suite)
• la date de constitution de lentreprise
• le mode dexploitation
• lidentité détaillée des dirigeants de
  lentreprise et le cas échéant, des commissaires
  aux comptes
• la mention éventuelle dune procédure collective
  en cours (redressement ou liquidation judiciaire)
  avec lidentité de ladministrateur judiciaire et
  du représentant des créanciers.

8
Prudence

• LES COMPTES SOCIAUX
• On peut obtenir du greffe la copie des comptes
  sociaux que la plupart des sociétés sont tenues
  de déposer au greffe.
• Lexamen des comptes des 3 derniers exercices
  donnera une idée de la solidité de lentreprise.

A noter que lensemble des informations ci-dessus
peut rapidement être donné en se connectant sur
le service des tribunaux de commerce appelé
INFOGREFFE
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EXEMPLE AVEC INFOGREFFE.FR
10
EXEMPLE AVEC SOCIETE.COM
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Identité complète de la société LA REDOUTE
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Les comptes sociaux de la société LA REDOUTE
13
Prudence
Les clients particuliers (non-commerçants)
En prenant quelques garanties élémentaires
En matière de relations commerciales et de
solvabilité du client, le  risque zéro 
nexiste pas. Vous pouvez cependant limiter ce
risque en prenant un certain nombre de
précautions destinées à vous garantir.
14
Prudence
Par exemple LES CONDITIONS GENERALES DE VENTE
Si le client est un professionnel, la loi du 29
janvier 1993 fait obligation de communiquer au
futur client ses conditions de prix et conditions
générales de vente. En effet, les conditions
générales de vente ont pour objet lorsquelles
sont licites ! de  faire la loi  entre
fournisseur et client.
Vous avez tout intérêt à procéder de même si
votre client est un PARTICULIER
15
Prudence
LES CONDITIONS GENERALES DE VENTE (suite)

• La législation en vigueur impose de voir
  figurer dans les conditions générales de vente
• le barème des prix (avec les remises et leur
  justification détaillée)
• les rabais, remises et avantages particuliers 
• les conditions de règlement (délais, escomptes,
  etc) 
• ? les pénalités de retard (ne pas oublier de les
  faire figurer également au bas des factures,
  conformément aux dispositions de larticle L441-3
  du code de commerce).

16
Prudence
LES CONDITIONS GENERALES DE VENTE (suite)
Afin que le client ne puisse prétendre navoir
pas eu connaissance des conditions générales de
vente du fournisseur, ces conditions générales de
vente figureront au dos de tous les documents
précontractuels notamment devis, bon de commande.
Si le fournisseur a une clientèle
 particulière , il faudra en outre faire
figurer dans les conditions générales de ventes,
les mentions imposées par le Code de la
consommation.
17
Prudence
MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
18
Prudence
MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite)
19
Prudence
MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite)
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Prudence
MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite)
21
Prudence
MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite)
22
Prudence
MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite)
23
Prudence
Autres types de garantie
? Les clauses pénales La clause pénale permet au
fournisseur et au client qui est présumé avoir
accepté les conditions générales de ventes de
fixer forfaitairement les dommages intérêts dus
notamment en cas de retard de paiement ? Les
clauses de réserve de propriété Elle permet
dobtenir la restitution de la marchandises ou du
matériel vendus si le client nen paie pas le
prix à léchéance convenue. ? Les acomptes et
dépôts de garanties Il y a intérêt à percevoir un
acompte substantiel à la commande. Pour un
nouveau client, il est parfois préférable de
consentir un rabais sur le prix en échange dun
acompte important. Il en va de même pour le dépôt
de garantie que demandent les entreprises de
location.
24
Prudence
Autres types de garantie (suite)
?Les cautions Le cautionnement est un procédé
simple et peu onéreux de garantie de la créance.
Préférez une caution bancaire limitée dans son
montant et en durée. Si la banque refuse de
cautionner le futur client, il faut sinterroger
sur la santé financière du client. ? Les sûretés
réelles Ce genre de garantie est réservé aux
opérations importantes. ?Laffacturage Cest une
technique permettant au vendeur de se décharger
de la gestion des ses comptes clients, dêtre
garanti contre le risque dimpayé. En France, ce
système a connu un succès limité en raison de son
coût qui en exclut en pratique les petites
entreprises.
25
Prudence
PREMIERE CONCLUSION La démarche préventive
commence par un principe de PRUDENCE dans le
choix de vos clients et dans les précautions
destinées à vous garantir.
ET VOUS ? Quelles attitudes adoptez-vous face à
de nouveaux clients ? En matière de
renseignement sur vos clients En matière de
garanties
26
La contractualisation
Chaque fois que lon vend une marchandise ou une
prestation de services, laccord sur la chose et
sur le prix, même tacite, fait naître un CONTRAT,
cest-à-dire lobligation pour le vendeur de
livrer le produit et pour lacheteur den payer
le prix. LECRIT RESTE UN MOYEN DE PREUVE DU
BIEN FONDÉ DE VOTRE CREANCE
27
Les documents contractuels
Contractualisation
Tout document contractuel (bons de commandes,
devis, bon de livraison) devra être établi de
manière claire, précise et lisible. Il devra
contenir les mentions obligatoires qui
garantiront le bien fondé de la créance. Chaque
fois que cela sera possible, les documents
contractuels devront faire mentionner la date, la
signature suivie du nom du client.
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LE DEVIS
Contractualisation
Le caractère gratuit ou payant des devis est une
véritable préoccupation dans le monde artisanal.
Et un enjeu commercial. Le devis est, en effet,
un document central dans le quotidien des chefs
de TPE et de leur gestion. Pourquoi facturer un
devis ? Nécessité de tenir compte du temps passé
à effectuer les devis, volonté de limiter les
demandes inutiles Pourquoi ne pas facturer ou le
faire systématiquement ? Difficile de réduire le
temps et le soin consacré à établir le devis,
peur de perdre des commandes. A rappeler que le
caractère gratuit du devis nest pas une
obligation légale. La seule nécessité pour
lartisan est dinformer à sa clientèle de ses
tarifs.
29
LE DEVIS
Contractualisation
Le devis a valeur contractuelle dès quil est
accepté et signé  lartisan a lobligation de
respecter les engagements y figurant. Parfois,
le devis est une véritable contrainte imposée par
la loi cest le cas des prestations
dentretien, de dépannage et de réparation
effectuées par les travaux suivants  maçonnerie,
menuiserie, plomberie lorsque le montant des
travaux est supérieur à 150 TTC (arrêté du
2/3/1990 modifié par larrêté du 30/7/1999)
Cest donc logiquement que les artisans qui
consacrent du temps à rédiger les devis
souhaitent que ce travail délaboration soit
rémunéré.
30
LE DEVIS
Contractualisation
Quelles sont les mentions à faire figurer ?

• Il doit indiquer les mêmes mentions quune
  facture
• le nom et ladresse de lentreprise et de son
  client
• le lieu dexécution de lopération
• le décompte détaillé, en quantité et en prix de
  chaque prestation
• les frais de déplacement, le cas échéant
• ? la somme totale à payer HT et TTC en précisant
  le taux de TVA

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LE DEVIS
Contractualisation

• Et les mentions spécifiques suivantes
• la durée de validité de loffre
• lindication du caractère payant ou gratuit du
  devis
• les conditions éventuelles de révision du prix
• la date et la mention manuscrite  Bon pour
  accord  du client
• la signature de chaque partie
• ? les conditions de règlement précises avec
  demandes dACOMPTES éventuels

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LES ACOMPTES
Contractualisation
Certaines opérations commerciales peuvent être
importantes par la quantité, la nature, le
montant. Dans ces cas, nhésitez pas à réclamer
des acomptes ou faire des appels de fonds. Il
est fréquent que les professionnels demandent un
acompte à la commande des marchandises ou des
prestations (souvent 30 ) et le solde à la
livraison. En cas de prestations plus longues
(construction dune maison par exemple), vous
pouvez réclamer 2 fois 30 et le solde à la
réception de la prestation.
33
LES ACOMPTES
Contractualisation

• Lintérêt de cette démarche est
• - de disposer dargent pour régler les
  marchandises ou les matériaux à vos fournisseurs
• dêtre sûr davoir recouvrer une partie de la
  créance et donc de limiter les risques dimpayés.
  
• Noublions pas que nous sommes dans une démarche
  de prévention  !

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Contractualisation
Deuxième conclusion Une RIGUEUR DANS LA
CONTRACTUALISATION permet déviter les risques de
contestation de la créance de la part du client
au moment du paiement.
ET VOUS ? Appliquez-vous cette rigueur sur vos
documents contractuels ?
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Lorganisation

• Il est important deffectuer la prestation en
  respectant, en nature et en délai, les termes du
  contrat ( devis / offre de prix / commande) afin
  que votre client ne conteste pas la créance.
• La facture devra
• - correspondre à la prestation commandée et
  effectuée
• contenir toutes les mentions obligatoires
• préciser le montant des acomptes déjà versés, le
  solde restant dû et la date déchéance de
  paiement.
• être établie en double exemplaire

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Organisation
Mais quand facturer ?
Le principe veut que la facturation se fasse
aussitôt la marchandise ou la prestation
réceptionnée par le client !
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Organisation
Troisième conclusion Pour être payé, nhésitez
pas à réclamer des acomptes ou à faire des appels
de fonds. Noubliez pas d établir assez
rapidement la facture à la livraison des
marchandises ou des travaux.
ET VOUS ? La facturation quand et comment ?
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LES INCIDENTS DE PAIEMENT
Deux types de situations bien distinctes
LE CHEQUE SANS PROVISION
LA FACTURE IMPAYEE
Il faudra alors tenter successivement
Recouvrement amiable Recouvrement judiciaire
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Prévention des incidents de paiement
LE CONTACT TELEPHONIQUE LA VISITE CHEZ LE CLIENT

• POURQUOI ?
• HUMANISER LES RELATIONS
• - pour marquer la bonne relation daffaire en
  cours.
• - pour permettre dinstaurer un dialogue avec son
  client afin de comprendre les raisons du défaut
  de paiement et daboutir à un accord.
• pour avoir plus de chance de récupérer son
  argent.

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Prévention des incidents de paiement
Le chèque sans provision recouvrement amiable
Une première prise de contact préalable à toute
procédure de recouvrement Avant de mettre en
œuvre une procédure de recouvrement lourde, il
est préférable dans un premier temps de prendre
contact avec votre client par téléphone puis par
courrier (pour confirmation).
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Prévention des incidents de paiement
Le chèque sans provision recouvrement judiciaire
Si la prise de contact naboutit pas ou si vous
estimez quil sera difficile dobtenir le
règlement de la facture, vous pouvez entamer la
procédure de recouvrement simplifiée (uniquement
possible en cas de provision insuffisante).
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Prévention des incidents de paiement
La procédure de recouvrement simplifiée
Cette procédure nest possible quen cas de
provision insuffisante. Cest une procédure
simple et efficace permettant dobtenir le
recouvrement judiciaire dune créance.
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Prévention des incidents de paiement
La procédure de recouvrement simplifiée
Trente jours après la présentation du chèque, le
bénéficiaire doit demander un certificat de
non-paiement à sa banque (à ne pas confondre avec
lattestation de rejet). Un Huissier de
Justice, muni de ce certificat, soccupera de
toute la procédure  signification au débiteur
avec commandement de payer. Passé le délai de
15 jours et faute par le débiteur davoir
obtempéré au commandement, il apposera la formule
exécutoire (formule spéciale pour exécuter une
décision de justice), ce qui confère au chèque la
force dun véritable jugement.
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Prévention des incidents de paiement
La facture impayée

• A la date déchéance de la facture, le client ne
  paie pas.
• Il est indispensable dagir vite.
• POURQUOI ?
• ? Parce que si vous-même ne respectez pas les
  délais que vous avez imposés, pourquoi le client
  le ferait-il ?
• ? Parce que vous montrez ainsi immédiatement
  votre détermination à vous faire payer
• Parce quil existe des délais de prescription
  après lesquels vous ne pourrez plus réclamer
  votre créance.
• QUE FAIRE ?

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Prévention des incidents de paiement
RECOUVREMENT AMIABLE
CONTACTS TELEPHONIQUES VISITES CHEZ SON CLIENT
Lettre simple Graduelles Brièvement cadencées
DIFFERENTES LETTRES DE RELANCE
LR/AR Crédibles avec menaces mises à exécution
DERNIERE LETTRE DE MISE EN DEMEURE DE PAYER
RECOUVREMENT JUDICIAIRE
Exemple de linjonction de payer procédure la
plus rapide et peu coûteuse
ACTION JUDICIAIRE
RAPPELEZ-VOUS Un mauvais accord vaut mieux
quun bon procès !
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Prévention des incidents de paiement
RECOUVREMENT AMIABLE

• Dès la livraison, vous adressez au client une
  FACTURE
• Dans un délai relativement court à partir de la
  date d échéance indiquée sur la facture, le
  client ne paie pas
• vous le contactez par téléphone
• vous lui adressez des lettres de rappel ou de
  relance en envoi simple.

Le client ne conteste pas la créance
Le client ne réagit pas
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Prévention des incidents de paiement
Le client ne conteste pas la créance
Le client ne réagit pas
Il connaît des difficultés de règlement et peut
sollicité un règlement fractionné ou
différé. Ayez soin de lui proposer un échéancier
par écrit.
Envoi dune dernière lettre de relance valant
mise en demeure sous forme recommandée avec
accusé réception.
RAPPEL respectez vous-même les délais que vous
donnez et graduez la sévérité de vos lettres de
rappel.
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Prévention des incidents de paiement
LES LETTRES DE RELANCE
Il est important que vous même respectiez les
délais que vous imposez et graduez la sévérité de
vos lettres de rappel. 1ère relance  30 jours
après la facture - nous pensons quil sagit un
oubli 2ème relance  15 jours après la 1ère
relance - nous vous demandons de bien vouloir
régulariser votre situation dans les 15
jours Dernière lettre  15 jours après la 2ème
relance - , nous prions de bien vouloir
considérer la présente comme valant mise en
demeure de payer.
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Prévention des incidents de paiement
LES LETTRES DE RELANCE
Toujours faire référence à la facture impayée et
rappeler les lettres déjà envoyées et restées
sans réponse. Attention, il est important de
faire une distinction entre le nouveau client et
lancien client, entre les petites créances et
les grosses créances. Pour les anciens clients,
faire jusquà 3 lettres simples avant la lettre
de mise en demeure Pour les nouveaux clients ou
le récidivistes, faire 2 lettres simples avant la
lettre de mise en demeure Entre chaque relance
écrite, vous pouvez contacter votre client par
téléphone voire demander à le rencontrer.
50
Prévention des incidents de paiement
LA LETTRE DE MISE EN DEMEURE
Le client ne réagit pas, envoyez-lui la dernière
lettre de relance valant mise en demeure sous
forme AR/AC. La lettre de mise en demeure est
à la fois la dernière mesure amiable et la
première mesure contentieuse. Cest une mesure
amiable puisquelle est faite sans formalités
particulières et quelle est remise au client
sans intervention dun huissier simplement par
lettre recommandée avec accusé réception. Cest
aussi une mesure contentieuse car cette mise en
demeure doit être faite avant toute assignation
comme lexige larticle 1146 du Code Civil.
51
Prévention des incidents de paiement

• Quatrième conclusion
• Instaurer un système efficace en matière de
  relances avec quelques règles et saccorder du
  temps pour faire les relances
• ? Différencier les relances suivant le type de
  client, le montant et lancienneté du retard
• Etablir des courriers graduels et brièvement
  cadencés
• Etre crédible (donc les menaces mises à
  exécution)
• Privilégier le téléphone ou la visite chez le
  client car rapide et offrant une réponse
  immédiate
• Rédiger des lettres personnalisées pour
  confirmer des accords complexes ou échelonnés
  dans le temps

ET VOUS ? Avez-vous mis en place une gestion des
relances ? Comment vous organisez-vous ?
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La procédure simplifiée de recouvrement de créance
Prévention des incidents de paiement
Facture impayée exemple de recouvrement
judiciaire

• LINJONCTION DE PAYER
• Rapide
• Simplifiée (pas davocat nécessairement)
• peu coûteuse
• pour effet lobtention dun titre exécutoire

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Prévention des incidents de paiement
LINJONCTION DE PAYER
Cest une simple demande écrite par laquelle vous
sollicitez du Président du Tribunal
lautorisation de signifier à votre client une
injonction de payer la somme qui vous est due.
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Prévention des incidents de paiement
LINJONCTION DE PAYER
Depuis la loi du 26 janvier 2005, la juridiction
compétente varie selon la qualité du débiteur
(commerçant ou non commerçant). Si le débiteur
est un particulier (non-commerçant), vous
adresserez votre requête au Président du Tribunal
dInstance Si débiteur et créancier sont
commerçants et que la dette résulte dun contrat
passé dans le cadre de leur commerce, la requête
est faite au Président du Tribunal de
Commerce. Dans tous les cas, le tribunal
compétent est celui du domicile du débiteur ou
celui du siège social de lentreprise débitrice.
55
Prévention des incidents de paiement
LINJONCTION DE PAYER
Tous les documents justificatifs de la créance
sont à joindre à la requête. Après examen des
documents, le magistrat rend une ordonnance
portant  Injonction de payer  et contraint, par
voie de signification (recours à un Huissier de
Justice), à mettre en demeure le débiteur de
payer ou de contester la créance.
56
En cas dun redressement, dune liquidation
judiciaire
Prévention des incidents de paiement
Que se passe-t-il ? Il est un cas où tout ce qui
précède ne sera daucun secours pour le
créancier, cest le cas où le débiteur commerçant
est en état de cessation de paiement. Dans les
cas de redressement judiciaire ou de liquidation
judiciaire, la loi de 1985 pose le principe de
larrêt des poursuites individuelles. Seul le
 représentant des créanciers  peut agir au nom
des créanciers. Cest à lui que vous devez
adresser la déclaration de votre créance.
57
Prévention des incidents de paiement
LA DÉCLARATION DE CRÉANCE
La déclaration doit être adressée dans les 60
jours de la publication du jugement douverture
au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et
Commerciales. Ce délai est impératif. Les
créances qui nont pas été déclarées dans ce
délai ne peuvent plus être recouvrées sauf dans
quelques cas exceptionnels.
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Prévention des incidents de paiement
SUITE A LA DÉCLARATION DE CRÉANCE
Si la créance est admise, en cas de redressement
judiciaire (lentreprise continue), votre créance
sera payée conformément au plan de
redressement. En cas de liquidation judiciaire,
vous recevrez une part du produit de la vente des
biens de lentreprise (peu en général).
Lorsque vos clients professionnels ne règlent pas
vos factures, assurez-vous quils ne sont en
redressement judiciaire. Dans la situation où un
client professionnel serait en redressement
judiciaire, AGISSEZ RAPIDEMENT en envoyant la
déclaration de créances au mandataire
représentant.
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Différents profils payeurs comment les
relancer ?
LE PLUS

• ? Le bon payeur dont le chèque parvient le jour
  de léchéance
• ?
• relance superflue
• ? Le payeur négligent qui  gratte  quelques
  jours, attend dêtre relancé, a égaré la facture,
  vous répond que le chèque est parti
• ?
• le relancer très commercialement mais rapidement

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Différents profils payeurscomment les relancer
LE PLUS

• ? Le mauvais payeur, qui a les moyens de vous
  payer. Il veut vous payer le plus tard possible
  voire jamais si vous lui laissez loccasion.
• Attention aux erreurs techniques, il en
  profiterait !
• ?
• le relancer vite et fermement
• Et recourir sans tarder au contentieux

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Différents profils payeurs et comment les relancer
LE PLUS

• ? Linsolvable qui ne peut vous payer, du moins
  pour le moment si ses difficultés de trésorerie
  ne sont que passagères
• ?
• obtenir rapidement un paiement partiel et lui
  proposer un échelonnement
• ? Le payeur administratif qui paie très lentement
  en raison de la complexité de ses circuits ou la
  lourdeur paperassière
• ?
• comprendre ses circuits et nouer de bonnes
  relations avec les personnes chargées de
  lordonnancement