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Laboratorio di Informatica ApplicataModulo
4Microsoft Excel
Prof. Salvatore Riegler riegler00_at_gmail.com
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Introduzione

• In questa lezione si espongono i concetti
  generali relativi a Microsoft Excel, un programma
  contenuto nel pacchetto Office che offre
  strumenti efficienti e avanzati per
• mantenere in memoria dati in formato tabellare
• eseguire calcoli
• analizzare dati
• creare grafici.

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Struttura di base

• Elementi caratteristici di Excel sono
• la barra delle formule con la casella nome
• il bottone inserisci funzione
• righe, colonne e celle (intersezione di righe e
  colonne)

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Le caratteristiche di Excel

• Excel è un software che permette di organizzare
  le informazioni in tabelle caratterizzate da
  caselle in cui è possibile memorizzare dati
  numerici, descrizioni testuali o formule
  aritmetiche.
• Queste tabelle sono denominate Fogli
  elettronici.
• Ogni foglio presenta due indici (di riga e di
  colonna) che permèttono di riferirsi ai dati in
  esso contenuti.
• Ciascuna informazione memorizzata ha una coppia
  di coordinate ben precise e univoche, costituita
  da due valori quello dellindice di riga e
  quello dell'indice di colonna.
• La colonna viene identificata da lettere, mentre
  la riga viene identificata da numeri.
• In questo modo ogni cella viene identificata in
  maniera univoca.

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Fogli elettronici, di lavoro e cartelle di lavoro

• Un documento Excel può essere composto da più
  fogli di lavoro. L'insieme dei fogli di lavoro
  contenuti in un file di Excel costituisce una
  Cartella di lavoro.
• La cartella di lavoro ha una sua organicità dal
  momento che i dati contenuti all'interno dei
  diversi fogli di lavoro possono essere utilizzati
  in maniera dinamica. In un foglio di lavoro, per
  esempio, si possono eseguire calcoli utilizzando
  dati contenuti in altri fogli di lavoro.

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Avviare Excel
Il percorso per accedere ad Excel Start -gt
Microsoft Office -gt Microsoft Office Excel
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Funzionamento del foglio di lavoro
Molto importante è capire il concetto di foglio
di lavoro. Il file di excel è infatti chiamato
cartella di lavoro e contiene, come predefiniti
tre fogli di lavoro. In fondo alla finestra
attiva, a sinistra della barra di scorrimento
orizzontale, la linguetta selezionata ci farà
capire in quale dei fogli di lavoro siamo
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Selezionare il contenuto delle celle
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Selezionare il contenuto delle celle
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Operazioni Base

• Attraverso Excel si è possibile svolgere una
  moltitudine pressochè infinita di compiti
• Si consideri un primo esempio banale lAddizione

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Addizione I
  Si scrivono i numeri nelle celle (per es.
incolonnati) in unaltra cella scrivo (con
shift e il tasto 0, o mediante tastiera numerica)
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Addizione I
Poi si scrivono le coordinate delle celle con i
numeri che si desidera sommare in successione,
seguiti dal segno delloperazione (A6 A7 A8).
(Questo sistema è valido anche per le altre
operazioni, cambiando il segno delloperazione).
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Addizione I
Digitando il tasto invio, il programma calcolerà
automaticamente la somma, che comparirà nella
cella precedentemente selezionata, mentre sulla
barra della formule rimarrà la formula che mi ha
permesso di arrivare alla soluzione
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Addizione II
Secondo sistema questo sistema (che non è valido
anche per le altre operazioni) utilizza una
funzione, attraverso licona ?  (che si trova
nella barra degli strumenti). La si clicca, e poi
si seleziona con il mouse le cifre da sommare,
infine si preme invio.
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Addizione III
Terzo sistema cliccando sul pulsante di
inserimento funzione si apre questa finestra
dalla quale è possibile scegliere qual è la
funzione che interessa applicare su un certo
insieme di numeri.
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Formule

• Per inserire una formula si fa clic sulla cella
  in cui devono essere inseriti i risultati della
  formula, si digita il segno e si scrive il
  riferimento di cella (come E5) oppure si clicca
  sulla cella che contiene il numero da utilizzare
  nella formula quindi si digita un operatore come
  , e si preme INVIO.
• E anche possibile scrivere la formula nella
  barra della formula premendo poi il pulsante
  Invio. Questa procedura è indicata per inserire
  formule lunghe che non potrebbero essere
  completamente visualizzate in una cella.

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Funzioni

• Se oltre alle 4 operazioni sono necessarie
  operazioni più complesse, è necessario utilizzare
  le funzioni. Mentre le formule richiedono dei
  riferimenti di cella ed un operatore, la funzione
  ha bisogno solamente del riferimento di cella. Le
  funzioni infatti sono delle formule predefinite
  che si possono applicare ad un insieme di valori.

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Funzioni

• Alcune funzioni
• ARROTONDA arrotonda un numero decimale ad un
  numero di cifre specificato.
• CONTA fornisce il numero delle celle che
  contengono numeri invece di testi.
• MAX trova il numero maggiore contenuto in un
  insieme di celle.
• MEDIAcalcola il valore medio di un insieme di
  celle.
• MIN trova il numero minore contenuto in un
  insieme di celle.
• RADQ calcola la radice quadrata di un numero.
• SOMMA somma i valori di un insieme di celle.

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Inserire una Funzione I

• Procedura tipo per inserire funzioni
• Utilizzare lo strumento Inserisci funzione
  funzione facendo clic sul pulsante fx (Inserisci
  funzione) dopo aver selezionato la cella in cui
  si desidera collocare il risultato.
• Nella finestra di dialogo che si apre con tale
  pulsante si trovano le funzioni disponibili per
  ogni categoria (Es tutte, finanziarie, data e
  ora, statistiche etc.)
• Si seleziona la categoria e quindi la funzione
  che si desidera e poi si fa clic su OK.
• Excel visualizza una seconda finestra, la
  finestra della formula, in cui devono essere
  inseriti i riferimenti specifici di cella da
  utilizzare.
• Si fa clic sulle celle da utilizzare o si digita
  i corrisponderti riferimenti di cella. Inseriti i
  riferimenti si fa clic su OK ed Excel calcolerà i
  valori richiesti.

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Inserire una Funzione II
Per inserire una funzione si può cliccare sul
pulsante inserisci funzione sulla barra delle
formule, oppure andare nel menu Inserisci?
funzione
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Inserire una Funzione II
A questo punto comparirà la finestra di
inserimento funzione dalla quale scegliere la
funzione desiderata
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Funzioni e Formule

• La finestra della formula è daiuto nella
  composizione o modifica della formula. Si
  seleziona la cella si fa clic sul pulsante
  Modifica formula (è contrassegnato da un ),
  Excel visualizza la finestra della formula nella
  parte sinistra si trova un menu a discesa, con le
  formule recentemente utilizzate, si può anche
  accedere allelenco completo cliccando su Altre
  funzioni, scelta la funzione si digita sul campo
  Num 1 lintervallo di celle desiderato. Compilati
  i campi e inseriti gli argomenti si preme OK e la
  formula sarà immessa nella cella selezionata.
• Per modificare la formula si seleziona la cella
  in cui si trova e si preme il pulsante Modifica
  formula () Excel apre la finestra della formula
  da cui si possono fare le modifiche volute.
• Excel offre anche uno strumento specifico per
  individuare un intervallo basta fare doppio clic
  su una cella che contiene la formula ed Excel
  evidenzia con un bordo colorato lintervallo di
  celle al quale la formula fa riferimento.

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Funzioni e Formule

• Si noti che il concetto di formula è più generale
  di quello di funzione.
• Infatti, una funzione devessere necessariamente
  parte di una formula, mentre una formula può
  tranquillamente essere definita usando solo gli
  operatori base, senza dunque bisogno di funzioni.
• Daltra parte questo non stupisce se si ricorda
  che prima sè detto che per inserire una funzione
  si deve iniziare scrivendo il carattere .
• Tale carattere, infatti, è proprio quello che
  viene utilizzato in generale per aprire le
  formule!

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Funzioni e Formule

• Per spostare un riferimento a una cella basta
  trascinare la cornice della cella in unaltra
  posizione
• per ridimensionare un intervallo di celle a cui
  fa riferimento la formula, basta posizionarsi sul
  quadratino di riempimento, nellangolo in basso
  di destra della cornice colorata, e trascinarlo
  tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse,
  quindi rilasciarlo e premere Invio.

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Formule, taglia, copia e incolla

• Una caratteristica fondamentale di Excel è quella
  di considerare dinamiche le formule.
• In altri termini, se si copia o si sposta
  (tagliaincolla) una funzione da una cella ad
  unaltra, Excel rileva lentità dello
  spostamento (di quante righe e quante colonne è
  stata spostata la formula), ed adatta gli indici
  coinvolti nella formula per adeguarsi allo
  spostamento.
• Esempio Se si copia la formula A1B1 dalla
  cella A2 a quella C3, la formula diventerà
  AUTOMATICAMENTE C2D4, perché è stato
  effettuato uno spostamento di due colonne ed una
  riga.
• Per impedire che questo accada, si utilizza il
  carattere speciale . Esso, posto dinanzi agli
  indici di riga e/o di colonna, ne blocca la
  posizione, inibendo ladattamento automatico.

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Tabella dei simboli (Operatori aritmetici)

• Sono i simboli che stanno ad indicare operazioni
  matematiche

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Tabella dei simboli (Operatori aritmetici)

• Gli operatori di confronto confrontano due
  valori, generando il valore logico VERO o FALSO.

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Tabella dei simboli (Operatori aritmetici)

• L'operatore di testo unisce una o più stringhe
  di testo generando una singola stringa.

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Tabella dei simboli (Operatori aritmetici)

• Gli operatori di riferimento uniscono intervalli
  di celle per il calcolo.

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Loperatore

• Usando il simbolo (dollaro) si blocca il
  riferimento ad una colonna o riga di una cella.
• Infatti ciò è utile laddove interessi inibire
  ladattamento che gli indici subiscono durante le
  operazioni di copia ed incolla di formule.

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Esempio
Il riferimento assoluto fa sì che in caso di
copia della formula rimanga bloccato il
riferimento di riga o di colonna
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Esempio
Se blocchiamo un riferimento di riga, anche se ci
spostiamo di una o più righe sotto rimarrà
bloccato quel riferimento alla riga
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Funzioni ad esecuzione condizionale

• Si è appena detto che Excel mette a disposizione
  diversi tipi di funzione.
• Fra questi un ruolo molto importante ricoprono
  quelle funzioni la cui esecuzione è condizionata
  dal soddisfacimento di una determinata condizione
• In particolare, sono di frequente utilizzo le
  funzioni CONTA.SE, e SOMMA.SE

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La sintassi delle funzioni condizionali

• CONTA.SE(intervallocriteri)
• Intervallo è l'intervallo di celle a partire
  dal quale si desidera contare le celle.
• Criteri sono i criteri in forma di numeri,
  espressioni o testo che determinano quali celle
  verranno contate. Ad esempio, criteri può essere
  espresso come 32, "32", "gt32", "mele".

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CONTA.SE

• La funzione CONTA.SE è unestensione della
  funzione CONTA che effettua il conteggio
  considerando solo le celle che soddisfano un
  determinato criterio.
• Sintassi CONTA.SE(intervallocriteri)
• Dove
• Intervallo è l'intervallo di celle a partire
  dal quale si desidera contare le celle.
• Criteri sono i criteri in forma di numeri,
  espressioni o testo che determinano quali celle
  verranno contate. Ad esempio, criteri può essere
  espresso come 32, "32", "gt32", "mele".

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CONTA.SE Un esempio
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SOMMA.SE

• Questa funzione serve per sommare le celle
  specificate secondo un criterio assegnato.
• Sintassi SOMMA.SE(intervallocriteriint_somma)
• Dove
• Intervallo    è l'intervallo di celle che si
  desidera calcolare.
• Criteri    sono i criteri in forma di numeri,
  espressioni o testo che determinano le celle che
  verranno sommate. Ad esempio, criteri può essere
  espresso come 32, "32", "gt32", "mele".
• Int_somma    sono le celle da sommare.

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SOMMA.SE

• Osservazioni
• Le celle in int_somma vengono sommate solo se le
  celle corrispondenti in intervallo soddisfano i
  criteri.
• Se Int_somma è omesso, verranno sommate le celle
  in intervallo.
• In Microsoft Excel sono disponibili altre
  funzioni utilizzabili per analizzare i dati in
  base a una condizione. Per contare ad esempio il
  numero di occorrenze di una stringa di testo o di
  un numero all'interno di un intervallo di celle,
  utilizzare la funzione CONTA.SE. Se si desidera
  che una formula restituisca uno di due valori in
  base a una condizione, quale una provvigione
  sulle vendite basata su un volume di vendite
  specificato, utilizzare la funzione SE.

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SOMMA.SE Un esempio
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Messaggi di errore

• Quando cè nella formula un errore il programma
  li evidenzia con dei messaggi di errore. Esempio
  VALORE! (errore di formula) NOME! (la formula
  fa riferimento ad un nome di cella sconosciuto)
  RIF! (la formula contiene un riferimento ad una
  cella non valido)

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Formattare il contenuto delle celle

• E possibile impostare, per ogni cella, lo
  sfondo, il colore del carattere, dei bordi, e
  molte altre proprietà.
• Il primo metodo è quello di selezionare dal menu
  Formato la voce Celle, andando poi a
  manipolare dalla finestra che appare le varie
  proprietà.
• E possibile inoltre impostare allineamenti,
  formato dei caratteri e colore di sfondo con gli
  ultimi pulsanti a destra sulla barra di
  formattazione

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Unire celle
Per unire le celle è sufficiente selezionare le
celle che vogliamo unire, poi usare il pulsante
unisci e centra sulla barra di formattazione o
scegliere formato celle con il pulsante destro
del mouse o dal menu Formato ? Celle.
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Unire celle
Si aprirà la seguente finestra, con la quale
potremo, per esempio, unire le celle, o cambiare
il formato del numero, lallineamento, il
carattere, potremo aggiungere bordi, motivi
(sfondi) o addirittura proteggere la nostra
cartella di lavoro con una password
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Impostare il corretto formato per i dati

• E possibile indicare esplicitamente che tipo di
  dati rappresentano i numeri inseriti nelle varie
  celle (es. date, soldi, ore, percentuali,
  frazioni, etc)
• Per fare questo, si selezioni la cella o
  lintervallo di celle dinteresse, e dal menu
  Formato si scelga la voce Celle.
• Apparirà la finestra visualizzata alla slide
  successiva, dalla quale si potrà impostare il
  tipo prescelto.
• Ad esempio, selezionando Valuta, al numero
  verrà anteposto il simbolo delleuro, e verranno
  acclusi automaticamente una virgola e due
  decimali, per i centesimi

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Impostare il corretto formato per i dati
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Formattazione condizionale

• La Formattazione condizionale è una funzionalità
  che consente di decidere la formattazione di una
  cella in base ad una condizione scelta
  dallutente
• Ad esempio, si può decidere di visualizzare lo
  sfondo in rosso, se il numero contenuto nella
  cella è minore di zero.

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Formattazione condizionale

• Per impostare la formattazione condizionale è
  necessario dal menu Formato, selezionare la voce
  Formattazione condizionale.
• A questo punto apparirà la finesta riportata in
  figura

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Formattazione condizionale

• Cliccando sul pulsante Formato verrà
  visualizzata la finestra in figura, da cui sarà
  possibile scegliere le impostazioni da applicare
  alla cella laddove la condizione risulti
  verificata.

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Formattazione condizionale

• Mediante il pulsante Aggiungi è possibile
  impostare ulteriori condizioni da valutare ed i
  formati ad esse legati.

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Adattare la larghezza delle colonne
Per adattare la larghezza di una colonna al testo
in essa digitato basta andare nel menu Formato ?
Colonna ? Adatta
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Riempimento Automatico
Il quadratino di riempimento automatico permette
di completare serie di dati senza bisogno di
digitare
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Riempimento Automatico
Può servire anche per copiare una funzione (si
veda più avanti per gli effetti che può avere
questa operazione)
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Modificare il numero di decimali
Questi pulsanti sulla barra di formattazione
servono per diminuire o aumentare i decimali
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Etichettare celle

• E possibile far sì che una cella venga
  identificata con un nome specifico che NON è
  lidentificativo di cella.
• Per fare questo basta andare a selezionare la
  cella e successivamente nella Casella nome,
  modificare lidentificativo di cella col nome
  desiderato.

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Adattare dimensione colonne

• Spesso i dati contenuti in una cella non
  rispettano le dimensioni preimpostate per la
  colonna.
• In tal caso è necessario ridimensionare la
  colonna, altrimenti parte dei contenuti delle
  celle che sforano non vengono visualizzati.
• Per eseguire tale operazione in maniera
  automatica, è sufficiente selezionare la colonna
  dinteresse, e, dal menu Formato, selezionare la
  voce Colonna e successivamente la voce Adatta,
  come mostrato in figura.
• In tal modo la colonna adatterà la propria
  dimensione a quella della cella più larga in essa
  contenuta.

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Operazioni avanzate
Cliccando sul pulsante stile percentuale posto
sulla barra di formattazione lo stile del numero
verrà espresso con il simbolo
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Grafici
Un grafico è essenzialmente un oggetto creato da
Excel. Questo oggetto è composto da una o più
serie di dati, che vengono visualizzati
graficamente (la modalità di visualizzazione
dipende dal tipo di grafico selezionato). Perché
ci sia un grafico è necessario che ci siano dei
dati, come i seguenti
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Grafici
Dopo aver selezionato i dati di origine si andrà
nel menu inserisci ? grafico
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Grafici 1/4
Poi si selezionerà il tipo di grafico
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Grafici 2/4
Si verificherà che i dati di origine siano
visualizzati in modo corretto
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Grafici 3/4
Si visualizzeranno gli elementi che si ritiene
utile visualizzare
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Grafici 4/4
Infine si sceglierà in quale foglio di lavoro
inserire il grafico
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Ordinare dati con Excel

• Excel non solo è utile per organizzare e
  manipolare numeri, ma può costruire in modo
  semplice archivi di dati.
• Strutturando un foglio come un database è
  possibile mettere in relazione i dati in base a
  determinati criteri di ricerca.
• Se su vuole rendere più efficiente la propria
  agenda degli indirizzi, per esempio, è possibile
  trasferirla in un foglio elettronico. In questo
  modo si possono ordinare tutti i nomi in base
  alla città di residenza, o in base alla data di
  compleanno.

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Ordinare dati con Excel

• Per ordinare in base a delle categorie si deve
  strutturare il foglio in modo che i dati di ogni
  colonna siano dello stesso tipo.
• Non va lasciata alcuna riga vuota.

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Ordinare dati con Excel un esempio

• Linsieme dei dati di partenza

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Ordinare dati con Excel un esempio

• Creata la lista di dati omogenei è possibile
  ordinarli in base a dei parametri stabiliti. Dal
  menu Dati si clicca sulla voce Ordina, dopo aver
  selezionato una cella o larea interessata, e
  dalla finestra di dialogo che si è aperta si
  impostano i criteri di ordinamento.
• Se si ordinano i dati in base a una colonna si fa
  più in fretta cliccando sui pulsanti Ordinamento
  crescente o Ordinamento decrescente.

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Ordinare dati con Excel un esempio
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Filtrare i dati

• Si possono filtrare i dati in modo da
  visualizzare le righe che interessano e di
  produrre anche grafici a partire dai dati che
  interessano.
• Si procede dal menu Dati e quindi si clicca sulla
  voce Filtro e dalla finestra di dialogo si
  seleziona Filtro automatico. Excel inserisce un
  pulsante di selezione a lato di ogni etichetta di
  colonna.

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Filtrare i dati

• Se si fa clic su una delle frecce dei pulsanti di
  selezione per il filtro, è possibile un menu con
  cui scegliere i criteri per filtrare i dati.
• Per tornare a vedere tutte le righe si seleziona
  dal menu a tendina Tutto.
• E anche possibile applicare dei filtri
  personalizzati, cioè filtri che possono essere
  per visualizzare righe in grado di soddisfare più
  condizioni in una stessa colonna. per la
  contabilità può essere necessario selezionare
  tutte le voci superiori a 100 .

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Filtrare i dati

• Nel menu di filtro posto a lato della colonna
  spese si sceglie cliccando sulla freccia la voce
  Personalizza. Quindi si seleziona loperatore
  Maggiore di e il valore di confronto 100 .
• Nella finestra Personalizza è possibile
  utilizzare due criteri di filtro per la stessa
  colonna. Per esempio cercare le righe che
  contengono valori fra 200 e 400 .

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Filtrare i dati

• Dopo aver selezionato il primo operatore di
  confronto Maggiore di e il valore di confronto
  200 , si deve fare clic sul pulsante AND,
  introdurre un secondo termine di confronto, in
  questo caso Minore di, e digitare nella casella a
  destra il valore di confronto 400 .
• Selezionando loperatore OR, invece, si filtrano
  i dati che rispettano soltanto una o laltra
  delle due condizioni.